事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析及建議分析

李莉

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）10-242-01

摘要 檔案管理部門的積極配合是促進事業(yè)單位長效穩(wěn)定發(fā)展的重要力量，事業(yè)單位發(fā)展過程當中，檔案管理工作的作用是非常顯著的，可是，因檔案管理工作無法為事業(yè)單位直接創(chuàng)造收益，從而導致很大一部分事業(yè)單位對于檔案管理工作根本不重視，進而導致檔案管理部門的地位顯著下滑，檔案管理工作問題比比皆是，給事業(yè)單位各項工作的開展造成了巨大的隱患。接下來，本文圍繞事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀進行系統(tǒng)性分析，提出相應的改善建義，望能夠?qū)Υ蠹矣幸欢ǖ目蓞⒖純r值。

關鍵詞 事業(yè)單位 檔案管理 現(xiàn)狀 建議

一、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）基礎設施薄弱

從當下事業(yè)單位檔案管理情況來看，通?？蓪⑵鋭澐譃閮煞N：其一，傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息檔案管理；其二，引入先進的現(xiàn)代化信息技術形成的電子檔案。據(jù)調(diào)查可以得知，有—些事業(yè)單位受到辦公領域的約束通常會把人事檔案與閱覽室等混合在一起，沒有任何鐵窗、鐵門等安全防護設備，并未進行檔案閱讀區(qū)域的合理性設置等等，此外，防盜、防火、防潮等功能停滯不前。

（二）管理標準不夠規(guī)范

有的事業(yè)單位受到檔案部門人員調(diào)整、調(diào)動等因素的影響，出現(xiàn)檔案管理專員的不斷流失，一部分檔案管理^員身兼數(shù)職、臨時派任，根本未經(jīng)過專業(yè)的技能培訓，在檔案管理方面專業(yè)知識欠缺，對相關檔案管理規(guī)定全然不知，在相關專業(yè)知識方面嚴重匱乏。

（三）管理方式落后

在人類社會不斷進步的今天，人事檔案管理信息化發(fā)展是必然趨勢。一些單位在檔案信息化建設方面處于嚴重匱乏的局面，為此，唯有將檔案目錄、人員信息等基礎信息通過人為的方式錄入到計算機當中，可是，在接下來的閱檔、檢索資料等方面依然通過手工方式來完成的，無紙質(zhì)化閱檔并未真正地實現(xiàn)，在這一基本現(xiàn)狀下檔案管理工作效率是無法得到真正意義上提升的。

二、事業(yè)單位人事檔案管理改進建議

（一）完善基礎設施

要想做好一件事，準備工作是非常重要的。為此，檔案管理工作的開展需要設置專門的檔案閱檔區(qū)域、檔案專業(yè)工作人員力公區(qū)域、檔案庫房區(qū)域，并且要確保鐵門、鐵柜、鐵窗“三鐵”齊全，配齊空調(diào)、滅火器、除濕機等設備，做到防盜、防蛀、防光、防高溫、防潮“五防”。同時，配備完善的掃描儀、專用計算機、專用網(wǎng)絡、打印機等電子設備。只有在完善的基礎設施基礎上，才能夠促使當前的檔案管理工作效率得到顯著地提升，確保工作質(zhì)量，使得當前的檔案管理水準不斷提高，促使檔案管理工作在高效的前提下安全運行。

（二）制定統(tǒng)一、規(guī)范的管理標準

任何事情的開展都有其需要遵循的規(guī)范，每一項工作都要有統(tǒng)一的規(guī)定標準，事業(yè)單位檔案管理工作亦是如此。這就需要從檔案管理工作人員著手，各單位主管部門、上級檔案管理單位要定期開展檔案管理人員的專業(yè)技能培訓，不斷強化檔案管理工作人員的專業(yè)知識儲備及綜合素養(yǎng)的培訓，不斷提高專業(yè)技能及當前檔案管理工作水平。除此之外，上級檔案管理單位要根據(jù)實際工作情況制定完善化的檔案管理制度，下達每一級別的檔案管理標準，對檔案管理人員的日常工作行為進行明確的規(guī)范化，從而實現(xiàn)事業(yè)單位檔案的統(tǒng)一化管理，在確保本單位檔案管理工作高效運行的前提下促使單位資源得到便捷地信息共享。

（三）人事檔案管理信息化

事業(yè)單位檔案管理工作要最大限度上借助先進的網(wǎng)絡資源優(yōu)勢，做到檔案管理的科學化、信息化及共享化的有效融合，促使當下的檔案管理工作效率、工作質(zhì)量得到不斷地提高，實時準確的傳輸人才資源信息，確保檔案管理工作的真實性與時效性，這對于檔案管理科學化、規(guī)范化的進一步實現(xiàn)具有非常重要的意義，可使得檔案管理工作效率得到根本性的提升，從而為人力資源的合理性優(yōu)化給予強大的支持。

（四）提高檔案利用水平

不斷提高事業(yè)單位檔案的有效利用率，促使檔案成為單位與職工提供高質(zhì)量服務的重要工具。單位管理者可恰當?shù)姆艑挋n案中那些不重要的信息，這樣才能夠為檔案有需求的人提供便捷的信息查閱。檔案管理人員要從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想認識，改變單一的服務模式，不斷開發(fā)更多新的檔案服務方式，將檔案管理工作變成主動的服務，這樣才能夠促使檔案的可利用水平得到顯著地提升。

三、結語

對于事業(yè)單位而言，檔案管理工作可以說是至關重要的，其關系著整個單位的未來可持續(xù)發(fā)展。從當前各事業(yè)單位的實際情況來看，有一部分事業(yè)單位在檔案管理方面存在很大的問題，對此，事業(yè)單位要不斷地提高對檔案管理工作的重視程度，投入必需的資金，不斷地引入先進的檔案管理設備，培養(yǎng)具有高綜合素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才，提升檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，盡可能地建立完善的檔案管理制度，不斷進行檔案管理方式的創(chuàng)新，多鼓勵廣大管理人員給出自己優(yōu)秀的意見和建議，這樣才能夠推動事業(yè)單位檔案管理工作在安全的前提下穩(wěn)定開展，為事業(yè)單位的未來發(fā)展保駕護航。