關(guān)于有效提升企業(yè)辦公室公文處理工作效率的方法探討

王鑫，趙永義，張光偉

（中國(guó)石油勘探開發(fā)研究院西北分院，蘭州730020）

1 引言

公文處理主要包括公文的收文辦理、發(fā)文辦理、公文管理、整理立卷和歸檔利用等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理是中國(guó)石油勘探開發(fā)研究院西北分院辦公室工作的重點(diǎn)，公文資料實(shí)際是基于上級(jí)精神、科研生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)逐步歸納總結(jié)出來(lái)的重要信息資源，對(duì)于優(yōu)化管理決策起到了至關(guān)重要的作用。分院辦公室秉持靈活與規(guī)范統(tǒng)一的原則，以完善制度為保障，以規(guī)范化操作為抓手，以信息化建設(shè)為重點(diǎn)，持續(xù)提升公文處理人員的專業(yè)素質(zhì)，不斷提升公文處理工作水平，為各項(xiàng)管理決策和科研生產(chǎn)提供可靠的參考依據(jù)，保證決策的有效性、準(zhǔn)確性和科學(xué)性。

2 建章立制，明確規(guī)范

西北分院以《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》為準(zhǔn)繩，制訂分院公文處理辦法，在工作中進(jìn)行不斷探索以及完善，形成了公文處理實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡(jiǎn)高效、安全保密的基本規(guī)范，堅(jiān)持將公文處理的每項(xiàng)程序、操作都按照一定的規(guī)則、方式和要求進(jìn)行，辦理結(jié)果要達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)格，并在貫徹執(zhí)行的基礎(chǔ)上，將程序、規(guī)則、要求、標(biāo)準(zhǔn)等以規(guī)章制度的形式固定下來(lái)，推廣至分院各基層單位參照?qǐng)?zhí)行。始終結(jié)合最新要求，嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任，使得相關(guān)的公文處理工作人員能夠始終在制度約束和管理之下落實(shí)工作。

3 規(guī)范操作，夯實(shí)基礎(chǔ)

公文資料具有專業(yè)性、機(jī)密性和系統(tǒng)性，因此，對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行規(guī)范化是提高公文處理工作質(zhì)量和效率的基礎(chǔ)[1]。西北分院經(jīng)過(guò)不斷實(shí)踐，形成了公文處理規(guī)范操作的一系列做法：

第一，分類管理。根據(jù)收文來(lái)源不同及發(fā)文部門不同將公文按照不同目錄分類進(jìn)行整理。尤其是注意根據(jù)科研項(xiàng)目階段不同所產(chǎn)生的如招標(biāo)議標(biāo)、開題、中期檢查、驗(yàn)收等不同類型的公文也按照不同目錄進(jìn)行分類，最終形成一個(gè)按照“年度—機(jī)構(gòu)—節(jié)點(diǎn)”分類的門類清晰的公文處理系統(tǒng)[2]。

第二，節(jié)點(diǎn)管理。在科研項(xiàng)目、基建項(xiàng)目、管理項(xiàng)目等進(jìn)行過(guò)程中，西北分院公文處理工作全程介入其中，按照項(xiàng)目進(jìn)度細(xì)化每一個(gè)節(jié)點(diǎn)，實(shí)時(shí)歸納總結(jié)重要的信息，并以文件的形式發(fā)布，為分院其他類似項(xiàng)目提供更加客觀真實(shí)的依據(jù)。

第三，保密管理。分院按照國(guó)家規(guī)定的信息安全等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)和涉密信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)管理規(guī)定，建立文件安全防護(hù)體系，執(zhí)行嚴(yán)格的安全保密管理制度，遵照公文涉密等級(jí)、保密期限和知悉范圍等內(nèi)容，嚴(yán)格審批登記制度，指定專人管理。

4 應(yīng)用技術(shù)，提升效率

西北分院主動(dòng)引入吸收大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息化技術(shù)，并應(yīng)用到公文處理工作中，推動(dòng)了公文處理辦公速度的加快、單位內(nèi)部資源的共享以及信息互動(dòng)的建設(shè)。

第一，在公司內(nèi)部建立局域網(wǎng)，將公司的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)隔離開來(lái)，為技術(shù)運(yùn)行提供獨(dú)立平臺(tái)。第二，建立完善的公文處理管理系統(tǒng)，包含電子公文傳閱系統(tǒng)、公文信息管理系統(tǒng)以及網(wǎng)上查閱系統(tǒng)，涉及收文、發(fā)文、整理、存檔等多個(gè)模塊[3]。便捷性、高質(zhì)量的信息技術(shù)的應(yīng)用，大大提升了公文處理的工作效率。

5 建好隊(duì)伍，提升素質(zhì)

西北分院不斷加強(qiáng)辦公室工作人員的綜合素質(zhì)，建設(shè)公文處理人員隊(duì)伍，從根本上促進(jìn)公文管理工作的健康發(fā)展。

第一，定期對(duì)公文處理人員進(jìn)行培訓(xùn)，促進(jìn)公文處理人員綜合素質(zhì)的提升。第二，積極通過(guò)引進(jìn)人才、轉(zhuǎn)崗調(diào)崗等方式強(qiáng)化隊(duì)伍，分院采取“以老帶新”的方式，安排公文處理老員工幫助新入職的員工，使他們能夠盡快適應(yīng)相關(guān)工作，盡快進(jìn)入工作狀態(tài)。第三，督促公文處理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)，跟上時(shí)代步伐，學(xué)習(xí)并掌握更多現(xiàn)代化辦公技術(shù)。

6 結(jié)語(yǔ)

總之，公文處理作為中國(guó)石油勘探開發(fā)研究院西北分院辦公室工作的重點(diǎn)，通過(guò)完善制度、規(guī)范操作、信息化建設(shè)等手段，通過(guò)持續(xù)提升公文處理人員專業(yè)素質(zhì)，分院相關(guān)工作效率得以有效提升，辦公室公文處理工作水平不斷進(jìn)步，有效保障了分院的高質(zhì)量發(fā)展。公文處理工作需要持續(xù)深入思考，始終堅(jiān)持與單位實(shí)際相結(jié)合，始終牢記采用科學(xué)、規(guī)范、現(xiàn)代化的方法，相關(guān)工作質(zhì)量與效率將會(huì)穩(wěn)步提升，從而為單位日常管理工作提供有效保障。