技術(shù)服務(wù)項(xiàng)目文件控制管理與策略

王鈞

（中國(guó)核電工程有限公司，北京100086）

1 引言

技術(shù)服務(wù)項(xiàng)目是指為核電廠、核化工、核設(shè)施退役和乏燃料后處理等項(xiàng)目提供的技術(shù)支持與服務(wù)工作，其特點(diǎn)主要表現(xiàn)為周期短、業(yè)主要求高和設(shè)計(jì)任務(wù)緊，同期開展的項(xiàng)目數(shù)量大，專業(yè)多，工作接口復(fù)雜，項(xiàng)目文件管控難度大，因此，要實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目順利驗(yàn)收，確保項(xiàng)目文件保質(zhì)保量按期交付業(yè)主，應(yīng)重視文檔控制管理對(duì)推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)程和保障產(chǎn)品質(zhì)量所發(fā)揮的積極作用。

在中國(guó)核電工程有限公司業(yè)務(wù)文檔一體化和文檔全生命周期管理原則和指導(dǎo)思想下，項(xiàng)目文檔工作應(yīng)摒棄過(guò)去被動(dòng)接收文件的管理模式，主動(dòng)介入項(xiàng)目前期各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，及時(shí)協(xié)調(diào)業(yè)主建立項(xiàng)目專用的通信渠道，確保內(nèi)外部工作接口順暢以及項(xiàng)目信函、資料分發(fā)流轉(zhuǎn)及時(shí)準(zhǔn)確高效，并通過(guò)程序規(guī)定項(xiàng)目參與方對(duì)文件歸檔質(zhì)量和進(jìn)度的職責(zé)范圍和管理要求，統(tǒng)一文件發(fā)布?xì)w檔流程，執(zhí)行項(xiàng)目全過(guò)程的文件控制與管理，從而保證文件資料記錄在項(xiàng)目全過(guò)程按照科學(xué)、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)生成和流轉(zhuǎn)，為項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)的實(shí)施與持續(xù)改進(jìn)提供最佳的方法和途徑。

2 技術(shù)服務(wù)項(xiàng)目文件控制管理的必要性

2.1 項(xiàng)目文件是項(xiàng)目活動(dòng)全過(guò)程的重要見(jiàn)證

項(xiàng)目文件是反映項(xiàng)目建設(shè)全貌的真實(shí)記錄，除了交付業(yè)主的成果文件外，還包括在項(xiàng)目策劃、合同簽訂、任務(wù)/計(jì)劃下達(dá)、項(xiàng)目實(shí)施、完工驗(yàn)收、支付結(jié)算和考核評(píng)價(jià)全過(guò)程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件資料。它們是項(xiàng)目各個(gè)階段、各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)的積累，為優(yōu)化項(xiàng)目管理，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的進(jìn)度控制、質(zhì)量控制和成本控制等目標(biāo)奠定了基礎(chǔ)；它們還是項(xiàng)目結(jié)算或違約索賠的重要依據(jù)和憑證，在維護(hù)施工方合法權(quán)益、推進(jìn)項(xiàng)目驗(yàn)收等方面起著不容忽視的作用。

2.2 文件控制管理是促進(jìn)項(xiàng)目順利實(shí)施的有力保障

從項(xiàng)目業(yè)務(wù)進(jìn)程維度來(lái)看，設(shè)計(jì)文件的出版任務(wù)非常緊迫，要保證項(xiàng)目進(jìn)度按計(jì)劃執(zhí)行，項(xiàng)目文檔管理部門應(yīng)重視對(duì)項(xiàng)目前期與業(yè)主的往來(lái)信函、各單位備忘錄、各工種互提資料，以及專業(yè)部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的管理文件進(jìn)行及時(shí)收集、分發(fā)、保存等文件控制管理工作，這些文件資料不僅是項(xiàng)目管理者了解項(xiàng)目進(jìn)度、解決存在的問(wèn)題和快速做出重大決策的管理依據(jù)，也是項(xiàng)目文件編制者進(jìn)行設(shè)計(jì)分析、輸入必不可少的重要材料。

從文檔一體化進(jìn)程維度來(lái)看，項(xiàng)目產(chǎn)品質(zhì)量要得到有效控制和保證，文檔管理工作應(yīng)主動(dòng)介入文件源頭，組織各專業(yè)部門梳理、識(shí)別產(chǎn)品質(zhì)量形成過(guò)程中具有保存價(jià)值的各類文字、圖表和聲像等全部文件，明確項(xiàng)目參與方的工作職責(zé)和范圍，對(duì)項(xiàng)目全過(guò)程有價(jià)值的文件從編號(hào)、格式、編制、審批、發(fā)布、分發(fā)、存檔、更改和作廢等環(huán)節(jié)實(shí)施控制，以保證項(xiàng)目文件的時(shí)效性、準(zhǔn)確性、完整性和可追溯性，從而達(dá)到提高項(xiàng)目產(chǎn)品歸檔質(zhì)量和項(xiàng)目成果順利交付業(yè)主驗(yàn)收的目的。

2.3 技術(shù)服務(wù)項(xiàng)目文件管理和控制難度大

首先，通信渠道編碼規(guī)則不統(tǒng)一。技術(shù)服務(wù)項(xiàng)目對(duì)外通信一般遵循業(yè)主單位原有的通信渠道編碼體系，信函管理較被動(dòng)；再加之每家業(yè)主單位通信規(guī)則各不相同，甚至有的單位會(huì)根據(jù)項(xiàng)目規(guī)?；驒C(jī)組堆型的不同采用不同模式的通信規(guī)則，從項(xiàng)目管理的角度來(lái)看，多家單位多種通信渠道并存的管理模式不利于項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化管理和文函快速分發(fā)流轉(zhuǎn)。

其次，工作接口多，文件分發(fā)流轉(zhuǎn)時(shí)間長(zhǎng)。參與項(xiàng)目文件編制的設(shè)計(jì)單位主要有七家，其中有兩家分公司的成品文件要通過(guò)EMS 郵寄到項(xiàng)目部文檔，故對(duì)于異地提交文件的單位，其交接方式和要求不同于總部各家設(shè)計(jì)院，文件問(wèn)題處理難度較大。文件內(nèi)部流轉(zhuǎn)審查批準(zhǔn)環(huán)節(jié)，延長(zhǎng)了項(xiàng)目文件歸檔到公司文檔、交付給業(yè)主的進(jìn)程；對(duì)于周期短的項(xiàng)目，文檔員需在五天內(nèi)完成登記、分發(fā)、存檔、數(shù)字化加工和交付業(yè)主等一系列工作，任務(wù)非常重，對(duì)文件控制管理水平要求高。

第三，核電堆型種類多，如M310+、華龍一號(hào)、VVER、CANDU 和AP1000 等，不同堆型電站的文件編碼體系和標(biāo)準(zhǔn)各不同。為了保證歸檔文件屬性標(biāo)識(shí)準(zhǔn)確、格式規(guī)范，項(xiàng)目參與方需在文件產(chǎn)生、分發(fā)、歸檔各環(huán)節(jié)投入大量人力對(duì)其把關(guān)。

第四，同時(shí)開展項(xiàng)目的數(shù)量多，任務(wù)等級(jí)、類別不同，受委托改造的深度和廣度影響，不同項(xiàng)目產(chǎn)生的文件數(shù)量和種類也不同。

第五，專業(yè)性極強(qiáng)。核電工程建設(shè)工藝龐雜，涉及堆工、電氣、儀控、機(jī)械、給排水、暖通、建筑、結(jié)構(gòu)、氣體、通信、布置、焊接、同位素、定期試驗(yàn)等幾十個(gè)專業(yè)工種，設(shè)計(jì)輸入常常依賴各工種互提資料后進(jìn)行，對(duì)項(xiàng)目文件的設(shè)計(jì)輸入進(jìn)程有一定的制約和影響[1]。

3 技術(shù)服務(wù)項(xiàng)目文件控制的策略和方法

3.1 納入合同管理

合同文本是項(xiàng)目執(zhí)行的法律依據(jù)，是項(xiàng)目建設(shè)單位約束項(xiàng)目承接單位按期交付合格產(chǎn)品的最有效措施，項(xiàng)目文檔作為項(xiàng)目管理的一部分應(yīng)參與招標(biāo)、投標(biāo)文件及合同文本有關(guān)文件資料提交條款的編制與審查工作；文件資料條款要明確雙方職責(zé)范圍、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和程序、文件提交時(shí)間、內(nèi)容、介質(zhì)和數(shù)量等，是項(xiàng)目文檔開展工作需參照?qǐng)?zhí)行的重要依據(jù)之一。

在簽署專業(yè)分包合同時(shí)還應(yīng)注意文件資料條款內(nèi)容要與上游合同相關(guān)要求保持一致，且各分包單位之間的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)也要一致，并把文件交付質(zhì)量和交付進(jìn)度納入合同驗(yàn)收支付環(huán)節(jié)以確保項(xiàng)目按計(jì)劃順利實(shí)施。

3.2 建立健全項(xiàng)目文檔管理制度

項(xiàng)目文檔管理制度建立既要遵循國(guó)家相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和公司文檔管理的要求，又要結(jié)合項(xiàng)目文檔工作實(shí)際，推行公司文檔一體化管理指導(dǎo)思想，組織專業(yè)部門梳理、識(shí)別業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的項(xiàng)目文件歸檔范圍與保管期限，搭建項(xiàng)目文檔分類與結(jié)構(gòu)，明確接口職責(zé)、規(guī)范管理要求和工作流程，使文檔管理工作開展有章可循、有據(jù)可查。

3.3 項(xiàng)目文件歸檔進(jìn)度控制

項(xiàng)目文件歸檔進(jìn)度控制離不開各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)專業(yè)部門、設(shè)計(jì)單位的協(xié)作和支持，只要項(xiàng)目全過(guò)程各環(huán)節(jié)進(jìn)度得以控制才能保證項(xiàng)目產(chǎn)品按計(jì)劃提交，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目順利驗(yàn)收。

3.3.1 建立順暢的通信渠道

技術(shù)服務(wù)項(xiàng)目通信渠道管理有別于工程總承包項(xiàng)目，項(xiàng)目部同時(shí)服務(wù)于多家業(yè)主單位，且同一家單位全年有多個(gè)項(xiàng)目開展，信函往來(lái)十分頻繁，因此建立標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一順暢的通信渠道顯得尤為重要。

為了保證同一項(xiàng)目各類文函在系統(tǒng)上及時(shí)準(zhǔn)確分發(fā)，確保計(jì)劃進(jìn)度跟蹤、文件分類存檔和提供利用，自2017年9月起，實(shí)行收文先交由計(jì)劃部統(tǒng)一取項(xiàng)目號(hào)，再經(jīng)項(xiàng)目文檔登記分發(fā)，這一舉措有助于項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)來(lái)文輕重緩急快速批文，以及項(xiàng)目經(jīng)理、設(shè)總和設(shè)計(jì)經(jīng)理及時(shí)知曉所辦項(xiàng)目進(jìn)程。

3.3.2 加強(qiáng)項(xiàng)目文件出版任務(wù)進(jìn)度考核機(jī)制

項(xiàng)目文件出版進(jìn)度由計(jì)劃部下達(dá)任務(wù)通知單到設(shè)計(jì)單位并對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤、預(yù)警和考核，項(xiàng)目文檔配合計(jì)劃部在IED 清單據(jù)實(shí)登記文件的提交日期、存檔日期和交付日期，作為其考核設(shè)計(jì)單位和相關(guān)部門任務(wù)執(zhí)行效力的依據(jù)。

為有效督促設(shè)計(jì)工作及時(shí)執(zhí)行，計(jì)劃部要求設(shè)總/設(shè)計(jì)經(jīng)理填寫任務(wù)時(shí)注明部分設(shè)計(jì)文件/圖紙為“考核點(diǎn)”，并將考核點(diǎn)納入技術(shù)服務(wù)板塊對(duì)設(shè)計(jì)單位JYK 考核計(jì)分掛鉤，大大提升了項(xiàng)目進(jìn)度管理水平。

3.3.3 優(yōu)化設(shè)計(jì)審簽流程，提高項(xiàng)目進(jìn)度

為明晰設(shè)計(jì)單位審簽職責(zé)和權(quán)限，提高設(shè)計(jì)校審和設(shè)計(jì)質(zhì)量評(píng)定進(jìn)程，設(shè)計(jì)管理部編制了《技術(shù)服務(wù)項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件審簽規(guī)定》，要求文件的編校審簽、批準(zhǔn)統(tǒng)一由設(shè)計(jì)單位按要求完成。由此，改變了過(guò)去設(shè)計(jì)輸出文件在設(shè)計(jì)單位內(nèi)部編校審簽后再交由項(xiàng)目部審簽、批準(zhǔn)等責(zé)任邊界不清晰、流程繁冗重復(fù)的問(wèn)題，大大縮減了設(shè)計(jì)審簽流轉(zhuǎn)過(guò)程，加快了文件歸檔和交付業(yè)主的進(jìn)程。

3.3.4 提高項(xiàng)目文件歸檔進(jìn)度的措施

為避免文件分發(fā)流轉(zhuǎn)延時(shí)影響項(xiàng)目總體進(jìn)度，項(xiàng)目文檔通過(guò)程序規(guī)定項(xiàng)目成果文件從任務(wù)下達(dá)、設(shè)計(jì)單位提交、歸檔公司文檔到交付業(yè)主的工作職責(zé)、管理要求和流程；在項(xiàng)目前端密切關(guān)注文件出版任務(wù)，及時(shí)采集項(xiàng)目信息，如項(xiàng)目號(hào)、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目經(jīng)理、承擔(dān)單位、計(jì)劃完成時(shí)間，提前對(duì)項(xiàng)目文件總體進(jìn)度以及項(xiàng)目責(zé)任人做到心中有數(shù)；如實(shí)記錄文件從接收、分發(fā)、歸檔到交付業(yè)主的日期，作為項(xiàng)目經(jīng)理、計(jì)劃工程師跟蹤、督促和考核項(xiàng)目進(jìn)度的依據(jù)。

3.4 項(xiàng)目文件歸檔質(zhì)量控制

項(xiàng)目文件歸檔質(zhì)量由設(shè)計(jì)質(zhì)量和表觀質(zhì)量?jī)刹糠纸M成，項(xiàng)目文件從產(chǎn)生到歸檔要經(jīng)過(guò)設(shè)計(jì)單位、項(xiàng)目部和公司文檔層層檢查把關(guān)，最終全部符合業(yè)主的項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。但在與設(shè)計(jì)單位交接檢查文件時(shí)發(fā)現(xiàn)存在諸多因素影響文件歸檔進(jìn)度，其中表觀質(zhì)量的文件標(biāo)識(shí)錯(cuò)誤尤為突出，如工程號(hào)、圖冊(cè)（文件）名稱、內(nèi)部編碼、外部編碼、版次、狀態(tài)、密級(jí)、子項(xiàng)號(hào)或系統(tǒng)號(hào)和專業(yè)等。

通過(guò)對(duì)設(shè)計(jì)單位的設(shè)計(jì)輸出、設(shè)計(jì)文件審簽等程序?qū)W習(xí)了解，設(shè)計(jì)單位自身具備健全的文件審簽制度和人力配置，由于文件表觀質(zhì)量是對(duì)工程建設(shè)影響極小的圖面格式、文件標(biāo)識(shí)等易辨識(shí)修正的內(nèi)容，由編制者自校、校對(duì)者校核；另一方面，為保證設(shè)計(jì)質(zhì)量，將大量人力投入到設(shè)計(jì)內(nèi)容質(zhì)量的審核、審定上，僅設(shè)置兩級(jí)校審，究其原因主要是由文件編校環(huán)節(jié)疏忽。

為避免因圖面質(zhì)量不合格退回設(shè)計(jì)單位整改，影響后續(xù)文件歸檔、送印、數(shù)字化加工等工作，項(xiàng)目文檔梳理了各單位相應(yīng)職責(zé)，歸納常見(jiàn)的質(zhì)量錯(cuò)誤并形成檢查列表，并將文件提交要求、文件質(zhì)量要求以及工作流程固化到程序里，使文檔員處理文件快速準(zhǔn)確又得心應(yīng)手。同時(shí)設(shè)計(jì)管理部組織設(shè)計(jì)單位進(jìn)行不定期的文件圖紙標(biāo)識(shí)相關(guān)培訓(xùn)，加強(qiáng)文件檢查質(zhì)量問(wèn)題統(tǒng)計(jì)和定期反饋機(jī)制。

4 結(jié)論

技術(shù)服務(wù)項(xiàng)目文件控制管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期持續(xù)的工作，在項(xiàng)目文檔管理實(shí)踐中，通過(guò)合同管理、建立健全項(xiàng)目文檔管理制度、文件歸檔進(jìn)度控制和文件歸檔質(zhì)量控制四個(gè)方面的控制管理和策略，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)前端文件形成源頭的管理控制，使項(xiàng)目文件在項(xiàng)目全過(guò)程中按照科學(xué)、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生發(fā)布、分發(fā)流轉(zhuǎn)、整理歸檔、保管利用和交付處置的管理運(yùn)作，從現(xiàn)實(shí)意義上看，有利于按期保質(zhì)保量地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目順利驗(yàn)收，獲得經(jīng)濟(jì)效益；從長(zhǎng)遠(yuǎn)意義來(lái)看，項(xiàng)目文件的利用和經(jīng)驗(yàn)積累有利于促進(jìn)項(xiàng)目技術(shù)優(yōu)化和改進(jìn)，拓展技術(shù)服務(wù)市場(chǎng)。