來(lái)華留學(xué)生的檔案管理

楊揚(yáng)　湯胤

摘? ? 要： 留學(xué)生高等教育是我國(guó)高等教育的重要組成部分。為提高來(lái)華留學(xué)生高等教育質(zhì)量，優(yōu)化來(lái)華留學(xué)生高等教育管理，本文闡述留學(xué)生檔案管理的含義、內(nèi)容和作用，以杭州部分高校為調(diào)研對(duì)象展開(kāi)實(shí)證研究，了解留學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，從發(fā)展的角度提出完善留學(xué)生檔案管理的途徑。

關(guān)鍵詞： 來(lái)華留學(xué)生? ? 檔案管理? ? 杭州高校

一、來(lái)華留學(xué)生檔案管理概述

（一）來(lái)華留學(xué)生檔案的含義

檔案是指具有保存價(jià)值的原始記錄，留學(xué)生檔案是指“凡是記述和反映留學(xué)生來(lái)華學(xué)習(xí)、活動(dòng)，具有保存價(jià)值的，并按照一定的規(guī)律，集中保管起來(lái)的文件材料都是留學(xué)生檔案”[1]。由此可知，留學(xué)生檔案真實(shí)記錄了留學(xué)生在華期間學(xué)習(xí)、生活、就業(yè)等方面的信息，是高校學(xué)生檔案的重要組成部分，對(duì)留學(xué)生教育管理有重要意義。但由于留學(xué)生檔案屬于外事檔案，留學(xué)生檔案的內(nèi)容、管理模式等均具有自身的特點(diǎn)。

（二）來(lái)華留學(xué)生檔案管理的內(nèi)容

教育部在高校外事工作基本原則中對(duì)高校留學(xué)生檔案管理提出了明確要求，即“外事檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，便于開(kāi)發(fā)利用……”[2]。但在具體管理過(guò)程中，由于留學(xué)生教育本身的特殊性和各校的實(shí)際工作情況，留學(xué)生檔案的歸檔類(lèi)目和歸檔范圍缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，主要可以分為以下幾種檔案管理模式。

1.按留學(xué)的整個(gè)過(guò)程劃分，留學(xué)生檔案分為入學(xué)前材料收集和檔案建立、入學(xué)后檔案管理、離校后檔案保存和利用[3]。

2.按留學(xué)的學(xué)歷特點(diǎn)劃分，留學(xué)生檔案管理分為學(xué)歷層次類(lèi)檔案管理、非學(xué)歷層次類(lèi)檔案管理。

3.按檔案保存形式劃分，分為紙質(zhì)檔案管理、電子檔案管理。

4.按教育管理內(nèi)容劃分，分為日常管理類(lèi)檔案管理、教學(xué)類(lèi)檔案管理。

（三）來(lái)華留學(xué)生檔案管理的作用

留學(xué)生檔案是記錄留學(xué)生在華期間學(xué)習(xí)和生活的重要憑證，加強(qiáng)留學(xué)生檔案管理對(duì)深化留學(xué)生教育管理意義重大：（1）留學(xué)生檔案中關(guān)于文化背景、語(yǔ)言水平、風(fēng)俗習(xí)慣等信息能為分班、專(zhuān)業(yè)設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃制定提供依據(jù)，推動(dòng)留學(xué)生教學(xué)服務(wù)和管理;（2）對(duì)留學(xué)生國(guó)籍、就業(yè)等情況進(jìn)行分析，可適時(shí)調(diào)整招生政策，進(jìn)一步拓展留學(xué)生招生市場(chǎng);（3）科學(xué)規(guī)范管理和利用留學(xué)生檔案能有效促進(jìn)國(guó)際人才交流，提高國(guó)際化教育水平。

二、杭州地區(qū)高校留學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

隨著我國(guó)的國(guó)際化地位的不斷提升和對(duì)外開(kāi)放戰(zhàn)略的不斷升級(jí)，來(lái)華留學(xué)生的比例逐年增加。浙江省于2011年啟動(dòng)“留學(xué)浙江行動(dòng)計(jì)劃”以來(lái)，根據(jù)中國(guó)高等教育學(xué)會(huì)外國(guó)留學(xué)生教育管理分會(huì)于2019年3月發(fā)布的《來(lái)華留學(xué)年度報(bào)告》統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，截至2017年，浙江招收來(lái)華留學(xué)生的高校共計(jì)51所，其中杭州是省會(huì)城市，高校相對(duì)較多又具有代表性。本文通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查和結(jié)構(gòu)化訪談的形式對(duì)杭州部分高校展開(kāi)實(shí)證調(diào)研，了解杭州高校來(lái)華留學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀。

（一）留學(xué)生檔案管理參考依據(jù)

《高等學(xué)校檔案管理辦法》第八條明確規(guī)定，高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)：負(fù)責(zé)接收（征集）、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管學(xué)校的各類(lèi)檔案及有關(guān)資料[4]。從杭州部分高校實(shí)證調(diào)研結(jié)果看，杭州各高校的檔案管理工作主要參考《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》三個(gè)政策文件。在實(shí)際工作中，杭州各高校普遍反映已有的關(guān)于留學(xué)生檔案管理的國(guó)家政策文件已不能完全有效指導(dǎo)當(dāng)前的檔案管理工作，但沒(méi)有制定符合本校發(fā)展實(shí)際的關(guān)于留學(xué)生檔案管理的制度。

（二）留學(xué)生檔案管理模式

杭州各高校的留學(xué)生檔案管理由校檔案館統(tǒng)一管理，各相關(guān)部門(mén)分級(jí)管理，負(fù)責(zé)留學(xué)生檔案管理工作的多由行政人員兼職，管理模式如下：

1.由本校外事部門(mén)（國(guó)際交流處或國(guó)際教育學(xué)院）先統(tǒng)一管理留學(xué)生檔案，再于學(xué)年末將完整的檔案移交本校檔案館;

2.由本校外事部門(mén)（國(guó)際交流處或國(guó)際教育學(xué)院）或本校教學(xué)系部（各學(xué)院或各系）先各自統(tǒng)一管理留學(xué)生檔案，再各自于學(xué)年末統(tǒng)一交校檔案館保存。

3.由本校外事部門(mén)（國(guó)際交流處或國(guó)際教育學(xué)院）或本校教學(xué)系部（各學(xué)院或各系）獨(dú)立保存管理，不移交校檔案館。

（三）留學(xué)生檔案分類(lèi)及歸檔范圍

留學(xué)生在華期間形成了各類(lèi)文件材料，但依據(jù)本校實(shí)際，在杭高校的留學(xué)生檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)及歸檔范圍幾乎沒(méi)有完全相同的。

在留學(xué)生檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)上，部分高校的歸類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)是依據(jù)外事檔案的第五個(gè)二級(jí)類(lèi)目（W15）要求;部分高校的歸檔標(biāo)準(zhǔn)是依據(jù)進(jìn)修生、本科生、研究生的學(xué)歷層次分類(lèi)。

在留學(xué)生檔案歸檔范圍上，比較統(tǒng)一的歸檔材料包括：護(hù)照復(fù)印件、HSK證書(shū)、高中畢業(yè)證書(shū)復(fù)印件、體檢表、入學(xué)申請(qǐng)表、成績(jī)單、個(gè)人獎(jiǎng)懲材料、學(xué)籍管理材料（入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等）、畢業(yè)論文材料、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件、學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件;有所區(qū)別的歸檔材料包括：畢業(yè)照、留學(xué)生畢業(yè)去向記錄表（家庭地址、工作單位、聯(lián)系方式等）、社會(huì)實(shí)踐報(bào)告、社會(huì)活動(dòng)記錄等。

（四）留學(xué)生檔案管理利用

從實(shí)證調(diào)研的結(jié)果看，杭州各高校對(duì)留學(xué)生檔案的管理以紙質(zhì)辦公為主，只有部分高校推行電子化辦公，有效并且深入利用了“來(lái)華留學(xué)生管理信息系統(tǒng)”。此外，各高校對(duì)留學(xué)生檔案的管理利用主要體現(xiàn)在編撰校史或年鑒、出具相關(guān)證明方面，并未在開(kāi)展學(xué)術(shù)研究、拓展國(guó)際交流、調(diào)整招生或教學(xué)計(jì)劃等方面深入挖掘利用。

三、杭州地區(qū)高校留學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題

基于杭州部分高校留學(xué)生檔案管理實(shí)證調(diào)研現(xiàn)狀，本文了解到當(dāng)前留學(xué)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題。

（一）留學(xué)生檔案管理參考依據(jù)不健全

當(dāng)前，來(lái)華留學(xué)生的國(guó)籍類(lèi)別日益增多，留學(xué)生的留學(xué)形式日益多樣化，作為指導(dǎo)留學(xué)生檔案管理工作的《高校檔案實(shí)體分類(lèi)法》（1994年版）、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》（1994年版）和《高等學(xué)校檔案管理辦法》（2008年版）的制度建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和檔案工作要求已不能完全適應(yīng)當(dāng)前留學(xué)生檔案管理的實(shí)際，已不能完全有效指導(dǎo)留學(xué)生檔案管理工作。

（二）留學(xué)生檔案管理模式不完善

縱觀留學(xué)生檔案管理模式，杭州高?；緦?shí)行校檔案館統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、各相關(guān)部門(mén)分級(jí)管理的管理模式，但在實(shí)際操作過(guò)程中，表現(xiàn)為：（1）校檔案館的主要作用體現(xiàn)為接收、管理各相關(guān)部門(mén)移交的檔案，其指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)的主導(dǎo)作用缺失;（2）主管留學(xué)生檔案的校檔案館、外事部門(mén)、教學(xué)系部缺乏溝通交流，存在各自為政的現(xiàn)象，易導(dǎo)致留學(xué)生檔案缺失、遺失;（3）負(fù)責(zé)留學(xué)生檔案管理的工作人員多由行政人員兼職，兼職行政人員通常不具備檔案管理專(zhuān)業(yè)背景，平時(shí)又缺乏上崗之后的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致專(zhuān)業(yè)能力不強(qiáng)。

（三）留學(xué)生檔案歸檔不完整

根據(jù)調(diào)研結(jié)果，在實(shí)際工作中，杭州各高校的留學(xué)生檔案歸檔材料存在歸檔類(lèi)目雜亂、檔案材料收集不及時(shí)、畢業(yè)去向材料缺失等問(wèn)題，其主要原因是檔案歸檔類(lèi)目標(biāo)準(zhǔn)和范圍不明確，收集整理留學(xué)生檔案所牽扯的部門(mén)較多但缺乏溝通銜接，工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)能力致使檔案管理意識(shí)不強(qiáng)等。

（四）留學(xué)生檔案開(kāi)發(fā)利用率低

從杭州各高校對(duì)留學(xué)生檔案的管理利用看，各高校對(duì)留學(xué)生檔案的歸檔、整理、保存以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案為輔，信息化程度較低。此外，各高校對(duì)留學(xué)生檔案的利用基本上停留在查閱、出具證明等方面，較少積極主動(dòng)地通過(guò)調(diào)研、統(tǒng)計(jì)等形式深入挖掘留學(xué)生的檔案信息。

四、優(yōu)化來(lái)華留學(xué)生檔案管理工作的途徑

（一）完善留學(xué)生檔案管理制度

加快制度建設(shè)是完善留學(xué)生檔案管理工作的基礎(chǔ)和保障?；诎l(fā)展實(shí)際，各高校要以《高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》為參照，制定符合本校實(shí)際的留學(xué)生檔案管理制度，從制度建設(shè)上明確留學(xué)生檔案管理工作的原則和各管理部門(mén)的職責(zé)，明晰留學(xué)生檔案歸檔類(lèi)目、歸檔期限、歸檔范圍和歸檔流程等，進(jìn)而保證留學(xué)生檔案齊全完整。

（二）強(qiáng)化留學(xué)生檔案管理部門(mén)工作職責(zé)

當(dāng)前，留學(xué)生檔案是由各相關(guān)職能部門(mén)收集整理再移交檔案館或獨(dú)自存放于各相關(guān)職能部門(mén)，這樣的管理模式極易造成檔案材料缺失或遺失。對(duì)此，作為具有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)的校檔案館應(yīng)主動(dòng)深入各相關(guān)職能部門(mén)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)，定期組織召開(kāi)各相關(guān)職能部門(mén)工作交流協(xié)調(diào)會(huì)議，全過(guò)程監(jiān)管留學(xué)生檔案管理的質(zhì)量。同時(shí)，各高校應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理工作人員的檔案管理意識(shí)。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化留學(xué)生檔案歸檔類(lèi)目和范圍

現(xiàn)階段，大多數(shù)高校的留學(xué)生檔案歸檔類(lèi)目和范圍是參考《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中的W15要求，其歸檔類(lèi)目和范圍比較簡(jiǎn)單。隨著來(lái)華留學(xué)生比例逐年增加，各高校應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際，拓展細(xì)化留學(xué)生檔案的歸檔類(lèi)目和范圍，并對(duì)入學(xué)前、入學(xué)后和離校后的留學(xué)生檔案及不同學(xué)歷層次的留學(xué)生檔案給予同等程度的重視。

（四）提高留學(xué)生檔案開(kāi)發(fā)利用率

留學(xué)生群體的特殊性決定了留學(xué)生檔案相較于其他學(xué)生檔案更需要實(shí)現(xiàn)檔案資源的開(kāi)放和共享，但就目前的工作實(shí)際看，各高校電子化辦公程度不高，對(duì)檔案的管理利用絕大部分仍處于保存階段，這就要求加強(qiáng)電子檔案建設(shè)，深入利用“全國(guó)來(lái)華留學(xué)生管理信息系統(tǒng)”，提高檔案管理工作的效率。要求我們利用現(xiàn)有檔案信息，通過(guò)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、調(diào)研的方式，發(fā)揮其在招生宣傳、教學(xué)管理、日常管理、國(guó)際交流等方面的作用。

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基金項(xiàng)目：2018年浙江旅游職業(yè)學(xué)院青年教管課題2018JGYB04。