電力工程檔案資料管理中的問(wèn)題及措施

劉丹1 董箭2

（1.內(nèi)蒙古超高壓供電局，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010000；2.呼和浩特供電局，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010000）

一、電力工程檔案的主要特點(diǎn)

（一）專業(yè)性

眾所周知，電力工程建設(shè)中涉及的專業(yè)比較多，如土建、電氣、管道以及通信等。這些專業(yè)之間會(huì)以分工的形式進(jìn)行合作，因而所形成的資料不僅具有一定的獨(dú)立性，還具有密切的聯(lián)系。

（二）現(xiàn)實(shí)性

一般來(lái)說(shuō)，電力工程的檔案主要記錄工程建設(shè)的相關(guān)信息，并將其進(jìn)行存檔，以此能夠方便后期進(jìn)行復(fù)查檢測(cè)作用。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是能夠?qū)罄m(xù)的工程項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)進(jìn)行有效指導(dǎo)，因而具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)效用性。

（三）變更性

相關(guān)人員在電力工程檔案資料利用過(guò)程中，并不是對(duì)其進(jìn)行單一的復(fù)制。而是在具體生產(chǎn)和建設(shè)的過(guò)程中，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行深入改進(jìn)。同時(shí)還在多個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新，特別是設(shè)計(jì)、工藝和生產(chǎn)等。因此需要檔案管理人員對(duì)工程檔案文件進(jìn)行針對(duì)性的修改，確保其能夠準(zhǔn)確地反映出工程建設(shè)變化的整個(gè)過(guò)程。此外，檔案資料管理工作在開(kāi)展中還具有反復(fù)利用性的特點(diǎn)，需要工作人員注重這方面。

二、電力工程檔案資料管理中的問(wèn)題

（一）缺乏對(duì)電力工程檔案資料管理的重視

工程施工單位對(duì)于電力工程檔案管理缺乏足夠重視，在人員招聘上缺乏嚴(yán)格的篩選標(biāo)準(zhǔn)，從而導(dǎo)致工作人員專業(yè)性偏低。同時(shí)由于缺乏足夠重視，導(dǎo)致施工單位各有關(guān)人員或者其他部門(mén)、單位人員缺乏檔案管理的重視與配合，導(dǎo)致檔案資料在收集、整理、使用等方面出現(xiàn)諸多的不規(guī)范、不配合情況，導(dǎo)致檔案管理人員工作開(kāi)展受到阻礙。在檔案管理工作上缺乏硬件、軟件等條件的積極建設(shè)，導(dǎo)致工作開(kāi)展缺乏先進(jìn)性、便捷性。

（二）電力檔案管理工作的信息化進(jìn)程滯后

根據(jù)實(shí)際調(diào)查可知，不少電力檔案管理部分的信息化建設(shè)水平較低，計(jì)算機(jī)設(shè)備配置不全，計(jì)算機(jī)的配置跟不上軟件的更新速度導(dǎo)致電力檔案信息化發(fā)展滯后。在檔案管理工作中無(wú)法及時(shí)的將在項(xiàng)目建設(shè)和管理過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)電子文件進(jìn)行收集、整理、移交和歸檔，檔案數(shù)據(jù)的錄入有限，因而使得檔案信息資源沒(méi)有得到充分利用。除此之外，電力檔案管理中的不規(guī)范之處也較多，如：檔案柜不標(biāo)準(zhǔn)、檔案庫(kù)房防火、防潮、防盜等工作不到位等等。

三、電力工程檔案資料管理措施

（一）重視電力工程檔案資料管理

在電力會(huì)議上，必須強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要性，同時(shí)要求各部門(mén)及參建單位積極配合檔案工作，并經(jīng)常深入檔案室了解檔案整理情況，電力工程檔案與項(xiàng)目建設(shè)是緊密相連的，工程形成的檔案隨著項(xiàng)目建設(shè)的推進(jìn)而逐步增加。由于文件形成與收集部門(mén)太多，為了保證工程檔案的完整和齊全，檔案人員明確有關(guān)部門(mén)人員的職責(zé)，從工程開(kāi)工就注重收集檔案，堅(jiān)持檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，并遵循工程檔案形成的規(guī)律，及時(shí)敦促相關(guān)部門(mén)移交檔案，確保檔案工作穩(wěn)步有序開(kāi)展。

（二）建立健全工程檔案管理與考核制度

首先，建立健全工程檔案收集工作制度，將歸檔制度的有關(guān)規(guī)定細(xì)化到每項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)程序中去。每項(xiàng)工作結(jié)束前都有收集整理和移交相關(guān)材料的程序，并將其列入工作質(zhì)量的考核，使工程檔案收集真正成為一項(xiàng)日常性工作，保證工程檔案工作達(dá)到規(guī)范化管理的目標(biāo)要求。同時(shí)，積極采取多項(xiàng)控制措施和手段，嚴(yán)格手續(xù)，做到接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，保證檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。

其次，建立檔案目標(biāo)管理考核機(jī)制，把檔案工作納入綜合考核的范疇。結(jié)合勞動(dòng)競(jìng)賽、達(dá)標(biāo)投產(chǎn)、評(píng)先創(chuàng)優(yōu)等活動(dòng)，強(qiáng)化考核激勵(lì)，著重在領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)、人員素質(zhì)、資金落實(shí)、完善制度、收集齊全、整理質(zhì)量等環(huán)節(jié)上加大考核力度，不斷增強(qiáng)參建人員的檔案責(zé)任意識(shí)。推行檔案工作責(zé)任制管理，對(duì)不按規(guī)定執(zhí)行的基建單位，在工程竣工驗(yàn)收備案后逾期不交檔案的，及時(shí)提出口頭或書(shū)面整改意見(jiàn)，仍不按時(shí)移交的，依照規(guī)定給予經(jīng)濟(jì)和政治上的處罰，嚴(yán)重的實(shí)行責(zé)任追究。

（三）注重檔案管理人才培養(yǎng)

要嚴(yán)格檔案管理人才的引入，做好工作人員崗前培訓(xùn)，讓其了解檔案管理相關(guān)制度、要求與注意事項(xiàng)，提升對(duì)電力工程檔案資料管理的熟悉度，促使后續(xù)工作開(kāi)展的有效性。同時(shí)要定期做好檔案管理工作會(huì)議討論，對(duì)檔案管理相關(guān)工作做好對(duì)應(yīng)的檢查與問(wèn)題改善，不斷地糾正檔案管理中存在的問(wèn)題，做好檔案管理工作評(píng)價(jià)，提升檔案管理人員工作狀態(tài)。甚至可以提供網(wǎng)絡(luò)視頻培訓(xùn)資料或者專業(yè)人才培訓(xùn)會(huì)議方式來(lái)提升有關(guān)人員工作能力，培訓(xùn)工作要分級(jí)展開(kāi)，依據(jù)不同工作崗位、工作級(jí)別人員針對(duì)性安排，提升培訓(xùn)管理的有效性。要積極的分享檔案管理知識(shí)資料，不斷的促使有關(guān)工作人員隨時(shí)提升自身能力。

（四）加強(qiáng)電力檔案信息化管理

信息化建設(shè)有利于推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作，促進(jìn)電力工程有序化發(fā)展。因此，在電力工程建設(shè)中，必須要結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，促進(jìn)電力工程檔案資料管理工作開(kāi)展。

一方面，在檔案管理中，企業(yè)應(yīng)建立文檔一體化管理系統(tǒng)，將在工程建設(shè)過(guò)程中積累整理的資料以電子文檔的形式進(jìn)行備份記錄，同時(shí)附上檔案保存、鑒定、利用和歸檔信息以保證檔案資料完整性。此外電力企業(yè)檔案管理應(yīng)實(shí)時(shí)監(jiān)管電子文件信息，確保檔案資料信息真實(shí)性和有效性。另一方面，企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)安全性，做好保密工作。由于電力工程檔案資料涉及到相關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機(jī)密，因此在管理工作中，電力企業(yè)單位應(yīng)建立起檔案數(shù)據(jù)一體化管理，將文字圖片信息和視頻等內(nèi)容都錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中，建立檔案資源目錄，從而方便使用者進(jìn)行信息檢索，利于保護(hù)檔案資料信息安全。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，檔案資源管理是電力企業(yè)管理工作中必不可少的環(huán)節(jié)，在推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展上具有重要意義。因而需要企業(yè)對(duì)此予以足夠的重視。針對(duì)當(dāng)前電力工程檔案資料管理中所存在的問(wèn)題，必須要結(jié)合實(shí)際情況，采取積極有效的措施。