事業(yè)單位檔案管理策略探究

韋立國

【摘 要】檔案管理工作在事業(yè)單位的整體發(fā)展中發(fā)揮著非常大的作用，事業(yè)單位工作的順利開展離不開檔案管理工作的支持。近年來，信息技術發(fā)展迅速，這對事業(yè)單位的檔案管理工作來說既是一個新的發(fā)展機遇，同時也帶來了巨大的挑戰(zhàn)。論文主要結合當前的檔案管理工作現(xiàn)狀，針對目前其工作開展中存在的問題，探討了相應的改善策略，供相關工作人員參考。

【Abstract】Archives management plays a very important role in the overall development of institutions， and the smooth development of public institutions can not be separated from the support of archives management. In recent years， information technology has developed rapidly， which is not only a new development opportunity， but also a great challenge to the archives management of institutions. Combined with the current situation of archives management work， and in view of the problems existing in the development of its work at present， the paper discusses the corresponding improvement strategies， which can provide reference for related staff.

【關鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀；策略

【Keywords】 institution； archives management； current situation； strategy

【中圖分類號】G275 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2018）08-0038-02

1 檔案管理對于企事業(yè)發(fā)展的重要性

加強事業(yè)單位檔案管理，不僅可以提高事業(yè)單位的整體質量，還可以提高企業(yè)各部門的工作效率。檔案管理的質量可以有效地衡量企業(yè)未來的發(fā)展趨勢和水平。公司發(fā)展的整個歷史，都記錄在事業(yè)單位的檔案中，所以改進和加強事業(yè)單位的檔案管理，不僅可以作為公司發(fā)展的一個很好的指導，同時，為其他行業(yè)發(fā)展提供了一定的借鑒。

2 事業(yè)單位檔案實體管理的內容

2.1 檔案的收集工作

收集檔案是豐富檔案資料的重要組成部分，也是集中檔案管理的先決條件?？茖W技術的發(fā)展導致了檔案文件的多元化趨勢。隨著計算機網(wǎng)絡技術的出現(xiàn)，以聲像、圖片等多媒體方式進行保存記錄，完成文件收集以確保歸檔集合的完整性。

2.2 檔案的整理工作

檔案管理是按照一定的規(guī)律，系統(tǒng)地整理各種碎片文件的過程。文件的分散狀態(tài)轉換為系統(tǒng)狀態(tài)，將檔案原文件按有序方式管理。然后利用計算機中的WPS，WORD和其他軟件來參與分類和編目工作。

2.3 檔案的鑒定工作

檔案的鑒定是鑒別檔案的價值大小，確定檔案的保管期限，決定檔案保存和銷毀的一個工作環(huán)節(jié)。將檔案由龐雜狀態(tài)轉化為優(yōu)質狀態(tài)，使檔案存貯優(yōu)質化。

2.4 檔案的保管工作

檔案保管是保護文件安全，并延長文件使用壽命的工作環(huán)節(jié)。相關工作人員應保證檔案的完整性和安全性，確保檔案的有序存放，提高檔案的傳輸效率，及時利用科學技術，為檔案管理提供新的手段方式。通過網(wǎng)絡，檔案人員可以直接收集和驗證信息。有關部門可以隨時將重要的電子文件通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)送到檔案室，或直接將數(shù)據(jù)資料輸入檔案數(shù)據(jù)庫。

3 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

3.1 對檔案管理工作的重視度不高

目前，很多事業(yè)單位在進行檔案管理工作時受傳統(tǒng)的檔案管理理念的影響比較大，導致對檔案管理工作的重視度不高，部分工作人員認為檔案管理工作也只是單純的資料堆砌和匯總，將檔案管理工作看作是可有可無的工作。這種管理意識上的不重視大大影響了員工的整體工作效率，對其后期工作的積極性有很大的抑制作用。另外，管理意識上不重視也使得事業(yè)單位在檔案管理工作上的人力、物力以及財力等的投入嚴重不足，工作效率不高。在這種情況下檔案管理工作整體的規(guī)范性不足，很難實現(xiàn)理念上的突破和創(chuàng)新。

3.2 缺乏專業(yè)的檔案管理人員

就目前而言，事業(yè)單位專業(yè)檔案管理人員的缺乏是影響其工作開展的一項根本性問題。大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理工作都是幕后工作，因此無法產(chǎn)生直接的效益，為此很多基層的事業(yè)單位都沒有專門的檔案管理工作人員[1]；此外，很多從事檔案管理工作的人員也都是兼職人員，一些專業(yè)的工作人員一般都被調到其他部門任職，這種情況就導致在實際的工作當中很多交接工作不到位，對于檔案管理工作的開展是極為不利的，很容易造成資料不全或者是檔案丟失的情況。

3.3 檔案管理模式落后、設備老舊

目前，很多事業(yè)單位的檔案管理部門還是以傳統(tǒng)的賬目記錄以及書本記載方式為主，這種管理方式相對來說整體的運營效率比較低，管理模式落后。而且現(xiàn)如今是一個科技以及信息技術高速發(fā)展的時代，這種傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法適應當前快捷、高效的信息管理需求。再加上事業(yè)單位領導層本身對檔案管理工作的不重視，無法及時更新檔案管理設備，極大限制了檔案管理工作的有效開展，影響檔案數(shù)據(jù)記錄以及檔案查閱的效率。

4 完善事業(yè)單位檔案管理工作的策略

4.1 加強對檔案管理的重視

要想進一步完善檔案管理工作，首先必須要提高對檔案管理工作的重視度。為此相關單位可以在當前的管理部門中建立專門的檔案管理領導小組，通過采取定期檢查檔案的管理制度的方法，對檔案管理人員的工作進行有效監(jiān)督[2]。此外，進一步完善檔案管理人事的考核制度，單位的領導層需要加強對檔案管理工作的宣傳力度，這樣才能夠提高工作人員自身對檔案管理工作重要性的認識，提高工作人員的積極性。從根本上促進檔案管理工作的有效開展。

4.2 加大資金投入引進先進的管理手段

加大資金投入是保障檔案管理工作有效開展的重要手段，同時也是更新各項管理手段的重要基礎條件。首先，相關單位需要加強對設備的更新?，F(xiàn)階段，計算機技術發(fā)展迅速，對于檔案管理工作而言，也需要充分發(fā)揮計算機的適用性、可延伸性以及兼容性等特點，工作人員通過不斷強化自身的計算機操作水平，實現(xiàn)檔案管理工作的高效以及電子化。其次，綜合運用多種管理手段。關于這一方面可以考慮建立電子文檔，并做好必要的封存工作，重要的文檔可以做好備份或者是手寫備份等。最后，在現(xiàn)有檔案管理工作的基礎上做好現(xiàn)有檔案管理信息資源的開發(fā)工作，借助于當前先進的網(wǎng)絡技術，以事業(yè)單位檔案管理工作為核心，不斷總結工作經(jīng)驗，保證檔案信息的準確性以及真實性。

4.3 加強員工內部培訓提高員工綜合素質

檔案管理工作人員是事業(yè)單位檔案管理工作開展的主體，工作人員綜合素質的高低將直接影響整體工作質量。為此相關單位必須要重視自身內部員工綜合素質的培養(yǎng)。首先，在招聘過程中，需要做好人才選拔關，打破傳統(tǒng)的編制限制，引進專業(yè)的檔案管理工作人員。其次，不斷完善內部競爭機制。為改善當前員工工作積極性不高，消極怠工的情況事業(yè)單位可以制定末位淘汰機制，對檔案管理人員進行定期考核，對于業(yè)績不突出的員工采取必要的懲罰措施，以提高員工的重視程度。最后，加強內部員工培訓。新員工要做好必要的崗前培訓工作，幫助他們盡快了解工作內容以及流程；而對于老員工則要針對其工作中的不足，開展有針對性的專業(yè)培訓工作，提高其專業(yè)技能。通過這種多樣化的人才培養(yǎng)方式，提高員工的整體綜合素質。

4.4 加強檔案管理的標準化建設

檔案資料的交換，檔案資料的傳遞和共享等，都基于統(tǒng)一的規(guī)范化的標準，因此，建立各類檔案管理標準體系是保證檔案管理現(xiàn)代化的前提條件。在建立檔案管理系統(tǒng)時，經(jīng)常會遇到，過分強調本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種忽視標準化管理的行為不利于單位的發(fā)展進步。制定一些標準需要巨大的人力和物力資源，這些資源不僅與數(shù)據(jù)格式相關，而且與運行環(huán)境等諸多因素有關。它包含不止一個復雜的因素，更應統(tǒng)一領導，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。

4.5 加強檔案管理的保密工作

一般來講，事業(yè)單位所接觸到的檔案都是具有一定機密性的，因此在管理工作中要注意做好檔案管理的保密性工作。尤其是保管檔案和保密檔案這兩種類型的檔案，更需要做好檔案保密工作。并且保密檔案的保密等級也存在一定差異，在保管時要根據(jù)其密級大小來分別采取不同的保密管理措施。針對一些特殊的，涉及國家安全或利益的重要文件，還要實施嚴格的防盜管理，并由專門的設施和管理人員對其保管，并做好安保工作。

5 結語

總而言之，檔案管理工作作為事業(yè)單位管理工作的重要組成部分必須要引起相關單位以及領導人員的重視，在后期的工作中綜合分析工作中的不足，借助于當前先進的信息技術，不斷完善自身的檔案管理工作。相關工作人員也需要順應時代發(fā)展的需求，積極參加培訓，提升自身素質，促進事業(yè)單位更好的發(fā)展。

【參考文獻】

【1】俞惠蘭.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討[J].宏觀經(jīng)濟管理，2017（S1）：161+163.

【2】溫洪莉.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].現(xiàn)代交際，2018（03）：136.