探討當今檔案館員的素質與檔案管理措施

時妍

（平泉市財政局，河北 承德 067500）

引言

檔案人員是維護和協(xié)調檔案工作的核心。他們的素質和能力在檔案管理中起著至關重要的作用。檔案圖書館員在新形勢下與時俱進,加強他們的職業(yè)道德和知識水平,不斷加強自己的綜合素質和能力,還應注意文件管理模式工作改進和探索,使用科學的方法,提高工作質量和效率的檔案管理工作的方向標準化、規(guī)范化、才真實地滿足社會現(xiàn)實的需要。

一、檔案館員的素質要求有哪些

（一）職業(yè)道德

檔案管理是一項特殊的工作，它對整個單位的業(yè)務和發(fā)展有很大的影響。因此，對檔案館員的思想政治素質和保密性有著嚴格的要求，這是一個合格的檔案館員應具備的基本職業(yè)道德。檔案工作人員應該有必備的職業(yè)道德,加強保密工作的概念內容,把單位的整體利益放在首位,嚴格執(zhí)行國家有關方針、政策提出的,并確保檔案管理的標準化發(fā)展。檔案工作人員要加強法治意識，增強法律意識，熟悉檔案工作的相關法律、法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，嚴格保密，防止泄密，損害整體利益。

（二）服務意識

檔案管理的目標是充分利用檔案信息，檔案工作者要有服務意識，通過信息的整合和歸檔，為獲取和應用提供便利，為整個單位未來的發(fā)展提供有價值的參考。檔案管理員應充分實現(xiàn)檔案的重要地位,建立強烈的責任感,有實事求是的態(tài)度,忠于職守,為他人提供熱情周到的服務,嚴格遵守“文件訪問管理系統(tǒng)”的系統(tǒng)檔案圖書館相關系統(tǒng)需求,以無私奉獻的精神,扎實做好本職工作,真正的發(fā)展和進步貢獻自己的單位功率。

（三）業(yè)務能力

檔案圖書館員應該有精湛的專業(yè)能力,在檔案管理方面的不斷學習和研究,建立學習的意識,不斷提高自己的專業(yè)水平,以解決新問題,以滿足不斷變化的工作需要的新時代。首先，檔案管理具有豐富的專業(yè)文化知識，提高業(yè)務技能。檔案管理工作涉及政治、經濟、科學、文化等多個領域。因此，檔案館員應重視各種知識的學習，優(yōu)化自身的知識結構體系。在實際工作中，我們應該注重培養(yǎng)和提高發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的能力，以及分析和處理突發(fā)事件的能力。其次，必須具備信息技術和計算機應用能力。

如今是一個網絡發(fā)展的信息時代,傳統(tǒng)的手工紙質檔案管理模式已不足以應對龐大的信息數(shù)據,檔案管理員更新工作手段,借助電腦,掃描儀,等設備更有效地提高文件收集、整理、存儲和檢索,等獲得,應注意網絡安全保護,避免木馬病毒的侵犯,確保安全和秘密文件。最后，要有部門之間的協(xié)調和溝通能力。檔案管理工作可以與幾乎所有的相關部門在單位內部將產生,需要各部門配合,收集所需的數(shù)據信息,因此文件控制器應該在部門間溝通與協(xié)調,及相關人員處理好工作關系,獲得他人的協(xié)調和支持,高質量完成檔案工作。

（四）創(chuàng)新精神

由于科技、社會和經濟形勢發(fā)生變化,傳統(tǒng)的落后的東西不能適應當前的發(fā)展趨勢,因此,檔案管理員必須要與時俱進,創(chuàng)新的進取精神,在工作中敢于打破常規(guī),銳意進取,努力創(chuàng)建一個新形勢下的檔案管理。檔案工作要發(fā)展，要轉變觀念。檔案工作要從保管工作向開發(fā)利用工作轉變。把我的服務變成我的服務；把被動服務轉變?yōu)橹鲃臃?；把落后的服務變成領先的服務。

二、檔案管理工作的有效措施有哪些

（一）以人為本，完善檔案管理制度

只有堅持以人為本，才能發(fā)揮出檔案管理的巨大功能，才能將檔案管理與單位整體發(fā)展融合在一起，在全體成員的共同關注和努力下，確保檔案管理工作始終受到高度關注，保障該工作能夠順利有效地推進實施。

（二）培養(yǎng)和發(fā)展專業(yè)的知識人才

在信息時代，檔案管理要實現(xiàn)現(xiàn)代化，就必須進行規(guī)劃，優(yōu)化資源，建設一支以管理人才、技術人才、業(yè)務人才為核心的高素質精英團隊。為此，有必要根據檔案人員的個人情況、素質水平和崗位特點，制定科學、系統(tǒng)的檔案人員人才培養(yǎng)計劃，通過講座、研討、進修等形式，對檔案人員進行繼續(xù)教育。與大學教育相比，檔案人員的繼續(xù)教育將更加直接、有目的、高效。

（三）人員考核制度

除了加強檔案管理體系建設，還應將檔案管理納入考核內容?；炷潦腔谝蛩厝鐧n案管理工作的特點和工作要求員工建立一個全面、客觀、定量評價體系,根據績效評估中心,圍繞職業(yè)道德和專業(yè)素質建設檔案管理人員考核標準,同時,根據考試系統(tǒng)的基礎上,建立一個有效的激勵機制,激發(fā)職工檔案管理工作積極性。

（四）嚴格規(guī)范文件的制發(fā)，確保無誤

必須重視文件這個重要來源,應該嚴格規(guī)范文件方法,確保標準化和高質量,不出現(xiàn)錯誤的問題,只有確保準確性和真實性的原始憑證、文件管理奠定良好的基礎。為了加強檔案管理，保證檔案的實物質量，必須規(guī)范文件格式，為今后的分類和歸檔提供更多的便利。文件中的所有要素應完整，文件內容應完整、清晰，以保證長期保存。

結語

綜上所述，檔案管理對于一個單位來說是個不可忽視的重要工作，新時期更應該深刻認識到檔案管理的重要意義，對這項工作的開展付出更多的努力，檔案館員要不斷提高自身的綜合素質能力，在思想和專業(yè)技能上進行學習提升，再就是還要探索實施有效的措施不斷加強檔案管理工作，確保檔案信息的質量，真正體現(xiàn)出檔案資料的重要價值。