企業(yè)合同管理的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范探析

高曉峰

(隧道股份上海市地下空間設(shè)計(jì)研究總院有限公司，上海 200020)

1 企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)概述

(1)企業(yè)合同管理的概念。企業(yè)在管理合同時(shí)，解決由于無(wú)法完全確認(rèn)預(yù)期決定所引發(fā)的后果或是因此可能與預(yù)期效果產(chǎn)生偏差的現(xiàn)象被稱(chēng)為合同管理。合同管理不單是為了應(yīng)對(duì)某一合同中所存有的風(fēng)險(xiǎn)，更是為了幫助我們建立相應(yīng)的管理體系。合同管理包含了對(duì)合同進(jìn)行系統(tǒng)管理的整個(gè)過(guò)程，如簽訂、履行、變動(dòng)、終止和違約后的處置等。企業(yè)合同管理除了具有長(zhǎng)期性外，還具有管理方式多樣、人員復(fù)雜等特征。

(2)企業(yè)合同管理的風(fēng)險(xiǎn)組成。合同管理風(fēng)險(xiǎn)與合同法律風(fēng)險(xiǎn)共同構(gòu)成了企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)。其中，合同管理風(fēng)險(xiǎn)是一種戰(zhàn)略型風(fēng)險(xiǎn)，而合同法律風(fēng)險(xiǎn)則是一種流程型風(fēng)險(xiǎn)。合同管理風(fēng)險(xiǎn)的主體是部門(mén)負(fù)責(zé)人與高層決策者，旨在確保各項(xiàng)管理工作的順利進(jìn)行，為其提供確切辦法和具體措施；合同法律風(fēng)險(xiǎn)主要強(qiáng)調(diào)合同操作時(shí)所產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，更加凸出合同中與法律相關(guān)的部分，注重法律形式上相關(guān)程序的實(shí)際執(zhí)行過(guò)程，即與具體操作有關(guān)的事項(xiàng)。進(jìn)一步劃分，合同法律風(fēng)險(xiǎn)又可以劃分成客觀風(fēng)險(xiǎn)和主觀風(fēng)險(xiǎn)。由不可控制或無(wú)法抗拒的因素造成的，只可分擔(dān)而不可規(guī)避的風(fēng)險(xiǎn)被稱(chēng)為客觀風(fēng)險(xiǎn)；由合同簽訂雙方主觀問(wèn)題形成的、能夠借助特定方式進(jìn)行防范的風(fēng)險(xiǎn)被稱(chēng)為主觀風(fēng)險(xiǎn)。合同管理風(fēng)險(xiǎn)與合同法律風(fēng)險(xiǎn)的最大區(qū)別在于：合同法律風(fēng)險(xiǎn)直接體現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，合同管理風(fēng)險(xiǎn)間接造成風(fēng)險(xiǎn)。也就是說(shuō)，合同法律風(fēng)險(xiǎn)是顯示型，合同管理風(fēng)險(xiǎn)是屬于解釋說(shuō)明型的。

2 當(dāng)前企業(yè)合同管理存在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題

(1)合同管理制度不完善。在現(xiàn)代企業(yè)中，合同管理制度起著相當(dāng)關(guān)鍵的作用。企業(yè)擁有完善的合同管理體系能夠提供明確的參照。明確分配各部門(mén)的責(zé)任，能夠避免重復(fù)和爭(zhēng)議的發(fā)生，確保各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。此外，部分企業(yè)的合同管理工作只是單純地進(jìn)行核查，并不包含前期的談判工作及日后的監(jiān)管任務(wù)，這也是企業(yè)合同管理制度不完善的一種表現(xiàn)。

(2)合同管理人員財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和法律意識(shí)不高。合同管理人員的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和法律意識(shí)不高、對(duì)工作的關(guān)鍵性認(rèn)識(shí)不足等，都會(huì)導(dǎo)致合同管理部門(mén)逐漸被上層領(lǐng)導(dǎo)忽視，無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。部分合同管理人員文化素養(yǎng)較低，未接受過(guò)高等教育，在正式工作前也沒(méi)有參加專(zhuān)業(yè)課程，而入職后就直接參與了合同管理工作。這類(lèi)員工缺少專(zhuān)業(yè)的法律培訓(xùn)，相關(guān)法律知識(shí)匱乏，反映到工作當(dāng)中就會(huì)表現(xiàn)為不能遵照章程及規(guī)范開(kāi)展工作，只能勝任基礎(chǔ)工作，不能準(zhǔn)確判定潛在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

(3)合同管理部門(mén)與企業(yè)管理部門(mén)缺乏溝通。合同管理部門(mén)同企業(yè)管理部門(mén)缺乏有效溝通，或在工作中沒(méi)能充分考慮到其他部門(mén)，無(wú)法統(tǒng)一意見(jiàn)，就會(huì)逐漸走向孤立。這種孤立狀態(tài)會(huì)導(dǎo)致冗員冗務(wù)的出現(xiàn)，不利于合同審批流程的簡(jiǎn)化，拉低了企業(yè)整體的辦公效率，誘發(fā)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。例如：部門(mén)間缺乏有效溝通會(huì)致使某些需要聯(lián)系企業(yè)實(shí)際情況制定的條目出現(xiàn)差錯(cuò)，增加合同管理的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，形成阻礙企業(yè)發(fā)展的因素。

3 合同管理中財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的控制措施

(1)立項(xiàng)前合同管理中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制。項(xiàng)目收支情況、風(fēng)險(xiǎn)水平、執(zhí)行時(shí)效等都是立項(xiàng)前合同管理中財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制需要考慮的因素。項(xiàng)目收支情況預(yù)測(cè)的出發(fā)點(diǎn)是整合客觀真實(shí)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，為合同簽訂服務(wù)。例如，單位在進(jìn)行合同管理時(shí)應(yīng)當(dāng)做好項(xiàng)目支出預(yù)測(cè)，即關(guān)于項(xiàng)目成本情況的預(yù)測(cè)。在技術(shù)服務(wù)項(xiàng)目中，應(yīng)當(dāng)以“收入減去利潤(rùn)等于成本”為根據(jù)，結(jié)合工程的實(shí)際開(kāi)展情況，給出準(zhǔn)確恰當(dāng)?shù)膱?bào)價(jià)。報(bào)價(jià)工作的開(kāi)展直接影響到財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制的成效。財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制以保證合同的順利履行為目的，其中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)主要是指訂立風(fēng)險(xiǎn)(包括文件格式同文本要求不符、承發(fā)包模式選擇不恰當(dāng)、索賠管理工作協(xié)商不合理等)。若想對(duì)上述風(fēng)險(xiǎn)實(shí)現(xiàn)合理的控制，就一定要嚴(yán)格審查合同中的各項(xiàng)條款，特別注意合約方的資歷、信用情況和執(zhí)行能力等。

(2)執(zhí)行中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制。合同履行步驟中的財(cái)務(wù)控制是風(fēng)險(xiǎn)防范的中心環(huán)節(jié)，而財(cái)務(wù)支出控制在合同收益被確認(rèn)后即成為財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范的重點(diǎn)部分。第一，收入是按章履行合約的基本條件。一般而言，會(huì)采用分期付款的形式來(lái)履行合同條款。應(yīng)將預(yù)收款項(xiàng)納入合同與收款當(dāng)中，遵照正規(guī)核算方法進(jìn)行核算，并依據(jù)提前確認(rèn)的時(shí)限進(jìn)行催收。訂立合同時(shí)普遍都會(huì)采用先履約后支付的形式，因此事先墊付就成為一個(gè)關(guān)鍵性的問(wèn)題。從財(cái)務(wù)管理部門(mén)角度出發(fā)，應(yīng)當(dāng)先根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際規(guī)模初步確定資金數(shù)額，然后進(jìn)行相應(yīng)的審查批示，最后再預(yù)付所需資金。合約項(xiàng)目竣工后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)督促并收回所墊付的資金款項(xiàng)。第二，嚴(yán)格執(zhí)行對(duì)應(yīng)支付制度。審核工作是企業(yè)合同管理中財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范的必要環(huán)節(jié)，特別應(yīng)當(dāng)注意有關(guān)手續(xù)的辦理是否齊全。對(duì)應(yīng)支付指的是：在財(cái)務(wù)支出同合同款項(xiàng)相吻合的前提下進(jìn)行支付資金。若實(shí)際金額與合同規(guī)定數(shù)額不同，則不可進(jìn)行支付。墊付前應(yīng)當(dāng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地對(duì)每筆支出進(jìn)行審查，保證其以合法的審批程序?yàn)榍疤帷５谌?，?yán)格管理分包合同。在確保分包合同符合各項(xiàng)法律規(guī)定的情況下，審核支付情況同合同條款規(guī)定是否相符。第四，注重合同變更管理工作。在合同有效期內(nèi)，如果合同條款所涉內(nèi)容產(chǎn)生了改變，就應(yīng)當(dāng)及時(shí)更正合同中的對(duì)應(yīng)條款，令二者始終保持一致。相應(yīng)的合同臺(tái)賬也應(yīng)及時(shí)更改，始終以最新的合同款項(xiàng)為標(biāo)準(zhǔn)。

(3)合同管理應(yīng)強(qiáng)化的工作。合同管理工作應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)強(qiáng)化兩項(xiàng)工作：第一，有效提升財(cái)務(wù)管理人員的業(yè)務(wù)能力。組織開(kāi)展與專(zhuān)業(yè)知識(shí)相關(guān)的培訓(xùn)課程，提升企業(yè)合同管理人員的科學(xué)文化素養(yǎng)和實(shí)際操作水平。在開(kāi)展經(jīng)濟(jì)合同專(zhuān)題課程時(shí)，應(yīng)當(dāng)采用有效方式提升其對(duì)合同管理細(xì)節(jié)的把握，按期組織員工進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，最大限度地為財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范工作提供前提保障。另外，還應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)員工的責(zé)任意識(shí)與服務(wù)意識(shí)，使員工能夠在遵紀(jì)守法的基礎(chǔ)上更好地履行個(gè)人職責(zé)。員工應(yīng)當(dāng)明確區(qū)分個(gè)人情感與工作需要，拒絕一切違法違規(guī)的支付要求，互相監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)類(lèi)似情況立刻報(bào)告給有關(guān)部門(mén)。第二，構(gòu)建合同管理體系。其一，在合同款項(xiàng)、執(zhí)行情況等方面落實(shí)審查環(huán)節(jié)，同時(shí)也要注意合同簽訂方的信用情況及合同的合法性。其二，謹(jǐn)慎進(jìn)行授權(quán)委托。除法定代表人及負(fù)責(zé)人外，其余人員都必須持有授權(quán)委托書(shū)才能代表企業(yè)簽訂合同。其三，重視重大合同的管理。對(duì)涉及方面廣、影響企業(yè)利益的合同依照規(guī)章制度進(jìn)行存檔。其四，落實(shí)存檔情況。合同簽訂后應(yīng)確定專(zhuān)屬編號(hào)并及時(shí)進(jìn)行存檔，存檔資料同時(shí)還應(yīng)包括與合同相關(guān)的交流信息及重要文獻(xiàn)。其五，按時(shí)審查。對(duì)合同的執(zhí)行情況及有關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行定期審查。其六，落實(shí)員工的獎(jiǎng)勵(lì)與懲處制度。

4 結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，合同是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，在法律允許及雙方意見(jiàn)統(tǒng)一情況下，由交易雙方簽訂的一種約定憑據(jù)。進(jìn)行合同管理的過(guò)程當(dāng)中，包括訂立、履行、變更、解除及后續(xù)工作在內(nèi)的一系列活動(dòng)都存有一定的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，不利于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理與可持續(xù)性發(fā)展。就現(xiàn)階段情況而言，企業(yè)雖然已經(jīng)對(duì)合同管理中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)形成了一定的防范意識(shí)，但是并沒(méi)有構(gòu)建完善的應(yīng)對(duì)體系。同時(shí)，包括有關(guān)人員缺少專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)在內(nèi)的一系列問(wèn)題，也會(huì)增加合同管理的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。所以說(shuō)，對(duì)企業(yè)在合同管理中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行科學(xué)防范，是提升企業(yè)管理水平、經(jīng)營(yíng)能力的重要舉措，更是企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的重要保障。