基于倉庫系統(tǒng)軟件實現(xiàn)實驗耗材的綜合管理

王靈輝, 胡敏杰, 胡國琦

(寧波工程學(xué)院 材料與化學(xué)工程學(xué)院, 浙江 寧波 315211)

實驗教學(xué)是高等教育中非常重要的教學(xué)環(huán)節(jié),一般專設(shè)實驗技術(shù)人員進(jìn)行實驗的準(zhǔn)備工作。在實驗準(zhǔn)備工作中,實驗耗材的統(tǒng)計、準(zhǔn)備和采購需要耗費大量的精力[1-4]。對耗材實行信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理已是實驗室管理工作的必然,也是實驗室高效、透明管理的必然要求[5]。河北大學(xué)利用Excel實現(xiàn)了出庫單、入庫單、出庫經(jīng)費匯總的數(shù)字化,提高了工作的效率和準(zhǔn)確性[6]。吉林大學(xué)珠海學(xué)院使用了基于Struts、Spring和Hibernate三大框架的Web應(yīng)用程序,簡化了采購實驗耗材的申報—審批流程[7]。電子科技大學(xué)采用B/S三層架構(gòu)模式開發(fā)了實驗室耗材管理系統(tǒng),實現(xiàn)了資源共享,提高了管理效率[8]。高璐等[9]設(shè)計了一個基于Web平臺的實驗室耗材管理系統(tǒng),實現(xiàn)了耗材入庫/出庫管理、耗材預(yù)約、稀缺耗材預(yù)警等功能。西北大學(xué)利用ThinkPHP、DWZ和MySoL等開源框架和技術(shù)開發(fā)了耗材庫存管理系統(tǒng),提高了流程時效性和辦公效率[10]。

耗材的信息化管理也是實驗室安全管理的必要選擇。實驗耗材中危險化學(xué)品的過量存放,是導(dǎo)致安全事故的重要原因之一。北京市地方標(biāo)準(zhǔn)[11]規(guī)定了每間實驗室的?；反娣趴偭坎荒艹^100 L或100 kg,其中易燃易爆試劑不能超過50 L或50 kg。消除安全隱患的重要措施是建設(shè)符合安全標(biāo)準(zhǔn)的危險化學(xué)品倉庫,對危險化學(xué)品進(jìn)行集中存儲[12]。實驗耗材倉庫的硬件建設(shè)只是其中一方面,關(guān)鍵是需要對倉庫進(jìn)行綜合管理,全面發(fā)揮其集散功能。顯然,要更好地發(fā)揮倉庫的功能,必須要建立完善的實驗耗材管理信息系統(tǒng)。

本文基于通用的倉庫系統(tǒng)軟件,完美實現(xiàn)耗材管理的各項工作,并且效果明顯、成本低廉。由于倉庫系統(tǒng)軟件并不是直接為高校耗材管理而設(shè)計的,所以需要對軟件進(jìn)行一定的功能轉(zhuǎn)換和功能的深入挖掘。

1 耗材管理系統(tǒng)的建立

1.1 管理系統(tǒng)構(gòu)架

本單位的實驗教學(xué)中心下設(shè)9個實驗室,分別負(fù)責(zé)不同的實驗內(nèi)容,包括有機化學(xué)實驗室、無機化學(xué)實驗室、物理化學(xué)實驗室、化工專業(yè)實驗室和化工原理實驗室等。各實驗室需要進(jìn)行實驗耗材的申報、領(lǐng)用和統(tǒng)計等工作,相關(guān)實驗室都配備有實驗準(zhǔn)備室。實驗中心主任負(fù)責(zé)耗材的初步審批、集中采購和統(tǒng)計等。另外,學(xué)院有?；反鎯}庫和常規(guī)耗材庫,聘用專門的倉庫管理員,負(fù)責(zé)耗材的入庫、領(lǐng)用、暫存和報廢的登記。

倉庫系統(tǒng)軟件具有倉庫管理、物資調(diào)撥、庫存統(tǒng)計、人員管理、供應(yīng)商管理、商品管理、進(jìn)貨、出貨、退貨、進(jìn)出貨統(tǒng)計等功能,并且可以聯(lián)網(wǎng)操作。一般的倉庫系統(tǒng)軟件都可以滿足上述要求,并且技術(shù)成熟,使用價格低。圖1是耗材管理系統(tǒng)的整體構(gòu)架圖。

圖1 實驗耗材管理系統(tǒng)架構(gòu)

在這個系統(tǒng)中,虛擬倉庫起橋梁作用,每個實驗室有獨立的虛擬倉庫。虛擬倉庫是指該倉庫并不是實際獨立存在的倉庫,虛擬倉庫中的所有耗材實際上是存放在危化品庫或常規(guī)耗材庫里的。例如無機化學(xué)實驗庫和有機化學(xué)實驗庫中的乙醇都存放在?；穾斓耐粋€位置,即存放?；穾旎虺Ｒ?guī)耗材庫里的耗材有不同歸屬,而且是相對獨立的。實驗室的負(fù)責(zé)教師只能領(lǐng)用屬于本實驗室虛擬倉庫的耗材,從而保證每個實驗室的實際可用耗材數(shù)量。正是由于這樣的優(yōu)點,實驗準(zhǔn)備室不再有倉庫的功能,很大程度上消除了安全隱患。此外,由于耗材在空間上是存放一起的,易于實現(xiàn)實驗室間的流通,避免了耗材過期和過量。

1.2 耗材數(shù)據(jù)庫的建立

要實現(xiàn)實驗耗材管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化,首先要實現(xiàn)耗材信息的數(shù)字化,即建立耗材數(shù)據(jù)庫。這可以通過倉庫系統(tǒng)軟件的商品管理功能實現(xiàn)。

耗材信息包括類別、名稱、規(guī)格、編碼和單價等。

根據(jù)耗材種類的不同,可以設(shè)定不同的類別,例如燒瓶類、管類、塑料制品、有機液體、無機固體等。對于管制類試劑,如易制毒化學(xué)品、易制爆化學(xué)品和劇毒品等,需要定期檢查和上報相關(guān)數(shù)據(jù),應(yīng)將這些試劑單獨進(jìn)行分類,以方便地進(jìn)行實時統(tǒng)計和管控[13]。

考慮到同一種耗材可能存在多種名稱,例如乙酸乙烯酯和醋酸乙烯酯是同一種物質(zhì),可以在商品名稱里面將這兩個名稱都列出,避免出入庫錯誤等情況發(fā)生。

耗材的價格也是非常關(guān)鍵的信息,輸入正確的單價后,就可以對申報金額、領(lǐng)用總額、經(jīng)費使用情況等進(jìn)行精確的統(tǒng)計,以便于實時掌控和調(diào)整。

商品編碼是另外一個重要數(shù)據(jù),可以根據(jù)耗材存放的位置進(jìn)行編碼。倉庫中存放的耗材種類和數(shù)量較多,根據(jù)編碼,就能快速定位該耗材,可以高效地完成耗材的入庫、領(lǐng)用和暫存等工作。

在實際的使用過程中,耗材信息需要不斷進(jìn)行增加、修改。由于耗材信息是可以進(jìn)行批量導(dǎo)入、導(dǎo)出操作的,通過單位之間的信息共享,就可以快速建成耗材數(shù)據(jù)庫。

2 耗材管理系統(tǒng)的操作

2.1 申報和審批

耗材的申報是利用軟件中的調(diào)撥功能實現(xiàn)的。假設(shè)有機化學(xué)實驗室需申購10瓶鹽酸,則只需從?；穾煺{(diào)出10瓶鹽酸到有機化學(xué)實驗庫。由于軟件有強大的庫存統(tǒng)計功能,實驗室負(fù)責(zé)教師根據(jù)虛擬倉庫中的庫存量,就能確定需要申報的耗材清單,從而大大減輕工作量。

申報的信息會實時顯示在軟件系統(tǒng)上,審批人員只需要核對調(diào)撥記錄,結(jié)合庫存和領(lǐng)用等情況,直接對調(diào)撥進(jìn)行修改或通過,快速完成審批工作。同時,根據(jù)調(diào)撥總金額情況,可以得到準(zhǔn)確的預(yù)算信息。

2.2 采購和入庫

實驗耗材采購清單是根據(jù)?；穾旌统Ｒ?guī)耗材庫中庫存量為負(fù)值的耗材來制訂的。如果庫存量變?yōu)樨?fù)數(shù),說明庫存量已經(jīng)無法滿足需求,需要采購的數(shù)量就是負(fù)數(shù)的絕對值。因此,采購人員只需要注意庫存量為負(fù)值的耗材即可,無需進(jìn)行現(xiàn)場統(tǒng)計,大大減輕采購的工作量。

對于需求量較大,或者采購手續(xù)復(fù)雜、采購周期長的耗材,需要保持一定的庫存量?！皞淦穾臁钡脑O(shè)立可以完美解決這個難題。向備品庫中調(diào)入一定數(shù)量的常備耗材,這樣,只要保持?；穾旌统Ｒ?guī)耗材庫中相應(yīng)耗材的庫存量,就可以保證這些耗材的庫存量。該方法既方便了采購過程,又避免了浪費。

耗材采購到貨后需要先辦理入庫手續(xù),該過程是由軟件中的“進(jìn)貨”操作實現(xiàn)的。由于每種耗材的信息都已經(jīng)記錄在系統(tǒng)里,通過條形碼快速掃描入庫,因此入庫效率較高。采購人員還可以通過對入庫信息的查詢和統(tǒng)計,對不同供應(yīng)商的供貨價格進(jìn)行比較,也可以了解耗材經(jīng)費的使用情況,及時對經(jīng)費進(jìn)行合理調(diào)整,并為采購工作提供依據(jù)。

2.3 領(lǐng)用、暫存和回庫

耗材的領(lǐng)用是由軟件的“出貨”操作實現(xiàn)的。倉庫管理員需打印領(lǐng)用單并簽字,系統(tǒng)會自動為每張領(lǐng)用單生成特定的單據(jù)號,方便后期的核對和備份工作。此外,系統(tǒng)實現(xiàn)了網(wǎng)上預(yù)約領(lǐng)用實驗耗材,倉庫管理員可以實時接收出貨信息,進(jìn)行耗材的配送工作。

對于暫時不用的實驗耗材,各實驗室可以將其暫存在危化品庫或常規(guī)耗材庫中,暫存登記由軟件的“退貨”操作實現(xiàn)。暫存信息錄入時,將相應(yīng)耗材登記存放在各實驗室的虛擬倉庫中,以保證這些耗材不被其他實驗室領(lǐng)用。通過暫存的方法,可以大大減少實驗準(zhǔn)備室的存放量,降低安全隱患,方便統(tǒng)計庫存量。

對于暫存并長期不用的耗材,可以通過回庫手續(xù),退回危險化學(xué)品庫或常規(guī)耗材庫供其他實驗室調(diào)用?；貛焓掷m(xù)是通過軟件的倉庫“調(diào)出”操作實現(xiàn)的?；貛焓掷m(xù)使耗材得到了進(jìn)一步的流通,可以減少倉庫的庫存量,也減少了耗材失效的情況。

2.4 使用和報廢

實驗準(zhǔn)備室的耗材清單是非常重要的。當(dāng)耗材種類較多時,要得到一個較全面而準(zhǔn)確的統(tǒng)計,需要花費大量的時間與精力。實驗室使用耗材的數(shù)量是動態(tài)變化的,耗材的消耗主要有使用和損壞報廢兩種形式,所以只要對這兩種形式進(jìn)行登記,就能得到實時清單。使用和報廢記錄是通過軟件的“退貨”操作實現(xiàn)的。

當(dāng)耗材進(jìn)行使用和報廢登記時,將耗材的清單通過退貨操作分別錄入消耗庫和廢品庫。使用信息錄入時,先收集空試劑瓶,再進(jìn)行系統(tǒng)錄入。在進(jìn)行報廢信息錄入時,實驗室負(fù)責(zé)教師需要將報廢的耗材,特別是過期或失效的藥品交到指定的地方,由倉庫管理員根據(jù)報廢的耗材數(shù)量錄入廢品庫。在執(zhí)行退貨操作后,領(lǐng)用總量會自動減少相應(yīng)數(shù)量,所以根據(jù)各自實驗室的領(lǐng)用統(tǒng)計信息,就能得到實驗準(zhǔn)備室的耗材清單,方便耗材的申報和實驗準(zhǔn)備工作。

在耗材的使用和報廢登記時,同時實現(xiàn)試劑空瓶和失效藥品的回收,這也為高校?；饭芾碇械囊粋€重要難題提供了一個可行的解決辦法。

3 結(jié)語

通過倉庫系統(tǒng)軟件與實驗教學(xué)耗材管理過程的巧妙結(jié)合,建立了耗材的綜合管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)實現(xiàn)了實驗耗材從申報到采購,從領(lǐng)用到使用和報廢的全過程信息化和網(wǎng)絡(luò)化,使得管理更高效、預(yù)算和決算更透明、實驗室更安全，耗材特別是化學(xué)試劑流向清晰可查。該系統(tǒng)也可以進(jìn)一步用于設(shè)備的借用和報廢登記、教學(xué)資料的收集和歸檔等應(yīng)用。目前,基于倉庫系統(tǒng)軟件的實驗耗材的綜合管理系統(tǒng)已經(jīng)在我校正常運行1年多,為實驗教學(xué)提供了很大的便利,并逐步完善和規(guī)范,也得到了各實驗室的歡迎與支持。