淺論大數(shù)據(jù)時代對事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理的影響

藍孝芬

（青島市即墨區(qū)人力資源和社會保障局，山東 青島 266200）

眾所周知，事業(yè)單位屬于社會服務組織，是一種公益性明顯的機構(gòu)，在維護社會和諧穩(wěn)定方面發(fā)揮著重要的作用。其中人事檔案管理工作在促進事業(yè)單位發(fā)展中扮演著不可或缺的角色，但是新形勢下，事業(yè)單位人事檔案管理卻問題頻發(fā)，不利于事業(yè)單位的有序運轉(zhuǎn)。

一、大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位人事檔案管理的不足

（一）重視程度不夠

事業(yè)單位面臨著體制改革的新機遇和新挑戰(zhàn)，在這一時期，很多事業(yè)單位的領導對于人事檔案管理工作不夠重視，尤其是沒有認識到大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，單位內(nèi)部一致認為檔案管理工作無足輕重，導致人事檔案管理工作陷入進退維谷的境地。雖然人事檔案管理工作只是記錄工作人員的工作情況，但是這些看似簡單的資料，卻蘊含豐富的價值，由于缺乏重視，人事檔案管理工作常常淺嘗輒止，無法深入展開。

（二）人員素質(zhì)低下

雖然經(jīng)過一系列的改革，事業(yè)單位人員的素質(zhì)有了明顯的提升，但是對于人事檔案管理工作而言，工作人員不僅需要具備扎實的基礎知識，還需要明確自身責任，端正工作態(tài)度，認真負責完成本職工作，同時還要與時俱進，不斷學習。目前來看，事業(yè)單位的人事檔案管理人員的素質(zhì)沒有達到上述標準，妨礙了人事檔案管理工作的順利進行。

（三）設施方法落后

無論是硬件設施還是管理方法，事業(yè)單位都存在一定的不足，因為大數(shù)據(jù)技術(shù)需要依靠計算機設備，但是很多事業(yè)單位沒有配備或者是升級相關(guān)的硬件設施，仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，檔案容易出現(xiàn)丟失、破損等情況，而一些單位雖然實現(xiàn)了檔案電子化，但是缺乏安全防范意識，導致信息遭到泄露。另外，部分事業(yè)單位的人員流動較大，而人事檔案的信息更新較慢，常常導致信息不匹配的情況。

二、大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新

目前，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)得到了不小的應用，而且市場前景十分廣闊，在事業(yè)單位人事檔案管理中運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以提高檔案管理工作的效率，保證檔案的真實性和可靠性。具體創(chuàng)新策略包含以下幾方面的內(nèi)容，通過這些具體的策略，我們可以更好地認識和了解大數(shù)據(jù)時代對事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理的真實影響。

（一）提高重視程度

事業(yè)單位領導人員要重視大數(shù)據(jù)技術(shù)的應用，并且在單位內(nèi)部營造濃厚的單位文化，加強宣傳，讓工作人員認識到人事檔案管理的重要性，以及在人事檔案管理過程中應用大數(shù)據(jù)技術(shù)的必要性。新的時代背景下，只有實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)化管理，并且將其與員工的績效掛鉤，這樣才能充分發(fā)揮人事檔案管理的作用，促進事業(yè)單位的發(fā)展。雖然觀念的改變不是一朝一夕的事情，但是需要持之以恒，穩(wěn)扎穩(wěn)打，事業(yè)單位領導要以身作則，并且對人事檔案管理工作進行必要的監(jiān)督，規(guī)范和優(yōu)化人事檔案管理的內(nèi)容和流程。

（二）注重人員培訓

在對事業(yè)單位人事檔案管理人員進行培訓時，需要著重提高他們的技術(shù)水平和業(yè)務能力，讓他們了解大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點，并且能夠在工作中加以運用。以信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為例，工作人員要通過計算機完成人事檔案信息的錄入工作，并且及時進行更新，同時還要做好相應的防范工作，比如安裝防火墻、殺毒軟件等，并且設置密碼和指紋鎖，防止檔案信息遭到破壞、竊取和篡改。另外還要提高工作人員的責任意識，規(guī)范他們的個人行為，尤其是要預防和避免出現(xiàn)違法亂紀的情況，保證檔案管理的真實性和完整性。在開展培訓時，可以組織工作人員參加講座，或者是發(fā)放宣傳手冊，讓他們明確大數(shù)據(jù)技術(shù)的本質(zhì)，為他們具體工作的展開指明方向[1]。

（三）完善基礎設施

事業(yè)單位需要完善基礎設施的建設工作，并且構(gòu)建網(wǎng)絡化的工作環(huán)境，建立人事檔案管理系統(tǒng)，通過專門的軟件進行人事檔案管理工作。比如配備計算機，升級系統(tǒng)軟件等，在進行人事檔案管理時，爭取實現(xiàn)無紙化，既可以通過手工輸入的方法，也可以通過電子掃描的方式，將原有的人事檔案信息錄入到數(shù)字檔案信息庫中，從而對檔案實施數(shù)字化管理。另外，通過檔案管理信息系統(tǒng)，可以隨時隨地對檔案進行查詢，通過電腦屏幕就可以獲得相應的信息，這樣能夠避免對紙質(zhì)檔案造成破壞，而且也提高了檔案檢索的速度和效率。另外，對于紙質(zhì)檔案的管理，也要做到盡心盡責，保證存放文件的檔案柜和檔案箱干凈整潔。

（四）健全管理機制

雖然人事檔案管理借助先進的技術(shù)，能夠提高管理的效率，減輕工作人員的負擔，但是需要注意，人事檔案管理的主體仍然是檔案管理人員，他們在應用技術(shù)展開工作時，需要合理利用技術(shù)，發(fā)揮技術(shù)特有的優(yōu)勢，從而起到事半功倍的效果。事業(yè)單位在健全人事檔案管理機制時，需要從人才的選拔入手，確保檔案管理人員的素質(zhì)符合崗位要求，然后還有建立關(guān)于檔案查詢、采集和存儲等方面的制度，規(guī)范電子檔案的管理和使用，并且做好審核工作，禁止檔案管理信息系統(tǒng)收錄虛假的檔案信息，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，需要馬上刪除，最后還要建立獎懲制度，對認真工作，并且能夠靈活運用先進技術(shù)展開人事檔案管理的人員，要進行必要的獎勵，而對于不思進取和工作懈怠的工作人員，要進行相應的懲罰[2]。

結(jié)論：綜上所述，大數(shù)據(jù)時代下事業(yè)單位人事檔案管理工作有了不小的變化，而大數(shù)據(jù)也成為了人事檔案管理方法改革的重要推手。有鑒于此，需要充分利用技術(shù)，發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，銳意進取，勇于創(chuàng)新，改變傳統(tǒng)的方法和觀念，提高人事檔案管理工作的效率，但是在具體的創(chuàng)新過程中，要按部就班地展開，不能急于求成。