優(yōu)化學(xué)院琴房管理的分析研究
——以陜西學(xué)前師范學(xué)院為例

索蓓蓓

（陜西學(xué)前師范學(xué)院，西安 710061）

1 引言

近年來(lái)，學(xué)生隊(duì)伍不斷壯大，對(duì)于專業(yè)的琴房練習(xí)要求更高，學(xué)院現(xiàn)有90間開放式琴房，采用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)和人工管理結(jié)合的方法[1]，但仍舊出現(xiàn)用琴緊張、分配不均的現(xiàn)象，現(xiàn)階段的琴房管理狀態(tài)存在諸多缺陷，已無(wú)法滿足學(xué)生專業(yè)技能學(xué)習(xí)需求。因此，需從管理結(jié)構(gòu)、管理系統(tǒng)入手，分析其現(xiàn)階段管理運(yùn)行中存在的問(wèn)題，在保證基礎(chǔ)琴房不變，學(xué)生人數(shù)不斷增多的現(xiàn)狀下，科學(xué)高效地利用、分配琴房，保障教學(xué)服務(wù)順利進(jìn)展，推進(jìn)專業(yè)技能教學(xué)進(jìn)程，提升學(xué)院教學(xué)管理水平。

2 琴房管理結(jié)構(gòu)分析

學(xué)院現(xiàn)階段琴房的管理運(yùn)行，主要由一名管理人員和琴房管理系統(tǒng)組成，要面向全院所有鋼琴專業(yè)學(xué)生，且琴房一周7天、每天13小時(shí)的開放制度，已造成鋼琴磨損率高，維修困難不及時(shí)，環(huán)境衛(wèi)生差，高峰時(shí)段等待時(shí)間久的狀況，要改變現(xiàn)存在的問(wèn)題，首先要從管理結(jié)構(gòu)入手，調(diào)整管理機(jī)制，規(guī)范管理制度。

2.1 規(guī)范《琴房使用守則》

琴房開放時(shí)間久，人流量比較大，因此更需要學(xué)生們以身作則，嚴(yán)格遵守用琴規(guī)則排隊(duì)刷卡練琴。管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)告知學(xué)生應(yīng)盡的義務(wù)與守則，嚴(yán)格要求學(xué)生使用練琴卡分配琴房，保證練琴期間的設(shè)備、財(cái)產(chǎn)與個(gè)人人身安全，確保琴房只用于學(xué)習(xí)，嚴(yán)禁玩耍、吃飯、吸煙、睡覺[2]，注意防火、防水、防盜等。管理人員應(yīng)定期監(jiān)督，對(duì)于違規(guī)者實(shí)施處罰，相應(yīng)的設(shè)備損壞、丟失需要賠償，不雅的行為舉止須作出相應(yīng)禁琴措施。

2.2 規(guī)范《管理人員崗位職責(zé)》

琴房日常全天開放式，管理人員在整個(gè)工作運(yùn)轉(zhuǎn)中起至關(guān)重要位置?，F(xiàn)階段管理人員由一名老師和勤工助學(xué)學(xué)生組成，要肩負(fù)起琴房的設(shè)備財(cái)產(chǎn)安全，監(jiān)管學(xué)生練琴秩序和人身安全，維護(hù)檢修報(bào)修設(shè)施設(shè)備，維持環(huán)境衛(wèi)生，工作量大、時(shí)間強(qiáng)度長(zhǎng)，因此，管理人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任感，必須嚴(yán)格規(guī)范服務(wù)教學(xué)態(tài)度和安全意識(shí)。

2.3 規(guī)范《管理工作流程》

管理人員除了按時(shí)開放琴房外，還要做好其他的日常教學(xué)工作，因此，必須規(guī)范管理工作流程，防止出現(xiàn)錯(cuò)誤，減少重復(fù)勞作。管理人員應(yīng)固定存放保管設(shè)施設(shè)備，防止輪班人員出現(xiàn)找尋不到設(shè)備，無(wú)法繼續(xù)工作情況；每天檢查硬件設(shè)備備份數(shù)據(jù)，防止出現(xiàn)管理系統(tǒng)運(yùn)行問(wèn)題；提前安排勤工助學(xué)學(xué)生排班期間的工作，固定時(shí)間點(diǎn)打掃衛(wèi)生，防止出現(xiàn)未開放琴房、環(huán)境衛(wèi)生差等情況；規(guī)定練琴學(xué)生固定時(shí)間段進(jìn)行注冊(cè)、充琴點(diǎn)和補(bǔ)辦卡，防止學(xué)生重復(fù)跑、無(wú)法用琴時(shí)等狀況；定期檢查鋼琴，防止出現(xiàn)大面積琴鍵損壞、打弦機(jī)損毀、腳踏松掉及外殼變形等問(wèn)題；每天檢查電源、燈及風(fēng)扇，防止發(fā)生安全問(wèn)題。規(guī)范細(xì)化完善工作流程，使琴房管理工作高效有秩序的運(yùn)轉(zhuǎn)。

3 琴房管理系統(tǒng)分析

3.1 琴房管理系統(tǒng)現(xiàn)狀分析

學(xué)院當(dāng)前使用的琴房管理信息系統(tǒng)，具有IC卡計(jì)時(shí)管理和信息數(shù)據(jù)設(shè)置兩大模塊，相對(duì)于現(xiàn)階段大流量運(yùn)行，系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)不斷增加，整體系統(tǒng)已無(wú)法承擔(dān)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，出現(xiàn)學(xué)生數(shù)據(jù)溢出、房間數(shù)據(jù)沖突、IC卡計(jì)時(shí)錯(cuò)誤等問(wèn)題，已無(wú)法維持琴房管理正常運(yùn)轉(zhuǎn)，加大了管理人員的工作，降低了工作效率，影響學(xué)生練琴學(xué)習(xí)。

第一，IC卡計(jì)時(shí)管理系統(tǒng)：當(dāng)前的管理系統(tǒng)只有登錄房間和查看個(gè)人身份信息兩種功能，學(xué)生無(wú)法查詢個(gè)人練琴明細(xì)，無(wú)法查詢個(gè)人充琴時(shí)和剩余琴時(shí)，無(wú)法更改完善個(gè)人資料等功能。第二，信息數(shù)據(jù)設(shè)置：具有房間數(shù)據(jù)、學(xué)生數(shù)據(jù)、用戶管理、統(tǒng)計(jì)查詢功能，當(dāng)前系統(tǒng)功能比較少，綜合管理差，系統(tǒng)穩(wěn)定性能低，無(wú)法擴(kuò)容，故障頻發(fā)，網(wǎng)絡(luò)化程度低，局限于地域。

因此，需要開發(fā)新的計(jì)算機(jī)智能管理系統(tǒng)，借助互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，改善當(dāng)前工作狀況，合理分配教學(xué)資源，滿足學(xué)生的專業(yè)需求，從而促進(jìn)學(xué)院培育更多優(yōu)秀學(xué)子。

3.2 琴房管理系統(tǒng)需求分析

針對(duì)現(xiàn)管理系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題，需要基于互聯(lián)網(wǎng)條件，實(shí)現(xiàn)其以下功能：①角色分析：根據(jù)琴房使用需求分為管理員和學(xué)生用戶兩種角色。管理員具有所有權(quán)限，負(fù)責(zé)管理系統(tǒng)日常的運(yùn)行和維護(hù)；學(xué)生用戶具有預(yù)約琴房，查詢和反饋琴房信息，查詢和修改個(gè)人信息的權(quán)限。②業(yè)務(wù)需求分析：學(xué)生用戶可以利用系統(tǒng)完成琴房預(yù)定，查詢修改個(gè)人資料，查詢練琴明細(xì)，反饋琴房問(wèn)題；管理員可以利用系統(tǒng)完成琴房信息維護(hù)、學(xué)生用戶資料維護(hù)以及發(fā)放琴房琴卡、完成對(duì)琴卡單獨(dú)或者批量的信息注冊(cè)，補(bǔ)充琴卡點(diǎn)數(shù)，完成學(xué)生用戶練琴信息查詢、匯總及導(dǎo)出等，完成對(duì)預(yù)約琴房的查詢和修改，完成學(xué)生反饋的琴房信息問(wèn)題等。③功能需求分析：具有用戶管理、琴房管理、查詢統(tǒng)計(jì)、琴點(diǎn)管理、琴卡設(shè)置、預(yù)約管理、數(shù)據(jù)管理等七大模。

第一，用戶管理模塊包括個(gè)人賬戶注冊(cè)、集體賬戶注冊(cè)、賬戶信息管理、班級(jí)基本設(shè)置及管理員設(shè)置等功能子模塊[3]。個(gè)人賬戶注冊(cè)包括了學(xué)生的基本個(gè)人信息和琴卡編號(hào)；集體賬戶注冊(cè)可以同時(shí)錄入較多用戶信息；賬戶信息管理可以進(jìn)行信息編輯、禁用、取消禁用及查詢功能；班級(jí)基本設(shè)置包括班級(jí)名稱、級(jí)別、畢業(yè)時(shí)間及每日練琴時(shí)限；管理員設(shè)置可以增加多個(gè)管理人員信息和權(quán)限。第二，琴房管理包括琴房設(shè)置、琴房信息反饋等功能子模塊。琴房設(shè)置可以添加刪減琴房，查詢及設(shè)置當(dāng)前琴房可使用狀態(tài)；琴房信息反饋可以發(fā)布查詢琴房設(shè)備信息，學(xué)生用戶可以對(duì)當(dāng)前使用的琴房設(shè)備損壞進(jìn)行登記，管理員用戶可以查詢琴房設(shè)備狀況便于檢修維護(hù)。第三，查詢統(tǒng)計(jì)模塊，包括琴點(diǎn)使用情況、個(gè)人情況統(tǒng)計(jì)、琴房使用狀態(tài)及收費(fèi)情況統(tǒng)計(jì)等子模塊。琴點(diǎn)使用情況統(tǒng)計(jì)包括琴點(diǎn)及練琴情況統(tǒng)計(jì)、免費(fèi)琴點(diǎn)設(shè)置明細(xì)和統(tǒng)計(jì)個(gè)人練琴情況，可以清晰的查詢出班級(jí)免費(fèi)琴點(diǎn)的次數(shù)和總和，班級(jí)人均練琴時(shí)間和琴點(diǎn)使用率，查詢個(gè)人練琴日期、時(shí)長(zhǎng)及所用琴房琴時(shí)，琴點(diǎn)使用情況統(tǒng)計(jì)可查詢導(dǎo)出班級(jí)某個(gè)時(shí)間段的練琴狀況；個(gè)人情況統(tǒng)計(jì)可查詢個(gè)人繳費(fèi)情況及統(tǒng)計(jì)個(gè)人練琴情況；琴房使用狀態(tài)可查詢琴房當(dāng)前狀態(tài)、近十日琴房練琴人數(shù)示意圖、每日練琴平均人數(shù)時(shí)段統(tǒng)計(jì)；收費(fèi)情況統(tǒng)計(jì)可查詢個(gè)人所買額外琴點(diǎn)日期總額，統(tǒng)計(jì)某時(shí)間段收款次數(shù)和金額。第四，琴點(diǎn)管理模塊包括集體琴點(diǎn)設(shè)置處理及個(gè)人琴點(diǎn)處理等子模塊。集體琴點(diǎn)是以班為單位集體沖琴時(shí)；個(gè)人琴點(diǎn)是學(xué)生個(gè)人充琴時(shí)。第五，琴卡設(shè)置模塊包括琴卡注冊(cè)、管理卡設(shè)置及過(guò)期琴卡處理等子模塊。琴卡注冊(cè)即初始化琴卡可以將基本信息輸入到卡里面；管理卡設(shè)置即是對(duì)管理員的卡進(jìn)行設(shè)置；刪除過(guò)期琴卡是將已經(jīng)過(guò)期的琴卡里的用戶信息資料刪除，使其成為一張空卡可重復(fù)使用。第六，預(yù)約管理模塊分為終端預(yù)約、無(wú)卡預(yù)約模塊，通過(guò)顯示有效時(shí)間段的有效琴房狀態(tài)完成琴房預(yù)約。終端預(yù)約即持卡登錄系統(tǒng)，查詢有效時(shí)段琴房，預(yù)定有效可用琴房；無(wú)卡預(yù)約琴房，學(xué)生用戶可以通過(guò)登錄賬號(hào)查詢有效琴房，預(yù)定有效時(shí)間段的琴房，琴房預(yù)定信息寫入該用戶學(xué)生信息，管理員用戶可以查詢預(yù)約琴房當(dāng)前狀況，可以對(duì)預(yù)約琴房和時(shí)間段狀態(tài)進(jìn)行調(diào)整，可對(duì)預(yù)約未來(lái)用戶進(jìn)行下琴操作。第七，數(shù)據(jù)管理模塊即數(shù)據(jù)的備份和還原。數(shù)據(jù)管理模塊應(yīng)該提供定時(shí)的自動(dòng)備份和管理人員的手動(dòng)備份功能。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，改善琴房管理結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)功能，能夠解決當(dāng)前管理運(yùn)行中存在的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)琴房自動(dòng)化開放式的管理。優(yōu)化后的智能管理，能夠極大地方便學(xué)生，解放用琴資源限制，可隨時(shí)自由選擇時(shí)間，發(fā)揮鋼琴的最大使用效率，及時(shí)反饋設(shè)備環(huán)境信息，利于管理員及時(shí)維護(hù)維修，解放管理人員時(shí)間成本，提高工作效率，提供穩(wěn)定有序、安全高效的運(yùn)行環(huán)境。