信息化背景下高職院校學(xué)生檔案意識培養(yǎng)

張 露

(武漢鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 武漢 430205)

0 引言

學(xué)生是高校檔案用戶中重要的一類，隨著高校檔案服務(wù)信息化的轉(zhuǎn)變及社會對檔案重視程度的提高，高校檔案查詢利用的用戶數(shù)越來越多。對于他們來說，檔案在不同時期有不同的需求，比如在剛畢業(yè)時需要的是個人檔案的流轉(zhuǎn)程序；在進(jìn)入社會后需要的是檔案在轉(zhuǎn)戶口、福利保險、職場工作、學(xué)習(xí)再深造等各方面相關(guān)的重要憑證；在有感情需求時檔案則是生活學(xué)習(xí)的紀(jì)念。高職學(xué)生的檔案意識強(qiáng)弱在一定意義上決定了高職實(shí)體檔案的質(zhì)量及價值，而高職學(xué)生檔案意識和素養(yǎng)一直是高校學(xué)生檔案意識中比較薄弱的部分。所以，加強(qiáng)高職學(xué)生檔案意識不僅有利于學(xué)校檔案的標(biāo)準(zhǔn)化與科學(xué)化建設(shè)，更有利于高職學(xué)生與檔案部門之間互動交流，從而促進(jìn)學(xué)校檔案工作的發(fā)展。

1 信息化背景下檔案意識的特點(diǎn)

過去大學(xué)生對檔案的意識一直停留在學(xué)校檔案館(室)，或是一盒盒密封文件上。但隨著檔案管理信息化的影響，越來越多的民生檔案走向了大眾視野，檔案的定義不再高冷而是一個個活生生發(fā)生在身邊的文化形象。特別是在信息化的背景下，檔案題材、形式都發(fā)生了改變，同時由于檔案信息內(nèi)容與載體的可分離性，除了傳統(tǒng)對檔案利用的查閱，高校檔案機(jī)構(gòu)從各個角度提供的信息資源更加便捷、實(shí)用，能更好地滿足人們對知識儲備、擴(kuò)展視野等更高層次的信息需求。這樣的需求促使我們對檔案實(shí)體有更全面、更充實(shí)的體系建設(shè)，也要求用戶對檔案的了解不再僅僅停留在什么是檔案的意義上面，而是能在大數(shù)據(jù)時代有足夠的信息素養(yǎng)。另外，信息安全也對檔案意識也提出了新的調(diào)整，檔案信息安全不僅僅是檔案機(jī)構(gòu)需要考慮，更是每位社會成員都需要關(guān)注的事情。

2 學(xué)生對檔案意識不足的內(nèi)因分析

2.1 學(xué)生對檔案的意識模糊

高職學(xué)生在填寫入學(xué)登記表和畢業(yè)登記表時都會出現(xiàn)一些問題，比如字跡潦草、涂改或是證件號碼填寫錯誤，甚至有其他人代寫的情況；很多學(xué)籍檔案不完整、不規(guī)范，導(dǎo)致檔案質(zhì)量不高。究其原因，是不明白這些填寫材料的作用，沒有引起足夠的重視。高職院校大多沒有硬性要求新生入校后有檔案教育，比如參觀校史館或陳列室等，更沒有要求了解檔案的意義，對檔案作用認(rèn)識不到位，理解不深刻，最終導(dǎo)致學(xué)生檔案意識薄弱。

2.2 學(xué)生對檔案的認(rèn)識有局限性和滯后性

對于與企業(yè)對接性更高的高職學(xué)生來說，檔案利用程度不高，評聘也是在進(jìn)入社會后才產(chǎn)生的需求，因此對檔案的認(rèn)知滯后。另外，檔案的性質(zhì)特殊，不像圖書信息利用那么頻繁，有的學(xué)生一輩子利用檔案可能只有幾次，所以會讓學(xué)生產(chǎn)生檔案離自己很遙遠(yuǎn)的思想。同時因?yàn)闄n案的特殊性，在查詢時也比其他信息獲取更加繁瑣，導(dǎo)致高職學(xué)生對檔案接觸的渠道變窄，認(rèn)識更加困難。

3 學(xué)生對檔案意識不足的外因分析

3.1 檔案教育缺乏創(chuàng)新

高職院校檔案管理部門在檔案教育時更多面向教職工，面向?qū)W生的檔案教育相對較少。同時，檔案課程仍然以傳統(tǒng)的課堂講授方式為主，利用信息平臺、網(wǎng)頁傳播的較少，形式單一，導(dǎo)致學(xué)生興趣不高。高職院校開通檔案微平臺服務(wù)不多，微視頻、微課的就更少了，比起傳統(tǒng)的靜態(tài)傳播方式學(xué)生更愿意接受動態(tài)的傳播方式，教育方式的創(chuàng)新仍然沒有跟上信息技術(shù)的發(fā)展。

3.2 社會對檔案的重視程度不夠

高校自身對檔案的重視程度不高，而高職檔案工作更是高校檔案中的薄弱環(huán)節(jié)，在人財物上都無法與其他高校部門相比，導(dǎo)致學(xué)生檔案意識宣傳更加薄弱，形成惡性循環(huán)。社會信息開放程度及社會對憑證的關(guān)注都會直接影響學(xué)生的檔案意識，如果學(xué)生工作后需要越來越多地保留求學(xué)時的痕跡，就會促使學(xué)生在檔案形成時有意識地重視。

4 提高學(xué)生的檔案意識途徑

4.1 培養(yǎng)學(xué)生對檔案的收集意識

在信息社會里，人們意識到痕跡檔案對生活工作越來越重要，不管是大到非物質(zhì)化遺產(chǎn)還是小到家庭檔案的民生檔案，檔案收集逐漸形成人們生活中一件有意義的事情。信息技術(shù)影響著檔案的傳播途徑。檔案的管理更是個人素養(yǎng)的體現(xiàn)和文化觀形成的重要媒介，比如培養(yǎng)學(xué)生從個人信息和自身有關(guān)檔案形成階段時進(jìn)行自我收集，積極與民生檔案教育接軌，通過實(shí)踐教學(xué)讓檔案更加貼近學(xué)生的生活，讓學(xué)生明白檔案的意義及各種載體類型，豐富學(xué)生對檔案的認(rèn)識和體驗(yàn)。同時，在學(xué)校學(xué)籍檔案形成中，目前學(xué)生填寫個人檔案信息已經(jīng)電子化，雖然方便且同時能對筆跡、涂抹等方面進(jìn)行控制，但也要注意電子學(xué)籍形成的個人權(quán)責(zé)及真實(shí)性問題，需要個人審核簽字，避免有問題無法核實(shí)，重要信息不一致帶來的各種麻煩。同時有意識的保管好自身的個人檔案材料，養(yǎng)成好的習(xí)慣，進(jìn)一步提供學(xué)校學(xué)籍檔案收集質(zhì)量。

4.2 加大學(xué)生對檔案安全意識宣傳

對學(xué)籍信息、獲獎信息、還有科研信息等方面的保護(hù)，對個人隱私泄密等要著重加強(qiáng)宣傳教育。由于大數(shù)據(jù)多維度和全面的特點(diǎn)，它可以從很多看似支離破碎的信息中完全復(fù)原一個人或者一個組織的全貌，所以社會將越來越注意數(shù)據(jù)的安全。個人信息屬于隱私數(shù)據(jù)，在進(jìn)行檔案宣傳教育時不能僅停留在讓學(xué)生了解檔案的重要性等淺層次需求上，更要深入地講授個人檔案泄密的危害，不管是在自己提取檔案時，還是在網(wǎng)絡(luò)上及公開場合對檔案的利用，都要養(yǎng)成保證檔案安全的習(xí)慣，加強(qiáng)對個人數(shù)據(jù)的保護(hù)。

4.3 增強(qiáng)學(xué)生對檔案抓取利用意識

高校檔案工作部門不僅是保管檔案的機(jī)構(gòu)，更是服務(wù)利用的工作單位，提高高職學(xué)生檔案意識，也是高校檔案工作的一部分。通過開授檔案信息相關(guān)課程，讓學(xué)生了解檔案查閱的流程及獲取信息的方式，引導(dǎo)他們充分利用檔案中蘊(yùn)藏的豐富資源，快速準(zhǔn)確的獲得檔案信息，提高查閱利用率。同時，在網(wǎng)絡(luò)平臺上以微視頻、圖畫、故事等方式推送檔案知識，便于學(xué)生在碎片化的時間里，對檔案的獲取從被動狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃訝顟B(tài)，進(jìn)一步普及檔案知識，開闊學(xué)生的視野和思維。

在開放的信息時代，高校學(xué)生檔案意識培養(yǎng)迎來了新的挑戰(zhàn)。人物檔案、家庭檔案等各類民生檔案與個體越來越緊密聯(lián)系在一起，從高職學(xué)生自身角度出發(fā)，用新的方法和渠道擴(kuò)大，豐富檔案工作的內(nèi)涵及方式，讓高職學(xué)生充分了解到檔案收集、安全、利用的意義，才能讓檔案真正的走入到學(xué)生生活中。