從“以用為主”到“以存為主”的轉(zhuǎn)變
——《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》新解

韓李敏/浙江省檔案館

省檔案館館藏抗戰(zhàn)時(shí)期教育部要求協(xié)助浙江省政府將《四庫(kù)全書(shū)》運(yùn)往安全地點(diǎn)的代電

省檔案館館藏民國(guó)時(shí)期《浙江省復(fù)員計(jì)劃綱要行政院審核意見(jiàn)》

《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）從2017年修訂頒布至今，已過(guò)去了兩個(gè)年頭。對(duì)照2005年的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，新標(biāo)準(zhǔn)的修訂范圍很廣、修改內(nèi)容很多，其中最核心的一點(diǎn)，就是拋棄了原標(biāo)準(zhǔn)“以用為主”的數(shù)字化基本原則，確立了紙質(zhì)檔案數(shù)字化“以存為主、存用并蓄”的新的基本原則。

從20世紀(jì)末起，我國(guó)參照國(guó)際上通行的做法，形成了紙質(zhì)檔案數(shù)字化以滿(mǎn)足使用為出發(fā)點(diǎn)的基本原則，表現(xiàn)在2005年的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》中，就是明確提出“紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確方便快捷地提供利用，使可以公開(kāi)的檔案信息資源得到共享，以滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)檔案利用的需求”，即紙質(zhì)檔案數(shù)字化“以用為主”的基本原則。

隨著汶川地震等重大事件的發(fā)生，檔案的安全再一次引起人們的高度重視。2010年5月，國(guó)家檔案局在四川召開(kāi)了全國(guó)檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議，首次系統(tǒng)提出了建立確保檔案安全保密的檔案安全體系的要求，并將檔案數(shù)字化列為加強(qiáng)檔案安全的一項(xiàng)重要手段和舉措，提出要“以數(shù)字化檔案代替原件提供利用，從而起到不動(dòng)原件，保護(hù)原件的作用”，要求“把紙質(zhì)檔案數(shù)字化作為一項(xiàng)檔案安全工程”來(lái)推進(jìn)。最終，該意見(jiàn)寫(xiě)進(jìn)了“兩辦”《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》，成為新時(shí)代紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本指導(dǎo)方針，即紙質(zhì)檔案數(shù)字化的首要任務(wù)是“代替原件”，起到一個(gè)檔案原件“替身”的作用，其次才是利用。如果用一句話(huà)概括，新時(shí)代紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本指導(dǎo)方針就是“以存為主、存用并蓄”8個(gè)字。

《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》“以存為主、存用并蓄”的指導(dǎo)方針，改變了原標(biāo)準(zhǔn)中紙質(zhì)檔案數(shù)字化“以用為主”的基本原則。新標(biāo)準(zhǔn)以數(shù)字化成果“代替原件”為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)數(shù)字化的對(duì)象、數(shù)字化的工作流程、元數(shù)據(jù)的建立、數(shù)字化技術(shù)指標(biāo)的調(diào)整等多個(gè)方面，進(jìn)行了全面的修改與補(bǔ)充。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則從“以用為主”轉(zhuǎn)變?yōu)椤耙源鏋橹鳌保瑢?huì)產(chǎn)生什么影響？

首先，在確定紙質(zhì)檔案數(shù)字化的對(duì)象范圍方面，存在著數(shù)量上的巨大差異。眾所周知，文件與檔案的差別，就是檔案包含了文件從起草到成文全過(guò)程的所有信息。從數(shù)量上講，一份10頁(yè)紙的打印文件，歸檔后成為檔案，少則十幾頁(yè)，多則幾十頁(yè)，甚至數(shù)百頁(yè)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化，如果純粹從利用角度出發(fā)，可以采用有選擇掃描的策略，將檔案中大量重復(fù)的內(nèi)容不予掃描，比如文件起草的底稿、草稿等。若采用“以存為主”的方針，就不允許采取有選擇掃描的方式，而必須實(shí)行所有檔案全掃描。2005年的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求檔案掃描前首先要“按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開(kāi)。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無(wú)關(guān)和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿”，即根據(jù)利用需要，提倡實(shí)施有選擇掃描的策略；2017年修訂再版的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》則明確要求“原則上應(yīng)將確定為數(shù)字化對(duì)象的紙質(zhì)檔案全部掃描，不宜進(jìn)行挑掃”。以“全掃”代替“挑掃”，這是“以存為主”基本原則在數(shù)字化對(duì)象確定上最為集中的體現(xiàn)。當(dāng)然，與“挑掃”相比，“全掃”在紙質(zhì)檔案數(shù)字化的數(shù)量上，無(wú)疑會(huì)產(chǎn)生巨大的變化。

其次，從質(zhì)的規(guī)定性上講，紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果要求能夠“替代原件”保存和利用，就必須具備檔案的基本特性，要能夠在真實(shí)性、完整性、安全性等方面得到具體的保障。與原標(biāo)準(zhǔn)相比，新標(biāo)準(zhǔn)在這方面進(jìn)行了大量的補(bǔ)充、修訂和完善。

第一，新增了元數(shù)據(jù)采集的內(nèi)容。新標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定“紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)保存數(shù)字化項(xiàng)目信息、技術(shù)環(huán)境、數(shù)字化各類(lèi)技術(shù)參數(shù)等方面的元數(shù)據(jù)”。對(duì)數(shù)字化元數(shù)據(jù)進(jìn)行采集與保存，保證了數(shù)字化成果的真實(shí)性。

第二，“增強(qiáng)組織與管理部分的內(nèi)容，完善數(shù)字化工作中管理相關(guān)要求”，使得數(shù)字化工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，保證數(shù)字化成果的真實(shí)、完整與安全。

第三，修改了檔案掃描部分技術(shù)參數(shù)，如將掃描的最低分辨率由原來(lái)的≥100dpi提高到≥200dpi，掃描圖像的精度得到了成倍提高。

第四，修改了圖像處理部分內(nèi)容，更加強(qiáng)調(diào)保持檔案原貌的要求。比如“去污”，原標(biāo)準(zhǔn)要求“對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線(xiàn)、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過(guò)程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則”；新標(biāo)準(zhǔn)修改為“如需對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行去污處理，以去除在掃描過(guò)程中產(chǎn)生的污點(diǎn)、污線(xiàn)、黑邊等影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，應(yīng)遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則，處理過(guò)程中不得去除檔案頁(yè)面原有的紙張褪變斑點(diǎn)、水漬、污點(diǎn)、裝訂孔等痕跡”。與原標(biāo)準(zhǔn)相比，對(duì)于“去污原則”刪除了“在不影響可懂度的前提下”的前置條件，直接強(qiáng)調(diào)了保持檔案原貌的要求，并規(guī)定去污過(guò)程中“不得去除檔案頁(yè)面原有的紙張褪變斑點(diǎn)、水漬、污點(diǎn)、裝訂孔等痕跡”，從而保證數(shù)字化成果最大限度地保持檔案的真實(shí)面貌。

最后，新標(biāo)準(zhǔn)在驗(yàn)收環(huán)節(jié)上，也對(duì)原標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了全面升級(jí)換代，從長(zhǎng)期保存的角度，對(duì)數(shù)字化成果的驗(yàn)收提出了全新要求。對(duì)驗(yàn)收方式，提出了計(jì)算機(jī)自動(dòng)驗(yàn)收和手工驗(yàn)收相結(jié)合的方式。對(duì)驗(yàn)收內(nèi)容，提出了“紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果包括數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲(chǔ)載體等”五個(gè)方面的要求。對(duì)驗(yàn)收指標(biāo)，原標(biāo)準(zhǔn)僅僅要求抽檢5%以上，在抽檢的5%范圍中，“抽檢的合格率達(dá)到95%以上（含95%）時(shí)，給予以驗(yàn)收‘通過(guò)’”；新標(biāo)準(zhǔn)則規(guī)定，凡計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的項(xiàng)目，要求“檢驗(yàn)范圍100%”“檢驗(yàn)合格率100%”；凡人工抽檢的項(xiàng)目，抽檢“比率不得低于5%，對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性，抽檢合格率應(yīng)為100%，其他內(nèi)容的抽檢合格率應(yīng)不低于95%”，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)之嚴(yán)格，非同尋常。

總而言之，隨著新標(biāo)準(zhǔn)的頒布、基本原則和指導(dǎo)思想的轉(zhuǎn)變，紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作從成本核算、工作流程、技術(shù)參數(shù)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、軟硬件的更新與開(kāi)發(fā)、掃描數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)等各個(gè)方面，都要進(jìn)行大規(guī)模的調(diào)整，無(wú)論是檔案館（室）還是檔案服務(wù)中介，對(duì)此都要有充分的認(rèn)識(shí)，做好資金、技術(shù)、人才等各方面的準(zhǔn)備工作。