實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化路徑

苗麗娟

（黑龍江省嫩江縣密碼科技服務(wù)中心，黑龍江 嫩江 161499）

在當前的發(fā)展環(huán)境中，科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，對檔案管理工作提出了更高的要求，加強檔案管理工作的信息化建設(shè)是行業(yè)發(fā)展的必然趨勢，這對檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和法制化建設(shè)也有著重要意義。要明確檔案管理工作的重要性，加強對該項工作的重視，建立健全的管理制度，利用國家的法律法規(guī)和相關(guān)政策來進行規(guī)范化管理，同時也需要與信息技術(shù)相結(jié)合，將先進技術(shù)和管理手段的優(yōu)勢發(fā)揮出來，實現(xiàn)檔案資料的高效應(yīng)用，以此促進檔案事業(yè)的有序發(fā)展。

一、檔案管理工作中存在的問題

計算機技術(shù)已經(jīng)融入到人們的日常生活中，在網(wǎng)絡(luò)信息平臺的影響下，人們對檔案管理工作的重視程度不斷減弱，許多工作人員認為檔案管理工作是一項可有可無的工作，而且有些單位的管理者對這項工作的重度不高，這就會對檔案部門工作人員產(chǎn)生一定的影響，在實際工作中，對自己的工作不負責，職業(yè)素養(yǎng)有待提升，同時缺乏完善的檔案管理工作知識和專業(yè)技術(shù)，不了解檔案管理工作在促進單位發(fā)展中的重要作用。另外，單位缺乏對檔案管理工作重要性的宣傳，各部門對這項工作的重視度不高，會對企業(yè)的整體發(fā)展造成嚴重影響，不利于營造一個積極向上的工作氛圍，這就導(dǎo)致單位在發(fā)展期間無法適應(yīng)社會的發(fā)展環(huán)境，檔案管理工作得不到轉(zhuǎn)型升級，存在邊緣化危險。

二、實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、法制路徑

（一）依法治檔，完善檔案管理制度

法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現(xiàn)檔案管理制度化。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。在此基礎(chǔ)上，各部門都要建立健全檔案管理規(guī)章制度，項制度要管理，項制度要效益，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

（二）將先進技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合

計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在不斷發(fā)展的過程中，檔案管理工作也受到了一定的影響，要想提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平，則需要抓住市場中的發(fā)展機遇，勇于面對當前發(fā)展環(huán)境中帶來的挑戰(zhàn)，將先進技術(shù)和現(xiàn)代化技術(shù)手段應(yīng)用到檔案管理工作中，明確檔案管理工作的發(fā)展方向。檔案管理工作涉及到的內(nèi)容比較多，屬于一項專業(yè)性較強的工作，對檔案管理人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)有著較高要求，不但要具有良好的服務(wù)意識，還需要具備檔案管理技能。檔案資料中的信息內(nèi)容較為豐富，是關(guān)系到單位發(fā)展的重要資源，但是在整理的過程中，工作流程較為繁瑣，工作量比較大。將計算機技術(shù)應(yīng)用到其中，可以快速完成信息資料的收集、分類和整理，檔案管理效率到了顯著提升。另外，多種現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用也可以按照相關(guān)需求進行檔案資料的分類和打印，減輕了工作人員的勞動強度，提高了整體的工作效率。

現(xiàn)代科技的一大弊端是計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全系數(shù)會隨著時間的推移而降低。為了保證安全，就必須制定嚴密電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理。在電子文件管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限管理體系，按照信息安全、人員職責、設(shè)備管理等因素，對電文件管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設(shè)計。同時結(jié)合電子簽章、口令管理、活體指紋識別等新技術(shù)，提高身份認定的精度。其中應(yīng)重點對最常用的口令方式進行嚴格管理。設(shè)置自動啟動的電子文件操作日志，以備日后進行安全查考或真實性鑒定時作為依據(jù)。

（三）實現(xiàn)檔案信息資料的高效運用

將檔案信息資料的作用充分發(fā)揮出來，實現(xiàn)檔案信息資料的高效應(yīng)用，對促進社會經(jīng)濟的快速發(fā)展有著積極作用。從檔案信息資料中可以掌握單位發(fā)展的相關(guān)規(guī)律，明確未來的發(fā)展方向。加強檔案管理工作的根本目標在于促進的檔案資料的高效利用。檔案利用工作可以將檔案資料的價值充分體現(xiàn)出來，對檔案資源進行開發(fā)利用，將其應(yīng)用到各個領(lǐng)域，實現(xiàn)信息資源的共享應(yīng)用，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求，要想達到這一目標，首先要做好檔案管理中的基礎(chǔ)工作。檔案工作人員需要做好檔案資料的收集、整理、鑒定和保管工作，同時，也需要根據(jù)人們的不同需求，對檔案資源進行分類和編輯，設(shè)置針對性的檢索工具，完善檔案信息的檢索資料，可以快速準確的為人們提供檔案資料，符合檔案資料的開發(fā)利用要求。

另外，還要做好檔案信息資料的保管工作，保證檔案資料的安全和完整，確?？梢噪S時為使用者提供檔案資料。對于單位中比較重要的檔案資料，為了避免受到損壞，可以為人們提供復(fù)制件。同時加強檔案庫房設(shè)施建設(shè)，減少外界條件對檔案造成的損害。只有全力做好檔案管理工作，才能為社會的全面進步，經(jīng)濟又好又快地發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。

綜上所述，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應(yīng)有的貢獻。展望未來，機遇和挑戰(zhàn)共存，機遇大于挑戰(zhàn)，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發(fā)揮管理優(yōu)勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理道路，一定會實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化。