淺談檔案管理信息化建設

唐冬杰

(牡丹江市建設工程交易中心 黑龍江 牡丹江 157000)

在網(wǎng)絡科技高速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經無法適應時代發(fā)展的需要，這時，標準化、數(shù)字化、規(guī)范化的信息化管理模式應運而生。電子檔案管理是時代發(fā)展的需要，是實現(xiàn)信息共享、進行資源整合的現(xiàn)代手段。這種信息化的管理模式極大地提高了資源的共享性和工作效率，使企事業(yè)單位管理水平得到很大提升。

一、檔案管理的信息化建設基本內涵和意義

(一)檔案管理信息化的含義

檔案管理信息化主要是指利用現(xiàn)代信息技術，處理、管理檔案信息資源，并為檔案信息資源提供信息化的服務。這就意味著在檔案信息管理過程中，要將傳遞和儲存進行有機統(tǒng)一，利用高科技手段對檔案進行重新配置和整理，以實現(xiàn)資源共享的及時性。主要包括檔案信息資源數(shù)字化、管理活動自動化以及信息資源高度共享化這三個方面。

(二)檔案管理信息化的意義

從小的方面來說，檔案管理信息化可以有效地提高工作效率，減少人力的浪費。從原先傳統(tǒng)的檔案整理面對的紙張受潮、檔案缺失、檔案原件受損等問題，到現(xiàn)在檔案管理人員僅需將檔案輸入，由電腦自動分類檢索。既節(jié)約了時間，又保證了檔案資料的安全性。從大的方面來說，檔案管理的的信息化是信息全球化的重要組成成分之一?？梢哉f在過去，紙質檔案的產生為人類文明的保存和發(fā)展做出了極大的貢獻，而現(xiàn)在電子檔案的產生是對檔案管理的又一次革命，它以其多元化的載體、高密度儲存、易復制、傳播速度快的特點，迅速風靡全球，對人類文明產生深刻影響。

二、檔案管理信息化建設中出現(xiàn)的問題探究

(一)對于檔案管理工作思想認識不深刻

近年來，相當多的檔案管理人員把大量精力放在數(shù)字化加工上，而在一定程度上忽視了對正在形成的電子文件的收集和管理，使檔案的更新周期較長，使用率過低。再加上檔案管理工作者對于檔案管理信息化建設的重要性認識不清，沒有進一步的深化檔案管理信息化的改革，導致企事業(yè)單位檔案信息不足，從而直接影響企事業(yè)單位檔案的使用率，影響企事業(yè)單位檔案的發(fā)展速度。

(二)資金和設備的缺乏

在檔案管理信息化的過程中，對資金的需求量非常大，不僅是前期的設備配置，還是后期的管理維修，資金缺乏是檔案信息化建設的巨大瓶頸。而目前相當多的企業(yè)和單位缺乏此項資金支持，或者其經費不能滿足電子產品更新?lián)Q代的速度，以至于檔案信息化建設無法正常完成。

(三)技術人員不夠專業(yè)

檔案信息化對檔案人員的各方面素質要求較高，工作人員要有熟練的計算機操作技能、獲取判斷運用信息的能力、精通的檔案業(yè)務知識，是既會檔案管理、又會計算機操作管理的復合型人才。正是因為檔案信息化管理的中所需要的技術相對比較專業(yè)，檔案信息化管理人員相關的設備及硬件設施使用不夠明確，導致很多設備的應用功能得不到有效的發(fā)揮。

三、完善檔案管理信息化的主要方法

(一)強化思想認識

加強對檔案管理信息化重要性的認識，企事業(yè)單位主要領導要高度重視此項工作，并將其納入單位考核目標內容，促進檔案信息化管理者管理模式的改變。樹立先進的管理理念，積極主動地為需要者提供快捷、方便的檔案信息服務。加強對技術工作者的管理和培訓，使檔案管理在后期運行過程中的問題可以及時解決。轉變傳統(tǒng)檔案管理的舊觀念，積極服務現(xiàn)代社會。

(二)加大資金投入

面對大多數(shù)檔案管理仍然存在技術設備落后和信息化程度偏低，檔案資源中蘊藏的豐富信息還沒有得到充分挖掘和利用的問題，進一步加大資金投入就顯得非常重要。對于企事業(yè)單位來說，雖然檔案管理是一筆不小的投入，但是就完善檔案管理所提高的效率來說，還是非常值得的。

(三)加強技術人員的培訓

人才隊伍建設是橋梁，在檔案管理信息化的過程中，檔案工作者是信息資源與用戶之間的橋梁與紐帶。因此必須重視檔案信息化專門人才的培養(yǎng)，明確技術標準和操作標準，注重對檔案管理人員各項專業(yè)能力的考核，以提高檔案管理人員的計算機水平、工作技能和綜合素質。聘請專業(yè)人士對檔案管理人員進行技術指導，確保對相關的硬件設備、軟件知識能夠有效的掌握，對檔案信息化管理中的相關應用能夠全面的了解并掌握。檔案管理人員應該大膽的將各種高科技產物滲透到檔案管理工作中，以便于提高信息化檔案管理的水平。

(四)完善的檔案信息化管理體系

要想進一步提高檔案信息化水平，就要建立完善的檔案信息化管理體系。制定檔案管理信息化的總體規(guī)劃，推動檔案信息化協(xié)調發(fā)展。要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，需加強事業(yè)單位檔案管理應用軟件的開發(fā)和應用，進一步提高信息化管理的技術水平，實現(xiàn)科學管理。為了有效提高檔案管理部門工作的規(guī)范性和有效性，相關部門一定要制定規(guī)范的電子檔案管理制度，要求全體檔案管理人員要嚴格遵守電子檔案管理的相關制度和規(guī)范。

結語:

為適應我國時代發(fā)展的需要，提高檔案管理的信息化進程勢在必行。雖然我國應用信息化管理模式的時間不長，過程中也出現(xiàn)了資金技術缺乏的問題，但是改革依然在繼續(xù)，為保證檔案管理信息化的進一步應用，還需要在以后的工作中不斷的發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，進一步促進檔案管理信息化建設的穩(wěn)步發(fā)展。

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［2］孫亮．事業(yè)單位檔案管理信息化建設的途徑［J］．卷宗，2013(5):1．

［3］翟天聚孫廣輝張旭東;對檔案信息數(shù)字化問題的思考［N］．中國檔案報;2001年．