微探檔案管理的信息化建設(shè)

張艷麗 鄄城縣行政審批服務(wù)局

引言：自黨的18大以來，我國(guó)各項(xiàng)規(guī)劃措施全面推進(jìn)，新形勢(shì)下國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一系列重大理論和現(xiàn)實(shí)問題，都與檔案管理工作息息相關(guān)，檔案為國(guó)家建設(shè)提供了有價(jià)值的信息資源，因此，檔案管理工作也是國(guó)家和黨的事業(yè)的重要組成部分，檔案管理工作必須緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，深入推進(jìn)信息化的建設(shè)進(jìn)程。

一、檔案管理的信息化建設(shè)意義

要想進(jìn)一步學(xué)習(xí)和貫徹落實(shí)習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想，深刻掌握并積極運(yùn)用檔案中的重要信息資源，必須全面推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，以下對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)意義進(jìn)行介紹：第一，將當(dāng)前社會(huì)中的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)與傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)進(jìn)行有效融合，可以幫助相關(guān)檔案管理人員立足于當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作的主要基點(diǎn)，從新時(shí)代檔案管理工作的新任務(wù)出發(fā)，有效地更新檔案管理的思想觀念，進(jìn)一步深化了檔案管理工作的目的；第二，對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)能夠解決當(dāng)前檔案管理工作中存在的相關(guān)弊端以及問題，加快了檔案的管理效率，切實(shí)改進(jìn)了檔案的管理方法，破解了檔案事業(yè)的發(fā)展難題，著重推動(dòng)了新時(shí)代檔案工作的科學(xué)發(fā)展；第三，檔案管理的信息化建設(shè)有助于尋求社會(huì)效益的最大化，便于將檔案管理工作納入我國(guó)的相關(guān)總體規(guī)劃中，切實(shí)地推動(dòng)了我國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的高效利用。

二、檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)策

（一）與傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)的銜接

長(zhǎng)期以來，檔案資料為國(guó)家建設(shè)提供了重要的信息資源，檔案資料也成為了國(guó)家的寶貴財(cái)富，在我國(guó)全面推進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)的過程中，檔案管理的信息化建設(shè)必須與傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)建立有效銜接，以下對(duì)其提出相關(guān)建議：第一，相關(guān)檔案管理部門以及檔案管理人員必須對(duì)檔案的信息化建設(shè)建立全局性的發(fā)展眼光，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)應(yīng)用環(huán)境、應(yīng)用水平、應(yīng)用流程進(jìn)行全面掌握，尋求傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)與信息化檔案管理技術(shù)的銜接點(diǎn)，快速提升檔案管理的信息化建設(shè)效率；第二，為了全面保證檔案資料的完整，避免在檔案信息化建設(shè)過程中發(fā)生檔案資料丟失問題，應(yīng)該組建關(guān)于傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的更新流程，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料應(yīng)用相關(guān)信息化技術(shù)進(jìn)行全面掃描，并導(dǎo)入到檔案管理的信息化系統(tǒng)中，進(jìn)行有效備份；第三，為了進(jìn)一步促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)與信息化檔案管理技術(shù)的銜接，相關(guān)人員還應(yīng)該對(duì)內(nèi)部的檔案管理人員進(jìn)行科學(xué)培訓(xùn)，幫助其實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)與信息化檔案管理技術(shù)的融合，以便對(duì)二者進(jìn)行協(xié)調(diào)應(yīng)用[1]。

（二）信息化檔案管理流程的建立

科技時(shí)代中，檔案管理的信息化建設(shè)可以有效地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高度共享，當(dāng)前，信息化檔案管理工作仍然存在著一定的局限性，為了全面拓展信息化檔案管理工作的發(fā)展空間，必須建立信息化檔案管理流程，以下對(duì)其提出相關(guān)建議：第一，相關(guān)人員在信息化檔案管理的建設(shè)過程中，必須全面了解信息化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的差異，充分學(xué)習(xí)信息化檔案管理工作中所涉及的相關(guān)內(nèi)容，對(duì)信息化檔案管理工作的執(zhí)行效果進(jìn)行調(diào)查和分析，從而在信息化檔案管理工作的執(zhí)行空間中建立長(zhǎng)期有效的工作機(jī)制，形成信息化檔案管理的規(guī)模效應(yīng)，在檔案管理的信息化建設(shè)上取得更大的突破；第二，在信息化檔案管理流程的建立過程中，相關(guān)人員還應(yīng)建立內(nèi)部檔案管理人員的管理規(guī)范，在管理規(guī)范中充分明確管理人員的管理職能以及相關(guān)檔案資料的操作程序，保證信息化檔案管理工作的可執(zhí)行性[2]。

（三）多種先進(jìn)技術(shù)的全面支持

當(dāng)前，檔案資料已經(jīng)成為了決定我國(guó)未來發(fā)展和各項(xiàng)規(guī)劃落實(shí)的重要信息資源，在檔案管理的信息化建設(shè)過程中，可以引進(jìn)多種先進(jìn)技術(shù)對(duì)建設(shè)過程進(jìn)行全面支持，切實(shí)加強(qiáng)信息化檔案管理工作的功能性，以下對(duì)其進(jìn)行分析：當(dāng)前信息化檔案管理資料的應(yīng)用還處于半實(shí)現(xiàn)階段，檔案中信息資源的價(jià)值還未完全發(fā)揮出來，因此，在信息化檔案管理的建設(shè)過程中，相關(guān)人員可以引進(jìn)大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對(duì)檔案資料中的相關(guān)信息進(jìn)行有效地整理、分析，并導(dǎo)出相關(guān)可用結(jié)果，進(jìn)一步凸顯檔案資料的作用；第二，相關(guān)人員還將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案資料的信息化管理流程中進(jìn)行應(yīng)用，將相關(guān)電子監(jiān)控設(shè)備以及傳感器布設(shè)在檔案資料的存儲(chǔ)架上，實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案資料的管理環(huán)境，避免檔案資料在管理過程中遺失或損毀，切實(shí)保障檔案資料的安全。

（四）檔案資料的線上共享

習(xí)近平總書記強(qiáng)調(diào)：“正視問題，解決問題，我們才能更好前進(jìn)，推進(jìn)檔案管理工作科學(xué)發(fā)展很重要的一點(diǎn)，就是要對(duì)制約和影響檔案工作發(fā)展的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題進(jìn)行科學(xué)整治，通過破解難題，促進(jìn)檔案管理工作全面、有效落實(shí)”。在檔案的信息化管理工作中存在著檔案資料的線上共享難題，為了全面推動(dòng)檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程，相關(guān)人員必須構(gòu)建檔案資料的線上共享路徑，充分結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)科技以及相關(guān)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，重建檔案資料的安全傳輸途徑，在保證檔案資料完整的基礎(chǔ)上，簡(jiǎn)歷快速、高效的檔案資料傳輸體系，針對(duì)重要涉密檔案載體，要從場(chǎng)所、設(shè)施、人員等各個(gè)環(huán)節(jié)，采用嚴(yán)密的防護(hù)措施和手段，確保滴水不漏，萬無一失。

結(jié)論：總而言之，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，社會(huì)建設(shè)對(duì)檔案管理工作的要求也進(jìn)一步提升，檔案管理的信息化建設(shè)是信息化時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果，也是對(duì)科學(xué)技術(shù)的有效應(yīng)用，能夠進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率，緩解了檔案管理人員的工作壓力，切實(shí)地保障了檔案資料信息的安全。