辦公室文書檔案收集與歸檔工作的相關(guān)探究

張 欣

陜西榆林能源集團(tuán)有限公司 陜西 榆林 719000

想要了解社會(huì)以及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展歷程,必須要通過文書檔案的記載進(jìn)行 了解,因此文書檔案在辦公室檔案管理工作中占據(jù)著重要的地位。文書檔案的收集和歸檔工作是一種服務(wù)型的工作,想要完成好改工作必須要具備很高的技術(shù)以及專業(yè)能力。只有努力保證各單位的文書檔案是真實(shí)并且完整的,才能夠使得文書檔案能夠更好的服務(wù)于社會(huì)。只有保證文書檔案管理工作的質(zhì)量,才能夠合理的利用和開發(fā)辦公室文書檔案的信息資源。本文對(duì)辦公室文書檔案管理工作的意義進(jìn)行了分析,同時(shí)分析目前存在的一些問題,最后提出了一些有效的改進(jìn)措施。

一、辦公室文書檔案的收集與歸納工作管理的重要性

在我國的事業(yè)單位工作中,最基礎(chǔ)的工作中包含了辦公室文書檔案的收集和回納工作,雖然是屬于最基礎(chǔ)的工作,但是同時(shí)也是最關(guān)鍵的工作,在事業(yè)單位文檔管理工作中,為了能夠順利開展其他工作,必須要首先完成好該工作。文書檔案中記載著事業(yè)單位的重要發(fā)展歷程,如果某個(gè)單位需要做出重要的決策時(shí),必須首先參考相關(guān)的文書檔案,這也是在單位決策過程中非常重要的最關(guān)鍵的參考文件,文書檔案中記錄者單位的重要會(huì)議內(nèi)容,審批情況以及請(qǐng)示情況,因此文書檔案能夠?yàn)閱挝缓凸镜陌l(fā)展提供戰(zhàn)略發(fā)展方向,對(duì)單位和公司的發(fā)展有些非常重要的作用和意義。

二、我國辦公室中文書檔案的收集和歸納工作管理存在的現(xiàn)狀和問題

1.文書檔案管理的工作人員的管理意識(shí)較低。在這之前,人們并沒有重視起辦公室文書檔案管理工作,這就導(dǎo)致工作人員并沒有注意力集中的努力工作,這就導(dǎo)致了辦公室文書檔案的收集和歸檔工作完成的不夠好。大部分的文書檔案管理工作人員的管理意識(shí)比較差,這就導(dǎo)致文檔管理工作的質(zhì)量和效率大大降低,導(dǎo)致工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案缺損,檔案的時(shí)間不對(duì),以及檔案并不真實(shí)的情況。工作人沒有足夠的責(zé)任心對(duì)待工作,使得文書檔案的管理和查閱難度增加,很大程度導(dǎo)致文檔不能夠?yàn)楣净蛘呤菃挝坏陌l(fā)展提供有效作用。

2.文書檔案的收集和歸納力度太小。由于檔案管理工作人員沒有進(jìn)行努力的收集和歸檔,以及歸檔的力度太小,這導(dǎo)致文書檔案出現(xiàn)了丟失遺漏和缺損的情況。造成這些問題的主要原因就是因?yàn)闅w檔的方法不夠科學(xué),大部分仍然是文字檔案,沒有普及采用電子檔案進(jìn)行收集管理。文書檔案的收集和歸納沒有正確的流程,導(dǎo)致資料文件隨便擺放,導(dǎo)致資料很亂,這樣不僅增加了管理量而且甚至導(dǎo)致無法歸檔,很大程度降低的文檔的可靠性。由于應(yīng)付式工作的存在,導(dǎo)致文檔嚴(yán)重缺失了真實(shí)性和歷史性,文書檔案缺乏連續(xù)性和完整性。

3.沒有進(jìn)行全面的文書檔案的收集歸納。在對(duì)辦公室文書檔案進(jìn)行收集和歸納的過程中,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)文檔信息收集不完全的情況。如果沒有進(jìn)行全面的收集,這將會(huì)很大程度增加文書檔案管理工作人員的歸檔工作。另外,對(duì)于文書檔案管理工作人員的招聘過程中會(huì)聘用一部分非專業(yè)人人進(jìn)行兼職工作,這部分工作人員由于沒有充足的時(shí)間和精力進(jìn)行檔案收集和歸檔工作,這些都會(huì)導(dǎo)致無法進(jìn)行全面的辦公室文書檔案收集和歸納工作。

三、有效改進(jìn)辦公室文書檔案管理工作的措施

1.增強(qiáng)辦公室文書檔案管理工作人員的管理意識(shí)。只有對(duì)工作富有責(zé)任心,有很強(qiáng)的工作管理意識(shí),才能夠把辦公室文書檔案管理工作認(rèn)真努力完成好。除此之外,還需要具備專業(yè)的知識(shí)能力和管理技能。對(duì)管理工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn),不斷增強(qiáng)工作人員對(duì)文書檔案資料的敏感度和管理意識(shí),這樣才能夠有效的進(jìn)行管理工作。還需要對(duì)能力不夠的工作人員進(jìn)行技能培訓(xùn),提升管理工作人員的專業(yè)知識(shí)和管理能力,同時(shí)需要讓管理工作人員學(xué)習(xí)文書檔案管理工作的重要性,使得管理人員的素質(zhì)能夠有所提高,這樣才能夠最終實(shí)現(xiàn)高效高質(zhì)量的文書檔案收集和歸納工作。

2.文書檔案的收集和歸納管理制度需要完善和提高。對(duì)文書檔案進(jìn)行管理時(shí),對(duì)文書檔案的收集時(shí)間,保管的期限,檔案屬于什么范圍以及要注意哪些問題必須進(jìn)行詳細(xì)明確的記載,這樣才能夠使得文檔的收集,整理以及歸檔工作能夠更加有效的進(jìn)行。根據(jù)單位的實(shí)際情況,進(jìn)行相關(guān)的分工制度,科學(xué)合理的明確文檔范圍。對(duì)于歸檔的期限也必須要設(shè)有相關(guān)的制度,這樣才能夠更好的進(jìn)行統(tǒng)一管理工作,這樣才能夠更好的提高辦公室文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

3.辦公室文書檔案收集以及歸檔工作模式必須有所創(chuàng)新。使用傳統(tǒng)的文書檔案管理模式時(shí),管理工作一直不斷地出現(xiàn)資源的缺失或者是或于被動(dòng)等問題,所以我們必須對(duì)文書檔案工作的收集和歸納工作模式進(jìn)行有效的改進(jìn)和創(chuàng)新,可以使用主動(dòng)的收集文書檔案的工作模式。為了做到管理工作的創(chuàng)新,第一辦公室文書檔案管理工作人員在工作時(shí)必須要與相關(guān)單位的各個(gè)部門進(jìn)行密切的聯(lián)系,文書檔案信息的收集和歸納才能夠及時(shí)的進(jìn)行,并且需要定期進(jìn)行,這樣才能夠盡可能的防止發(fā)生文檔資料收集不及時(shí)或者出現(xiàn)遺漏等情況。第二,在文書檔案管理工作中一旦出現(xiàn)問題,必須要及時(shí)進(jìn)行處理,解決問題,這樣才能夠防止問題的出現(xiàn)影響后面工作的繼續(xù)進(jìn)行。第三,文書檔案的建立和完善的過程中,必須要主動(dòng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)來完成,這樣才能夠盡可能的減少由于人工收集而出現(xiàn)問題。這些都能夠最大程度的提高辦公室文書檔案收集和歸檔管理工作的質(zhì)量和效率。

四、結(jié)束語

辦公室的文檔管理工作中最關(guān)鍵最基礎(chǔ)的工作就是文書檔案的收集和歸納工作,只有做好文書檔案的管理工作,才能夠使得文書檔案更好的服務(wù)于社會(huì),才能夠使得發(fā)揮其最好的作用,為社會(huì)做出更大的貢獻(xiàn)。本文對(duì)辦公室文書檔案收集和歸納管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析,同時(shí)提出了能夠有效改進(jìn)文檔管理工作的措施。希望本文能夠?qū)ο嚓P(guān)工作人員提供有效參考。