新形勢下的水利檔案管理工作研究

馬玉英

（遜克縣水務(wù)局，黑龍江 遜克 164400）

水利工程是關(guān)系到民生發(fā)展和國家經(jīng)濟建設(shè)的基礎(chǔ)工作，我國對水利建設(shè)的重視度比較高，投入力度比較大，其在社會發(fā)展中的重要作用也愈加凸顯。水利檔案是水利建設(shè)中的重要組成部分，檔案中的信息資源可以為水利工作的開展提供有效依據(jù)，是水利建設(shè)中不可或缺的內(nèi)容，加強水利檔案管理具有一定的必要性。目前水利檔案管理工作還存在一些問題，要加強對水利檔案檔案管理工作的研究，這對水利建設(shè)的發(fā)展有著重要意義。

一、目前水利檔案管理中存在的問題

（一）檔案資料整理不完整

水利工程建設(shè)中檔案資料收集整理不齊全的情況普遍存在。一方面是由于水利工程的周期性較長，關(guān)聯(lián)的單位、部門、人員特別多，檔案收集的工作量非常大；另一方面是由于參加水利工程建設(shè)的相關(guān)單位、部門負責(zé)檔案收集整理和傳達的人員出現(xiàn)崗位變動或人事調(diào)整等，往往造成頭緒混亂、無人負責(zé)或多人負責(zé)的情況，相關(guān)檔案資料的收集整理不能完全接洽。

（二）檔案管理制度不完善

水利檔案管理工作中制度不健全、監(jiān)督管理體系欠缺的情況普遍存在。當(dāng)管理人員向各方收集檔案資料的時候，往往缺乏有效的制度規(guī)范，導(dǎo)致對方口頭答應(yīng)卻無人監(jiān)督落實，影響了檔案收集整理的效率。由于檔案管理工作沒有專門的負責(zé)人進行監(jiān)督，工作人員只能做到自己遵守制度，卻無法要求相關(guān)參加單位也遵守相關(guān)規(guī)章制度， 這就大大弱化了檔案管理制度的有效性，成為空頭文件。

（三）檔案管理人員的素質(zhì)水平比較低

檔案管理是一門專業(yè)性很強的學(xué)科，并非簡單的收集資料并存放那么簡單。然而在水利工程檔案管理工作中會發(fā)現(xiàn)有部分人員并非專業(yè)的檔案管理工作者，而是辦公室文職工作者充當(dāng)。 這樣就使得整個檔案管理工作比較混亂，容易在具體細節(jié)上出現(xiàn)問題，比如檔案分類不清楚、檔案資料混淆、檔案資料丟失或不全等，對檔案管理工作的有效性造成不良影響。

（四）信息化水平較為落后

以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案管理是傳統(tǒng)檔案管理工作的一大弱項。 包括信息檔案管理庫的設(shè)計研發(fā)和應(yīng)用、紙質(zhì)檔案資料的錄入、檔案信息的篩查和調(diào)用以及安全防范等工作都不到位。

二、新形勢下水利檔案管理工作完善對策

（一）加強對水利檔案的監(jiān)督管理

有關(guān)部門需要建立完善的水利檔案管理制度，對各個單位進行監(jiān)督管理，確保提供的檔案資料的有效性。對于各參建單位提供的資料信息，要進行統(tǒng)一收集和管理，監(jiān)督管理部門還需要做好各個環(huán)節(jié)的審查工作，提出科學(xué)的管理辦法，對檔案資料的格式、內(nèi)容和分類進行明確，讓各部門可以按照相關(guān)管理制度來開展檔案管理工作，實現(xiàn)水利檔案管理制度的有效落實。對于檔案資料不規(guī)范，提供態(tài)度不積極的情況，要進行嚴肅處理，明確各單位、各部門的職責(zé)，以此促進水利檔案管理工作的順利進行。

（二）重視人才的培訓(xùn)工作

從目前的水利檔案管理工作來看，檔案管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)水平與檔案管理工作質(zhì)量和效果有著密切聯(lián)系，其是制約水利檔案管理工作發(fā)展的主要因素之一，這就需要重視人才的培養(yǎng)，對管理人員進行考核。首先，要聘請專業(yè)的檔案管理工作人員，優(yōu)化檔案部門的人才結(jié)構(gòu)；其次，對水利檔案管理人員進行定期的培訓(xùn)工作，加強專業(yè)能力和技術(shù)方面的培訓(xùn)工作，使他們可以對檔案資料進行科學(xué)分配，具有安全保護意識，在實際工作中可以嚴格按照規(guī)章制度進行操作，同時也需要可以熟練應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，這對提升檔案管理工作的質(zhì)量水平有著重要作用，可以為水利檔案工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。對于態(tài)度不端正、工作不積極的檔案管理人員，一定要進行針對性處理，避免對其他工作人員產(chǎn)生影響。

（三）提升水利檔案管理的信息化水平

信息技術(shù)已經(jīng)融入各行各業(yè)的發(fā)展中，為人們的工作和生活提供了便利。水利檔案管理工作在開展的過程中，也一定要與時俱進，將現(xiàn)代化的管理理念和技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，加強水利檔案的信息化建設(shè)，這對提升工作效率、保障水利檔案信息資料安全有著促進作用。要建立信息化管理系統(tǒng)，將各方面的水利檔案信息錄入到數(shù)據(jù)庫中，水利工作開展時，可以根據(jù)實際需要進行檔案資料的查詢和檢索。在進行信息化管理的過程中，還需要完善規(guī)章制度，保證水利檔案資料利用過程中的規(guī)范性，避免由于錯誤操作而出現(xiàn)信息資料被刪改的情況。

（四）實現(xiàn)水利檔案的高效利用

以往在進行水利檔案管理的過程中，一般都會采用封閉式管理的方式，而且具有權(quán)限調(diào)閱和查詢的人員比較少，通常都是在出現(xiàn)糾紛情況時，來查閱檔案資料，無法將水利檔案資料的作用和價值發(fā)揮出來，整體的利用效率無法得到保證。水利檔案資料對各項工作的開展、業(yè)務(wù)渠道的拓展和施工方案的制定等，都具有重要作用，要改變傳統(tǒng)的管理理念，采用開放式的管理方法，將水利檔案應(yīng)用到工程建設(shè)的各個方面，實現(xiàn)檔案資料的高效應(yīng)用，這對水利工作的完善和發(fā)展有著重要作用。

（五）推動水利檔案的網(wǎng)絡(luò)共享

現(xiàn)代化信息技術(shù)水平在不斷提升的過程中，水利機構(gòu)在發(fā)展期間也需要借助信息技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)水利檔案的共享應(yīng)用，建立完善水利檔案系統(tǒng)，將非機密檔案通過網(wǎng)絡(luò)平臺為人們提供服務(wù)。水利部門還可以與其他地區(qū)的水利機構(gòu)信息管理平臺進行對接，實現(xiàn)水利檔案的資源共享，將各個區(qū)域的水利工程信息進行整合，健全水利工程檔案利用體系，為有需要的人提供最有效資源數(shù)據(jù)。

結(jié)語：水利工程檔案管理工作目前還存在很多問題，對檔案管理工作的有效開展和水利工程建設(shè)等工作都造成了一定的不利影響。隨著時代發(fā)展和科技的進步，檔案資料管理工作也迫切需要進行完善和升級。做好檔案資料管理的制度化、規(guī)范化、信息化、專業(yè)化建設(shè)，做好檔案資料的開發(fā)利用，對水利工程建設(shè)有重要意義，是檔案管理工作者努力的方向。