論檔案的收集與利用在檔案管理工作中的重要性

朱佰雙

（綏化市客運站，黑龍江 綏化 152000）

檔案是一個單位各項工作的集中反映和直接記錄，它承載了一個單位的興衰記憶和發(fā)展歷程。檔案管理工作的基礎(chǔ)一一檔案的收集，是其管理的實體基礎(chǔ)，直接影響著檔案的完整并體現(xiàn)出管理的水平。而檔案管理的最終目的是對其充分利用。即檔案是為用而收集，由用驗收集。收集和利用在檔案管理工作中是相互依存、相輔相成、相互支撐的兩個方面。提高檔案管理科學(xué)化水平勢在必行，這也是深入貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀的必然要求。

一、加強檔案管理的必要性

（一）順應(yīng)信息化發(fā)展的需要

到目前，我國網(wǎng)民總數(shù)達到了4.3億，使用手機的網(wǎng)民有2.81億，互聯(lián)網(wǎng)和手機等新興媒體的普及度日益增高。現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，極大地豐富了檔案管理的樣式、渠道和載體。網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、系統(tǒng)化已經(jīng)成為檔案管理的主要發(fā)展趨勢?！吨腥A人民共和國政府信息公開條例》的頒布實施，更多地賦予了廣大民眾的檔案知情權(quán)，檔案管理工作也承擔(dān)了更大的社會責(zé)任。這對檔案管理的信息源建設(shè)、管理方式創(chuàng)新和服務(wù)功能的提升都提出了更高的要求。

（二）提升我國文化軟實力的需要

從古至今，文化一直綜合國力競爭的主要因素，也是民族凝聚力和創(chuàng)造力的重要源泉。檔案作為對歷史的原始客觀記錄，能夠客觀真實地還原歷史社會的原貌，是極為珍貴的文化財富，憑借其獨特的優(yōu)勢和作用，有力地推動了社會主義文化大發(fā)展大繁榮。檔案具有覆蓋面廣、內(nèi)容真實性高、吸引力強等優(yōu)勢，能夠有效地鞏固社會主義意識形態(tài)，將民族的優(yōu)秀文化集中體現(xiàn)出來，對推動文化創(chuàng)新有著重要的作用。將某一地區(qū)的文化建設(shè)舉例，檔案對提升地區(qū)文化品位、豐富地區(qū)文化底蘊起著決定性作用。

二、檔案收集利用過程中存在的問題

（一）不能合理利用單位的檔案資源

一些單位的檔案管理工作處于一直有單位專項撥款進行基本維持的局面，檔案管理工作人員不能對單位的檔案進行整理、收集以及保管等工作，更不能有效地開發(fā)利用這些寶貴的資源。單位進行檔案管理工作就是要在將來有效地開發(fā)利用這個資源，因此檔案管理工作人員要提高正確的信息資源，而且這些信息資源能為該單位帶來一定的經(jīng)濟效益或者參考價值，能廣泛地服務(wù)于單位的發(fā)展。但是從近些年的觀察可以看到，很少的單位能有效地開發(fā)利用檔案資料，同時也沒有長遠的開發(fā)規(guī)劃，單位的檔案資料只能一直被動地放在檔案室，而且管理的模式也很單一。這樣的管理模式不能促進檔案資料的可持續(xù)發(fā)展與保存，單位應(yīng)該激活這些檔案資料的活力，實實在在為單位帶來價值，這樣才能更好地保護檔案資源。

（二）檔案收集利用沒有統(tǒng)一的管理制度

一些單位的檔案管理工作只是一種形式，沒有專人負(fù)責(zé)，也沒有明確的管理制度，對檔案資源的重要性更沒有明確的認(rèn)識。而且一些單位的領(lǐng)導(dǎo)干部也不注重日常工作的記錄，甚至認(rèn)為檔案管理工作只是一個象征性的部門，沒有必要花費很多人力與物力對檔案資源進行管理，因此單位的檔案管理工作經(jīng)常處于一個邊緣的狀態(tài)。很多的單位更沒有制定明確的管理檔案資料的規(guī)章制度，缺乏統(tǒng)一的管理，很多檔案管理工作人員變得無從下手，這樣也嚴(yán)重影響了他們的工作積極性、主動性與創(chuàng)新性。因此為了單位的更好地發(fā)展，單位應(yīng)該制定科學(xué)合理的檔案管理規(guī)章制度，對單位的檔案資源進行有序的管理。

三、提高檔案管理科學(xué)化水平的對策

（一）建立完善的檔案管理工作制度

單位要積極建立與完善一系列的檔案資料的管理制度，這樣開展檔案管理工作就有章可循，有法可依，有利于檔案管理工作進入正規(guī)的發(fā)展渠道，也促進檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。隨著社會的發(fā)展進步，過去的檔案管理工作的規(guī)章制度可能不再適應(yīng)現(xiàn)在社會的需要，單位要及時改進工作制度，并且在實踐中逐漸完善檔案管理工作制度。在進行檔案管理時，單位的工作人員都要嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，保障檔案管理制度的執(zhí)行力度，合理有效地利用開發(fā)檔案資源。

（二）提高管理人員對檔案管理的認(rèn)識

在實際的工作中，只要檔案管理工作人員對檔案管理工作的重要性有足夠的認(rèn)識，提高他們的思想覺悟，那么他們才能在工作中嚴(yán)格按照工作制度辦事，才能提高檔案管理工作的效率，從而提高他們的創(chuàng)新意識與工作的能力，增強他們對工作的責(zé)任感與奉獻精神。因此在實踐中，要提高與檔案有關(guān)工作人員的認(rèn)識水平，明確他們的工作范圍，宣傳相應(yīng)的法律法規(guī)等，那么工作人員才能更加的人負(fù)責(zé)。

（三）加強檔案管理工作的信息化建設(shè)

檔案管理工作也要跟隨信息化的潮流，在檔案管理工作中運用先進的科技手段，提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。檔案管理工作人員在計算機的輔助下，要及時更新檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確保存各類檔案信息，充分利用計算機與掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備保存圖片以及聲像等檔案資料，不再簡單地只是保持文字，這樣也可以實現(xiàn)檔案資料保存的無紙化，節(jié)省資金與空間。檔案信息資源的數(shù)字化是對檔案原文件保存的重要方式，單位應(yīng)該充分利用先進的信息手段把各種物質(zhì)化信息資源進行數(shù)字化的保存工作，并且建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫，為單位的每個工作人員提供服務(wù)。同時檔案管理工作的數(shù)字化要結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理工作的方法，使兩者相互補充，相互共存，共同發(fā)展。

結(jié) 語

在這個社會大發(fā)展的時期，領(lǐng)導(dǎo)干部要及時抓住時機，更新觀念，認(rèn)識到檔案工作的重要性，建立與完善檔案管理制度，并不斷進行更新，采用新的科學(xué)的方式方法，積極改善現(xiàn)代檔案管理模式，對檔案管理工作人員進行不定期的培訓(xùn)，引進與使用先進的計算機網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫技術(shù)，為實現(xiàn)檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展提供必要的設(shè)施、人才與制度?？傊?，隨著社會的發(fā)展和進步，檔案管理工作的作用和地位日益突出。在新的歷史形式下，只有提高檔案管理科學(xué)化水平，才能使檔案更好地服務(wù)于社會，服務(wù)于人民。