高校檔案管理與保密工作

李靜 徐旭冉

[摘? ? ? ? ? ?要]? 檔案管理與保密工作是高校的基礎(chǔ)任務(wù)之一，做好檔案管理工作，不僅能體現(xiàn)出高校的綜合水平，而且對高校的發(fā)展具有重要意義。高校檔案的內(nèi)容涉及個人信息、教學(xué)資料、相關(guān)文件等，既具有保密性，又有參考價值，所以，高校檔案管理與保密工作應(yīng)當予以重視。論述高校檔案管理和保密工作的重要性，分析當前高校檔案管理和保密工作面臨的問題，提出高校檔案管理和保密工作的對策。

[關(guān)? ? 鍵? ?詞]? 高校檔案;管理;保密;問題;對策

[中圖分類號]? G647? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻標志碼]? A? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2019）31-0180-02

一、高校檔案管理和保密工作的重要性

高校檔案管理與保密工作是高校管理中不可忽視的重要部分，高校檔案記錄了過去形成的各種類型的數(shù)據(jù)資料，包含大量的珍貴數(shù)據(jù)，涉及學(xué)校關(guān)于運營、招生、未來規(guī)劃等資料信息以及學(xué)校在教學(xué)、管理、科研等方面的歷史記載，這些資料關(guān)乎學(xué)校的機密，所以做好檔案管理和保密工作非常重要。尤其是當前形勢下，高校檔案數(shù)量越來越多，有些檔案，如學(xué)術(shù)論文、科研項目、重要文件等，具有非常寶貴的參考價值，還有一些檔案資料關(guān)系國家的科研項目以及政治、軍事、經(jīng)濟等方面的涉密信息。所以，高校必須做好檔案管理和保密工作。

（一）做好高校檔案管理和保密工作是防止涉密信息泄露的前提

高校檔案管理工作是高校工作任務(wù)中基礎(chǔ)性、關(guān)鍵性的工作，在高校的管理規(guī)劃中占據(jù)重要地位。高校檔案中涉及方方面面的信息和資料，不僅有相關(guān)個人的知識產(chǎn)權(quán)，學(xué)校的教學(xué)、科研等方面的重要內(nèi)容，還有涉及國家的相關(guān)保密文件，這些檔案內(nèi)容一旦泄露，研究成果被盜取，文件被別有用心的人利用，不但個人的利益遭受損失，學(xué)校的規(guī)劃發(fā)展受到嚴重影響，甚至會對國家安全造成嚴重損害。因此，高校檔案管理和保密工作事關(guān)重大，容不得半點馬虎，必須高度重視，做好檔案管理和保密工作。

（二）做好檔案管理和保密工作，才能發(fā)揮檔案的價值

（1）高校檔案中，最基本的信息就是關(guān)于教學(xué)方面的資料，比如一些教學(xué)案例，各種考試試卷，老師在教學(xué)過程中的一些心得體會、經(jīng)驗總結(jié)，教師在教學(xué)過程中的創(chuàng)新，教學(xué)模式嘗試等，這些在教學(xué)方面都是非常重要的資料，具有指導(dǎo)作用和參考價值。檔案管理和保密工作做到位才能發(fā)揮出這些資料的現(xiàn)實價值，作為學(xué)校的一筆財富，為老師提供寶貴的參考資料，提高教師的教學(xué)水平，進而增強學(xué)校的師資力量，提升學(xué)校的教育水平，為學(xué)校的發(fā)展提供強有力的保障。（2）通過檔案記錄，實行教學(xué)評估。教學(xué)質(zhì)量評估，對提高教學(xué)水平，改變不合時宜的教學(xué)方式具有重要意義。尤其是當前教育新形勢下，教育改革勢在必行，而要解決怎么改的問題，就需要進行調(diào)研，科學(xué)分析，合理規(guī)劃。在這個過程中，高校檔案就可以為調(diào)研提供強有力的數(shù)據(jù)支撐。檔案中，有關(guān)于教學(xué)過程的記錄，如教學(xué)方式、教學(xué)效果、學(xué)生自身感受等，根據(jù)這些材料，結(jié)合當前教師的講課方式進行全面分析，總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗，找出短板與不足，有針對性地進行教學(xué)方式的改革。所以，檔案是一種寶貴的資料，對學(xué)校發(fā)展具有很重要的價值，必須做好檔案管理和保密工作。

二、當前高校檔案管理和保密工作面臨的問題

（一）高校對檔案管理和保密工作思想上不夠重視

高校檔案關(guān)系多項保密資料，需嚴格管理，做好保密工作。但是，有些高校在檔案管理上，沒有引起足夠的重視，認為檔案只是過去的資料，一種歷史記錄而已，只是留存?zhèn)洳椋瑳]有太大的價值，疏于管理。同時，在檔案保密工作上，意識薄弱，常常因此造成信息泄露。比如，現(xiàn)實中，學(xué)生信息泄露，很大一部分原因，就是檔案管理不嚴，保密工作不到位，才造成了個人信息的泄露。由于思想上的松懈，高校檔案管理，沒有達到相關(guān)工作要求，檔案沒有發(fā)揮它應(yīng)有的價值，造成資源的浪費。

（二）設(shè)備限制管理水平

高校檔案管理需要配套設(shè)備，才能確保檔案管理和保密工作做到位。但是，有些高校在設(shè)備上比較落后，再加上學(xué)校對檔案管理沒有引起重視，在硬件上，投入力度不大，尤其是在保密工作上，缺乏相應(yīng)的安保設(shè)備，嚴重影響檔案管理和保密工作的質(zhì)量。例如，一些涉密文件應(yīng)配以保險柜、監(jiān)控設(shè)備等，做好保密工作。同時，互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅速，逐步普及，網(wǎng)絡(luò)泄密也隨之增多，有些高校在網(wǎng)絡(luò)防護設(shè)備上，更新速度慢，存在諸多漏洞，給竊取信息的不法分子以可乘之機。設(shè)備落后嚴重限制了檔案管理水平的提高。

（三）高校檔案管理人員自身素質(zhì)不高

當前，高校檔案管理人員普遍存在專業(yè)性不高的問題，工作人員一般為臨時人員，或是兼職人員。在管理上，缺乏專業(yè)人才，在進行檔案管理工作時，保密意識不強，缺乏防范意識，在操作上，也不夠規(guī)范，專業(yè)能力欠缺，對檔案資料的分類、管理、保管、核對等工作，缺乏系統(tǒng)知識。再加上學(xué)校對檔案管理人員沒有加強管理，在平時的工作中，不夠重視他們的工作效率，也沒有針對他們在工作上的短板進行相關(guān)培訓(xùn)，工作能力不足。此外，有些年紀較大的檔案管理人員，在計算機網(wǎng)絡(luò)的使用上也缺乏相應(yīng)的技能，在檔案管理工作中，效率低下，易出錯誤。

（四）高校檔案管理制度有待完善

制度在管理中具有指導(dǎo)作用，沒有配套制度，或是制度不健全，在檔案管理中就會存在缺乏條理、不規(guī)范的情況。若要高校檔案發(fā)揮作用，就要讓檔案活起來，供需要的人使用。而在借閱過程中，如何有效管理，則需要相關(guān)的制度做保障。高校檔案在管理過程中，借閱種類繁多，人員復(fù)雜，一套行之有效的借閱制度、監(jiān)督管理制度是保障管理工作有序進行的前提。但是，在現(xiàn)實操作中，高校檔案管理制度往往與高校的發(fā)展不同步，建設(shè)相對滯后，不能適應(yīng)當前高校對檔案管理的新要求。在檔案借閱上，由于管理混亂，記錄不規(guī)范，手續(xù)過于簡單，對借閱人沒有良好的制約機制，難以保障檔案完好無損、及時歸還。同時，在檔案的保密管理上，也缺乏完善的制度，保密工作難以做到位，存在泄密風險。

（五）互聯(lián)網(wǎng)的普及讓檔案管理難度增加

近些年來，網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速，普及越來越廣，依靠互聯(lián)網(wǎng)進行信息傳遞，已經(jīng)逐步成為主流。高校檔案存檔也逐漸向電子檔案轉(zhuǎn)移，檔案的管理模式呈現(xiàn)出新思路，但同時，也面臨新的風險。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)達，盜取信息技術(shù)也水漲船高，電子檔案環(huán)境面臨安全隱患，尤其是一些保密文件，如果網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不安全，缺乏防護措施，系統(tǒng)很有可能會被入侵，出現(xiàn)信息泄露的情況，給學(xué)校、個人甚至國家?guī)聿涣加绊?。所以，在高校檔案管理上，計算機網(wǎng)絡(luò)雖然帶給我們便利的同時也帶來新挑戰(zhàn)，如何避免網(wǎng)路安全隱患，確保電子檔案信息的安全，是當前面臨的一大問題。

三、高校檔案管理和保密工作的對策

（一）高校檔案管理，思想上要重視

作為高校，對檔案管理要有一個正確的認識，雖然檔案資料，是歷史性的材料，是對過去事項的一種記載，但是，這些資料對以后的工作具有指導(dǎo)意義。很多時候，檔案信息是數(shù)據(jù)的重要來源，具有很高的參考價值。高校必須正確看待檔案的重要性，從思想上重視檔案管理和保密工作，采取有效措施，將檔案管理逐漸規(guī)范化，提高檔案管理水平，確保檔案信息安全。

（二）完善設(shè)備配套，提高管理水平

檔案管理在硬件上同樣重要，如果硬件設(shè)施不到位，在檔案管理和保密工作上，就會面臨各種困難，極易引發(fā)泄密風險。所以，高校要根據(jù)實際情況完善配套設(shè)施，從硬件上打好基礎(chǔ)。對涉密資料，要注意做好防護，加固防盜門，設(shè)置保險柜、密碼鎖等，并在關(guān)鍵位置安裝攝像頭，實施全方位監(jiān)控。同時，考慮到檔案大多是紙質(zhì)資料，要注意火災(zāi)隱患，如可以采用防爆燈具、安裝防火門等措施，防止火災(zāi)發(fā)生。

（三）加強管理培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)

在高校檔案管理和保密工作中，管理人員素質(zhì)也是影響管理水平的一項重要因素。在實際管理中，很多管理不規(guī)范，涉密文件丟失等問題，是由于管理人員自身素質(zhì)不高，專業(yè)水平低造成的。所以，提高管理人員素質(zhì)至關(guān)重要。高校要注重對檔案管理人員素質(zhì)的提升，加強培訓(xùn)，在管理人員上崗前要確保其基本的檔案管理能力，工作中，也要進行階段性培訓(xùn)，如相關(guān)保密法律法規(guī)、檔案管理相關(guān)案例、工作要點和注意事項等內(nèi)容。提高管理人員的理論知識水平，提升業(yè)務(wù)能力，從而促使管理人員更好地完成檔案管理和保密工作。

（四）完善管理制度，規(guī)范檔案管理

高校檔案管理和保密工作，看似簡單，但要做到位，并不容易，在檔案管理過程中，會遇到各種各樣的問題，很多細節(jié)處理不好，就有可能會造成管理上的困擾，所以，高校檔案管理和保密工作需要完善的制度來保障。針對檔案管理的特征制定科學(xué)合理的制度，無論是普通資料，還是涉密文件，都要從查閱、外借、復(fù)印等方面，建立相關(guān)制度，并分門別類，針對不同性質(zhì)的文件資料制定合理的制度，以此來規(guī)范高效檔案管理和保密工作。與此同時，制度建立后，要落到實處，才能發(fā)揮實效，管理人員要嚴格按照規(guī)章制度，對檔案實施管理，這樣才能讓制度真正起到作用。如果制度不能切實有效地實行，那么，再好的制度，也是紙上談兵，沒有實際效果?？傊?，完善管理制度并讓其貫徹落實到位，才能規(guī)范檔案管理。

（五）重視網(wǎng)絡(luò)安全，避免網(wǎng)絡(luò)泄密

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案管理中的運用越來越廣泛，給檔案管理工作帶來了極大的便捷。但同時也使檔案管理面臨新的風險。近幾年來，網(wǎng)絡(luò)安全問題層出不窮，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅容量大、傳播速度快，而且具有一定的開放性，在保密問題上，系統(tǒng)一旦出現(xiàn)漏洞或是遭到不法分子破壞，很可能會造成信息的泄露，帶來不同程度的損失。所以，在高校檔案管理過程中，確保網(wǎng)絡(luò)運行環(huán)境安全至關(guān)重要，一定要做好防護措施，設(shè)置用戶權(quán)限，加密處理，規(guī)范操作，有效避免網(wǎng)絡(luò)安全風險。

綜上所述，高校檔案管理與保密工作是高校管理中的重要組成部分，既涉及保密信息，又關(guān)乎學(xué)校長遠發(fā)展，高校必須重視起來，采取積極措施，提升檔案管理與保密工作的質(zhì)量，滿足新時代檔案管理要求。

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編輯 趙瑞峰