基層工會(huì)檔案管理之探討

張君鋒

(福建省三明市明溪縣總工會(huì)職工活動(dòng)中心，福建 明溪 365200)

基層工會(huì)檔案可以更好地記錄企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的活動(dòng)，作為研究企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和發(fā)展走勢(shì)的重要資料，其對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展而言具有重要作用。當(dāng)前我國(guó)在企業(yè)基層工會(huì)檔案管理中仍存在一些問題，這直接導(dǎo)致基層工會(huì)檔案的管理效率大打折扣，因此，針對(duì)這些問題要提出優(yōu)化方法，更好地提高基層工會(huì)檔案管理的效率和質(zhì)量，進(jìn)而更好地維護(hù)企業(yè)發(fā)展歷史真貌。借助對(duì)基層工會(huì)檔案的管理，可以為企業(yè)發(fā)展提供一個(gè)高效的信息服務(wù)平臺(tái)，有助于企業(yè)向好發(fā)展。

一、工會(huì)檔案管理的具體應(yīng)用和意義

(一)工會(huì)檔案管理的具體應(yīng)用

工會(huì)檔案的管理包括對(duì)檔案資料的立卷歸檔以及分類編號(hào)等工作，負(fù)責(zé)工會(huì)檔案管理的人員需要做好本職工作，提高對(duì)工會(huì)檔案的管理效率和質(zhì)量。工會(huì)檔案的管理中需要對(duì)職工代表大會(huì)相關(guān)會(huì)議材料以及規(guī)章制度進(jìn)行歸檔，這些會(huì)議資料中包含了各種通知文件和會(huì)議的詳細(xì)記錄。這就要求在對(duì)工會(huì)檔案管理歸檔過程中要確保文件資料的真實(shí)性和完整性，避免在管理中出現(xiàn)資料虛假和資料丟失的情況。同時(shí)，在對(duì)工會(huì)委員會(huì)職工代表大會(huì)等制定出的工作計(jì)劃和工作總結(jié)記錄等資料進(jìn)行歸檔時(shí)，也要督促相關(guān)管理人員嚴(yán)格按照資料信息進(jìn)行記錄，避免出現(xiàn)失誤。另一方面，在對(duì)記錄工會(huì)工作人員的提拔以及關(guān)于先進(jìn)個(gè)人的通知資料信息時(shí)，要根據(jù)具體的先進(jìn)事跡和表彰事跡來準(zhǔn)確記錄。在記錄企業(yè)發(fā)展的重大組織變革和重大事件時(shí)，要詳細(xì)記錄整個(gè)事件和活動(dòng)的具體內(nèi)容細(xì)節(jié)，通過完整的記錄和高效的管理，可以更好的記錄企業(yè)的發(fā)展樣貌。

(二)工會(huì)檔案管理的重要性

1.凝聚與傳承

通過基層工會(huì)檔案的管理，可以更好地將全體員工凝聚起來，進(jìn)而起到凝聚作用。借助管理基層工會(huì)檔案，可以提高整個(gè)工會(huì)的組織性和協(xié)調(diào)性，進(jìn)而有助于產(chǎn)生一種凝聚力和向心力，可以更好地在企業(yè)發(fā)展中引導(dǎo)員工努力工作。另一方面借助對(duì)基層工會(huì)檔案的管理保存，可以更好地保留工會(huì)組織的優(yōu)秀傳統(tǒng)和歷年工作經(jīng)歷，這在一定程度上也發(fā)揮了其精神財(cái)富的作用?；鶎庸?huì)檔案的管理需要不斷傳承下去，這對(duì)于維護(hù)企業(yè)整體的發(fā)展凝聚力具有重要作用，可以借助基層工會(huì)檔案的管理來發(fā)揮承上啟下的作用，進(jìn)而更好地傳承優(yōu)秀思想價(jià)值觀。

2.激勵(lì)與創(chuàng)造

由于基層工會(huì)檔案中保管記錄的大多數(shù)資料為企業(yè)發(fā)展的重大事跡，這些事跡在無形中可以給予企業(yè)員工們一定的激勵(lì)和創(chuàng)造性，因此，可以起到調(diào)動(dòng)員工工作積極性和工作創(chuàng)造性的作用。在對(duì)基層工會(huì)檔案管理過程中，可以發(fā)揮出優(yōu)秀事跡來引導(dǎo)員工們努力向前，進(jìn)而更好的幫助企業(yè)員工們樹立以企業(yè)為榮的發(fā)展觀念。企業(yè)長(zhǎng)期的發(fā)展離不開對(duì)基層工會(huì)檔案的管理，從某種意義上講，基層工會(huì)檔案可以成為企業(yè)的精神支柱，它對(duì)于凝聚員工們的向心力和激勵(lì)員工們更好的發(fā)展創(chuàng)造具有重要意義。借助對(duì)基層工會(huì)檔案的管理，可以更好地引導(dǎo)員工們對(duì)企業(yè)未來發(fā)展產(chǎn)生美好憧憬，進(jìn)而有助于激發(fā)他們的工作積極性和創(chuàng)造力。

3.輻射與制約

通過對(duì)基層工會(huì)檔案的管理，可以更好地整合企業(yè)物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富的建設(shè)成果，這一成果對(duì)于企業(yè)的所有員工而言，可以起到良好的輻射作用。由于工會(huì)檔案可以對(duì)每個(gè)員工行為和業(yè)績(jī)等起到良好的記錄作用，因此一定程度上也起到了對(duì)員工工作積極性的激發(fā)，有助于員工們努力提高工作業(yè)績(jī)并合理規(guī)范行為準(zhǔn)則。通過對(duì)企業(yè)員工行為和業(yè)績(jī)的記錄來起到對(duì)員工行為的規(guī)范作用，進(jìn)而有助于影響和制約企業(yè)每個(gè)員工的行為，久而久之可以對(duì)企業(yè)員工的心理產(chǎn)生巨大的號(hào)召力，這對(duì)于整個(gè)企業(yè)而言，可以產(chǎn)生群體效應(yīng)，提高了整個(gè)企業(yè)的凝聚力。通過工會(huì)檔案管理來輻射和制約員工行為，這樣可以更好地推動(dòng)企業(yè)向好發(fā)展。

二、目前工會(huì)檔案在管理中存在的問題

(一)對(duì)工會(huì)檔案工作沒有給予高度重視

部分企業(yè)過于注重企業(yè)效益的提升，而忽視了對(duì)工會(huì)檔案的記錄和整理。部分企業(yè)認(rèn)為工會(huì)的工作任務(wù)再約舉辦文體活動(dòng)，其與企業(yè)的發(fā)展和收益的提升關(guān)系并不大，因此，部分企業(yè)更加注重對(duì)科技檔案和文書類檔案的管理，而忽視了對(duì)工會(huì)檔案的保存和管理。由于對(duì)工會(huì)檔案工作并沒有給予高度的重視，這很大程度上導(dǎo)致工會(huì)工作的資料因整理不及時(shí)和記錄不完善而導(dǎo)致資料丟失，進(jìn)而影響到工會(huì)檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展所起到的積極作用。另一方面，企業(yè)在發(fā)展中過于注重經(jīng)濟(jì)效益的提升，在工會(huì)檔案管理中并沒有多下功夫，這在一定程度上也導(dǎo)致了重要的資料丟失，進(jìn)而導(dǎo)致工會(huì)文件資料未發(fā)揮出實(shí)質(zhì)性的價(jià)值。例如，在2004年，某集團(tuán)公司在組織編撰水電類文稿內(nèi)容時(shí)，因?yàn)槿笔嚓P(guān)領(lǐng)域的資料而導(dǎo)致編撰效率大大降低，甚至在部分重大事件的記錄上，由于記錄不完善而導(dǎo)致工會(huì)檔案的歷史價(jià)值未能發(fā)揮出來，嚴(yán)重影響整體工作效率。

(二)工會(huì)檔案覆蓋面廣，收集難度大

由于工會(huì)檔案資料包含的內(nèi)容較為廣泛，因此部分企業(yè)在管理工會(huì)檔案時(shí)面臨的收集資料難度較大?；鶎庸?huì)檔案所涉及到的資料內(nèi)容覆蓋面積廣，基本包含了企業(yè)的各個(gè)部門以及各個(gè)生產(chǎn)階段和作業(yè)層面，這在一定程度上也增加了企業(yè)對(duì)工會(huì)檔案管理中收集資料的難度性。例如，基層工會(huì)檔案資料中包含了上到企業(yè)的重大技術(shù)創(chuàng)新，下到員工工作詳情等，繁雜的資料內(nèi)容很容易造成工會(huì)檔案資料收集難度極大，而且一旦部分資料收集不完整，會(huì)直接影響整體資料的連貫性，進(jìn)而直接影響到工會(huì)檔案管理的效率。部分企業(yè)對(duì)基層工會(huì)檔案管理所包含的內(nèi)容分為三大類，第一大類是上級(jí)下發(fā)的各類相關(guān)公文資料，第二大類是本級(jí)工會(huì)工作活動(dòng)中形成的重要文件資料，第三大類是下級(jí)工會(huì)組織在開展相關(guān)活動(dòng)中所產(chǎn)生的文件資料，這三大類資料的收集都需要上下級(jí)之間共同協(xié)作完成，因此，在資料的收集中所面臨的難度較大。從基層工會(huì)檔案資料的職能來劃分，可以劃分為多類，其中包括對(duì)企業(yè)的民主管理和企業(yè)員工自身建設(shè)等等，這些資料關(guān)系到企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新以及工會(huì)工作調(diào)研等多個(gè)事項(xiàng)。由于基層工會(huì)檔案資料所涉及到的內(nèi)容覆蓋面積廣，因此在對(duì)資料收集，管理中遠(yuǎn)離的難度也較大。

(三)缺乏專業(yè)性強(qiáng)的管理人才

部分企業(yè)由于在發(fā)展中忽視了對(duì)基層工會(huì)檔案管理的重要性，因此，有些企業(yè)會(huì)直接將資料檔案室于其他辦公室合并，未能分離出獨(dú)立的和專門基層工會(huì)檔案管理部門。另一方面，由于企業(yè)缺乏專業(yè)性較強(qiáng)的基層的管理人才，因此在對(duì)企業(yè)基層工會(huì)檔案的收集和管理中無法運(yùn)用專業(yè)知識(shí)，這也是導(dǎo)致企業(yè)基層工會(huì)檔案管理效率低下的原因之一。部分企業(yè)在對(duì)工會(huì)檔案收集和保管工作中，通常組織非專門人員進(jìn)行收集整理，這些人員由于身兼數(shù)職，所以在對(duì)工會(huì)檔案收集過程中無法全身心投入，進(jìn)而影響到基層工會(huì)檔案資料收集的質(zhì)量。另一方面，企業(yè)為了應(yīng)對(duì)各項(xiàng)檢查而簡(jiǎn)單管理工會(huì)檔案資料，并沒有真正意識(shí)到基層工會(huì)檔案管理的重要性，因此，在對(duì)基層工會(huì)檔案管理未能調(diào)動(dòng)專業(yè)工作人員投入進(jìn)來。由于缺乏專業(yè)性較強(qiáng)的工會(huì)檔案資料管理人員，因此，企業(yè)基層工會(huì)檔案的管理嚴(yán)重缺乏科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，甚至?xí)捎诠芾砣藛T的崗位調(diào)動(dòng)，而導(dǎo)致檔案資料管理出現(xiàn)斷檔，嚴(yán)重影響基層工會(huì)檔案管理的質(zhì)量。

三、做好基層工會(huì)檔案管理工作的策略

(一)提高對(duì)基層工會(huì)檔案的管理意識(shí)

提高基層工會(huì)檔案管理的效率，首先要提高相關(guān)管理人員對(duì)基層工會(huì)檔案管理的意識(shí)，以此來提升對(duì)檔案管理的重視程度。部分企業(yè)可以成立相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)小組來強(qiáng)化任務(wù)的分配，并通過提高基層工會(huì)檔案的管理質(zhì)量來確保企業(yè)基層工會(huì)檔案的管理工作落實(shí)到實(shí)處，進(jìn)而更好的發(fā)揮出基層工會(huì)檔案管理的積極效用。另一方面，企業(yè)要針對(duì)基層工會(huì)檔案管理提供必要的管理工具，要設(shè)立專門的基層工會(huì)，檔案室并配備專業(yè)的檔案盒，以及做好防盜和防潮等工作。通過加強(qiáng)任務(wù)分配和專業(yè)化的形式建立，可以有效提高整個(gè)企業(yè)對(duì)基層工會(huì)檔案管理的重視程度。通過提高對(duì)基層工會(huì)檔案的管理意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，可以在整個(gè)企業(yè)中形成良好的風(fēng)氣，進(jìn)而有助于提升企業(yè)基層工會(huì)檔案管理的效率和質(zhì)量。

(二)提倡全員參與理念

由于基層工會(huì)檔案的管理需要涉及到多個(gè)部門以及全體員工，因此企業(yè)在開展基層工會(huì)檔案管理中可以鼓勵(lì)全體員工參與進(jìn)來，以此來提升基層工會(huì)檔案管理的效率和質(zhì)量。企業(yè)在進(jìn)行基層工會(huì)檔案管理中，可以將全體員工動(dòng)員起來，實(shí)現(xiàn)深層次挖掘信息檔案資料的作用，大大提高了在信息資料收集中的工作效率。通過提倡全體員工參與進(jìn)來的重要理念，不僅有助于提高基層工會(huì)檔案資料收集中的效率，同時(shí)有助于員工們形成良好的思想意識(shí)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了基層工會(huì)檔案對(duì)員工起到的凝聚力作用。在提倡全員參與理念過程中，作為帶頭人的基層工會(huì)檔案管理的負(fù)責(zé)人員要不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，更好地將先進(jìn)技術(shù)融入到基層工會(huì)檔案管理的信息采集和檔案收集工作中來。另一方面，基層工會(huì)檔案的資料要發(fā)揮出積極的應(yīng)用作用，為企業(yè)員工們提供更便捷的信息服務(wù)。

(三)建立工會(huì)檔案收集網(wǎng)絡(luò)

由于基層工會(huì)檔案中涉及到的資料范圍較廣，因此，企業(yè)可以通過建立基層工會(huì)檔案，收集網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)對(duì)基層工會(huì)檔案資料的高效管理。例如，部分企業(yè)在基層工會(huì)檔案管理中充分應(yīng)用視頻和光盤等檔案資料收集方式來提高檔案收集的效率，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了檔案的多樣化。這要求企業(yè)在基層工會(huì)檔案管理中要緊跟時(shí)代潮流，充分運(yùn)用當(dāng)前火熱的信息化技術(shù)來建立工會(huì)檔案的收集網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，為自身企業(yè)的基層工會(huì)檔案管理更便捷的技術(shù)服務(wù)。通過建立工會(huì)檔案，收集網(wǎng)絡(luò)可以更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案管理的利用，進(jìn)而有助于整個(gè)企業(yè)建立更統(tǒng)一的信息服務(wù)系統(tǒng)，這在一定程度上滿足了企業(yè)員工隨時(shí)隨地查看基層工會(huì)檔案的需求。另一方面，通過建立工會(huì)檔案，收集網(wǎng)絡(luò)可以更好地發(fā)揮出企業(yè)全體員工的作用，企業(yè)可以選拔出責(zé)任心較強(qiáng)的員工作為檔案資料的收集人員，以此來提高對(duì)基層工會(huì)活動(dòng)資料數(shù)據(jù)的收集效率。借助工會(huì)檔案收集網(wǎng)絡(luò)能夠更好地發(fā)揮出企業(yè)各級(jí)工會(huì)組織以及企業(yè)全體員工的作用，更好地解決了資料收集范圍較廣，以及收集難度較大的問題，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了收集范圍的拓展，提高了檔案的完整性。

(四)勇于創(chuàng)新檔案管理方法

企業(yè)在進(jìn)行基層工會(huì)檔案管理中，要勇于創(chuàng)新出新的管理方法，以此來激活檔案的管理工作。大部分企業(yè)在對(duì)基層工會(huì)檔案資料管理中通常依據(jù)其四類職能進(jìn)行分類收集，這一收集能力方法由于其分類少，所以在對(duì)資料整理中所耗費(fèi)的時(shí)間較少，但這一整理方法更適用于檔案資料較少的情況。企業(yè)基層工會(huì)所涉及的檔案資料較多，如果仍采用傳統(tǒng)的四類職能分類收集的方法，很容易導(dǎo)致對(duì)檔案資料判斷的失誤以及對(duì)檔案資料裝訂時(shí)，會(huì)由于資料過多而只能采取分冊(cè)裝訂的方法，這在一定程度上會(huì)增加了查詢和使用中麻煩。企業(yè)在管理基層工會(huì)檔案中要盡可能根據(jù)其企業(yè)基層工會(huì)檔案的特征來創(chuàng)新出新的管理方法，例如可以依據(jù)專題形式來分類整理，或者根據(jù)資料檔案的不同形式來進(jìn)行分類存檔。通過創(chuàng)新檔案管理方法可以更好的提高對(duì)基層工會(huì)檔案資料的分類處理，進(jìn)而有助于更好地服務(wù)職工，有助于員工們便捷地查閱利用基層工會(huì)檔案。

(五)提高工會(huì)檔案利用率

企業(yè)在發(fā)展中要盡可能提高基層工會(huì)檔案的利用效率，以此來更好地發(fā)揮出基層工會(huì)檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展的積極效應(yīng)。企業(yè)通過記錄工會(huì)事件和職工事跡來更好地反映企業(yè)工會(huì)組織對(duì)于企業(yè)發(fā)展所起到的重要作用，因此要更好地提高工會(huì)更好地利用效率，在提高其利用效率中可以采用自動(dòng)化的模式。部分企業(yè)在管理基層工會(huì)檔案中充分運(yùn)用了自動(dòng)化的技術(shù)，附加以大量的影像資料來更好的還原活動(dòng)真貌。在企業(yè)基層工會(huì)檔案管理中，通過運(yùn)用自動(dòng)化的技術(shù)來方便企業(yè)員工及時(shí)了解企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r以及開展活動(dòng)的具體內(nèi)容和形式，進(jìn)而提高了對(duì)基層工會(huì)檔案的利用效率。自動(dòng)化的資料檔案展示方法能夠更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)資料的科學(xué)管理，進(jìn)而有助于更好地宣傳企業(yè)文化意識(shí)，提升企業(yè)整體凝聚力。

四、結(jié)束語(yǔ)

基層工會(huì)檔案資料的管理直接影響了該檔案資料對(duì)企業(yè)發(fā)展的影響作用，針對(duì)當(dāng)前企業(yè)在基層工會(huì)檔案管理中存在的問題，要及時(shí)改進(jìn)優(yōu)化。借助提高員工意識(shí)和加強(qiáng)管理方法等手段來更好地運(yùn)用基層工會(huì)檔案，進(jìn)而更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)基層工會(huì)檔案的利用，以此來更好地發(fā)揮其凝聚力作用，推動(dòng)企業(yè)向好發(fā)展。