提升高職院校財(cái)務(wù)報(bào)銷服務(wù)水平的實(shí)踐探索

蔡小路

（廣州番禺職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣州511483）

1 提升高職院校財(cái)務(wù)報(bào)銷服務(wù)水平的意義

服務(wù)推動(dòng)管理，管理推動(dòng)發(fā)展，高職院校財(cái)務(wù)服務(wù)機(jī)制的完善，首先體現(xiàn)在增強(qiáng)了高職院校財(cái)務(wù)資金的使用靈活性上；其次，科研人員可獲得更多的財(cái)務(wù)知識(shí)并熟知報(bào)銷流程，減少科研人員對資金使用的迷茫，讓本校師生更好專心地投入教學(xué)、科學(xué)研究工作中，激發(fā)科研動(dòng)力，促進(jìn)科研進(jìn)步，多維度地推動(dòng)高職院的發(fā)展。最后，財(cái)務(wù)工作的透明度，營造“誠信報(bào)銷”的氛圍，對推動(dòng)高職院校內(nèi)涵式發(fā)展增添了強(qiáng)大動(dòng)力。

2 高職院校財(cái)務(wù)報(bào)銷服務(wù)水平較低的原因

2.1 財(cái)務(wù)政策信息傳導(dǎo)不暢通

財(cái)務(wù)報(bào)銷對上級新制定的經(jīng)費(fèi)使用、報(bào)銷規(guī)定等相關(guān)文件的下達(dá)，報(bào)銷人未及時(shí)了解和解讀文件，出現(xiàn)報(bào)銷偏差；受以前現(xiàn)金報(bào)銷便捷的影響，報(bào)銷人對公務(wù)卡使用過程中出現(xiàn)的種種問題，增加報(bào)銷時(shí)間，下意識(shí)認(rèn)為是財(cái)務(wù)服務(wù)工作不到位；經(jīng)費(fèi)預(yù)算口徑與實(shí)際報(bào)銷口徑不對應(yīng)，導(dǎo)致不能報(bào)銷情況的發(fā)生。因此，財(cái)務(wù)人員需要花大量時(shí)間和精力解釋有關(guān)事項(xiàng)，降低報(bào)銷效率，也增添了報(bào)銷人的不理解，對財(cái)務(wù)部門產(chǎn)生抱怨心理。

目前我國公辦的高職院校辦學(xué)經(jīng)費(fèi)由各級財(cái)政撥付，政府對各級財(cái)政資金的管理嚴(yán)格，采用財(cái)政集中支付、公務(wù)卡、政府采購等方式管理資金流向，出臺(tái)關(guān)于差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)以及三公經(jīng)費(fèi)等一系列的經(jīng)費(fèi)管理辦法。上級規(guī)定性管理辦法文件下達(dá)到被報(bào)銷人接受并執(zhí)行，需要經(jīng)歷一段時(shí)間；公務(wù)卡消費(fèi)信息在財(cái)政一體化系統(tǒng)內(nèi)需要滿足刷卡金額與時(shí)間都正確的情況才可查詢到記錄，當(dāng)遇到多人刷卡或刷卡時(shí)間過長而一時(shí)無法查詢刷卡記錄，增延報(bào)銷時(shí)間或效率，以上都是導(dǎo)致報(bào)銷效率差，報(bào)銷人產(chǎn)生怨言情緒的原因。

2.2 業(yè)務(wù)流程控制不嚴(yán)謹(jǐn)

“簡政放權(quán)”服務(wù)的模式下，學(xué)校將一些財(cái)務(wù)管理權(quán)限下放至院系，直接由院系完成第一道環(huán)節(jié)的控制，但一些審核不嚴(yán)或?qū)?xiàng)目支出隨意，在財(cái)務(wù)報(bào)銷時(shí)，財(cái)務(wù)人員不予報(bào)銷或重新審批，導(dǎo)致報(bào)銷人認(rèn)為是財(cái)務(wù)人員故意行為；有時(shí)經(jīng)常發(fā)生一筆業(yè)務(wù)，報(bào)銷人在報(bào)銷時(shí)，才被告之缺少其他部門的審批，補(bǔ)辦審批手續(xù)往往需要提供相關(guān)佐證或情況說明[1]。以上情況主要是由于部門間缺少溝通，各部門的職能范圍不同，無法將學(xué)校財(cái)務(wù)制度的財(cái)務(wù)行為轉(zhuǎn)為本部門的具體行為。

2.3 財(cái)務(wù)隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理、財(cái)務(wù)信息化水平低

目前大部分高校都實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上報(bào)銷的功能，但網(wǎng)上申報(bào)時(shí)會(huì)出現(xiàn)：報(bào)銷填寫信息量大，電子發(fā)票驗(yàn)證不通過、申報(bào)校外專家勞務(wù)報(bào)酬，專家信息無法較驗(yàn)等情況，都會(huì)增添退單機(jī)率[2]。財(cái)務(wù)報(bào)銷遇阻，報(bào)銷人對財(cái)務(wù)工作的不理解，財(cái)務(wù)人員心里壓力大，面對每天百筆業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)人員之間偶爾會(huì)出現(xiàn)審核標(biāo)準(zhǔn)不一致的情況，讓報(bào)銷人產(chǎn)生質(zhì)疑。作為高職院校的“財(cái)務(wù)管家”，為把法規(guī)制度關(guān)，財(cái)務(wù)部門重管理輕服務(wù)，對師生的錯(cuò)誤干預(yù)批評指責(zé)的較多，而未第一時(shí)間進(jìn)行有效的引導(dǎo)及幫助，缺乏耐心聽取師生意見，服務(wù)意識(shí)有待提升。

雖然財(cái)務(wù)信息化已上升到一個(gè)新臺(tái)階，由于新的政府會(huì)計(jì)制度改革，高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)一直處于全運(yùn)行半修改的狀態(tài)，財(cái)務(wù)信息化各子模塊運(yùn)行過程中有時(shí)會(huì)出現(xiàn)問題，解決問題仍然需要依賴軟件供應(yīng)商，而供應(yīng)商后續(xù)服務(wù)滯后，從而影響財(cái)務(wù)報(bào)銷效率。財(cái)務(wù)人員審單工作重復(fù)單一，工作量大，政策學(xué)習(xí)不透徹，有時(shí)會(huì)因害怕出錯(cuò)，用“有勝過無”的心理要求報(bào)銷人提供資料，在處理報(bào)銷時(shí)，未換位思考報(bào)銷人的處境，未與報(bào)銷人做好解釋工作等原因才導(dǎo)致以上出現(xiàn)的問題。

2.4 報(bào)銷人個(gè)人意識(shí)淡薄、財(cái)務(wù)知識(shí)欠缺

發(fā)票單位名稱出錯(cuò)、發(fā)票缺少明細(xì)清單、發(fā)票蓋章不規(guī)范、消費(fèi)時(shí)未使用公務(wù)卡、票據(jù)粘貼不符合要求，外出未進(jìn)行事前審批，缺少外出通知，勞務(wù)缺少相應(yīng)的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)超出預(yù)算額度等情況，都讓報(bào)銷不能順利完成，更換票據(jù)、補(bǔ)辦手續(xù)、補(bǔ)齊材料如此往復(fù)，在客觀上出現(xiàn)了人們所說的“報(bào)銷難”“難報(bào)銷”情況，增加了報(bào)銷人的不滿情緒。

報(bào)銷人在報(bào)銷過程中，只要報(bào)銷遇阻，無論是何種原因，首先易在意識(shí)觀念上產(chǎn)生不滿情緒；其次加上財(cái)務(wù)知識(shí)的缺乏，流程煩瑣，對于財(cái)政政策、財(cái)務(wù)法規(guī)以及單位的管理制度缺乏了解，待報(bào)銷時(shí)就會(huì)出現(xiàn)以上現(xiàn)象。

3 提升高職院校財(cái)務(wù)報(bào)銷服務(wù)水平的有效措施

3.1 加強(qiáng)政策溝通

溝通是橋梁，工作是基石，為了進(jìn)一步做好高職院校財(cái)務(wù)工作，發(fā)揮財(cái)務(wù)管理與服務(wù)的作用，財(cái)務(wù)部門要主動(dòng)和積極的與政府溝通，特別是財(cái)政的新政策、政策變更、政策實(shí)施中遇到的問題，搭建一個(gè)工作雙向交流互動(dòng)平臺(tái)，讓溝通更暢順，及時(shí)將信息反饋到單位有關(guān)人員。認(rèn)真履行校方職責(zé)，并完成好政府交給的任務(wù)。

3.2 建立多部門溝通協(xié)同機(jī)制

高職院校從本質(zhì)上來說，是一個(gè)學(xué)術(shù)共同體，二級學(xué)院以學(xué)科為基礎(chǔ)，是教學(xué)教改、科研創(chuàng)新的高產(chǎn)出部門，也是高職院校管理的核心，要將重心下移，在遵守財(cái)政政策、財(cái)務(wù)法規(guī)以及本校管理制度的前提下，下放財(cái)務(wù)審批權(quán)限，很大程度上就可以簡化財(cái)務(wù)報(bào)銷審批流程，為學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)騰出更多的時(shí)間。同時(shí)要梳理各部門的業(yè)務(wù)辦事流程，對無關(guān)緊要的流程，要化繁為簡，對高風(fēng)險(xiǎn)和有漏洞的流程，做好風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)防控；整合業(yè)務(wù)交叉部門的流程設(shè)置，建立多渠道的信息溝通機(jī)制，深入研究各部門間信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接，打通信息共享的最后一道阻隔，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，如學(xué)校的OA 系統(tǒng)、公眾號等公共服務(wù)平臺(tái)，將日常師生辦理的財(cái)務(wù)報(bào)銷操作流程及相關(guān)財(cái)務(wù)知識(shí)，采用易懂、易操作可視化的影像，以供師生參考，從而完善學(xué)校內(nèi)部控制的建設(shè)。

3.3 提升財(cái)務(wù)信息化水平、建立會(huì)計(jì)電子檔案

加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)。高職院校資金量不斷增加，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)也日趨復(fù)雜，提高高職院校財(cái)務(wù)服務(wù)工作，利用網(wǎng)絡(luò)資源有效解決報(bào)銷流程煩瑣、提升財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量、提高資金使用率，緩解報(bào)銷人員與財(cái)務(wù)人員之間的矛盾，降低財(cái)務(wù)人員出錯(cuò)率，節(jié)約師生的時(shí)間，讓大家對自己的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)心中有數(shù)，一目了然。

建立會(huì)計(jì)電子檔案。憑借學(xué)校檔案室電子檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，增設(shè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子檔案信息，通過財(cái)務(wù)信息平臺(tái)二次開發(fā)，開通財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)與檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)接口，利用影像設(shè)備進(jìn)行高清高速掃描，將所有生成的會(huì)計(jì)單據(jù)，傳輸并存入電子檔案系統(tǒng)，為今后數(shù)據(jù)的使用者提供在線的會(huì)計(jì)檔案資料查閱服務(wù)。

3.4 加強(qiáng)財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)培訓(xùn)

財(cái)務(wù)部門首先加強(qiáng)對二級部門報(bào)賬員的培訓(xùn)，定期舉辦財(cái)務(wù)政策變更的宣講會(huì)，收集財(cái)務(wù)報(bào)銷過程中常見業(yè)務(wù)問題和大家關(guān)心的問題，定期開展專項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，增強(qiáng)報(bào)銷人的規(guī)范意識(shí)，弘揚(yáng)“誠信報(bào)銷”的精神；其次，領(lǐng)導(dǎo)牽頭，和財(cái)務(wù)各業(yè)務(wù)代表人員定期到二級部門了解師生們關(guān)心的財(cái)務(wù)問題，財(cái)務(wù)服務(wù)到部門，拉近師生與財(cái)務(wù)的距離，讓“報(bào)銷難”的困境直接轉(zhuǎn)變?yōu)椋贺?cái)務(wù)“一站式”報(bào)銷，從而提高財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量。