淺談食品檢驗(yàn)儀器設(shè)備檔案管理

□ 陳曉旭 阜新市檢驗(yàn)檢測認(rèn)證中心

隨著各方面的發(fā)展和進(jìn)步，食品檢驗(yàn)越來越受到大家的重視。食品檢驗(yàn)儀器設(shè)備的檔案管理有利于檢驗(yàn)儀器的維護(hù)和實(shí)驗(yàn)的順利進(jìn)行，因此科學(xué)地管理儀器設(shè)備檔案是做好檢驗(yàn)工作的重要程序。

儀器設(shè)備是質(zhì)量檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)開展工作的重要工具，它在各單位的檔案管理中扮演一個重要的角色。為了保證實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系正常運(yùn)行，需要將儀器設(shè)備檔案科學(xué)化，使其在實(shí)際食品檢驗(yàn)中發(fā)揮重大的作用。

儀器設(shè)備檔案科學(xué)管理的必要性

設(shè)備檔案在食品檢驗(yàn)工作中的必要性主要體現(xiàn)在：一是可以記錄儀器的使用過程；二是可以為檢驗(yàn)儀器提供技術(shù)基礎(chǔ)；三是可以保障檢驗(yàn)儀器高效利用性；四是提高技術(shù)水平和保證工作質(zhì)量的重要工具。設(shè)備檔案管理有利于掌握檢驗(yàn)儀器的運(yùn)行狀況，有利于儀器資料保管的完整性，有利于為檢驗(yàn)儀器的維修提供依據(jù)。

設(shè)備檔案影響著科研的過程和實(shí)驗(yàn)的結(jié)果。儀器設(shè)備檔案還可以通過效益分析，幫助使用單位綜合分析儀器設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，開發(fā)儀器設(shè)備的新功能，盡量擴(kuò)大儀器設(shè)備的服務(wù)范圍，提高設(shè)備的利用價值。檢驗(yàn)儀器設(shè)備檔案的資料包含其使用過程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息。新時代發(fā)展需要擁有與自身功能業(yè)務(wù)相適應(yīng)的檢驗(yàn)儀器設(shè)備，但是對于如何管理好，使用好儀器設(shè)備，有效提高儀器設(shè)備的使用率，減少儀器設(shè)備突發(fā)故障，則需要查閱較為全面的儀器設(shè)備檔案，尤其是儀器設(shè)備的使用記錄。

檢驗(yàn)儀器設(shè)備檔案管理中出現(xiàn)的問題

信息資料收集不及時、不全面

儀器設(shè)備應(yīng)由所在檢驗(yàn)部門的儀器管理員組織部門儀器負(fù)責(zé)人建立儀器檔案。對于大型儀器，獨(dú)立建立檔案交檔案室統(tǒng)一保管，小型儀器或輔助設(shè)備可按類別集中建立檔案。在開始建立檔案時和使用后都會出現(xiàn)一些漏洞，每一個儀器設(shè)備都有自己的資料信息。如果對這些材料收集時延誤時間、材料內(nèi)容片面，并且在儀器購置時，就對這些儀器設(shè)備的一些使用說明書、安裝調(diào)試文件和設(shè)備維修文件等最初資料不重視，就會在保存中存在失誤，從而影響儀器設(shè)備后期使用。檢驗(yàn)儀器設(shè)備能否正常使用是需要許多數(shù)據(jù)資料在背后支撐的。在后期使用時，會不定期產(chǎn)生數(shù)據(jù)信息，這些信息數(shù)據(jù)如果不能及時整理，檔案資料也會不完整，有缺失。在日常工作中，檢驗(yàn)儀器設(shè)備檔案信息的缺失會對儀器設(shè)備在使用中造成一定的影響。在目前的檢驗(yàn)儀器檔案管理中，缺乏科學(xué)的有效管理，應(yīng)該不斷完善檔案管理程序。

傳統(tǒng)檔案管理方式整理不規(guī)范

大多數(shù)的檢驗(yàn)儀器設(shè)備檔案管理都是采用傳統(tǒng)的方式，在使用過程中，會有越來越多的儀器設(shè)備，隨著開發(fā)和使用，設(shè)備開始增多，那么設(shè)備檔案也會變得更復(fù)雜。過去對檔案的管理方式不科學(xué)，這種舊的管理方式已經(jīng)沒有辦法適應(yīng)新的儀器設(shè)備的檔案管理。傳統(tǒng)的設(shè)備檔案管理中，主要依靠人工先對儀器設(shè)備信息開始收集，然后再進(jìn)行分類整理，最后采用紙質(zhì)的形式裝盒對檔案進(jìn)行保存。這種落后的管理方式既費(fèi)時又費(fèi)力，而且紙質(zhì)的信息資料很容易被損壞或者丟失，對文檔資料的保存性能比較弱。這樣這些儀器設(shè)備檔案就會很容易出現(xiàn)差錯。在人員交替更換和銜接的過程中較容易出現(xiàn)資料脫節(jié)、信息不完整的情況。

科學(xué)有效管理儀器設(shè)備檔案

健全組織機(jī)構(gòu)，完善檔案體系

科學(xué)有效地管理食品檢驗(yàn)儀器的設(shè)備檔案，一是要注重專業(yè)性，讓更多的專業(yè)人才加入進(jìn)來；二是提升個人素質(zhì)能力，讓檔案管理人員有素質(zhì)、有能力；三是要精準(zhǔn)地了解檢驗(yàn)儀器方方面面的內(nèi)容，多與實(shí)驗(yàn)人員溝通，掌握儀器設(shè)備的相關(guān)資料，在實(shí)踐中獲取經(jīng)驗(yàn)，為提升自身專業(yè)水平而努力；四是要單位做好自己的角色，明白食品檢驗(yàn)的重要性，那么儀器設(shè)備檔案管理也是重中之重，要實(shí)時監(jiān)督儀器設(shè)備的使用情況，定期安排專人對儀器進(jìn)行維護(hù)。當(dāng)然，及時核對檔案資料信息也是職責(zé)所在。

在食品檢驗(yàn)中，檢驗(yàn)的儀器設(shè)備是主要工具。在實(shí)際工作過程中，查看閱覽儀器檔案信息是可以快速了解儀器的簡要方法。所以，健全組織機(jī)構(gòu)、完善檔案體系是科學(xué)有效管理儀器設(shè)備檔案的主要對策。

引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)對設(shè)備檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理

去除傳統(tǒng)檔案管理方式中的不足，使用新方式對檔案進(jìn)行管理?，F(xiàn)如今，比較方便的方式就是建立信息化的管理平臺。這種新型方式就是使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)行實(shí)時更新與錄入。這樣就可以快速查找自己需要的信息，并且準(zhǔn)確性也高。而檔案管理員只需要對計(jì)算機(jī)進(jìn)行維護(hù)就可以有效保存檔案。另外，可以利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫技術(shù)對設(shè)備的使用狀況、運(yùn)行狀態(tài)、維護(hù)情況進(jìn)行查詢。這種現(xiàn)代化檔案管理模式，既減少了工作量，也提高了準(zhǔn)確性，方便快捷。

結(jié)語

食品檢驗(yàn)儀器設(shè)備檔案管理是儀器設(shè)備管理中的基礎(chǔ)，也是一個重要組成部分，同時也是一種信息資源，具有不可低估的作用。管理員要高度重視儀器設(shè)備的檔案管理，使其發(fā)揮潛在功能，多策并舉，讓儀器設(shè)備在食品檢驗(yàn)管理中發(fā)揮應(yīng)有的作用。