數字檔案館建設及對檔案管理體制的影響及對策

蔣保勇

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）7-227-01

摘要 數字檔案館的建設是互聯網飛速發(fā)展下的一個必然結果，然而實現檔案信息的數字化是一個新的方式，同時也在職能、管理理念上都是一種新的體系，必然會對檔案管理體制產生影響，新的觀念和新的對策也相繼產生。

關鍵詞 數字檔案館建設 檔案管理體制 影響 決策

一、數字檔案的發(fā)展

隨著我國互聯網信息化建設的飛速發(fā)展，檔案管理已經開始和計算機產生密不可分的聯系，從2013年開始信息共享已經是目前人們經常接觸的東西，國家也在大力支持這種體制，檔案信息資源共享就是其中的一部分。目前我們國家正在利用云計算、物聯網等信息技術，建設一個開放檔案信息資源的共享利用系統(tǒng)。

構建數字化檔案信息共享平臺是規(guī)范、整合信息資源的共享體系，同時強化服務意識，實現資源互換和共享，檔案館在云計算的安全管理機制中，確保檔案資源的區(qū)域性和安全性。目前在上海、北京、江蘇、湖北、福建等地已經開始結合工作需要實施區(qū)域化檔案信息資源整合并建設公開共享平臺，利用網絡方便群眾上網查詢和信息交換。

檔案信息資源整合公開共享平臺預計想給使用者提供最便捷的服務，最優(yōu)質的資源，最陜速的服務平臺。從管理體系全方位給使用者最標準可靠的檔案信息，對信息資源建設進行統(tǒng)一規(guī)劃，并充分考慮到將來的擴展，分期分批組織建設信息資源庫，盡量做到結構合理、標準統(tǒng)一、管理規(guī)范，實現信息的有序流動和廣泛共享。

二、數字檔案館建設對檔案管理體制的影響

（一）體制理念不同

數字檔案管理體制在保管實體的基礎上更傾向于檔案服務，傳統(tǒng)的檔案管理體制主要是保管和防止信息泄露。通過對數字概念的理解，我們不難得出信息再進一步的簡單明了，檔案館是從實體到非實體的轉變，同時管理系統(tǒng)和管理方式也都隨之改變，從監(jiān)控上進一步轉變到服務上，更讓信息全面化，這一方式的轉變讓部門與部門之間的溝通變得方便快捷嗎，最主要的是提升了檔案管理在實際工作中的地位。數字化讓信息更加全面規(guī)范，從功能上也有很大的不同。

（三）職能分配方式不同

數字檔案館是一種主動獲取資源的互聯網服務共享方式，傳統(tǒng)的檔案館是一種被動的耗費時間的工作方式，是一種簡單技術工作，對檔案的保管和使用都有明確的規(guī)章和使用范圍。數字檔案館是一個安全、系統(tǒng)、方便的外部使用媒介，傳統(tǒng)的檔案館的工作基本在內部進行。

建設數字檔案館有幾個板塊不可或缺，存儲系統(tǒng)、管理系統(tǒng)、網絡環(huán)境系統(tǒng)等，由這些板塊組成一個專門的系統(tǒng)的數字檔案資源中心。數字檔案的工作人員也在工作職能和體制中發(fā)生了變化，更多的主動與外部交流，服務于信息的使用者。維護檔案資源中心的秩序和系統(tǒng)的優(yōu)化需要更多的人才。

（三）管理的理念不同

數字檔案管理系統(tǒng)和傳統(tǒng)的檔案管理有著很大的區(qū)別，從收集方式來講紙質的收集范圍很窄，同時信息的來源也不能確定，數字檔案的電子文檔不僅信息來源多源，而且在準確性和及時性上都高于傳統(tǒng)的檔案管理；其次，在管理上也有很大的不同，分類不同于以往的分類方式，簡單的索引就能全面的找出需要的檔案；整理和保存也更加簡潔方便，數字化更節(jié)省空間，借助硬盤、u盤的儲存器就能大量儲存所需要的信息，讀取也不受地域限制，可以隨時隨地的查閱信息；數字檔案管理更好的按需取用，利用自身便捷安全的特點可以憑借登錄賬號、密碼就能在共享資源中找到自己需要的信息。

三、數字檔案館建設及對檔案管理體制影響的對策

（一）從思想上加強數字檔案館建設的認識

檔案的利用已經是現在企事業(yè)單位信息查詢的重要組成，對這一方面的需求也不斷的增加，數字檔案館建設是一種方便有效的使用途徑，同時也減輕了檔案工作者的勞動量，確保信息的真實性和可靠性。數字檔案館的建設是勢在必行的。

（二）數字檔案館建設強調資源共享，最大限度發(fā)揮資源的有效性

現如今社會的發(fā)展離不開資源共享互利，數字檔案館的資源共享并不是公開，安全性也是數字檔案館建設必須考慮的問題之一。所以在使用信息時，對信息的保密性都有一定的限制，同時對使用者的身份也有一定的甄別，共享是在有利于社會發(fā)展的基礎上健康、安全的共享。數據的安全性和準確性是資源共享的前提。

（三）數字檔案館建設的檔案管理體制的改革和完善，需要加強人才的培養(yǎng)和儲備

高度專業(yè)的技術人員是數字檔案館建設的必要條件，信息化需要大量的互聯網專業(yè)性人才來維護，并且在對使用中的管理人員加強數字化的培訓和支持。

（四）安全儲存是數字檔案館建設的中心

在高度開放的環(huán)境下，信息的安全和準確性就非常重要，因此在數字檔案館的建設中，權限、分級等安全設置和責任劃分非常重要。

四、結語

數字檔案館的建設是社會發(fā)展的趨勢，同時在信息化時代，高效便捷、合理利用是人們對資源的需求，在政務、企業(yè)宣傳等方面發(fā)揮著很大的作用，數字檔案館的建設將在各個領域將實現更大的用處。