漫談新時期檔案管理機制

劉麗潔

（河北省淶源縣城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險管理中心，河北 淶源 074300）

事業(yè)單位作為我國重要的城市發(fā)展以及運營管理機構(gòu)，其本身的檔案管理對于社會發(fā)展具有較大的影響。借助于良好的事業(yè)單位檔案體制與模式的構(gòu)建，積極提升現(xiàn)有的自身人力資源管理效率，改善現(xiàn)有的自身人力成本，提高實際企業(yè)運營效率。社會的發(fā)展，科學技術(shù)的進步，使檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象、管理方式都發(fā)生著變化，現(xiàn)代技術(shù)也廣泛應(yīng)用到檔案工作中。因此，造就一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，是強化檔案管理的關(guān)鍵。

一、不斷加強檔案人才資源建設(shè)

人才是檔案事業(yè)發(fā)展的第一資源。人才優(yōu)勢是最大的優(yōu)勢，要實現(xiàn)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)健康和可持續(xù)發(fā)展，必須把檔案人才資源建設(shè)放在首位。

（一）促進人才流動，盤活人才資源

引進有專業(yè)知識、專業(yè)技術(shù)、專業(yè)技能的人才充實檔案隊伍。

（二）樹立“以人為本”的觀念，促進人才健康成長，使其發(fā)揮作用

環(huán)境好，則人才聚。努力營造鼓勵人才干事業(yè)，支持人才干事業(yè)，幫助人才干事業(yè)的環(huán)境，充分調(diào)動其積極性、主動性和創(chuàng)造性。

（三）保持檔案干部隊伍的穩(wěn)定性

檔案是知識性、專業(yè)性、連續(xù)性很強的工作，檔案干部的不穩(wěn)定，直接影響到檔案工作的連續(xù)性。因此必須做好檔案干部的穩(wěn)定工作，從維護檔案工作的長遠利益出發(fā)，切實解決他們工作中、生活中的實際問題，使他們安心本職工作，熱愛本職工作，創(chuàng)新本職工作，促進檔案工作的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

二、加大檔案管理人員培養(yǎng)力度

隨著當前社會的發(fā)展和進步，檔案工作發(fā)生了顯著變化，檔案工作的領(lǐng)域拓寬了，檔案服務(wù)的范圍擴大了，檔案工作的手段更現(xiàn)代化了，這就對從事檔案工作的人員提出了更高、更新的要求。

（一）政治素質(zhì)

檔案管理人員應(yīng)認真學習檔案工作的法律、法規(guī)，貫徹落實中央關(guān)于檔案工作的一系列重要指示，遵守檔案利用工作紀律，按照黨和國家有關(guān)規(guī)定進行檔案的開發(fā)、開放、公布與利用。

（二）業(yè)務(wù)素質(zhì)

隨著檔案工作科技含量的提升，需要有綜合協(xié)調(diào)能力、掌握現(xiàn)代科學技術(shù)的復(fù)合型人才。因此，檔案人員應(yīng)具有較高相應(yīng)的專業(yè)知識，不僅掌握檔案理論知識（如歸檔程序、編目、檢索、利用等），還要熟悉與檔案工作相關(guān)的文化、理論與科學技術(shù)（如：文史知識、社會學、情報學、統(tǒng)計學等學科），不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

（三）現(xiàn)代管理的素質(zhì)

第一，要有開拓創(chuàng)新精神。檔案人員不但具有繼續(xù)傳統(tǒng)檔案工作理論的觀念，還要有研究探討檔案工作理論的觀念，研究探索檔案工作發(fā)展中出現(xiàn)新情況的意識，善于發(fā)現(xiàn)檔案工作的新規(guī)律、新方法，及時總結(jié)工作中的經(jīng)驗、教訓(xùn)，取人之長，補己之短，創(chuàng)新檔案機制，促進檔案發(fā)展。

第二，要有市場意識。首先要有質(zhì)量意識、效益意識。根據(jù)信息市場的需求，優(yōu)化服務(wù)措施，提高服務(wù)質(zhì)量，開發(fā)利用價值高的檔案信息，及時推向市場，發(fā)揮其積極作用。

第三，要有現(xiàn)代化意識。當前市場經(jīng)濟追求信息的快速傳遞，發(fā)揮時效是信息價值的重要措施。這就要求擋案人員努力學習，掌握現(xiàn)代化設(shè)備的實踐技術(shù)。

三、促進檔案工作的規(guī)范化、標準化

檔案工作規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案管理的保證。建立和健全檔案管理制度是做好檔案工作的基礎(chǔ)。

（一）加強制度建設(shè)

制度本身就是一種規(guī)范。要根據(jù)檔案工作的實際，制定文件形成、收集、整理、運轉(zhuǎn)、編目、立卷、檢索、安全保管等一系列基礎(chǔ)性工作的規(guī)章制度，統(tǒng)一標準規(guī)范整理，做到有章可循、有據(jù)可依，嚴格執(zhí)行，建立健全各項規(guī)章制度，真正實現(xiàn)檔案管理各環(huán)節(jié)的標準化、規(guī)范化。實踐中還要逐步完善，使檔案管理更具規(guī)范化、標準化、科學化。

（二）嚴格立卷歸檔標準，提高案卷質(zhì)量

實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標，就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。嚴格把握文件立卷歸檔的實效性，對完成現(xiàn)行文件任務(wù)的文件材料，才能立卷或歸檔，未完成的則不可以；進行合理的立卷分工，明確歸檔的重點，首先要區(qū)分文件與資料，特別要注意區(qū)分相似之處的文件資料，減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果；把住卷宗的入口關(guān)，不該歸檔的不混入，應(yīng)歸檔的不散失，在立卷過程中，同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在同一卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，使其反映同一問題全過程，這樣，即提高了檔案利用價值，又使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜；同時還要做好案卷的裝訂工作，以有利于檔案的標準化、規(guī)范化管理。

（三）嚴格公文的制發(fā)

檔案由公文轉(zhuǎn)化而來，公文制發(fā)得如何，不但決定公文本身的質(zhì)量，也影響檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質(zhì)量問題。如：公文用紙的質(zhì)量、規(guī)格，排版形式；公文的簽發(fā)手續(xù)、審批權(quán)限是否合格；公文的標題、主送和抄送單位是否準確、有無日期；字跡是否牢固清晰，不使用褪色的筆種、墨水，以有利于日后長久保管利用；不濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應(yīng)用等問題。

因此，在公文制發(fā)中，必須要解決好規(guī)范化、標準化的問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案實施規(guī)范化、標準化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。