事業(yè)單位檔案信息資源共享存在問題及解決對策

王桂蓮 吉林省四平市結(jié)核病醫(yī)院

對于事業(yè)單位來說，做好事業(yè)單位檔案信息管理工作一方面是為了提升工作效率，另外一方面是為了在提升工作效率的同時(shí)，以科學(xué)合理的檔案管理方式促進(jìn)事業(yè)單位的其他工作能夠進(jìn)一步發(fā)展，從而提升單位整體的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)價(jià)值。為此，事業(yè)單位應(yīng)將檔案信息化建設(shè)作為未來單位發(fā)展的主要工作，從而最大化的提升工作效率，同時(shí)也通過信息資源共享簡化了工作流程，降低了工作成本。從目前的實(shí)際情況來看，雖然各個(gè)單位都在積極推進(jìn)檔案信息資源共享，但仍然存在著較多的問題，這些問題在影響工作效率的同時(shí)，也制約著單位的未來發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重要意義

（一）事業(yè)單位檔案資料永久性保存。傳統(tǒng)的檔案保存方式通常是將紙質(zhì)檔案分門別類的擺放在固定位置，以便人們隨時(shí)查閱。但在實(shí)際的工作過程中，由于紙質(zhì)檔案的自身特點(diǎn)，不僅易受到天氣等外界環(huán)境因素的影響，同時(shí)也有極大的可能因?yàn)榧垙埵艹钡仍蚴沟脵n案受到損壞，字跡模糊與紙張破損都是常見的傳統(tǒng)檔案保存問題。若是推進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作，就能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息數(shù)據(jù)，并能夠?qū)⑵鋬?chǔ)存在數(shù)據(jù)盤或是數(shù)據(jù)庫中，不僅便于保存與查找，同時(shí)還能夠隨時(shí)備份大大減少了資源空間的占用率，使得檔案資料能夠在這一條件下得到永久性的保存。

（二）方便單位對檔案信息進(jìn)行管理。由于檔案的數(shù)據(jù)量并不是一成不變的，隨著單位的規(guī)模發(fā)展與工作類型的增多，檔案的數(shù)據(jù)量也會(huì)隨著增大。在這種情況下再用傳統(tǒng)意義上的檔案管理方式已經(jīng)不能夠滿足實(shí)際的工作需求，因此應(yīng)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息數(shù)據(jù)，并按照一定的順序?qū)⑵渑帕性跀?shù)據(jù)庫中?；蚴窃鎏硪粋€(gè)搜索模塊，通過搜索關(guān)鍵字或者信息類型就能夠快速查到對應(yīng)信息。這種查找檔案的方式大大提升了工作效率，不僅不會(huì)影響到其他資料，同時(shí)還大大簡化了檔案管理流程，提升了管理效果。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題

（一）匹配性較差。無紙化辦公是信息時(shí)代下各個(gè)單位需要追求的主要工作目標(biāo)，這也對應(yīng)了檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)過程。當(dāng)下已經(jīng)有越來越多的事業(yè)單位開始利用信息平臺(tái)對檔案管理的相關(guān)工作執(zhí)行實(shí)際的操作動(dòng)作，在提升了工作效率的同時(shí)也降低了人工資源的浪費(fèi)。但由于信息平臺(tái)的自身限制性，有一部分的檔案并不能完全符合信息平臺(tái)的要求，因此這一部分資料依然需要手動(dòng)查找，軟件與信息數(shù)據(jù)的匹配性較差。再加上部分檔案資料具有一定的機(jī)密性，但卻因?yàn)槠脚_(tái)的構(gòu)建和信息的上傳使得工作人員無論什么樣的權(quán)限都能夠隨意查看資料，這就有可能造成數(shù)據(jù)丟失或是文件共享狀態(tài)被破壞的情況。

（二）平臺(tái)更新速度緩慢。由于越來越多的事業(yè)單位發(fā)覺了檔案信息化建設(shè)的重要性，因此逐漸在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作，對應(yīng)的信息管理系統(tǒng)與平臺(tái)也開始投入了使用。但大多數(shù)的人對于檔案信息化建設(shè)的關(guān)注不夠，日常的工作中也會(huì)由于不愿意接觸新鮮事物而很少用到信息平臺(tái)與系統(tǒng)，這種情況下產(chǎn)生的結(jié)果就是平臺(tái)與系統(tǒng)長期得不到維護(hù)，從而導(dǎo)致信息平臺(tái)的更新速度非常緩慢。平臺(tái)更新速度慢也就意味著大部分的檔案資料依舊是傳統(tǒng)類型的紙質(zhì)信息，從而也就失去了信息平臺(tái)的建設(shè)作用，平臺(tái)沒有實(shí)際意義導(dǎo)致工作人員不去應(yīng)用平臺(tái)，陷入了一個(gè)惡性循環(huán)。

（三）檔案信息化建設(shè)缺乏足夠的安全性。部分檔案資料需要保密，將其上傳到信息庫中若是沒有對應(yīng)的保護(hù)措施很容易因?yàn)樾畔⒐蚕硎沟觅Y料泄露。但由于事業(yè)單位對于機(jī)密檔案的信息化建設(shè)沒有一個(gè)對應(yīng)的管理制度，在安全得不到保證的情況下很容易出現(xiàn)黑客入侵盜取資料的情況，不利于事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

三、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)問題的解決對策

（一）增強(qiáng)匹配性并完善檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)。針對平臺(tái)軟件與實(shí)際的部分檔案信息資料不匹配的問題，首先需要列出資料的類型，再與技術(shù)部門進(jìn)行協(xié)商以保證每一個(gè)軟件都能夠針對資料的所有類型進(jìn)行優(yōu)化，以提高平臺(tái)軟件的應(yīng)用實(shí)效性。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)事業(yè)單位檔案資料的實(shí)際情況完善信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，在傳統(tǒng)的檔案信息相關(guān)管理辦法的基礎(chǔ)上對其進(jìn)行改進(jìn)與完善，這樣才能保證標(biāo)準(zhǔn)符合現(xiàn)今的檔案信息化建設(shè)工作流程，從而提高單位的整體工作效率。

（二）增加技術(shù)投入加快平臺(tái)的更新速度。由于人們對信息化建設(shè)系統(tǒng)與平臺(tái)的關(guān)注度與使用頻率不高，使得平臺(tái)更新速度緩慢。事業(yè)單位要加大技術(shù)投入，專門撥出部分資金用以檔案信息化建設(shè)工作，將紙質(zhì)檔案完全轉(zhuǎn)化為電子信息數(shù)據(jù)，并要求員工認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)知識以提高平臺(tái)的使用率。這樣才能夠從根本上提高平臺(tái)的實(shí)效性，為單位的持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）建立保密制度，提高平臺(tái)的安全性。檔案信息共享平臺(tái)應(yīng)針對機(jī)密文件建立保密管理制度，并分配給人們不同的權(quán)限以保證資料不被泄露。同時(shí)，針對目前平臺(tái)防范外界攻擊的措施不夠的問題，也應(yīng)抽調(diào)專業(yè)的技術(shù)人員建立專業(yè)的防火墻防御系統(tǒng)以防范外界攻擊，從而提高單位的信息私密性。

結(jié)語：綜上所述，想要推進(jìn)事業(yè)單位信息資源共享工作，不僅要建立對應(yīng)的管理制度，還要加大技術(shù)投入，并完善更多的工作細(xì)節(jié)，這樣才能充分發(fā)揮出平臺(tái)建設(shè)與應(yīng)用的重要意義。隨著檔案信息工作的逐步推進(jìn)，相信事業(yè)單位在當(dāng)下的信息時(shí)代下能夠不斷提高工作效率，從而實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)價(jià)值同時(shí)增長的重要目標(biāo)。