電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別與共性

徐宏

（忻州市招商投資服務(wù)中心，山西 忻州 034000）

隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，信息技術(shù)化也得到了提高，并且被應(yīng)用到各行各業(yè)，檔案管理也隨之發(fā)生了新的變化，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比較，電子檔案的出現(xiàn)帶給檔案管理工作非常多的便利，并且提高了檔案管理的效率和質(zhì)量，但是這也給檔案管理帶來了很大的挑戰(zhàn)，通過對電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理區(qū)別和共性問題的研究，使檔案管理人員更加了解兩者之間的關(guān)系，并且通過不斷改進(jìn)和完善，來不斷提升信息時代下電子檔案管理的效率和質(zhì)量。

一、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

（一）電子檔案與傳統(tǒng)檔案的歸檔方式不同

和傳統(tǒng)檔案的手工操作相比，電子檔案在歸納管理的過程中主要依靠信息技術(shù)，采用的是電子編碼對檔案信息進(jìn)行歸檔。在電子檔案的編輯過程中，能夠做到?jīng)]有痕跡的編輯，以此保證電子文件的完整性。與此同時，因?yàn)槭菬o痕編輯，許多重要信息和內(nèi)容被別人篡改或者刪除而且會很難被發(fā)現(xiàn)。這使得電子文件的真實(shí)性難以保證。所以，檔案管理人員在編輯檔案信息的過程中，應(yīng)該特別注意數(shù)字簽名和信息認(rèn)證，做好加密保護(hù)，防止電子檔案信息被別人任意的篡改或著刪除。

（二）電子檔案和傳統(tǒng)檔案的保管方式不同

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保管的過程中，容易出現(xiàn)潮濕和蟲蛀等現(xiàn)象，不能保證有效信息的保管。并且紙質(zhì)檔案的存放很占用空間，在一定程度上消耗大量的人類財力和空間等，在需要查找信息或者提取信息的時候，由于數(shù)量巨大，給管理人員帶來了很大的麻煩和不便，而電子檔案的出現(xiàn)從根本上解決了這一問題。電子檔案保管模式是虛擬存在的，通過信息化的數(shù)字技術(shù)進(jìn)行存儲，使檔案管理變得簡單方便，而且不容易受到生活的環(huán)境的影響，降低了有效信息流逝的風(fēng)險。但是電子檔案管理也存在一定的缺點(diǎn)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案存儲的載體也發(fā)生著巨大的變化，很多檔案存儲的載體會隨著技術(shù)革新而出現(xiàn)老化，給電子檔案的可讀性產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。因此很多檔案管理人員在進(jìn)行電子檔案編輯的同時還會備用一份紙質(zhì)檔案，確保檔案的安全性，同時計(jì)算機(jī)信息技術(shù)部門應(yīng)與文件信息生成部門加強(qiáng)溝通，統(tǒng)一文件信息格式，增強(qiáng)文件信息的可讀性。

（三）電子檔案和傳統(tǒng)檔案的查詢方式不同

傳統(tǒng)的檔案在查詢的時候需要人工進(jìn)行查詢，會消耗大量的人力和時間，在翻找的過程中還會影響到其他檔案的完整性。而電子檔案可以有效的解決這一問題，電子檔案在保證信息錄入完整的情況下，進(jìn)行查詢的時候，只需要利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)就可以精準(zhǔn)的查詢到所想了解的信息，極大的節(jié)約了查詢工作的人力和財力。而且在查詢的過程中不會造成其他信息的物理損耗，電子檔案管理的共性很強(qiáng)，不會因?yàn)閷σ粋€檔案的查詢而導(dǎo)致其他工作的正常開展。

二、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的共性

（一）檔案管理信息的完備性一致

無論是電子檔案管理還是傳統(tǒng)檔案管理，都需要保證信息的完整性。傳統(tǒng)檔案信息在收集和編輯的過程中，需要保證信息的完備。而電子檔案在管理的過程中也是這樣的，并且電子檔案的信息是根據(jù)紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)將紙質(zhì)檔案上面的信息上傳到虛擬的網(wǎng)絡(luò)存儲中去，在上傳的過程中，檔案內(nèi)的實(shí)質(zhì)內(nèi)容是不發(fā)生任何變化的，而且電子檔案信息的真實(shí)性是在生成之后根據(jù)紙質(zhì)檔案進(jìn)行驗(yàn)證的，因此，管理人員在做電子檔案管理的同時，還應(yīng)該加強(qiáng)對傳統(tǒng)檔案的管理，做好紙質(zhì)檔案的保存，在電子檔案信息缺乏法律憑證效力的情況下，應(yīng)充分發(fā)揮傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)和保障功能。

（二）檔案管理的基本原理一致

電子檔案管理是在傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)之上進(jìn)行的，電子檔案和傳統(tǒng)檔案在檔案管理的基本原理方面是相通的。電子檔案管理是通過信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的信息轉(zhuǎn)化為虛擬信息，其中所包含的內(nèi)容和信息的整理不發(fā)生變化。正如同《中華人民共和國檔案法》中所確立的“同一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則”、“維護(hù)檔案完整與安全原則”和“便于社會各方利用原則”不僅在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中被嚴(yán)格遵循，而且在電子檔案管理中也應(yīng)該嚴(yán)格遵循。如此可知，電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理的本質(zhì)不會發(fā)生變化，改變的只是存儲檔案的方式和手段，但是基本原理是相通的，是一致的。

三、結(jié)語

隨著信息科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，電子檔案和紙質(zhì)檔案管理之間的區(qū)別和共性也會不斷的發(fā)生變化，兩者之間的差距也會越來越大，應(yīng)該合理的理解兩者之間的關(guān)系，管理人員也需要積極的增強(qiáng)自己的知識量，為我國的檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展打下基礎(chǔ)。