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      中小企業(yè)會計檔案信息化管理研究

      2019-01-21 11:49:22黃燕
      西部論叢 2019年3期
      關(guān)鍵詞:會計檔案中小企業(yè)

      摘 要:隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展,我國中小企業(yè)比重逐漸加強,中小企業(yè)已經(jīng)成為增加經(jīng)濟活力的重要參與力量。長期以來,由于中小企業(yè)的粗放式發(fā)展,對自身的財會建設(shè)明顯重視不足,這就導(dǎo)致了其進一步發(fā)展的局限性。筆者基于中小企業(yè)會計檔案處理的現(xiàn)狀和要求,以信息化要求為重點,對中小企業(yè)檔案信息化管理進行拓展性研究。

      關(guān)鍵詞:中小企業(yè);會計檔案;信息化管理研究

      1. 中小企業(yè)會計檔案信息化建設(shè)的背景

      1994年5月4日,我國發(fā)布了”關(guān)于大力發(fā)展我國會計電算化事業(yè)的意見”;同年6月30日發(fā)布”會計電算化管理辦法”;1996年6月10日頒怖”會計電算化工作規(guī)范”等等都顯示了發(fā)展Accounting Information System—AIS(會計信息化建設(shè)系統(tǒng))的政策指導(dǎo)與決策。

      我國會計信息化建設(shè)人才方面的具體要求是:會計信息化知識應(yīng)逐步成為在職會計人員必須具備的知識之一,其培訓工作要逐步納入會計專業(yè)技術(shù)資格考試、會計證照考試和在職會計人員培訓的相關(guān)課程。

      2. 中小企業(yè)會計檔案信息化管理的要求

      2.1總則

      為加強中小企業(yè)會計檔案的建檔工作,確保會計檔案的完整、準確、系統(tǒng),充分發(fā)揮會計檔案為經(jīng)濟業(yè)務(wù)工作服務(wù)的作用,規(guī)定了會計建檔工作的基本要求和管理職責。

      2.2信息化管理中的規(guī)范性引用文件

      《會計檔案管理辦法》(財會字[1998]32號)、會計電算化工作規(guī)范》(財會字[1996]17號、GB/Tl8894--2002((電子文件歸檔與管理規(guī)范)。

      2.3會計檔案信息化管理的理論原則

      Sorte r(1969)所提出事項法會計之所以在我國一直成為經(jīng)久不 衰的熱點問題,是因為信息技術(shù)所具有的強大數(shù)據(jù)處理功能讓人們看到這一研究的 應(yīng)用前景。利用計算機系統(tǒng)采集 的事項信息,不僅能夠提高財務(wù)報告的增 值性,而且也可同時滿足企業(yè)決策者的信 息需求,這種謀求信息資源集成,以便為信 息用戶提供多元信息的理想目標,使國內(nèi)眾多學者萌生了重構(gòu)新型的會計信息系統(tǒng) 之構(gòu)想。

      李端生等(2004)提出 的“需求決定的會計報告”模式,王世定等(2004)提出的財務(wù)會計與管理會計融合的信息集成管理系統(tǒng)模型等,重點構(gòu)畫了集財務(wù)會計與管理會計為一體的控制系統(tǒng)的理想框架。在實踐中,用友、金蝶、浪潮、新中大等軟件廠商立足于組織、信息與流程集成所開發(fā)的本土化 ERP 軟件,也開始從實務(wù)上夯實了建立業(yè)務(wù)事件倉庫的基礎(chǔ)。我國目前使用的會計數(shù)據(jù)庫大多采用DB2;ORACLE; SYBASE; INFORMIX;MS SQLSERVER; INGRES等六種數(shù)據(jù)庫(2004,李曉平)。

      3. 中小企業(yè)會計檔案信息化管理軟件的要求

      3.1合法性

      合法性是指會計軟件提供的功能,必須符合會計的規(guī)定。另外應(yīng)當考慮版本的合法性,盜版軟件沒有可靠的技術(shù)保障,還可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)損毀與侵犯著作權(quán)。所以,用戶應(yīng)取得合法的會計軟件,保障會計核算工作有條不紊地進行。

      3. 2正確性

      正確性是指計算正確和防止任何錯誤。軟件應(yīng)當提供自動進行銀行對帳的功能,自動產(chǎn)生銀行存款余額調(diào)節(jié)表;自動產(chǎn)生總分類賬、明細分類賬匯總的計算結(jié)果,均應(yīng)正確無誤;軟件應(yīng)當提供按照規(guī)定的會計期間進行結(jié)賬的功能等。

      3. 3安全性

      安全性是指會計軟件提供的功能,能防止操作錯誤和舞弊行為。例如:對于程序文件和數(shù)據(jù)文件,軟件應(yīng)當有加密、防火墻或者其他保護措施,以防止非法篡改與非法侵入;軟件應(yīng)當具有在計算機發(fā)生故障,或者由于強行關(guān)機及其他原因引起內(nèi)存和硬盤儲存會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下,具備數(shù)據(jù)復(fù)原的功能。

      3. 4查詢性:

      查詢性功能是指實時在線查詢總分類會計科目的名稱、科目代號、期初余額、累計發(fā)生額和余額、年初余額;能查詢記賬憑證。另外,設(shè)計多重復(fù)合條件查詢,模糊查詢,使會計信息人員方便使用。靈活的接口切換功能,可以使會計信息人員很靈活地尋找憑證、明細分類賬、總賬數(shù)據(jù)等。

      3. 5售后服務(wù):

      售后服務(wù)包括:會計軟件的實時維護、人員培訓、相關(guān)技術(shù)支持和軟件版本的升級及未來擴充開發(fā)的簡易可能性。還需要軟件制作單位派員加以解決。一旦延誤,會計作業(yè)工作就會被迫停止。

      4. 中小企業(yè)會計檔案信息化管理的實施

      4.1會計檔案信息化負責人的職責:

      貫徹執(zhí)行中小企業(yè)管理層關(guān)于會計檔案工作的規(guī)定,制定和健全有關(guān)信息化管理制度,確保財會檔案工作納入財會工作計劃、管理制度和財會人員職責范圍之中,并監(jiān)督財會人員執(zhí)行。聽取財會檔案工作人員關(guān)于會計檔案工作信息化建設(shè)的合理建議,幫助解決財會檔案工作方面的實際困難。

      4.2會計檔案人員的信息化管理操作要求

      按信息化管理的規(guī)定做好平時會計核算材料的形成、積累工作;整理好會計檔案材料,并進行組卷;主動配合相關(guān)材料的合并組卷事宜。

      4.3中小企業(yè)需要強化會計檔案信息化軟件和硬件建設(shè)

      加強適應(yīng)本企業(yè)實際情況的軟件選擇,做好會計檔案管理的軟件工作,并匹配好硬件參數(shù)。在軟件的選用中,必須考慮好對企業(yè)當前與長遠具有參考價值和憑證作用;必須反映財務(wù)管理、會計活動的全過程,保證完整、準確、系統(tǒng);必須遵循其自然形成規(guī)律保持其有機聯(lián)系,充分考慮財會檔案的類型特點。

      參考文獻:

      [1]Gatewood, R.D.& Field,H.S.,1990, Human Resource Selection. Orland, F1:The Dryden Press

      [2]Ted Friedman,2003,IBMs Xperanto Database Middleware Will See Narrow Early Use,F(xiàn)T-19-3531,P1?

      [3]李端生?續(xù)慧泓.論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會計報告模式[J].會計研究,2004(1):60-64.

      [4]簍耀雄.信息法研究[M].北京:人民法院出版社,2004:159-166.

      作者簡介:黃燕(1977.7- )女,本科,助理館員,研究方向為電算會計。

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