基于7S管理法的企業(yè)檔案管理實踐與思考

毛盼盼/浙江浙能中煤舟山煤電有限責任公司 王 瑾/浙江省能源集團有限公司

1 7S管理法概述

1.1 7S管理法的由來

7S管理法是5S管理的延伸。5S管理起源于日本，是指在生產(chǎn)現(xiàn)場對人員、機器、材料、方法、信息等生產(chǎn)要素進行有效管理。這種獨特的管理方法在日本企業(yè)中被廣泛推行，因“整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）、素養(yǎng)（Shitsuke）”這5個詞語羅馬拼音首字母都是“S”，所以稱之為“5S管理”。近年來，隨著人們對這一活動認識的不斷深入，引入安全（Safety）和節(jié)約（Save）的內(nèi)容，合稱為“7S管理法”。

1.2 7S管理法的主要內(nèi)容和作用

整理（Seiri）：將生產(chǎn)區(qū)域、辦公場所、庫房等區(qū)域的設(shè)備、資料、物品清楚地分為“要”和“不要”，工作場所只放置必需品，釋放空間、消除混放、降低誤用風險等。整頓（Seiton）：合理安排生產(chǎn)及辦公現(xiàn)場物品放置，進行科學合理的布局，做到定位、定類、定量，明確標識，便于快捷取用。清掃（Seiso）：對生產(chǎn)現(xiàn)場、設(shè)備及辦公區(qū)域環(huán)境進行綜合治理，清除工作場所的垃圾、灰塵、污漬等，保持現(xiàn)場干凈整潔和設(shè)備、工具的狀態(tài)良好，為員工提供良好的工作環(huán)境。清潔（Seiketsu）：維護前3S的工作成果，使之制度化、規(guī)范化、持久化，為標準化奠定基礎(chǔ)。素養(yǎng)（Shitsuke）：員工能夠主動遵守企業(yè)各項規(guī)章制度，自覺養(yǎng)成良好習慣，品質(zhì)素養(yǎng)得以提升，同時鑄造積極的團隊精神，逐步形成鮮明特色的企業(yè)文化。安全（Safety）：消除事故隱患，保障設(shè)備穩(wěn)定運行，預(yù)防事故發(fā)生，保障員工的人身安全，生產(chǎn)經(jīng)營穩(wěn)定進行。節(jié)約（Save）：對時間、空間、資源、作業(yè)流程、管理方法等合理利用，找到主要浪費源，減少浪費，通過改善活動實現(xiàn)節(jié)約、優(yōu)化，提高能效。

2 企業(yè)檔案管理引入7S管理法的現(xiàn)實作用

2.1 有利于防范和消除檔案安全隱患

7S管理法的基礎(chǔ)要求就是通過對現(xiàn)場的精細化管理，保障設(shè)施設(shè)備安全運行，防范和消除事故隱患，創(chuàng)造一個整齊、整潔、有序、優(yōu)美、安全的工作環(huán)境。企業(yè)檔案工作引入7S管理法，可以有效加強對檔案庫房、檔案整理用房、檔案查閱場所和檔案設(shè)備、用具的精細化管理，使檔案庫房溫濕度控制和“八防”保護措施得到更好的落實，使企業(yè)檔案室的每一個空間始終處于干凈整潔的狀態(tài)，每一件檔案始終處于有序存放的狀態(tài)，每一臺設(shè)備始終處于良好的狀態(tài)，從而有效防范和消除檔案安全隱患，確保檔案安全萬無一失。

2.2 有利于優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)流程

7S管理法的一個重要理念是專注日復一日、追求精益求精，也就是充分發(fā)揮企業(yè)員工的主觀能動性，在不斷重復性的工作中，不斷地優(yōu)化工作流程，這對企業(yè)流程管理具有重要的指導意義。檔案業(yè)務(wù)工作，如歸檔、整理、編目、鑒定、保管、檢索、提供利用等都是重復性的工作，都有一定的工作流程。這些流程，有的需要細化，有的需要固化，有的需要優(yōu)化。企業(yè)檔案工作引入7S管理法，可以使這些業(yè)務(wù)流程在實際工作中不斷得到改進，從而實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化。

2.3 有利于提升檔案管理標準化水平

7S管理法本質(zhì)上是推進企業(yè)現(xiàn)場管理的標準化，并以此促進企業(yè)生產(chǎn)和管理的標準化，這與企業(yè)檔案管理的內(nèi)在要求是完全一致的。企業(yè)檔案工作引入7S管理法，可以使各項檔案日常業(yè)務(wù)活動逐步制度化、規(guī)范化、持久化，最后形成相對固定的企業(yè)管理標準，從而提升企業(yè)檔案管理標準化水平。

2.4 有利于提升員工檔案專業(yè)素養(yǎng)

人是7S管理法的核心要素，7S管理法的一個核心理念就是著眼于員工素養(yǎng)的提升，充分發(fā)揮人的主觀能動性，注重發(fā)揮團隊的力量。企業(yè)檔案工作引入7S管理法，可以通過素養(yǎng)等管理活動，使企業(yè)管理人員和檔案專兼職人員主動遵守企業(yè)各項檔案管理制度，自覺養(yǎng)成良好歸檔、管檔、用檔習慣，使企業(yè)管理人員的檔案專業(yè)素養(yǎng)得以提升。同時，打造擔當作為的檔案專兼職人員的團隊精神，營造高效協(xié)作的工作氛圍和工作機制。

2.5 有利于提升檔案管理效率

企業(yè)檔案工作引入7S管理法，可以通過整理、整頓、清掃、清潔等活動為企業(yè)檔案工作創(chuàng)造一個整潔優(yōu)美工作環(huán)境和一套有序高效的工作流程；通過素養(yǎng)管理活動，為企業(yè)打造一支懂專業(yè)、高素養(yǎng)的檔案專兼職人才隊伍，從而有效提升檔案工作效率。

3 基于7S管理法的企業(yè)檔案管理實踐與思考

3.1 基于7S管理法的企業(yè)檔案管理

7S管理法作用于企業(yè)檔案管理，既具有系統(tǒng)性、整體性，又具有獨立性，即7S既可以作為一個系統(tǒng)的整體運作來促進企業(yè)檔案管理水平的提高，整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全、節(jié)約等管理活動又可以獨立地助力企業(yè)檔案管理。從另一方面分析也是如此，7S管理法既可以作用于企業(yè)檔案管理統(tǒng)一的系統(tǒng)，又可以對檔案的收、管、存、用等各項具體業(yè)務(wù)工作產(chǎn)生改善作用。

3.2 基于7S管理法的企業(yè)檔案管理的目標與重點

在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用7S管理法，需要明確實現(xiàn)的目標和改善活動的重點內(nèi)容。整理改善活動，以優(yōu)化檔案工作環(huán)境為重點，目標是“零雜物”；整頓改善活動，以優(yōu)化檔案工作流程為重點，目標是“零積事”；清掃改善活動，以強化檔案工作現(xiàn)場管理為重點，目標是“零故障”；清潔改善活動，以檔案業(yè)務(wù)工作管理標準化規(guī)范化為重點，目標是“零差錯”；素養(yǎng)改善活動，以提高檔案人員素質(zhì)為重點，目標是“零失誤”；安全改善活動，以確保檔案安全為重點，目標是“零事故”；節(jié)約改善活動，以減少浪費為重點，目標是“零浪費”。

3.3 企業(yè)檔案管理應(yīng)用7S管理法的實踐成效

浙江浙能中煤舟山煤電有限責任公司在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用7S管理法，取得了初步成效，主要體現(xiàn)在以下方面：

3.3.1 檔案辦公環(huán)境明顯改善。全面檢查檔案工作場所（包括辦公室、檔案庫房、閱覽室等區(qū)域），制定必需品和非必需品的判別標準，并進行分類清理、存放；對工作場所進行徹底清掃，從源頭消除污垢，制定改善措施和循環(huán)檢查制度，加強日常管理；對檔案室文件、記錄、臺賬、設(shè)備等進行定制、定位管理，合理利用空間，減少空間浪費，保持通道暢通；根據(jù)辦公環(huán)境條件控制要求，將不相容的區(qū)域進行有效隔離，設(shè)置區(qū)域標識、危險標識等，避免對人員和環(huán)境造成危害。通過7S管理法應(yīng)用，初步營造了一個安全健康、整潔明亮、高效有序的檔案工作環(huán)境。

3.3.2 檔案業(yè)務(wù)流程得到細化優(yōu)化。通過7S活動，認真梳理各類檔案的形成、積累、歸檔、管理、利用等工作流程，對檔案管理現(xiàn)狀進行診斷，找出管理上存在的問題，分析問題產(chǎn)生的原因，明確推進目標，制定推進方案，優(yōu)化改善工作流程，理順各環(huán)節(jié)間的銜接程序，提高檔案規(guī)范化管理水平。如我們將7S管理法引入照片檔案管理中去，細化優(yōu)化了照片檔案管理流程：（1）根據(jù)新聞事件主題、地點、場景進行分類“定置”照片拍攝路線、流程、角度以及畫面構(gòu)圖和拍攝數(shù)量要求，使得拍攝者在接到拍攝工作任務(wù)之初，基本了解需要拍攝的內(nèi)容、需要攜帶的拍攝工具等事項，確保在拍攝過程中關(guān)鍵節(jié)點、關(guān)鍵工序拍攝無遺漏、無缺失；（2）明確照片歸檔質(zhì)量要求，照片在歸檔選取時要確保畫面的連貫性，通過一組照片影像所反映的相關(guān)信息可以真實、準確地回顧歷史事件、場景的主要內(nèi)容；（3）“定位”事件關(guān)鍵字段，通過細化分析，多角度、多字段錄入照片檔案相關(guān)信息，快速定位事件、人物、地點等相關(guān)內(nèi)容，便于統(tǒng)計、編研、利用。

3.3.3 檔案管理人員素養(yǎng)得到提升。通過7S活動，不斷完善檔案管理各項規(guī)章制度，通過看板、圖表等方式展示給員工，包括機械、設(shè)備操作規(guī)范和使用注意事項等，簡潔明了，使員工充分理解并執(zhí)行，可操性強。通過7S推進過程也加強檔案工作的宣傳，加強企業(yè)員工對檔案工作的認識，提升檔案歸檔意識；在嚴格遵守規(guī)章制度的同時，培養(yǎng)檔案人員的工作責任感，養(yǎng)成良好的工作習慣，增強檔案管理人員的凝聚力和向心力，提升檔案管理人員的素質(zhì)水平。

3.3.4 檔案管理成本進一步降低。通過7S改善活動，檢查檔案日常管理工作中是否存在浪費現(xiàn)象，分析產(chǎn)生的原因，制定消除浪費的整改措施；確定設(shè)備的使用狀態(tài)，加以標簽進行識別，每臺設(shè)備落實責任人，負責進行日常維護和保養(yǎng)，并做好設(shè)備使用和保養(yǎng)維護記錄，延長使用壽命，節(jié)省維修成本；將廢舊物資進行篩選和分類，對可通過改造加工后恢復使用和改變用途的物資進行充分利用，減少浪費。