淺談圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

李前進(jìn)

（孟州市檔案館，河南 焦作 454750）

引言：在我國科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的社會(huì)形勢(shì)下，圖書資料檔案建設(shè)與管理工作越來越重要，而在互聯(lián)網(wǎng)的社會(huì)背景下，圖書資料檔案管理工作向著信息化的方向邁進(jìn)，已經(jīng)成為一種必然的發(fā)展趨勢(shì)，只有充分利用網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，發(fā)揮其信息化管理的優(yōu)越性，才能實(shí)現(xiàn)圖書資料及檔案等等的資源共享，達(dá)到為社會(huì)服務(wù)的目的。

一、當(dāng)前圖書資料檔案管理工作中存在的問題分析

（一）缺乏完善的管理制度

管理者不知如何規(guī)范和管理圖書資料檔案，致使工作人員在收集資料的時(shí)候面臨著各種各樣的壓力和挑戰(zhàn)。有的不知道哪些資料是用來歸檔的，哪些不是歸檔范圍內(nèi)的，這就導(dǎo)致圖書資料檔案范圍不夠全面、材料不集中和不能及時(shí)歸檔等現(xiàn)象時(shí)常出現(xiàn)。目前，還沒能建立一套完整的圖書資料管理的制度。

（二）缺乏信息化管理的意識(shí)

圖書資料檔案是檔案工作中非常重要的內(nèi)容，它能夠反映圖書工作的成果。由于人們沒有認(rèn)識(shí)到它的重要性，這樣就不能及時(shí)有效地搜集檔案資料。也無法把圖書資料檔案管理工作列入檔案工作的主體和重要組成部分。

（三）傳統(tǒng)思維理念的束縛

傳統(tǒng)的圖書資料的歸檔方式比較落后，缺乏開放與創(chuàng)新意識(shí)。由于大多檔案資料都是以紙質(zhì)形式存在的，隨著時(shí)間的推移，檔案資料也堆積的越來越多，不但會(huì)占用大量的儲(chǔ)存空間，還需要做好濕度、溫度控制和防蟲工作，導(dǎo)致檔案管理成本非常高，使用效率卻比較低的問題。

二、信息化管理在圖書資料檔案管理中的作用及優(yōu)勢(shì)

（一）讓圖書資料的價(jià)值最大化

圖書資料檔案的信息化管理是圖書資料集成管理的基礎(chǔ)，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，將圖書檔案文件等集成電子信息，只有在信息通道的基礎(chǔ)上，各不同功能的部門、環(huán)節(jié)才能跨越空間、時(shí)間以及不同環(huán)境的障礙，實(shí)現(xiàn)信息的自由流通。只要做到了圖書資料檔案的信息化管理，才能提高檔案管理運(yùn)作的整體水平與社會(huì)效益。

（二）提高了對(duì)圖書資料的有效保護(hù)

在資料室或圖書館中，工作人員要對(duì)各類圖書資料進(jìn)行及時(shí)的記錄。將圖書資料檔案進(jìn)行信息化處理后，可以有效地保護(hù)圖書資料原件，避免檔案原件被過多地直接使用或過多借閱，減少了資料原件損壞的風(fēng)險(xiǎn)。通過這樣的管理達(dá)到了保護(hù)圖書資料檔案原件的目的，有效地降低和避免重要資料的丟失，使圖書資料檔案的保存方式得到了極大的改善。

（三）實(shí)現(xiàn)了資源的有效共享

通過進(jìn)行系統(tǒng)的信息化管理，使得圖書資料檔案的信息具備了有效性和共享性，進(jìn)一步擴(kuò)大了這些檔案資源的使用范圍。在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的檔案電子文件比原件更易于導(dǎo)航，方便了使用者快速瀏覽所需要的信息；也可擴(kuò)大原始檔案的應(yīng)用程度和應(yīng)用范圍；更有利于工作人員按需瀏覽，保持隨機(jī)存取，極大的提高了檔案原件的利用率，最大限度地實(shí)現(xiàn)圖書資料檔案信息的資源整合和共享。

（四）信息化管理更加方便和快捷

將圖書資料檔案進(jìn)行信息化處理后，采用了電子目錄和電子文檔歸檔，提供快捷的電子信息查詢系統(tǒng)，使用者在應(yīng)用時(shí)只需輸入圖書資料的關(guān)鍵詞，相關(guān)檔案資料信息就可呈現(xiàn)在計(jì)算機(jī)屏幕上。工作人員和借閱者只要有需要，就可以及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的獲取更多的圖書資料檔案信息。

（五）節(jié)約人力、物力和財(cái)力

將圖書資料檔案進(jìn)行信息化管理可以使檔案管理人員從重復(fù)繁瑣的勞動(dòng)中解放出來，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作，極大地改善了工作條件。在檔案信息改動(dòng)時(shí)只需輸入相關(guān)的指令就可以自動(dòng)完成，減少檔案管理人員手工操作的錯(cuò)誤，有效地提高了工作效率，大大節(jié)約了有限的人力資源。

（六）提高了服務(wù)的質(zhì)量

建立一個(gè)基于局域網(wǎng)的檔案信息化管理系統(tǒng)，可以讓內(nèi)部工作人員自行查詢所需信息，并且能和客戶進(jìn)行及時(shí)的溝通和聯(lián)系，從而為客戶提供更為方便和快捷的服務(wù)。將圖書資料檔案進(jìn)行信息化處理后，工作人員對(duì)其管理的各類圖書資料檔案都非常了解，提高了客戶的滿意度。

三、實(shí)現(xiàn)圖書資料檔案信息化管理的辦法及策略

（一）加強(qiáng)信息化建設(shè)

圖書館要充分利用其信息資源、設(shè)備資源以及人才資源的優(yōu)勢(shì)為社會(huì)大眾直接的提供知識(shí)信息化服務(wù)。其次，應(yīng)該充分發(fā)揮圖書館的專業(yè)人才的資源優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)與地方文化建設(shè)機(jī)構(gòu)的聯(lián)系，幫助地方文化建設(shè)，構(gòu)建社區(qū)圖書館等。最后，圖書館可以采取共建的模式，在政府進(jìn)行文化投資的基礎(chǔ)之上，加大宣傳力度，發(fā)動(dòng)社區(qū)群眾捐贈(zèng)期刊、捐贈(zèng)圖書，建立社區(qū)圖書館數(shù)據(jù)庫，以滿足社區(qū)公眾對(duì)與信息知識(shí)的需求。

（二）提高工作人員的綜合素質(zhì)

要實(shí)現(xiàn)圖書資料檔案的信息化管理，最根本的是要轉(zhuǎn)變意識(shí)，轉(zhuǎn)變管理人員的意識(shí)，加強(qiáng)信息化意識(shí)的教育。讓其樹立牢固的信息化管理意識(shí)。另外，要加強(qiáng)圖書資料檔案管理人員信息化管理的水平，通過信息化培訓(xùn)提高其實(shí)際的管理技能。從深度和廣度上擴(kuò)大圖書資料檔案的信息化管理。

（三）促進(jìn)資源共享

我國圖書館在長期的封閉發(fā)展過程中，形成了割裂的局面，有公共圖書館、高校圖書館、科研圖書館、專業(yè)圖書館、兒童圖書館等之分，并且每一個(gè)類型的圖書管各自管理、不相往來，這樣也就導(dǎo)致了圖書資源、網(wǎng)絡(luò)資源的重復(fù)采購，造成一些資源的封閉使用，沒有充分發(fā)揮其利用率，也不利于讀者的選讀和利用。因此，為了實(shí)現(xiàn)圖書館的圖書資料檔案的信息化管理，圖書館應(yīng)該加強(qiáng)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)各類型的圖書館資源傳遞，資源共享。

四、結(jié)束語

總而言之，圖書資料檔案作為提高人們文化水平的重要工具，實(shí)現(xiàn)其信息化管理，提高資源的共享性，以便能夠?yàn)閺V大的社會(huì)服務(wù)，是促進(jìn)我國社會(huì)主義精神文件建設(shè)的重要手段。面對(duì)當(dāng)今形勢(shì)和信息技術(shù)的發(fā)展，通過圖書資料檔案信息服務(wù)手段，對(duì)檔案資料進(jìn)行加工和整理，滿足社會(huì)公眾的需求，使檔案信息做到真正地服務(wù)于大眾，服務(wù)于社會(huì)。