淺析分類管理在科研檔案資料管理中的應(yīng)用

牛 儒

（西安醫(yī)學(xué)院附屬寶雞醫(yī)院 人力資源部 721006）

科研檔案資料是科研部門工作人員進(jìn)行科研工作中，形成的數(shù)據(jù)、圖表、文字及聲像學(xué)記錄[1]。隨著醫(yī)療水平發(fā)展，高水平、高層次科研技能成為衡量醫(yī)院發(fā)展水平的關(guān)鍵性標(biāo)志之一，因此產(chǎn)生的科研檔案也越來越多。面對紛雜的科研方案，如何管理才能更好地發(fā)揮它的參考價(jià)值成為檔案管理者需慎重考慮的問題。本文旨在探析分類管理在醫(yī)院科研檔案資料管理中的應(yīng)用。

一、檔案范圍篩選

為更好的發(fā)揮科研檔案參考價(jià)值，在歸檔保存前需進(jìn)行篩選，挑選質(zhì)量高、價(jià)值高的資料進(jìn)行存檔。通常依據(jù)檔案資料可分為以下方面：⑴課題立項(xiàng)階段：即相關(guān)部門課題批準(zhǔn)立項(xiàng)問價(jià)、合同等；⑵課題實(shí)施階段：包括調(diào)研報(bào)告、開題報(bào)告、方案論證材料等，實(shí)驗(yàn)過程中產(chǎn)生的各種結(jié)果的原始記錄、計(jì)算材料、實(shí)驗(yàn)報(bào)告，項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告及專利申請相關(guān)材料文件等；⑶課題鑒定階段：包括鑒定申請表、課題工作和技術(shù)報(bào)告、課題鑒定流程、課題鑒定證書、撰寫論文及專著、照片等；⑷課題報(bào)獎(jiǎng)階段：包括報(bào)獎(jiǎng)申報(bào)書、獲獎(jiǎng)公告（文件）及證書等。

二、科研方案分類方法

科研檔案資料的分類即依據(jù)課題大小及形成原因，將一定時(shí)期及一定范圍內(nèi)的科研檔案資料進(jìn)行層次類別的劃分，從而形成不同等級(jí)的具有從屬和平行關(guān)系的檔案管理系統(tǒng)。檔案管理分類是檔案部門對原始檔案資料做進(jìn)一步整理的開始。因此，要想實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理，對其進(jìn)行細(xì)化區(qū)分則是關(guān)鍵：

㈠依據(jù)課題級(jí)別對科研檔案資料進(jìn)行分類

本院按照如下標(biāo)準(zhǔn)對科研檔案資料進(jìn)行分級(jí)：⑴國家級(jí)的科研項(xiàng)目：國家高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃項(xiàng)目、國家重點(diǎn)基礎(chǔ)研究發(fā)展計(jì)劃項(xiàng)目、國家科技支撐項(xiàng)目、國家自然科學(xué)基金項(xiàng)目、國家社科基金項(xiàng)目等；⑵省級(jí)科技計(jì)劃項(xiàng)目：教育部留學(xué)回國人員科研啟動(dòng)基金及人文社科研究項(xiàng)目、國家中醫(yī)藥科技研究項(xiàng)目、全國統(tǒng)計(jì)科研計(jì)劃、衛(wèi)生部科研基金、國家人口計(jì)劃生育及省級(jí)的科技攻關(guān)計(jì)劃、杰出青年基金項(xiàng)目、省軟科學(xué)計(jì)劃進(jìn)行項(xiàng)目、社會(huì)科學(xué)規(guī)劃研究項(xiàng)目等；⑶地廳級(jí)的科技計(jì)劃項(xiàng)目：省高校的社科計(jì)劃項(xiàng)目、科技計(jì)劃項(xiàng)目、省醫(yī)藥衛(wèi)生科技發(fā)展計(jì)劃、省中醫(yī)藥科技發(fā)展技術(shù)項(xiàng)目、省統(tǒng)計(jì)科研重點(diǎn)課題及腎醫(yī)學(xué)科研項(xiàng)目等。

科研課題中除上述立項(xiàng)課題外，還存在另一種課題形式，即自選課題。針對此類課題檔案資料管理模式與立項(xiàng)課題間不盡相同。近年來，在職稱晉升評審條件的迫使下，自選課題呈現(xiàn)逐年增加趨勢。目前，各省市級(jí)醫(yī)療單位對自選課題的鑒定多以申報(bào)市級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)為主，因此所述內(nèi)容多較為簡單、甚至出現(xiàn)重復(fù)，科研質(zhì)量欠佳，科學(xué)參考價(jià)值不高。因此，需要院內(nèi)科研專家委員會(huì)成員對該類課題內(nèi)容及指標(biāo)做重點(diǎn)審查、核實(shí)，合格者才可進(jìn)行課題鑒定。此階段專家委員會(huì)成員的審核意見表，不僅關(guān)系到課題能否順利進(jìn)入鑒定階段，而且也是課題檔案資料的重要組成部分。

㈡依據(jù)課題進(jìn)展分類

從課題立項(xiàng)開始，依據(jù)其進(jìn)展，跟蹤收集其相應(yīng)材料，建立內(nèi)容全面詳盡的科研檔案。在資料收集建檔過程中，力爭做到四個(gè)同步：第一、提出歸檔要求需與下達(dá)科研計(jì)劃任務(wù)同步；第二、科研文件材料形成需與課題計(jì)劃進(jìn)度檢查同步；第三、驗(yàn)收及鑒定科研材料形成需與課題驗(yàn)收及科研成果鑒定同步；第四、檔案部門科研課題歸檔材料出具需與課題科技成果上報(bào)登記及評審等同步[2]。課題負(fù)責(zé)人應(yīng)在課題立項(xiàng)、實(shí)施、成果鑒定及報(bào)獎(jiǎng)各階段，將對應(yīng)的入檔材料準(zhǔn)備齊全，并準(zhǔn)時(shí)提交給科研科室，建立相對應(yīng)的檔案文件。避免在課題結(jié)束后，出現(xiàn)負(fù)責(zé)人推諉、拒交材料等行為出現(xiàn)，進(jìn)而影響科研檔案資料的完整性。

㈢ 依據(jù)課題是否完結(jié)進(jìn)行分類管理

每項(xiàng)課題在申報(bào)時(shí)都有完結(jié)時(shí)間的嚴(yán)格限制。但在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，常存在一些由于課題負(fù)責(zé)人退休、出差、或其它原因，導(dǎo)致課題無法按期進(jìn)行成果鑒定。這部分課題中有的因?yàn)橛馄跁r(shí)間過于長久，無法進(jìn)行成果鑒定，因此只能做結(jié)題處理；另外，存在個(gè)別課題雖未完成，但已產(chǎn)生了較為突出的科研成果、論文、或產(chǎn)生較高的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，這類課題則可完成鑒定。上述課題科研檔案資料不夠完整，其材料的歸檔過程持續(xù)時(shí)間較長，因此需要單獨(dú)存放，以待其鑒定完成或結(jié)題，擁有完成的檔案資料時(shí)尚可重新進(jìn)行分類管理。

㈣依據(jù)是否建立信息化管理進(jìn)行分類

傳統(tǒng)的科研檔案資料多以紙質(zhì)形式保存。管理人員需依據(jù)課題立項(xiàng)、實(shí)施、鑒定、報(bào)獎(jiǎng)等進(jìn)展?fàn)顩r對其做科學(xué)的整理、分類后才可歸檔，工作量大。后續(xù)若想要查閱相關(guān)內(nèi)容則需親自去科研部門查閱，程序繁瑣、浪費(fèi)時(shí)間。信息化管理是現(xiàn)代化管理模式，其借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，不僅查閱方便，且存儲(chǔ)具有永久性，防止丟失，意外損壞。將信息化技術(shù)應(yīng)用到科研檔案資料管理中，可實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目管理的數(shù)據(jù)化、科研相關(guān)資料管理的標(biāo)簽化、信息資料整理的標(biāo)準(zhǔn)化、檔案查閱記錄的信息化。因此，為提高單位科研檔案資料、乃至所有檔案資料的科學(xué)分類管理，單位需要引進(jìn)科學(xué)的管理軟件，加強(qiáng)對檔案管理人員自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)的培訓(xùn)。

三、科研檔案資料分類管理的意義

科研檔案資料來源廣泛、名目繁多、內(nèi)容形式多樣，因此在管理過程中一定要注重其質(zhì)量。對科研檔案資料的科學(xué)化分類管理對管理人員工作及查閱者查閱效率、效果等均具有重要意義。

1.有利于檔案整理 科學(xué)的分類管理便于管理者對檔案進(jìn)行歸類、排列、編號(hào)等；

2.有利于檔案質(zhì)量提升 科學(xué)的分類管理可使檔案管理人員工作系統(tǒng)化、調(diào)理化；

3.有利于管理者在歸檔中突出重點(diǎn)、防止遺漏；

4.便于后面的檢索查閱 科學(xué)的分類管理可使檔案資料綱目清晰，方便查閱，極大提高研究者查閱效率。