淺談如何做好科研檔案管理工作

孫賀

（白城市洮北區(qū)機(jī)構(gòu)編制電子政務(wù)中心，吉林 白城 137000）

伴隨著世界經(jīng)濟(jì)、政治和文化的發(fā)展以及科技進(jìn)步和改革的深入，科研檔案工作也隨之發(fā)生了變化。在新的歷史時(shí)期，根據(jù)檔案工作的發(fā)展需要，如何開(kāi)展科研檔案管理工作問(wèn)題很現(xiàn)實(shí)地?cái)[在廣大檔案在職人員面前，對(duì)此檔案人員必須切實(shí)做好本職工作，注意從以下方面抓起。

一、從保密工作入手，全面維護(hù)好科技檔案的安全工作

首先要明確什么是科研檔案？其內(nèi)涵重點(diǎn)包括哪些內(nèi)容？所謂科研檔案必須是科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，而且是在科學(xué)技術(shù)研究過(guò)程中形成，具有相當(dāng)保存價(jià)值的文件材料，是一項(xiàng)重要信息資源，其載體包括有文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式，也是科學(xué)技術(shù)儲(chǔ)備的一種形式，是所在單位的一項(xiàng)寶貴財(cái)富。它的安全與單位安全及經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗密切相關(guān)。所以，安全、保密工作，對(duì)于各單位和科研檔案管理工作是至關(guān)重要的，必須做到萬(wàn)無(wú)一失。為確保保密：

(一)從宣傳教育方面加大力度，強(qiáng)化科研檔案保密知識(shí)的學(xué)習(xí)。要實(shí)現(xiàn)依法管理科研檔案，要對(duì)科研檔案在職人員強(qiáng)化保密意識(shí)和科研檔案保密法制教育。要看到科研檔案形成和內(nèi)容隨著改革開(kāi)放和社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)發(fā)展而發(fā)生了深刻的變化，在當(dāng)今新形勢(shì)下，需要更多地使用法律手段和辦法對(duì)科研檔案加以管理。所以，實(shí)行對(duì)科研檔案保密法制教育和宣傳、幫助相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有涉密的在職人員切實(shí)掌握管理科技秘密的法律知識(shí)和相關(guān)技能，才能真正實(shí)現(xiàn)依法管理單位科技秘密，做好科技檔案管理工作。

(二)要對(duì)科研檔案保密工作管理制度加以完善。要從工作實(shí)際出發(fā)，根據(jù)國(guó)家保密工作的規(guī)定和對(duì)科研保密工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制度和充實(shí)科研檔案保密制度，使科研檔案保密工作有章可循。這方面的規(guī)章制度包括：《科研檔案保密工作職責(zé)》、《泄秘事件查處辦法》、《科技檔案資料查借閱制度》，以及《科研檔案保密工作制度》等。在完善保密制度的同時(shí)，還要對(duì)科研檔案保密的管理環(huán)節(jié)及涉密要各部門(mén)加強(qiáng)管理工作。一是科研檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)實(shí)行嚴(yán)格的管理責(zé)任制，包括對(duì)檔案的定密、傳閱、使用、存放、歸檔、銷毀等各環(huán)節(jié)。二是必須堅(jiān)持經(jīng)常性的檢查制度。要有專職保密員定期對(duì)本單位或部門(mén)的科研檔案保密工作進(jìn)行巡視檢查，主管領(lǐng)導(dǎo)也要定期對(duì)科技檔案保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)加以整改和處理。三是對(duì)涉密要害部門(mén)加強(qiáng)管理和監(jiān)督。同時(shí)對(duì)主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)保密工作做出特殊的強(qiáng)調(diào)和部署，負(fù)責(zé)人要經(jīng)常對(duì)檔案機(jī)要、傳真等要害部位進(jìn)行安全專項(xiàng)檢查，千方百計(jì)地防止和杜絕泄密事件的發(fā)生。

二、加快實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的全面現(xiàn)代化

（一）必須強(qiáng)化在職人員的管理意識(shí)。檔案管理專業(yè)性很強(qiáng)，特別是科研檔案更具有其特殊的專業(yè)性，它對(duì)管理人員在思想品質(zhì)、道德修養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)精神、專業(yè)知識(shí)和技術(shù)水平都有很高的要求，最重要的是能夠熟練運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理好科技檔案的基本技能。它要廣大在職人員應(yīng)當(dāng)涉獵廣博的專業(yè)知識(shí)，積極開(kāi)拓視野，及時(shí)優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，具有較高的綜合素質(zhì)，才能勝任科技檔案的管理工作。

（二）必須全面提高在職人員的綜合素質(zhì)。這是適應(yīng)全面掌握現(xiàn)代化管理技能的需要。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用改變了以前科研檔案材料的形成都由手工抄寫(xiě)為主的作法，改為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)地完成文件，包括文件的起草、修改、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換各環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公相銜接。這就要求廣大科技檔案管理工作者結(jié)合工作崗位，鉆研業(yè)務(wù)，學(xué)作結(jié)合，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，首先要掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)，學(xué)習(xí)信息文化，努力成為具有信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型管理人才。

（三）整理檔案必須直接利用現(xiàn)代化技術(shù)。檔案做為一種豐富的信息資源，匯集著大量的資料和豐富的信息，手工整理相當(dāng)繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大，而且重復(fù)勞動(dòng)又多。科研檔案更是如此。而通過(guò)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，可有事半功倍之效。因?yàn)槿绻斯な止ち⒕?，?duì)文件分類，由于每個(gè)人理解不同，同一個(gè)文件會(huì)有不同分法，不僅工作不便，還會(huì)影響案卷質(zhì)量，可能出現(xiàn)分類不準(zhǔn)確問(wèn)題。如果使用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，按文件形成的順序打印，減少了手工操作的勞累，保證了分類的質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)，提高了功效，降低了人工操作對(duì)文件歸檔的影響。

三、切實(shí)提高科研檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，保證科研管理項(xiàng)目及時(shí)歸檔

（一）要加強(qiáng)對(duì)在職人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)和教育。必須看到科研檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)高低，是與科研檔案管理工作質(zhì)量密切相關(guān)的。要使廣大在職人員更好地適應(yīng)科研檔案管理工作的形勢(shì)需要，必須從充分發(fā)揮他們工作的積極主動(dòng)性和創(chuàng)造性抓起，在提高他們的知識(shí)水平和管理能力方面下功夫。

（二）要從理念上進(jìn)一步提高在職人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。要做到這點(diǎn)，必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員采取各種形式和方法進(jìn)行宣傳教育和培訓(xùn)，包括《檔案法》和有關(guān)檔案工作規(guī)定教育，增強(qiáng)他們工作的自覺(jué)性，提高工作效率，讓他們真正認(rèn)識(shí)到做為檔案工作人員應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，自覺(jué)加強(qiáng)對(duì)檔案材料的控制和積累，要把這些內(nèi)容納入檔案管理人員的責(zé)任制，要對(duì)他們進(jìn)行檢查和考核，堅(jiān)持做到獎(jiǎng)罰分明，激勵(lì)先進(jìn)，批評(píng)落后。

（三）要求科研檔案人員要自覺(jué)配合科研項(xiàng)目工作。主要是做好科研項(xiàng)目材料的收集和歸檔工作，要把該采集的屬于科研檔案范圍的資料全部采集到庫(kù)，并及時(shí)歸檔，同時(shí)做到“管理四同步”，一是下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與文件材料的歸檔要求同步提出；二是檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查文件材料形成情況同步進(jìn)行；三是評(píng)審成果與驗(yàn)收鑒定材料同時(shí)進(jìn)行；四是上級(jí)登記、評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果及科技人員提職考核能與檔案部門(mén)歸檔情況的證明材料同時(shí)提出。

（四）要求科研檔案管理人員及時(shí)整理科研項(xiàng)目并對(duì)電子文件歸檔。歸檔過(guò)程，必須做到案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)相連接，每一張圖紙資料終端用戶都能直接檢索到，注意移交電子文件軟盤(pán)、光盤(pán)或其它載體時(shí)，應(yīng)附上電子文件的內(nèi)容到光盤(pán)上，并制定相應(yīng)的保護(hù)措施。之所以這樣做，是因?yàn)闅w檔電子文件以脫機(jī)方式保存，光盤(pán)作為新型的存貯載體，比磁盤(pán)有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長(zhǎng)期保存。