計算機(jī)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中的運(yùn)用研究

王 燁(陜西國防工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陜西 西安 710300)

引言:人類文明的發(fā)展中，相關(guān)的信息文化特色都是人們通過長期的生活實踐所得出的現(xiàn)實理論，而歷史長河的進(jìn)程中，由人類活動而構(gòu)建出帶有人類自身特征的社會也就此形成。在長期的歷史發(fā)展中，語言已不能對相關(guān)得出的經(jīng)驗進(jìn)行全面的記錄和概述，為此，先祖?zhèn)冮_始創(chuàng)造文字和進(jìn)行記錄的紙張，而其內(nèi)容也在后期的社會發(fā)展進(jìn)程中起著至關(guān)重要的作用。但隨著社會聯(lián)系不在受到時間、空間的限制，人們的交流互動也在現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用和普及，且在市場經(jīng)濟(jì)體制進(jìn)程中，采用信息技術(shù)對以往大量文字內(nèi)容和信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化的信息管理、保存和傳輸。

1 計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的意義

當(dāng)前，社會的進(jìn)程發(fā)展處于信息化時代，而在時代發(fā)展的過程中，計算機(jī)技術(shù)也是信息化實現(xiàn)和呈現(xiàn)的數(shù)據(jù)介質(zhì)的重要載體;也因為其具有的相關(guān)的功能特征，計算機(jī)技術(shù)也被廣泛應(yīng)用在各個行業(yè)領(lǐng)域的工作開展。在傳統(tǒng)檔案信息管理中，紙質(zhì)媒介的信息資料保管在數(shù)據(jù)大爆炸的當(dāng)代社會中，其相關(guān)的管理應(yīng)用模式和理念也不能適應(yīng)社會整體的發(fā)展;即傳統(tǒng)管理工作中，檔案管理是在通過消耗大量人力、物力、財力的過程中，以紙質(zhì)為記載媒介，進(jìn)行信息的記錄、分類、歸檔、保存和查閱，在全球化經(jīng)濟(jì)統(tǒng)一中，不同地區(qū)的文化、社會特征、風(fēng)俗習(xí)慣等也在現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用中，使人們的事業(yè)得到擴(kuò)展。而傳統(tǒng)的檔案信息管理和傳播在社會群眾的現(xiàn)實需求中已不能對不同需求的群體進(jìn)行需求滿足。由此，計算機(jī)技術(shù)也成為社會發(fā)展進(jìn)程中的必然趨勢和重要生產(chǎn)力的改革方向［1］。

在將檔案管理人員傳統(tǒng)的管理意識和理念的提升職工，通過提高其管理人員計算機(jī)技術(shù)的操作能力，也是傳統(tǒng)與現(xiàn)代科技相結(jié)合而提升的管理技術(shù)創(chuàng)新方式。而在傳統(tǒng)檔案管理和現(xiàn)代信息化處理的綜合應(yīng)用中，我國由于計算機(jī)技術(shù)研究起步較晚，多數(shù)地區(qū)的檔案管理還是以實體的紙質(zhì)檔案管理為主。而這樣的管理形式也使得我國多數(shù)檔案資料的保管和使用壽命存在時間限制。數(shù)據(jù)信息技術(shù)的產(chǎn)生和發(fā)展，也使得我國在大量的檔案信息文件的保存和管理中，相關(guān)的管理效率、工作進(jìn)度、信息處理等日常業(yè)務(wù)開展能在計算機(jī)技術(shù)的綜合應(yīng)用中，將管理人員和時代技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)實意義上的體系接軌。

2 計算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代化檔案管理工作中的問題

當(dāng)前，國內(nèi)的檔案管理發(fā)展階段在現(xiàn)代計算機(jī)計算的應(yīng)用輔助下，已有了突破性的成就。在將信息檔案從原有的紙質(zhì)文件向電子文檔信息的過渡中，高效信息化的業(yè)務(wù)工作方式也在節(jié)省人力、物力、財力里，因相關(guān)計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用而帶來的不足和缺陷，也使得相關(guān)工作人員的工作進(jìn)度和效率受到制約［2］。首先，就是相關(guān)計算機(jī)技術(shù)檔案管理的操作人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)操作知識和技能掌握。在檔案管理的工作開展中，其工作內(nèi)容進(jìn)程對相關(guān)工作人員的技術(shù)要求較高，同時在計算機(jī)技術(shù)全面把握時，也要注意檔案管理理論知識和業(yè)務(wù)范圍的管理水平和職業(yè)素質(zhì)。但在目前的社會發(fā)展中，各個領(lǐng)域的領(lǐng)導(dǎo)人在計算機(jī)技術(shù)的管理功能上進(jìn)行重視和關(guān)注，在對檔案管理忽視或不了解的狀態(tài)下，使得相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人才流失、檔案管理制度體制不明確、計算機(jī)應(yīng)用軟件技術(shù)停滯不前等問題出現(xiàn)。

3 計算機(jī)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中的運(yùn)用措施

計算機(jī)技術(shù)的現(xiàn)實應(yīng)用中，由于以上應(yīng)用意識和觀念的不足，造成的計算機(jī)計算在檔案管理現(xiàn)代化運(yùn)用存在相應(yīng)問題。為此，在社會市場經(jīng)濟(jì)的全球化過程中，我們?nèi)粘＝邮盏降男畔⒁矎膫鹘y(tǒng)傳遞向現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展，而在計算機(jī)技術(shù)的檔案管理應(yīng)用中，我們也要注意以下幾個方面:

3．1轉(zhuǎn)變管理層的檔案管理觀念及革新相關(guān)管理模式。在文章開頭我們就說到檔案管理的根源在于人類長期生活實踐的過程中，對相關(guān)總結(jié)出的知識內(nèi)容進(jìn)行記錄、歸類、保管。隨著人類文明的社會進(jìn)程的不斷發(fā)展，其進(jìn)行信息資料保存的檔案形式也出現(xiàn)變化，即信息的記錄、分類、保管、閱覽方式從傳統(tǒng)的紙質(zhì)介質(zhì)在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展中，轉(zhuǎn)為了現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)的信息化資料管理模式。在其儲存介質(zhì)出現(xiàn)變化的過程中，計算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用也對人們實際生活和工作的高效化、便捷化的信息提取需求進(jìn)行了現(xiàn)實滿足。為此，在相關(guān)的檔案管理過程中，存在的領(lǐng)導(dǎo)層檔案管理意識不明、認(rèn)知不足的情況，相關(guān)人員也要在社會腳步的發(fā)展進(jìn)程中，通過多種渠道有效的認(rèn)識和了解到其檔案管理的計算機(jī)技術(shù)運(yùn)用是社會發(fā)展過程中的必然趨勢。

3．2加強(qiáng)對計算機(jī)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提升。在現(xiàn)實的檔案管理進(jìn)程中，進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)處理的工作人員為實際內(nèi)容開展的操作者。其實際的專業(yè)知識、操作技能的綜合素質(zhì)水平也是直接影響整體檔案管理進(jìn)行信息收集、歸類、保存、查閱等相關(guān)流程關(guān)鍵所在。為此，在相關(guān)人員的綜合素質(zhì)提升中，企業(yè)管理層就要對其開展定時、不定時的崗位職能和技術(shù)培訓(xùn)，在開展的檔案管理制度知識講座的過程里，使其對自身開展的業(yè)務(wù)工作在有全面認(rèn)識的過程中，遵循實際的檔案信息管理規(guī)章制度時，能在結(jié)合自身所學(xué)專業(yè)知識和理論實踐對現(xiàn)有進(jìn)行的管理模式進(jìn)行調(diào)整和意見提出;也是有效提升管理工作效率和質(zhì)量重要環(huán)節(jié)。

綜上所述，計算機(jī)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用，對社會現(xiàn)實發(fā)展進(jìn)程中的檔案管理信息化和數(shù)據(jù)化都有重大意義。在實際技術(shù)應(yīng)用技術(shù)的不斷研究和創(chuàng)新過程中，通過思維意識的轉(zhuǎn)變，相關(guān)信息技術(shù)也在檔案管理應(yīng)用領(lǐng)域得到普及和重視，在健全相應(yīng)的監(jiān)督管理制度機(jī)制，加強(qiáng)對相關(guān)管理人員的專業(yè)知識水平和操作技能的有效提升，也是總體提升我國檔案管理水平和技術(shù)穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵和基礎(chǔ)。