水務(wù)公司檔案管理工作思考

隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國的水務(wù)事業(yè)也得到了長足發(fā)展，在企業(yè)的不斷發(fā)展中，對企業(yè)各類檔案管理工作也提出了更高的要求。檔案是一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎(chǔ)性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極發(fā)揮著重要作用，檔案工作是企業(yè)科學(xué)管理的基礎(chǔ)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營不可缺少的條件和重要保證，特別在市場經(jīng)濟條件下，檔案工作與企業(yè)的開拓發(fā)展緊密聯(lián)系，息息相關(guān)。在企業(yè)檔案工作的不斷發(fā)展和完善中，也形成了大量的業(yè)內(nèi)資料即工程檔案。

水務(wù)工程檔案管理是發(fā)展水務(wù)事業(yè)的基礎(chǔ)性資料，只有不斷提高水務(wù)檔案管理水平，高效利用水務(wù)工程檔案資源，才能確保更好的為人民服務(wù)。

一.水務(wù)公司工程檔案管理的重要性

工程項目檔案管理就是在工程建設(shè)、管理真實的記錄，他具有相關(guān)的憑證以及依據(jù)的作用。工程項目檔案的資料在工程的建設(shè)、維護、管理、改造等都具有極其重要不可替代作用，是公司工程技術(shù)管理人員勞動智慧結(jié)晶，是維護水務(wù)工程真實面貌重要的工作，它是貫穿整個工程項目建設(shè)全過程的。

任何一項工程項目從它的立項、項目的設(shè)計、項目的施工、竣工驗收，以及到項目的運行、項目的養(yǎng)護、項目的維修、項目的改造等等環(huán)節(jié)要經(jīng)過不同的階段、跨越的時間段也是漫長的。在這全過程里會由專業(yè)技術(shù)人員收集編制形成工程項目的檔案資料，但是每個工程項目資料的形成環(huán)節(jié)，或者是后期管理過程中出現(xiàn)任何紕漏都會產(chǎn)生隱患，甚者還會引發(fā)事故發(fā)生。因此對工程項目的檔案必須加強。另外工程項目檔案資料管理也是工程項目正常運行最基本保障。完善的工程檔案資料能讓以后的運行中，相關(guān)的管理人員能迅速熟悉整個工程的狀況，作好工程的維護以及維修改造，提高管理效率有重要作用，如果管理不到位會影響整個工程的運安全與效益。

工程內(nèi)部的資料是整個過程的真實記錄，工程施工過程的每一步都會對內(nèi)業(yè)資料產(chǎn)生重要的影響，因此，必須要收集起來才能全面的了解工程的進程。水務(wù)工程施工的過程中需要做的工作有很多，所以，必須要掌握更多的內(nèi)業(yè)資料。只有根據(jù)這些材料并與工程現(xiàn)場進行比較，才可以更好的了解施工隊伍的具體流程。在工程竣工之后，必須要進行驗收工作，同時，真實有效的進行記錄。除了對相關(guān)的數(shù)據(jù)進行記錄之外，還可以通過照片和錄像等影響資料來反應(yīng)工程的進度。

工程檔案資料為工程信息的查詢提供了重要的參考依據(jù)，通過查找工程檔案資料，項目負責(zé)人可以做到有據(jù)可依，而不僅僅是憑借記憶來控制整個工程。

水務(wù)工程檔案資料可以對過去工程中采用的技術(shù)和采取的措施以及反饋信息等進行記錄，這就為以后的工程施工提供了很多的借鑒和參考。比如，工程資料當(dāng)中的“竣工報告”和“施工小結(jié)”等總結(jié)的部分，會提供有關(guān)的工程數(shù)據(jù)資料信息和其中的優(yōu)點、缺陷等等，借鑒和學(xué)習(xí)這些檔案資料可以為以后的工程管理工作提供很多的依據(jù)和信息，進而大大提高施工的效率和質(zhì)量。

水務(wù)工程檔案管理是水務(wù)公司工作的重要部分，通過計算機的檢索系統(tǒng)對檔案進行查找的速度大大提高，同時具有相當(dāng)高的查準率與查全率，大大提高了企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量和工程檔案資料的使用效率。

二.水務(wù)公司檔案信息化建設(shè)的必要性

在這個信息化時代，檔案也是信息時代的重要組成部分，數(shù)字化是檔案信息化的重要手段。水務(wù)公司檔案室是保管和提供利用檔案信息的職能部門，是最有實用價值的信息資源庫，這就要求檔案工作在收集、保管、保護和利用手段等方面做出調(diào)整，能夠更好地去適應(yīng)社會發(fā)展的形式。

檔案安全保障。工程圖紙檔案多為按要求折疊保存，且部分老檔案為手繪圖紙，多次翻折會對圖紙檔案本身帶來磨損。傳統(tǒng)載體檔案在數(shù)字化后，將來的整理、編目、統(tǒng)計、查閱、編研、開發(fā)等各項工作，都可不再動用檔案，并可對檔案進行封存管理，從而大大減少了對檔案的各種人為損害或自然侵害，大大提高檔案的安全系數(shù)，從而保障檔案實體的安全。

社會需求強烈。人們的時間意識越來越強，當(dāng)遇到重要工程或者管線損壞等情況，可以盡快找到資料，為排查提供重要圖紙依據(jù)，不僅可以節(jié)省時間，也可以及時修復(fù)損壞管線，從而避免水資源浪費；水務(wù)公司各水站、水所分散在城市的各個地方，從各水站和水所到檔案室查檔案略有不便，費時又費力，通過公司辦公軟件將電子檔案進行傳輸，可充分發(fā)揮了檔案信息化作用，極大方便了各部門查檔。

三.水務(wù)檔案管理存在的問題

1.水務(wù)檔案跨區(qū)域查找困難

傳統(tǒng)的水務(wù)檔案管理是在本企業(yè)資料收集的基礎(chǔ)上建立起來的，這種管理能夠滿足本單位水務(wù)工作的發(fā)展需求，但是制約了與其他水務(wù)企業(yè)間的檔案整體規(guī)劃利用。如：同一工程中，分別由不同公司分段進行施工，而各公司只收集本企業(yè)施工部分的檔案，在后期工程的相關(guān)資料查找時就帶來了諸多不便。

2.水務(wù)工程檔案管理的信息化、專業(yè)化有待提高

很多地區(qū)的水務(wù)公司都實現(xiàn)了辦公自動化，但這并不意味著檔案管理方法的革新。真正的信息化管理是對信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的全面應(yīng)用，不僅限于對資料的數(shù)據(jù)化和相應(yīng)的檢索。目前水務(wù)工程檔案，尤其是圖紙的信息化利用缺乏專門的系統(tǒng)以更便于查找和使用。

3.施工管理原件不全

目前，在工程施工的過程當(dāng)中，有時候下發(fā)的施工管理文件為復(fù)印件，沒有原件，這就不符合工程檔案管理質(zhì)量的需要

4.施工驗收原始簽證資料格式不符合要求

在工程開展工作之前，未對原始施工驗收簽證資料的內(nèi)容和格式進行明確、統(tǒng)一的約定，而是在施工進行的過程當(dāng)中不斷的增添和更換相關(guān)的內(nèi)容和種類，這就使得不同資料在格式上不夠規(guī)范、統(tǒng)一，給裝訂組卷工作增加了一定的難度。

5.書寫不規(guī)范

原始資料書存在問題在書寫工程施工過程的原始資料的時候，有很多字跡潦草、不規(guī)范、錯別字等問題，對于修改過的地方也未蓋章和簽字，還有部分資料缺少簽字日期等問題，這就大大增加了工程檔案管理工作的難度。

四.水務(wù)工程檔案管理下一步的工作重點

1.進一步加強水務(wù)公司檔案管理

提高各部門對檔案的認識。檔案管理員不僅僅是坐在辦公室收集檔案，更應(yīng)該走出庫房，深入到各部門，講解檔案管理的重要性以及相關(guān)檔案管理的知識，提高各部門兼職檔案管理員的業(yè)務(wù)水平，并協(xié)助主管部門領(lǐng)導(dǎo)，形成行之有效的檔案管理的監(jiān)管監(jiān)督體制。

2.提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

水務(wù)檔案管理員不僅要具備檔案專業(yè)管理知識，還應(yīng)具備一定的水利工程專業(yè)知識，只有這樣，才能更細致、更合理、更符合工程特點地制定相應(yīng)的水務(wù)工程檔案管理體系，有的放矢地要求水務(wù)工程專業(yè)技術(shù)人員及時歸檔，更好地做好企業(yè)檔案管理工作。

3.改變管理方式，豐富收集手段。

根據(jù)不同工程特點，拓寬檔案收集渠道，變被動為主動收集檔案資料，采取靈活多樣的收集手段，適應(yīng)水務(wù)工程檔案管理的要求。對建設(shè)周期較長的大型工程檔案收集，應(yīng)與施工現(xiàn)場資料員及其他施工部門保持聯(lián)系，及時溝通，隨時掌握工程進展情況，分階段催收檔案資料，盡量避免原始檔案資料遺失，從而保證工程檔案的完整性和連續(xù)性。對建設(shè)周期較短的小型工程檔案的收集，采取追蹤收集的辦法，主動到施工現(xiàn)場了解施工進度，及時掌握施工信息，指導(dǎo)和督促施工現(xiàn)場資料員，有針對性地收集檔案資料，從而保證檔案資料的完整性。

在新形勢下水務(wù)工程檔案管理工作是水務(wù)企業(yè)管理制度的重要組成環(huán)節(jié)，它對未來水務(wù)企業(yè)的發(fā)展具有十分深遠的意義。因此水務(wù)企業(yè)要優(yōu)化水務(wù)工程檔案管理工作、重點提高水務(wù)工程檔案管理工作的質(zhì)量和效率、提升水務(wù)工作人員整體的專業(yè)知識水平和服務(wù)素質(zhì)，使水務(wù)工程檔案管理發(fā)揮積極作用！

作者簡介：

潘琨，女，山東青島人，職稱：初級（檔案館助理館員），研究生