淺談新時期的報社檔案管理工作

韓健飛

（濰坊日報社，山東 濰坊261041）

1 新時期報社檔案管理工作的基本概述

1.1 新時期做好報社檔案管理工作的必要性

簡單來講，所謂的報社檔案其實就是對本單位及本地歷史的重要記錄，從某方面來講它能從根本上反映當(dāng)?shù)厝嗣裆詈偷赜虬l(fā)展的面貌，因此相較于其他系統(tǒng)檔案，報社檔案屬于國家檔案的重要組成部分，無論是對國家、社會，還是對報社自身的發(fā)展都具有較高的研究和參考價值，而近年來隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進步，計算機網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用在便捷人們?nèi)粘Ｉa(chǎn)生活、提高企業(yè)生產(chǎn)效益的同時，也打破了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)信息傳播的局限性，也從根本上促進了報社的改革發(fā)展，在新媒體環(huán)境下做好報社檔案管理工作成為現(xiàn)階段相關(guān)工作人員的核心工作方向。經(jīng)大量科研數(shù)據(jù)分析可知，隨著社會的不斷進步和國家的快速發(fā)展，在新時期做好檔案管理工作具有以下必要性，即：

第一，新時期做好檔案管理工作能極大地提高工作效率。相較于現(xiàn)代化產(chǎn)業(yè)媒體，真實性和實效性是報社報道內(nèi)容的顯著特征，因此在國家的發(fā)展過程中，政府機構(gòu)以及其他國家領(lǐng)導(dǎo)人員在確定某項決策時，可參考當(dāng)前報社報道的相關(guān)內(nèi)容，以期提高決策的科學(xué)性、合理性和有效性，但不可否認(rèn)的是，由于在大數(shù)據(jù)時代下，社會在不斷發(fā)展的過程中產(chǎn)生的信息類型和數(shù)量較多，因此，倘若在新時期未能做好報社的檔案管理工作，不僅極大地降低了工作效率，同時還會延誤時間、浪費資源，進而給國家的整體發(fā)展帶來極為不利的影響。

第二，新時期做好檔案管理工作能從根本上確保絕密檔案的機密性和安全性得到保護。從目前來看，在當(dāng)前電子信息技術(shù)不斷發(fā)展和廣泛應(yīng)用的信息化時代背景下，報社相關(guān)工作人員在進行檔案管理過程中，倘若未能從根本上提高對檔案管理的重要性認(rèn)識，將檔案隨意存放，則不僅增加了后期報社內(nèi)部工作人員工作的銜接難度，同時也給不法分子的信息剽竊創(chuàng)造了良好條件，極大地降低了絕密檔案的機密性與安全性，顯著地增加了后期的管理工作難度。

1.2 新時期報社檔案管理工作中存在的問題

信息化時代，網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展和廣泛應(yīng)用，在為傳統(tǒng)媒體報社事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好環(huán)境的同時，也使其面臨著巨大的發(fā)展挑戰(zhàn)，從目前來看，在新媒體環(huán)境下報社檔案管理工作目前存在的主要問題有：

第一，報社檔案管理理念和管理手段落后。近年來，隨著我國電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展和工業(yè)化建設(shè)進程的不斷加快，企業(yè)數(shù)量不斷增多、市場規(guī)模逐漸擴大的同時，企業(yè)間的競爭也愈演愈烈，尤其是報社、廣播等傳統(tǒng)媒體，在新媒體的強烈沖擊下，其發(fā)展更是受到了嚴(yán)重影響，故此為從根本上有效地改變這種發(fā)展現(xiàn)狀，報社在發(fā)展過程中，管理人員將過多的精力放在增加報社收入和擴大社會宣傳方面，在一定程度上不僅忽視了對報社檔案管理工作的重要性和管理價值，與此同時也未能建立一套科學(xué)有效的管理方式對報社檔案信息內(nèi)容進行規(guī)范化管理，不僅影響了檔案管理完整性，還極大地影響了檔案的開發(fā)利用，對報社檔案價值的實現(xiàn)也帶來了極為不利的影響[1]。

第二，新時期報社檔案管理的信息化建設(shè)力度不夠。從目前來看，在當(dāng)前電子信息技術(shù)不斷發(fā)展和廣泛應(yīng)用的信息化時代背景下，為從根本上推進報社檔案管理工作的進步與發(fā)展，加大信息化的建設(shè)力度，讓報社檔案管理工作緊跟時代的步伐是目前報社檔案管理相關(guān)工作人員的核心發(fā)展方向，但從目前來看，由于受傳統(tǒng)媒體發(fā)展理念的影響，報社在進行檔案管理過程中，仍舊采取傳統(tǒng)的管理方式，不僅嚴(yán)重地制約了新時期報社檔案管理工作的順利進行，同時也無法最大程度地發(fā)揮社檔案的有效價值，對報社的進步和發(fā)展帶來了極為不利的影響。

第三，缺乏專業(yè)性綜合技術(shù)型人才對報社檔案進行管理。經(jīng)大量科研數(shù)據(jù)分析可知，檔案管理人員自身的專業(yè)管理技能和綜合素養(yǎng)對于報社檔案管理工作的工作質(zhì)量和工作效率具有直接影響，同時這也是影響報社檔案管理規(guī)范化的關(guān)鍵所在，但從目前來看，由于受報社自身企業(yè)特征因素的影響，從事檔案管理工作的人員不僅具有較強的流動性，同時還一般都是身兼數(shù)職，故此綜合來講，當(dāng)前報社檔案管理人員的整體業(yè)務(wù)水平不高、工作質(zhì)量也很難得到提升，進而對報社的整體發(fā)展帶來了極為不利的影響，與此同時，由于現(xiàn)代報社在日常的工作過程中，其工作重心往往集中于信息的采集，因此在教育培訓(xùn)方面，其更加注重的也是對編輯和記者的培養(yǎng)，而這種現(xiàn)象的存在不僅極大地降低了管理人員工作的積極性，也導(dǎo)致報社檔案管理工作較為混亂，缺乏規(guī)范性。

2 新時期報社檔案管理工作的優(yōu)化策略

第一，加強對檔案編研的整理，為檔案管理體系的有效建立打下堅實基礎(chǔ)[2]。在當(dāng)前信息化時代背景下，報社要想從根本上提高報社檔案管理工作的管理質(zhì)量和管理效率，加強對檔案編研的整理是其重要基礎(chǔ)和根本前提，具體來看即在日常的報社檔案管理過程中，一方面報社檔案的管理工作人員不僅要從根本上提高對報社檔案管理工作重要性的認(rèn)知，同時還要加大對檔案管理工作重要性的宣傳，從而在引起領(lǐng)導(dǎo)層面及部門科室對檔案工作高度重視的基礎(chǔ)上，使其能主動地參與到后期檔案收集和管理工作中，為報社檔案管理工作人員管理工作的順利進行打下堅實基礎(chǔ)；而另一方面在大數(shù)據(jù)數(shù)字媒體環(huán)境下，面對煩冗的檔案內(nèi)容和檔案信息，為從根本上簡化其管理與利用手續(xù)，建設(shè)多層次有效的檔案體系是目前報社檔案管理工作人員的核心發(fā)展方向，即在日常的管理過程中匯總，檔案工作人員需做好合理科學(xué)歸檔、認(rèn)真進行篩查和歸類、準(zhǔn)確把握檔案保管期限以及嚴(yán)格按程序做好檔案管理等工作。

第二，加快報社檔案管理的信息化建設(shè)，加大對檔案管理人員的教育培訓(xùn)力度。經(jīng)大量科研數(shù)據(jù)分析可知，信息化時代的發(fā)展是社會發(fā)展的大勢所趨，而在新媒體的強烈沖擊下，為從根本上有效地提高報社檔案管理工作的管理質(zhì)量和管理效率，加大對檔案硬件設(shè)備的投入力度是實現(xiàn)檔案信息化管理的重要條件之一，即在報社日常的檔案管理過程中，管理工作人員需借助當(dāng)前先進的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建報社檔案信息管理平臺，從而為檔案信息管理系統(tǒng)的建立打下堅實基礎(chǔ)，同時也為檔案的合理開發(fā)利用創(chuàng)造良好的條件[3]。與此同時，從某方面來講，報社管理人員自身的專業(yè)素養(yǎng)和管理技能水平的高低在一定程度上對報社檔案管理工作的管理質(zhì)量和管理效率具有重要影響，故此為促進報社檔案管理的有效進行，一方面報社還需提高對檔案管理人員的培養(yǎng)工作的重視，以期通過對其進行定期的教育培訓(xùn)工作，不斷提高其基本專業(yè)技能的同時，顯著地提升其專業(yè)素養(yǎng)，從而確保檔案管理人員熟知業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)和步驟，進而為后期檔案管理工作的順利進行打下堅實基礎(chǔ)，而另一方面在新媒體環(huán)境下，報社檔案管理人員還需具備強烈的責(zé)任感，在日后的管理過程中，檔案管理人員不僅要與時俱進，極大地發(fā)揮自身的管理優(yōu)勢，同時還要積極探索，找到適合自己工作業(yè)務(wù)的新辦法、好辦法[4]。

3 結(jié)語

總而言之，由于報社報道內(nèi)容從某方面來講對于社會發(fā)展具有一定的指導(dǎo)價值，因此為在復(fù)雜的新媒體環(huán)境下，充分發(fā)揮報社檔案價值，加強報社檔案管理，確保報社檔案管理的規(guī)范性是十分必要的。