現(xiàn)代化檔案管理的創(chuàng)新研究

王 紅

(河南省淮濱縣人社局檔案管理中心，河南 淮濱 464400)

近年來，我國的科學(xué)水平在不斷提升，原來的檔案管理模式和方法也不能滿足現(xiàn)代檔案管理的要求，雖然我國人事局的檔案管理工作經(jīng)過了一定時(shí)間的發(fā)展和完善，但是由于時(shí)間在不斷進(jìn)步，導(dǎo)致檔案管理過程中又出現(xiàn)了一些新的問題。檔案管理工作出現(xiàn)了很多新的管理技術(shù)和管理方法，這能夠有效解決目前我國人事局檔案管理工作中的各種問題，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的創(chuàng)新。

一、現(xiàn)代化檔案管理存在的問題

(一)現(xiàn)代化檔案管理制度存在不足

在現(xiàn)代化檔案管理中，管理制度具有重要的作用，很多檔案管理工作都要依靠管理制度來開展，才能做好檔案的現(xiàn)代化管理。但是從實(shí)際的情況來看，目前現(xiàn)代化檔案管理制度建設(shè)比較落后，并沒有根據(jù)時(shí)代的發(fā)展來創(chuàng)新，還使用以往的管理制度[1]?，F(xiàn)代社會(huì)對檔案管理的要求、規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)都發(fā)生了很大的變化，以往的工作制度已經(jīng)不能滿足要求，阻礙了檔案現(xiàn)代化管理的實(shí)現(xiàn)。在檔案的現(xiàn)代化管理中，檔案信息資源沒有建立有效、完善的共享標(biāo)準(zhǔn)體系，檔案信息資源的程序開發(fā)軟件和程序開發(fā)語言都有所差異，很難減少信息資源的共享標(biāo)準(zhǔn)。

(二)現(xiàn)代化檔案管理沒有做好功能規(guī)劃

從目前的情況來看，現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的功能比較單一，基礎(chǔ)的檔案查詢和檔案檢索功能最為常見，其他的功能開發(fā)較少，對檔案管理工作的多元化發(fā)展非常不利。檔案管理系統(tǒng)的功能建設(shè)追求全面，但是卻忽視了系統(tǒng)功能的現(xiàn)實(shí)性，導(dǎo)致一些功能并沒有發(fā)揮作用?，F(xiàn)代化檔案管理還缺乏科學(xué)的管理系統(tǒng)功能規(guī)劃。一直以來，人事局檔案管理都注重檔案保管，但是卻對檔案的利用不夠重視，所以在建設(shè)管理系統(tǒng)功能時(shí)也更加注重檔案保管的功能，管理系統(tǒng)的功能建設(shè)以檔案的收集和檔案的保存為主，并沒有實(shí)現(xiàn)對高校檔案信息資源的深度挖掘和有效利用，缺乏對檔案開發(fā)利用的功能。

(三)信息化建設(shè)不平衡

從實(shí)際的情況來看，檔案管理的現(xiàn)代化管理過程中，由于不同地區(qū)之間的經(jīng)濟(jì)發(fā)展不均衡，各種設(shè)施和設(shè)備存在差異，并且不同地區(qū)的檔案管理人才的管理水平也有所差異，導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)過程中存在著信息孤島的情況，非常不利于檔案現(xiàn)代化管理和信息化管理的實(shí)現(xiàn)[2]。檔案管理需要多個(gè)部門的高效合作，但是從實(shí)際的情況來看，各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)性不強(qiáng)，檔案管理信息化建設(shè)不平衡。檔案信息化管理涉及到的內(nèi)容較多，范圍較大，而不同類型的檔案涉及的部門又不同，并且要采用不同的管理方式，而檔案管理并沒有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，所以在實(shí)際管理環(huán)節(jié)中就出現(xiàn)了不同檔案信息資源整合困難的情況。

二、現(xiàn)代化檔案管理的創(chuàng)新策略

(一)創(chuàng)新現(xiàn)代化檔案管理制度

在現(xiàn)代化檔案管理環(huán)節(jié)中，要更新管理制度的內(nèi)容，由于檔案現(xiàn)代化管理環(huán)境在不斷改變，因此管理制度的內(nèi)容也要不斷更新，要與時(shí)俱進(jìn)，可以在充分了解行業(yè)信息化的管理規(guī)定和相關(guān)政策的基礎(chǔ)上出臺(tái)合適的政策。另外，還要平衡好檔案業(yè)務(wù)多元化和信息化環(huán)境，結(jié)合實(shí)際的工作需求和工作要求來制定多層次的檔案信息化管理制度，從多個(gè)方面和多個(gè)層面來建設(shè)檔案管理制度。更新檔案管理理念，融入現(xiàn)代化的檔案管理發(fā)展理念，對檔案信息資源進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和管理，從思想上和組織上來實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理。

(二)優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng)的功能建設(shè)

強(qiáng)化檔案現(xiàn)代化管理就要求優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng)的功能建設(shè)，在實(shí)際的功能建設(shè)中，要從實(shí)際出發(fā)，了解檔案信息化管理的實(shí)際需求，從實(shí)際需求出發(fā)來做好管理系統(tǒng)的開發(fā)。建設(shè)管理系統(tǒng)時(shí)要掌握檔案管理工作的整體規(guī)劃，并在此基礎(chǔ)上來做好功能框架設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理基礎(chǔ)功能的系統(tǒng)框架，然后再結(jié)合一些不同階段的實(shí)際需求來做好階段性的功能建設(shè)[3]。在系統(tǒng)功能建設(shè)中，不僅要把握系統(tǒng)功能的全面性，同時(shí)還要注重其現(xiàn)實(shí)性，做好檔案利用和檔案服務(wù)方面的功能建設(shè)，強(qiáng)化對檔案資源的利用。

(三)促進(jìn)檔案信息化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展

要促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展，加強(qiáng)不同部門信息化建設(shè)的和諧發(fā)展。對于檔案資源的收集和整理都要采用統(tǒng)一的管理主體格式和形式，開發(fā)相關(guān)的管理軟件時(shí)，也要注重不同部門的軟件功能同步。購買相關(guān)的信息化管理硬件時(shí)，也要實(shí)現(xiàn)不同部門的同步，才能實(shí)現(xiàn)不同部門之間的協(xié)同化管理。構(gòu)建開放型的檔案信息資源共享系統(tǒng)，走檔案網(wǎng)站門戶——檔案信息化資源庫——數(shù)字檔案館的創(chuàng)新之路，做好檔案信息的資源整合，設(shè)計(jì)組合型的檢索方式。

三、結(jié)語

在現(xiàn)代化檔案管理中，要與時(shí)俱進(jìn)，充分利用現(xiàn)代化的管理理念和管理手段來進(jìn)行管理創(chuàng)新，創(chuàng)新現(xiàn)代化檔案管理制度，優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng)的功能建設(shè)，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展，做好檔案信息資源的開發(fā)和利用。