基于物聯(lián)網(wǎng)的醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)的優(yōu)化設計

趙 巍 彭 虎 王良明

近年來，隨著醫(yī)療改革政策的相繼出臺，國家提出了醫(yī)院信息化建設及“互聯(lián)網(wǎng)+”的指導意見。建立醫(yī)療衛(wèi)生新模式和加快建設跨行業(yè)、跨區(qū)域的高效物流信息服務平臺，能夠提高物流供需信息對接和使用效率，提升物流倉儲的自動化、智能化水平和運轉效率，降低物流成本?；谖锫?lián)網(wǎng)的醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)是將醫(yī)用耗材的整個生命周期進行綜合考慮，對采購、存儲、使用及報廢等各個環(huán)節(jié)進行統(tǒng)一管理，使整個流程的成本最小，管理效率達到最優(yōu)[1]。醫(yī)院耗材供應和保管需要有系統(tǒng)科學的管理體系，要求管理者在日常工作中不斷根據(jù)使用需求進行改進和調(diào)整[2]。為此，本研究結合互聯(lián)網(wǎng)技術及醫(yī)用耗材管理特點，改進采購及存儲系統(tǒng)架構，按照新財務管理要求改進流程，實現(xiàn)無縫連接，達到醫(yī)用耗材信息化全程監(jiān)管的目的。

1 醫(yī)用耗材采購環(huán)節(jié)管理現(xiàn)狀

1.1 醫(yī)用耗材采購現(xiàn)狀

醫(yī)用耗材采購是醫(yī)用物資在醫(yī)院內(nèi)部流轉的前提和保障，內(nèi)控制度確定醫(yī)用耗材控制范圍包括不相容職務相互分離控制、業(yè)務流程控制、準入控制、采購管理控制、采購量控制、驗收入庫控制及盤點核對控制等[3]。嚴格醫(yī)用耗材采購需要合理的流程，符合醫(yī)院對耗材的監(jiān)管。傳統(tǒng)的耗材采購是依據(jù)醫(yī)院業(yè)務的需要，由科室填寫好規(guī)定的紙質申請單向庫房提出采購申請，庫房審核后將科室申請的紙質報告提交分管院長簽字，通過后庫房按合同采購，供應商配送到庫房，發(fā)放到科室。截至目前，物資的采購和定價尚未形成統(tǒng)一的規(guī)章和制度，導致耗材價格虛高，難以全面的控制醫(yī)院物資的采購成本和產(chǎn)品質量。

1.2 醫(yī)用耗材采購現(xiàn)存弊端

醫(yī)院對于院內(nèi)醫(yī)用耗材采購以及醫(yī)療器械的管理，僅依托醫(yī)院信息系統(tǒng)(hospital information system，HIS)或醫(yī)院資源規(guī)劃(hospital resource planning，HRP)系統(tǒng)的部分功能模塊，甚至還停留在半手工模式的情況[4]。雖然醫(yī)院內(nèi)部傳統(tǒng)物資管理系統(tǒng)的使用解決了供應商信息的錄入、物資信息的錄入、采購計劃的生成和訂單的生成等問題，但仍存在許多弊端：①招標部門招標完成后，需要錄入供應商資質、基礎物資項目及供應商信息等，日常信息維護工作量較大；②傳統(tǒng)的物資采購等生成采購計劃后，如果可以生成訂單，通常是通過發(fā)送郵件的方式進行，物資采購過程的自動化程度較低；③無嚴格的配送監(jiān)管，無法追蹤供應商配送耗材的時間導致耗材配送時間過長，采購計劃執(zhí)行的效率不高；④無具體使用部門對供應商耗材質量評價，無法有效幫助醫(yī)院選用信譽度好的供應商和對耗材進行全程監(jiān)管。

2 醫(yī)用耗材采購管理系統(tǒng)構建

2.1 系統(tǒng)需求分析

加強醫(yī)用耗材管理是醫(yī)院庫房、耗材供應商及患者的共同需要。①供應商關心的是如何方便提交和修改供應商資質信息和產(chǎn)品資質信息等，及時收到資質過期的預警以便對資質信息進行更新，實時了解醫(yī)院下的訂單并及時配送，以及對配送給醫(yī)院耗材的數(shù)量、金額及發(fā)票等進行統(tǒng)計和管理；②從醫(yī)院需求角度而言，需要減少日?；緲I(yè)務的工作量，如供應商資質的替換、催促供應商及時配送耗材、票據(jù)的登記、加強對耗材的質量和價格的監(jiān)管等；③從患者的角度而言，患者需要及時得到醫(yī)治，以及解決“治病貴”的問題，醫(yī)院需要加強對耗材價格的管理，嚴格按照省采規(guī)定，規(guī)范耗材的品種及價格，切實保障患者的權益。

2.2 耗材臨時采購流程

(1)臨時采購流程。對于醫(yī)院沒有的耗材，又未按照醫(yī)院新型耗材論證流程進入醫(yī)院正式采購目錄，因治療需要臨時使用的耗材，根據(jù)需求創(chuàng)建新的流程，實現(xiàn)科室網(wǎng)上申請，輸入所需新物資的相關信息提交后由相關部門網(wǎng)上審批，審批后由庫房具體按照相關規(guī)定執(zhí)行臨時采購，其采購流程如圖1所示。

圖1 醫(yī)用耗材臨時采購流程界面圖

圖2 供應商資質信息維護界面圖

(3)采購耗材的監(jiān)控。采購制單可以對耗材的效期、注冊證效期及合同效期進行嚴格的把關，可以查看產(chǎn)品圖片、合同圖片等，防止供應商以假當真。

(4)采購配送實時在線性。采購審核后會自動生成訂單，并以郵件和微信的方式同時通知供應商。

(5)采購訂單追蹤和評價系統(tǒng)。建立統(tǒng)一平臺，規(guī)范與供應商之間的協(xié)作流程，將“電話+傳真”的采購方式轉變?yōu)椤靶畔⑵脚_+短信提醒”，采購人員可動態(tài)監(jiān)控訂單處理情況，提高了采購效率[5]。即從訂單發(fā)送的時間起，對該訂單做追蹤記錄，供應商何時確認訂單，何時配送耗材等，供應商配送耗材后，醫(yī)院人員對耗材的質量以及配送的及時性進行評價，做為醫(yī)院對供應商的服務質量考核的重要依據(jù)。

(6)加強對科室申請采購的控制。實行定額定量的手段，通過統(tǒng)計各科室3年的耗材使用數(shù)據(jù)，統(tǒng)計出科室平均的消耗數(shù)據(jù)，通過統(tǒng)計的數(shù)據(jù)，確定每次采購的品種、數(shù)量及金額。對于超出科室規(guī)定的數(shù)量或者金額的耗材，需要上級領導審批，審批后庫房制定采購計劃。

(7)常備庫存采購計劃制單的多樣性。可以依據(jù)庫房消耗的平均量，系統(tǒng)自動判斷需要采購的物資，也可以依據(jù)科室請求申購，依據(jù)庫房設定的庫存上限和下限采購制單。

2.3 醫(yī)用耗材采購環(huán)節(jié)流程

科室采購申請分為已有品種及新品種，已有品種按照既定流程由科室提申請，庫房按計劃采購，若超出醫(yī)院定額則通過其他審批流程，審批后再采購；對于臨時采購新產(chǎn)品，將經(jīng)過審批流程，通過后再將相關信息傳給庫房，庫房按照相關的采購管理辦法進行采購，庫房采購計劃都將通過互聯(lián)網(wǎng)技術傳送到供應商的終端，其采購流程如圖3所示。

圖3 醫(yī)用耗材采購環(huán)節(jié)流程框圖

3 醫(yī)用耗材入出庫環(huán)節(jié)管理

3.1 醫(yī)用耗材入出庫現(xiàn)狀

(1)醫(yī)用耗材入出庫。醫(yī)用耗材存儲管理的主要目的是對耗材采購與消耗量之間的關系進行平衡，實時掌握庫存耗材的使用情況，達到既保證耗材的正常申領使用，又有效降低庫存成本[6]。耗材的入出庫是醫(yī)院物資管理的核心，是醫(yī)院財務統(tǒng)計、成本核算和成本預算數(shù)據(jù)來源的基礎，傳統(tǒng)耗材的入出庫手段單一，庫房采購后，供應商配送，通過手工的方式將耗材入庫到系統(tǒng)。

(2)醫(yī)用耗材入出庫缺陷。①醫(yī)用耗材入庫數(shù)量的錄入、出庫數(shù)量及出庫科室等為人工操作，人為因素的介入可能導致財務付款、庫房庫存和庫房統(tǒng)計的失真；②工作效率低，不但耗費大量的人力，而且錯誤率較高；③入庫耗材發(fā)票管理缺失，傳統(tǒng)的入庫發(fā)票的填寫是通過查詢出某個供應商的入庫信息，查詢?nèi)霂靻涡畔⒑筇顚懓l(fā)票，這種發(fā)票錄入方式已經(jīng)不能滿足醫(yī)院日益增加的耗材使用量，加重了庫房管理人員的工作。

綜合污染指數(shù)評價法相對單一指數(shù)法而言更具代表性，其將選用的評價參數(shù)TN、TP綜合成一個指數(shù)值來表征沉積物污染程度，是一種綜合信息的輸出指標，但是忽略了OM指標。為了使評價結果更能反映污染情況，本研究同時采用有機污染指數(shù)法（隋桂榮，1996；王永華等，2004）對沉積物的污染狀況進行評價（表2）。

3.2 入出庫手段及預警體系構建

(1)入出庫預警體系需求。庫房人員迫切需要從手工入出庫，錄入發(fā)票的大量工作中解脫出來，更多關注耗材資質的監(jiān)管和價格的控制，減少人為因素造成不必要的失誤，而入出庫預警體系能夠科學、快速、高效地完成出入庫操作和發(fā)票的管理。

(2)科學化多樣性的手段。入庫可以依據(jù)訂單，輸入訂單號、導入訂單信息及掃描訂單隨行單入庫。出庫可以依據(jù)訂單和依據(jù)入庫單等手段。入出庫的多樣性提高了入出庫的速度和入出庫的準確性，排除了手工操作的人為因素。

(3)高效準確性。訂單號作為唯一標識碼，進行溯源，保證了各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)穩(wěn)定性。同時，可為補錄發(fā)票奠定財務報賬的基礎。補錄發(fā)票可以根據(jù)發(fā)票上的訂單號查詢出入庫單填寫發(fā)票信息，同時增加一個發(fā)票補錄的日期，供庫房統(tǒng)計和制作報表給財務用。

(4)科學的庫存預警體系和效期預警體系。通過科學的庫存預警體系，保障庫房物資的實時補貨，防止出現(xiàn)醫(yī)院急用耗材庫房短缺的問題。而效期預警體系的建立保障了耗材的質量，防止因耗材質量問題導致醫(yī)療事故和醫(yī)療糾紛。

(5)多級庫房的建立。多級庫房的建立做到對二級庫房甚至是三級庫房的庫存管理。

3.3 醫(yī)用耗材入出庫流程

使用科室通過系統(tǒng)提出物質申請并發(fā)送至耗材庫房，若庫房有庫存，則根據(jù)申請發(fā)貨至申請科室，若不在庫存品種目錄內(nèi)，則由庫房直接轉化成訂單并發(fā)送給配送商，配送商根據(jù)訂單配送貨物(庫房驗收合格)至申請科室，入出庫流程如圖4所示。

圖4 醫(yī)用耗材入出庫流程框圖

4 醫(yī)用耗材管理與財務的對接

財務管理中的成本控制是經(jīng)營管理的最重要內(nèi)容之一，而作為財務統(tǒng)計數(shù)據(jù)來源的耗材管理必須做到精細化和科學化。

4.1 醫(yī)用耗材財務管理現(xiàn)狀

醫(yī)用耗材的使用是使用價值轉化成費用的過程，是醫(yī)療支出中的可變成本，醫(yī)用耗材使用的復雜性是醫(yī)院經(jīng)濟管理的難點，隨著醫(yī)療技術的不斷創(chuàng)新和耗材品種的日益增加，財務與耗材的管理矛盾日顯，如何加強醫(yī)用耗材的財務管理，降低成本，提高經(jīng)濟效益，已成為醫(yī)院經(jīng)濟管理的重要方面。傳統(tǒng)財務管理存在對耗材的采購、入庫、出庫、報損、盤盈及盤虧等具體程序和環(huán)節(jié)不規(guī)范，手工錄入供應商送來的發(fā)票信息，對貨到票未到和票到貨到但未付款的耗材在賬面上得不到反映，賬面無法真實性反映耗材的實際采購數(shù)量，不利于第一時間掌握耗材的流動情況，也間接導致成本核算的滯后。

4.2 醫(yī)院財務對醫(yī)用耗材管理要求

建立良好的內(nèi)部控制環(huán)境，制定完善的采購預算制單，嚴格執(zhí)行采購審批流程，完善入庫出庫手續(xù)，建立限量限額領用制度，做到限額限量，要求庫房做到對每一耗材科室的消耗量，市場價心中有數(shù)，對異常科室請領能夠有效把關。

4.3 耗材管理與財務對接

(1)快速的數(shù)據(jù)采集。實現(xiàn)快速的數(shù)據(jù)采集并且與庫房會計統(tǒng)計報表相對應是新時代信息化的必然要求，優(yōu)化后的醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)可以通過財務掃描一維碼或者輸入庫房提供的統(tǒng)計報表自動完成財務的數(shù)據(jù)采集工作。

(2)限額限量請領的財務監(jiān)管。通過對醫(yī)院長期耗材使用的統(tǒng)計，可以對各科室耗材的月使用量和使用金額有個大概的估計預測值，當科室請領耗材超出估計預測值時，提交的購買或者請求單需要領導審核后才能到達庫房，由庫房依據(jù)請求單或者申購單進行配送或購買，同時財務也可以對當月科室領用異常的耗材做出統(tǒng)計，加強對醫(yī)用耗材使用的監(jiān)管。

(3)庫房會計核對體系。庫房會計可以依據(jù)入庫審核時間，發(fā)票錄入時間對本月各供應商耗材的使用進行監(jiān)管，發(fā)票錄入時間統(tǒng)計的方式，可解決傳統(tǒng)庫房因存在時間節(jié)點的問題而無法有效核對當前庫房已有的供應商發(fā)票，打破時間的概念，庫房會計按發(fā)票填寫日期統(tǒng)計發(fā)票可以做到實物發(fā)票與電腦里發(fā)票信息的一一對應，避免財務統(tǒng)計的失誤及虛假信息的出現(xiàn)，為財務的統(tǒng)計監(jiān)管奠定良好的基礎。

(4)統(tǒng)計報表的多樣性。報表的多樣性可以輔助庫存進行統(tǒng)計，輔助財務進行核對。

5 醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)應用成效

利用互聯(lián)網(wǎng)技術的耗材管理模式，實現(xiàn)了醫(yī)用耗材的證件管理清晰有序，效期管理預警提醒，極大地提高了資質管理效率，實現(xiàn)了電子檔案化管理[7]。通過醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)的優(yōu)化，使資質管理初見成效：①在采購環(huán)節(jié)采購信息的生成不再依靠人工統(tǒng)計計算和生成庫存缺口，而是通過信息系統(tǒng)及人工智能(artificial intelligence，AI)技術依據(jù)庫存上下限、供應商響應時間等規(guī)則進行計算后自動生成，并通過互聯(lián)網(wǎng)及相關的網(wǎng)絡平臺自動發(fā)給供應商終端[8]；②在入出庫環(huán)節(jié)明確安全庫存量，給出具體的再訂貨點，能夠將庫存量控制在一個最佳狀態(tài)，同時也使得科室及時收到到貨信息，減少了中間環(huán)節(jié)，盡可能少的占用資金，降低醫(yī)院營運資本[9]；③在與財務系統(tǒng)對接方面，高值耗材財務報表不僅要包括使用過程中的數(shù)據(jù)信息，還要追溯到采購環(huán)節(jié)與運輸環(huán)節(jié)，由于實現(xiàn)了與財務系統(tǒng)的互聯(lián)互通，財務可以動態(tài)監(jiān)控相關數(shù)據(jù)，從而保證數(shù)據(jù)的真實有效及可追溯[10]。

由于新系統(tǒng)具有實時雙向可追溯閉環(huán)管理功能和耗材效期分級管理與資質動態(tài)管理功能，保證了耗材使用的安全與質量，提高了工作效率，保障了數(shù)據(jù)的準確性，實現(xiàn)了耗材全流程信息化可視化管理[11]。

6 結語

現(xiàn)代化的醫(yī)院管理是科學地遵循醫(yī)院工作的客觀規(guī)律，運用相關的管理理論和手段，對人、財、物等資源進行計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制，優(yōu)化醫(yī)院的資源配置，促使醫(yī)院的經(jīng)營管理取得最佳的綜合效益[12]。醫(yī)院物資管理新系統(tǒng)，解決了許多長期存在的問題，但仍有諸如供應商資質信息的同步、耗材資質信息的同步及發(fā)票的同步等問題，有待于隨著醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展逐一解決。