王寧
(興安盟人力資源和社會(huì)保障局,內(nèi)蒙古 興安盟 137400)
檔案管理數(shù)字化在實(shí)現(xiàn)的過程中具有較強(qiáng)的技術(shù)性特點(diǎn),其中包含了計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、安全技術(shù)等多種類型的新型技術(shù)。因此,技術(shù)的不斷發(fā)展與完善是檔案管理數(shù)字化的重要基礎(chǔ)條件,這些技術(shù)的發(fā)展、普及及研發(fā)力度在一定程度上決定著檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。
在開展事業(yè)單位人事檔案信息管理數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的過程中,最重要的是要組建相應(yīng)管理制度,保證人事檔案信息管理數(shù)字化的科學(xué)性和系統(tǒng)性。此外,要建立相關(guān)人員職責(zé)明細(xì),保證檔案部門的情況得到全面升級(jí),加強(qiáng)對(duì)硬件方面的調(diào)查研究,如計(jì)算機(jī)和相關(guān)配套設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等。
在事業(yè)單位人事檔案信息管理數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程中,還應(yīng)該保障技術(shù)基矗不僅需要計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等多種現(xiàn)代化技術(shù)的支持,還應(yīng)該結(jié)合事業(yè)單位自身的實(shí)際發(fā)展水平進(jìn)行分析,有效制定科學(xué)的管理方式。同時(shí),應(yīng)該保證對(duì)高素質(zhì)人才的管理,提高人事檔案信息管理的評(píng)估效果。要明確事業(yè)單位人事檔案信息管理信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)施要求。通過分析實(shí)施目標(biāo),能夠確定目標(biāo)要素,保證實(shí)施要素的主體部分得到全面升級(jí)。此外,還應(yīng)該促進(jìn)管理體制、運(yùn)行體制、保障體制等相關(guān)體制的融合,為事業(yè)單位人事檔案信息管理提供充足的技術(shù)支持,保證事業(yè)單位人事檔案信息管理數(shù)字化建設(shè)的整體效率。
首先,為了更好應(yīng)用先進(jìn)技術(shù),應(yīng)制訂靈活的管理方案,明確工作目標(biāo)與流程,建立現(xiàn)代化管理機(jī)制。其次,需加大宣傳教育工作力度,及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問題,采取有效措施解決問題,在樹立正確觀念的情況下,增強(qiáng)工作效果。在此期間,應(yīng)合理使用先進(jìn)的管理知識(shí),對(duì)檔案進(jìn)行收集與整理,合理開展相關(guān)鑒定工作,制訂統(tǒng)計(jì)管理方案,保證在實(shí)際管理工作中,明確各方面職責(zé),創(chuàng)建多元化的管理機(jī)制。最后,在崗位工作中,需重點(diǎn)明確管理人員的工作內(nèi)容,建立崗位責(zé)任制度與獎(jiǎng)懲制度,及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題,采取有效措施處置區(qū)域負(fù)責(zé)人,以便于提升相關(guān)工作效果。在此期間,還要保證信息資料儲(chǔ)存的安全性與合理性,創(chuàng)建先進(jìn)的信息資源管理機(jī)制,協(xié)調(diào)各方面工作之間的關(guān)系,按照相關(guān)順序執(zhí)行工作,提升檔案管理水平。
一是建立完善的工資管理系統(tǒng)。在事業(yè)單位人事檔案信息管理的過程中,在調(diào)整工資的時(shí)候所依據(jù)的條件較多,如任職文件、立功受獎(jiǎng)、享受待遇文件、資格證等。要?jiǎng)?chuàng)建工資管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)員工工資管理的自動(dòng)化,最大限度提升事業(yè)單位人事檔案信息管理的水平。二是建立組織工作管理系統(tǒng)。在事業(yè)單位人事檔案信息管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化背景下,能夠全面了解事業(yè)單位內(nèi)部所有黨員的整體情況,如黨組織建設(shè)、黨組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和黨費(fèi)管理等資料,從而推動(dòng)事業(yè)單位人事管理更好的發(fā)展。三是設(shè)置計(jì)劃性檔案信息。作為事業(yè)單位人事檔案管理工作人員必須具備超前的意識(shí),盡量站在管理者的角度來全面分析問題,以便能夠最大限度發(fā)揮人才的作用。四是構(gòu)建人事文檔管理系統(tǒng)。在事業(yè)單位人事檔案信息管理過程中,可按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建完善的文件管理系統(tǒng),如文稿的產(chǎn)生時(shí)間、主要內(nèi)容和保管期限,以便在需要的時(shí)候能夠快速找出不同時(shí)間的相關(guān)文件資料。
對(duì)于事業(yè)單位人事檔案管理工作而言,管理流程較為重要,相關(guān)部門應(yīng)予以足夠重視,樹立正確的工作觀念,創(chuàng)新實(shí)際發(fā)展形式與途徑,建立健全管理體系,以便于促進(jìn)其長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展與進(jìn)步。首先,在實(shí)際工作中,要明確具體的范圍,對(duì)各類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行調(diào)整,逐漸提升數(shù)據(jù)管理工作效果,建立多元化的工作體系,明確各方面內(nèi)容,以便于協(xié)調(diào)發(fā)展。其次,在創(chuàng)新管理流程的過程中,檔案管理部門需建立完善的內(nèi)部控制體系,在動(dòng)態(tài)化管理的過程中,階段性更新檔案管理方式,做好維護(hù)工作。在此期間,可以使用先進(jìn)技術(shù)建設(shè)綜合歸檔方案,創(chuàng)建專業(yè)化的管理機(jī)制,在綜合歸檔的過程中,保障各類數(shù)據(jù)信息的穩(wěn)定性與可靠性。最后,應(yīng)合理設(shè)置相關(guān)人員的權(quán)限,制訂完善的資料管理等方案,在合理保管的情況下,明確相關(guān)信息,為其后續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
事業(yè)單位人事檔案信息化管理的一切工作都是在計(jì)算機(jī)上開展的,因此檔案管理人員要能夠保護(hù)好計(jì)算機(jī)的安全??梢詫?duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)安全技術(shù)培訓(xùn),包括防范黑客的攻擊、管理電腦病毒等。檔案管理人員在工作的時(shí)候,不能隨便在計(jì)算機(jī)上插入一些外接設(shè)備,比如手機(jī)、移動(dòng)硬盤、U盤等。管理人事檔案的電腦要單獨(dú)使用,并且由專人進(jìn)行管理,不能接入外網(wǎng)。保存人事檔案的時(shí)候,要注意防輻射、防高溫、防潮,并且做好人事檔案的備份工作。同時(shí)還要建立完善的人事檔案管理制度,對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范。要對(duì)計(jì)算機(jī)安全制度進(jìn)行規(guī)范,并且建立相關(guān)的安全標(biāo)準(zhǔn),保證人事檔案信息的安全。
綜上所述,通過對(duì)事業(yè)單位人事檔案的信息管理數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行了分析,明確了事業(yè)單位人事檔案信息管理數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的可行性,并對(duì)其應(yīng)用的具體措施進(jìn)行了全面總結(jié),提高了事業(yè)單位人事檔案信息管理的整體質(zhì)量。