知識(shí)管理環(huán)境下的企業(yè)檔案工作淺析

文/吳大海

當(dāng)前，知識(shí)經(jīng)濟(jì)已經(jīng)初現(xiàn)崢嶸，迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的挑戰(zhàn)已成為擺在企業(yè)面前的一項(xiàng)重要任務(wù)。與傳統(tǒng)資金、設(shè)備、原材料等生產(chǎn)資料不同，知識(shí)經(jīng)濟(jì)是以知識(shí)作為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的核心要素，通過(guò)對(duì)知識(shí)深入挖掘，形成新的知識(shí)，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。對(duì)于企業(yè)檔案室來(lái)說(shuō)，其保存的大量科技檔案、文書(shū)檔案、實(shí)物檔案，可以通過(guò)知識(shí)管理的理念和技術(shù)全面激活，助推企業(yè)成果創(chuàng)新，提升核心競(jìng)爭(zhēng)力；同時(shí)也為企業(yè)檔案部門帶來(lái)了新的理念和啟示，從而推動(dòng)檔案工作再上一個(gè)新的臺(tái)階。

一、引言

長(zhǎng)久以來(lái)，檔案工作者都緊緊圍繞收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、提供利用和登記統(tǒng)計(jì)開(kāi)展檔案管理工作，其核心職責(zé)保管、保護(hù)歷史記憶，以“藏”為主。但是伴隨著當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深化，企業(yè)內(nèi)部的市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)管理等愈發(fā)變得重要，檔案部門卻由于本身并不直接創(chuàng)造價(jià)值且作為企業(yè)文檔管理的末端，呈現(xiàn)出邊緣化的趨勢(shì)，檔案部門成為所謂的“養(yǎng)老部門”，其發(fā)展滯后于企業(yè)整體。

二、當(dāng)前環(huán)境下企業(yè)檔案管理面臨的困境

（一）被動(dòng)收集與前端控制、全程跟蹤之間的矛盾

傳統(tǒng)環(huán)境下，企業(yè)產(chǎn)生的多數(shù)為紙質(zhì)載體的檔案，檔案部門工作方式呈現(xiàn)出被動(dòng)性的特點(diǎn)，基本都是坐等文件流轉(zhuǎn)完畢，由企業(yè)相關(guān)部門初步整理后移交檔案部門整理，無(wú)法保證檔案的完整性以及質(zhì)量，對(duì)用戶的利用需求也是被動(dòng)回應(yīng)。

企業(yè)當(dāng)前開(kāi)展的知識(shí)管理理論探索也好，平臺(tái)建設(shè)也好等等，都必須統(tǒng)籌規(guī)劃，將檔案管理納入到企業(yè)知識(shí)管理這一體系中，通過(guò)統(tǒng)一規(guī)劃，檔案部門可以介入到文件形成之初，設(shè)計(jì)相關(guān)流程，從而實(shí)現(xiàn)前端控制。這將使得文件生命周期理論變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。

（二）以“保管”為核心的思想制約檔案利用工作的開(kāi)展

兩漢時(shí)期設(shè)立專門機(jī)關(guān)“蘭臺(tái)”、明代“皇史宬”和“后湖黃冊(cè)庫(kù)”等等這些檔案機(jī)構(gòu)，最主要的一個(gè)職能就是“藏”。檔案工作者也繼承了這一核心工作內(nèi)容。就筆者公司而言，檔案部門目前保存各級(jí)檔案近10萬(wàn)卷，圖紙20多萬(wàn)張，另外還有圖書(shū)、期刊、報(bào)紙、交流材料等資料10多萬(wàn)冊(cè)，每年投入大量經(jīng)費(fèi)和時(shí)間成本進(jìn)行維護(hù)。雖然檔案工作人員在此基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)編研成果，也主動(dòng)創(chuàng)造條件，為項(xiàng)目人員提供利用上的便利，但是離激活檔案信息資源還有一段距離。

知識(shí)管理的理念，是要充分挖掘企業(yè)檔案的價(jià)值，過(guò)去以“藏”為主的理念開(kāi)始被質(zhì)疑。對(duì)于企業(yè)檔案工作者來(lái)說(shuō)，當(dāng)前保存好檔案留給后人，固然是自身義不容辭的職責(zé)所在，但是更應(yīng)該思考，如何激活這些檔案信息資源，為檔案在企業(yè)信息構(gòu)成中找到一個(gè)支撐點(diǎn)。

（三）傳統(tǒng)檔案工作無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前信息化發(fā)展趨勢(shì)

當(dāng)前，人們已經(jīng)習(xí)慣利用網(wǎng)絡(luò)、平臺(tái)等查詢和獲取所需要的各類信息，同時(shí)關(guān)注內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確、時(shí)效、便利等方面。在傳統(tǒng)檔案工作以“藏”為核心的理念下，可以說(shuō)企業(yè)檔案的提供利用工作是一項(xiàng)痛點(diǎn)，坐等人員上門，工作被動(dòng)、耗時(shí)長(zhǎng)、效率低，無(wú)法滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的對(duì)檔案利用的時(shí)效性、完整性、便捷性要求。

這就需要企業(yè)檔案部門，對(duì)大量紛繁復(fù)雜、凌亂無(wú)序的檔案信息資源，完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)整合檔案信息資源，提高檔案信息資源的組織性、完整性，從而高效、便捷滿足用戶利用需求。

（四）檔案工作人員觀念與能力需要進(jìn)一步提升

傳統(tǒng)的檔案工作，是一項(xiàng)求穩(wěn)為主、變革較少的基礎(chǔ)性工作，其面對(duì)的檔案載體類型少、內(nèi)容單一、公眾檔案意識(shí)淡薄，檔案工作者大多數(shù)時(shí)間和精力投入在紙質(zhì)檔案的裝訂、裝盒、編目等重復(fù)性工作上。

在知識(shí)管理環(huán)境下，企業(yè)檔案種類繁多，如知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案、圖紙檔案、成果報(bào)告、計(jì)算書(shū)、各類實(shí)物檔案、視頻檔案等，出現(xiàn)了從載體到內(nèi)容的大量新型檔案，因此一味守舊、一成不變的傳統(tǒng)工作方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足日新月異的發(fā)展現(xiàn)狀，而且會(huì)制約檔案工作發(fā)展變革。檔案工作人員要打破以往對(duì)檔案工作的誤區(qū)，轉(zhuǎn)變思想、提高認(rèn)識(shí)，樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的理念，根據(jù)崗位特點(diǎn)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，不斷拓寬知識(shí)范圍，培養(yǎng)實(shí)踐技能，提高綜合素質(zhì)。

三、推進(jìn)企業(yè)檔案工作知識(shí)化管理的幾點(diǎn)思考

知識(shí)管理的理論和實(shí)踐已經(jīng)影響到企業(yè)發(fā)展的方方面面，知識(shí)日益成為企業(yè)發(fā)展最重要的戰(zhàn)略性資源。在這種背景下，檔案工作其職責(zé)重心也在慢慢轉(zhuǎn)移，如何使檔案工作在保證基礎(chǔ)工作質(zhì)量的同時(shí)，逐漸適應(yīng)形勢(shì)變化，是擺在企業(yè)檔案工作人員面前的一項(xiàng)重要課題。

（一） 由“重藏輕用”到“藏用結(jié)合，以用為主”

知識(shí)管理注重挖掘知識(shí)的價(jià)值，并通過(guò)對(duì)企業(yè)知識(shí)獲得、積累、保護(hù)、利用、更新、創(chuàng)新，形成新的知識(shí)，反饋到企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)系統(tǒng)中，形成螺旋式上升過(guò)程，從而提高企業(yè)創(chuàng)新能力和競(jìng)爭(zhēng)力。

企業(yè)檔案部門要突破過(guò)去片面強(qiáng)調(diào)檔案“重藏輕用”的功能，把檔案開(kāi)發(fā)利用擺在重要位置，檔案工作應(yīng)從重史料保存轉(zhuǎn)變?yōu)橹亻_(kāi)展檔案信息傳播。具體說(shuō)來(lái)，需要從以下幾個(gè)方面著手。

首先，豐富的檔案信息資源是開(kāi)展檔案服務(wù)及知識(shí)服務(wù)的基礎(chǔ)，通過(guò)將傳統(tǒng)的以紙質(zhì)、聲像、圖片為載體檔案信息數(shù)字化，是實(shí)現(xiàn)其利用價(jià)值的主要方式之一，同時(shí)也不能因?yàn)橹匾曤娮訖n案而忽視對(duì)傳統(tǒng)檔案信息資源的保護(hù)。

其次，拓展檔案信息資源傳播渠道。保密與利用本身就是一對(duì)矛盾，檔案工作人員要正確把握這中間的度，結(jié)合企業(yè)知識(shí)管理建設(shè)，篩選并利用最為恰當(dāng)?shù)那?，為信息傳播?gòu)建最為通暢的橋梁。

最后，類似電子商務(wù)中的B2C，檔案部門要直面企業(yè)用戶的訴求，改變以往坐等上門利用的情況，通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘，對(duì)企業(yè)用戶的需求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解用戶需要。

（二）從“成果編研”到知識(shí)創(chuàng)新

知識(shí)管理將檔案資源重新定位為待有序化開(kāi)發(fā)的智力資本。傳統(tǒng)檔案編研工作，對(duì)這部分智力資本集中在編寫(xiě)參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志等方面，形成具有邏輯規(guī)則、條理清晰的信息集合，屬于對(duì)檔案資源的直接利用。而知識(shí)管理則需要深層次挖掘、有序化的開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案信息資源。

這就對(duì)檔案工作者自身的學(xué)識(shí)、素質(zhì)都提出了更高的要求。檔案工作者需要具有基本的歸納、總結(jié)、剔除冗余信息、去粗取精、去偽存真的能力，向不同類型的用戶有針對(duì)性的提供檔案信息，化信息為知識(shí)，以適應(yīng)時(shí)代對(duì)檔案工作的要求。

同時(shí)，對(duì)知識(shí)資源的開(kāi)發(fā)，單純靠檔案部門遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，需要與企業(yè)其他部門聯(lián)動(dòng)，將檔案信息轉(zhuǎn)化為知識(shí)信息，并力所能及的對(duì)各種知識(shí)內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化加工，通過(guò)各種渠道將這些知識(shí)融入到生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和其它各項(xiàng)管理過(guò)程中，運(yùn)用知識(shí)改進(jìn)管理、服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，將知識(shí)轉(zhuǎn)化為企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

檔案工作者應(yīng)主動(dòng)引導(dǎo)檔案信息利用者的需求，通過(guò)各種渠道向他們提供所需檔案信息，輔助檔案信息利用者進(jìn)行決策，甚至支持他們進(jìn)行項(xiàng)目研發(fā)。

（三）由被動(dòng)收集到前端介入、全程跟蹤

傳統(tǒng)檔案工作的起點(diǎn)，往往處于文件運(yùn)動(dòng)周期的末端，被動(dòng)收集整理，既無(wú)法保證完整性，更無(wú)法控制檔案質(zhì)量。如設(shè)計(jì)企業(yè)的圖紙歸檔，有些還停留在項(xiàng)目人員抱著圖紙來(lái)告訴我們這些是需要?dú)w檔的圖紙，而檔案部門則無(wú)法確認(rèn)這些圖紙是否是最終版本，這種被動(dòng)的工作方式無(wú)法保證收集圖紙的質(zhì)量，也無(wú)法保證檔案信息資源價(jià)值。

盡管檔案學(xué)者提出了文件全生命周期理論，核心思想是將檔案工作人員的觸角延伸到文件形成之初，前端介入、全程跟蹤，但是囿于技術(shù)、管理等多方面因素，只有在知識(shí)管理的背景下，這一理論才能變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。

如今企業(yè)陸續(xù)開(kāi)始應(yīng)用知識(shí)管理系統(tǒng)或平臺(tái)，產(chǎn)生了大量的電子文件，前端控制已經(jīng)成為主流思想，通過(guò)統(tǒng)籌規(guī)劃系統(tǒng)或平臺(tái)建設(shè)，檔案管理工作可以介入到文件形成之初，檔案工作人員初步實(shí)現(xiàn)了檔案工作的全程跟蹤，同時(shí)利用數(shù)字水印、電子簽名等手段來(lái)維護(hù)來(lái)源信息的真實(shí)性，把握預(yù)歸檔文件質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案資源的組織、保障信息的安全傳輸與儲(chǔ)存，使檔案工作成為有效的信息工作。

再如上述的設(shè)計(jì)企業(yè)圖紙歸檔，通過(guò)流程化的知識(shí)管理系統(tǒng)或平臺(tái)，從而可以確保歸檔文件的最終版本。

（四）由經(jīng)驗(yàn)傳承到專業(yè)技能

一直以來(lái)，檔案工作都被認(rèn)為缺乏技能或檔案崗位技能要求低，在企業(yè)管理工作中處于邊緣地位，這一思想源于傳統(tǒng)環(huán)境下檔案工作門檻較低，工作上手容易，方法易學(xué)，程序簡(jiǎn)單，工作經(jīng)驗(yàn)傳承較多。

知識(shí)管理時(shí)代，在賦予檔案工作新的職責(zé)的同時(shí)，對(duì)檔案工作者自身也提出了更高的要求。在信息化不斷深入的今天，檔案工作者在提高自身專業(yè)知識(shí)素質(zhì)的同時(shí)，必須提高現(xiàn)代信息技術(shù)的管理素質(zhì)，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，新技術(shù)，熟練掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，提高計(jì)算機(jī)技能、現(xiàn)代化信息技術(shù)技能及現(xiàn)代化信息技術(shù)管理水平。

1.解放思想，轉(zhuǎn)變觀念

檔案工作人員要打破以往對(duì)檔案部門認(rèn)識(shí)的誤區(qū)，轉(zhuǎn)變思想、提高認(rèn)識(shí)，充分利用網(wǎng)絡(luò)及平臺(tái)優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)新服務(wù)方式，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，強(qiáng)化檔案部門參與公司建設(shè)與發(fā)展的意識(shí)，同時(shí)要打造檔案服務(wù)品牌，強(qiáng)化宣傳，展現(xiàn)檔案工作的成就、檔案工作者的風(fēng)采，增強(qiáng)企業(yè)人員的檔案意識(shí)。

2.多元化知識(shí)和技能

傳統(tǒng)檔案工作重復(fù)性多，工作經(jīng)驗(yàn)大于學(xué)識(shí)技能，因此對(duì)崗位要求偏重經(jīng)驗(yàn)論而非專業(yè)技能。但是當(dāng)前企業(yè)產(chǎn)生的檔案，不僅種類繁多，且具備多個(gè)專業(yè)知識(shí)，這就要求檔案工作人員具備多元化的背景知識(shí)，積極參加企業(yè)其他相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)，拓展專業(yè)背景。

同時(shí)，知識(shí)管理下的檔案工作，要求檔案工作者必須掌握足夠的技能。這里所指的技能，主要包含三個(gè)方面：

其一，一般技能，即從事管理工作均要掌握的技能，如文字表述、溝通技能、組織技能等；

其二，專業(yè)技能，即對(duì)檔案專業(yè)相關(guān)工作具有的掌握能力，掌握一定的檔案信息化工具，這些要求從事檔案工作人員對(duì)于檔案有一定的認(rèn)識(shí)并且能夠勝任工作；

其三，輔助技能，這是當(dāng)期亟待補(bǔ)足的短板，是對(duì)檔案工作者更高層次的要求，如數(shù)據(jù)挖掘、統(tǒng)計(jì)、分析等等，適應(yīng)當(dāng)前知識(shí)管理的需要。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案記載著人類歷史發(fā)展的進(jìn)程，檔案工作承擔(dān)著留存印記、發(fā)揚(yáng)文化的重任，發(fā)展至今取得了令人矚目的成就，保存了大量的信息資源。在知識(shí)管理的背景下，檔案工作也應(yīng)該跟上時(shí)代步伐，企業(yè)檔案部門要抓住時(shí)代給予的機(jī)遇，轉(zhuǎn)變思想、創(chuàng)新發(fā)展，主動(dòng)探索檔案信息資源開(kāi)發(fā)建設(shè)的基本規(guī)律，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，提高自身素質(zhì)，促進(jìn)檔案工作，更好地服務(wù)于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。