加強(qiáng)新時期電力企業(yè)基建檔案管理的思考

王佳妮

摘 要：現(xiàn)就如何加強(qiáng)新時期電力企業(yè)基建檔案管理，從而更好地為實(shí)現(xiàn)企業(yè)“出精品、出人才、出效益”目標(biāo)提供服務(wù)，從充分認(rèn)識加強(qiáng)基建檔案管理的重要意義、當(dāng)前基建檔案管理存在的問題、加強(qiáng)基建檔案管理的措施、提高基建檔案管理水平的途徑等方面，闡述了作者個人的觀點(diǎn)，提出了要把檔案當(dāng)作企業(yè)財富來保護(hù)和管理，作為企業(yè)資產(chǎn)來經(jīng)營和開發(fā)，做到基建檔案工作價值利用最大化，從而為實(shí)現(xiàn)企業(yè)“出精品、出人才、出效益”的目標(biāo)提供保障。

關(guān)鍵詞：電力；基建檔案；管理

1 基建檔案及其重要意義

基建檔案，也被稱為工程建設(shè)檔案，它是各種工程建設(shè)項(xiàng)目在工程規(guī)劃、設(shè)計、施工、和維修活動的直接記錄，是高校檔案的重要組成部分。這就對檔案材料的完整性，準(zhǔn)確性，真實(shí)性具有很高的要求。

基建檔案記錄了工程建設(shè)的全過程，工程項(xiàng)目的整個管理過程都要通過基建檔案來體現(xiàn)它的全貌，其實(shí)際壽命比工程期本身要長。保障基建檔案的規(guī)范管理，使工程人員根據(jù)基建檔案規(guī)范工程技術(shù)管理程序，在發(fā)生一定事故時，能夠?qū)こ淌鹿史治鍪鹿试颍岢龈倪M(jìn)方法，通過基建檔案質(zhì)量管理，提高工程項(xiàng)目質(zhì)量?；n案的管理作為工程建設(shè)的十分重要的部分，需要引起充分的重視。電力企業(yè)作為工程項(xiàng)目實(shí)施較多的國家重點(diǎn)扶持企業(yè)，在基建檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理的問題上更是責(zé)無旁貸。同時，由于農(nóng)網(wǎng)工程的工程量較大，參與單位與涉及工作人員較多，導(dǎo)致在基建檔案的管理上存在著極大的問題。

2 當(dāng)前電力基建檔案管理存在的問題

2.1對檔案管理重要性的認(rèn)識不足

在工程建設(shè)期間，由于經(jīng)濟(jì)利益或趕工期等原因，大家只重視工程本身，輕視工程檔案，部分重要檔案資料散落在工程管理人員個人手里，造成檔案資料不歸檔或歸檔不及時，基建檔案的收集、整理、歸檔工作與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開展。直到工程完工即將交工驗(yàn)收時才開始慌忙整理，再加上工程后期人員相繼撤離，有些施工單位留下的人員對資料不熟悉，部分資料簽字手續(xù)不完備，需要施工單位或監(jiān)理人員簽字，拖延了資料整理時間，給檔案整理收集帶來很大困難。工程建設(shè)中不注重收集資料，為后期資料整理帶來巨大的工作量，不僅拖延了工程交工時間，還耗費(fèi)大量人力、物力、財力。

2.2檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待于進(jìn)一步提高

當(dāng)前，大部分基建單位檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)小、工作經(jīng)驗(yàn)欠缺，對基建業(yè)務(wù)、檔案達(dá)標(biāo)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不夠熟悉，總是被動地“你交什么，我就收什么”，在壓力面前，他們往往畏難情緒較重，對付困難、解決問題的辦法不多，造成歸檔內(nèi)容資料不全；施工隊伍流動性大，人員不穩(wěn)定，使檔案資料管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，檔案資料流向不清，工程各參建部門缺乏相互溝通交流，檔案管理職責(zé)沒有真正落實(shí)到具體人員。

2.3對檔案資料的進(jìn)行集中的收集管理

我國已經(jīng)制定了一系列的規(guī)范措施來保證檔案管理的完整性和準(zhǔn)確性，而檔案管理部門就是要執(zhí)行自己的職責(zé)，對檔案資料的進(jìn)行集中的收集管理。這些規(guī)范措施也是對檔案管理工作的監(jiān)督檢查的依據(jù)。比如，在這些規(guī)定中就有要求檔案管理人員必須參加基建工程的竣工驗(yàn)收以及科研成果的鑒定會等，就是為了對整個工程建設(shè)的資料管理質(zhì)量進(jìn)行有效控制。不過，目前一些檔案管理部門對于這些規(guī)范措施并沒有嚴(yán)格執(zhí)行，使得我國的基建檔案管理在完整性和準(zhǔn)確性上還存在很大的誤差。

3 加強(qiáng)電力基建檔案管理的措施

3.1掌握基建項(xiàng)目的檔案管理的法律法規(guī)

對于電力基建檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)必須有全面清楚的掌握。國家檔案局是負(fù)責(zé)對檔案行業(yè)進(jìn)行管理的主管單位，又因?yàn)殡娏π袠I(yè)的體制改革，可能在各個電力企業(yè)內(nèi)部對于檔案管理的工作有著一些區(qū)別，但總的來說，對于國家制定的檔案管理的規(guī)范措施都是必須要遵守的，例如《檔案法》、《電力工程竣工圖文件編制規(guī)定》等等。

3.2 建立有效的檔案管理的責(zé)任制度

檔案管理的部門要認(rèn)真履行自己的職責(zé)，對于項(xiàng)目工程建設(shè)過程中的各項(xiàng)檔案管理工作都要進(jìn)行積極的協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和監(jiān)督。因?yàn)殡娏?xiàng)目的建設(shè)周期是比較長的，而且參與建設(shè)的單位也比較多，涉及的范圍較廣，因此在管理上的難度也相應(yīng)增大。檔案管理部門必須做好準(zhǔn)備為各個參建的單位設(shè)立專門的檔案資料管理組織，并且進(jìn)行必要的指導(dǎo)和監(jiān)督工作，使得檔案的收集可以保證其完整性和準(zhǔn)確性。在檔案管理的相關(guān)規(guī)范措施中，因?yàn)橐疹櫟礁鞣N不同的情況，所以一些問題只是出于原則性的規(guī)定，在具體的操作上具有較大的空間，各個檔案管理部門要根據(jù)自己的實(shí)際狀況制定具有針對性的管理制度。還有一個值得注意的問題就是檔案管理的網(wǎng)絡(luò)問題。因?yàn)殡娏?xiàng)目的規(guī)模一般都是比較大的，涉及的因素也比較繁雜，施工隊伍的人員流動性也比較強(qiáng)，在檔案資料的收集中是存在一定難度的，所以管理網(wǎng)絡(luò)的必要性是顯而易見的。一般來說，這個管理網(wǎng)絡(luò)可分為兩個部分，一是人員分布的網(wǎng)絡(luò)，按照基建項(xiàng)目的特點(diǎn)進(jìn)行人員分布網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，使得檔案人員和工程人員可以明確各自的管理職責(zé)；二是檔案的流向網(wǎng)絡(luò)，這個網(wǎng)絡(luò)是為了實(shí)行檔案的動態(tài)管理（一般針對重要檔案），即便發(fā)生了工程人員或者相關(guān)技術(shù)人員的變動，也可以保證檔案資料的完整性，保證檔案管理網(wǎng)絡(luò)的嚴(yán)密性。

3.3規(guī)范電子文檔歸檔，提高檔案信息的實(shí)效性

數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和普及，推動了檔案工作的數(shù)字化建設(shè)，為檔案信息管理注入了新的活力，對歷史數(shù)據(jù)能從文、圖、影、像等多方面更形象地展現(xiàn)出來，所以對電子文檔的前期收集工作就顯得相當(dāng)重要。在工程建設(shè)過程中，施工單位對紙質(zhì)檔案要按照規(guī)定統(tǒng)一載體、統(tǒng)一格式，在歸檔的同時，也要將電子文檔歸檔，才能提高檔案信息的實(shí)效性和檢索的便捷性。

信息化時代發(fā)展給基建檔案工作帶來了新的課題，基建檔案管理應(yīng)推行計算機(jī)管理技術(shù)，適應(yīng)基建工程項(xiàng)目現(xiàn)代化管理要求，搭建基建檔案信息資源體系，根據(jù)基建工程和單位信息化管理實(shí)際情況，使用檔案管理軟件，實(shí)行基建檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管，逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集、保管，利用工作規(guī)范、有序地建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，在企業(yè)各部門之間實(shí)現(xiàn)信息互通、資源共享。

總之，檔案是歷史的真實(shí)再現(xiàn)，是不可再生的可貴資源。一份真實(shí)、完整的工程檔案是一個電力建設(shè)工程全過程的真實(shí)反映，蘊(yùn)藏著豐富寶貴的信息資源，對企業(yè)“出精品、出人才、出效益”目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)具有不可替代的作用。企業(yè)各級檔案專兼職工作者必須順應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求，樹立服務(wù)企業(yè)的意識，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，用與時俱進(jìn)的態(tài)度，轉(zhuǎn)變思想，更新觀念，從傳統(tǒng)檔案管理模式的“守望者”向現(xiàn)代檔案管理方式的“開拓者”轉(zhuǎn)變，不斷加強(qiáng)規(guī)范電力企業(yè)建設(shè)工程檔案管理，做到基建檔案工作價值利用最大化，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)“出精品、出人才、出效益”目標(biāo)提供保障。

4 結(jié)束語

隨著電力企業(yè)面臨的競爭壓力越來越大，電力企業(yè)要看到自身檔案管理中存在的問題，注重檔案管理的改革創(chuàng)新，努力促進(jìn)檔案管理水平的提高，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化，以高效優(yōu)質(zhì)的檔案管理來促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。電力企業(yè)要充分利用信息化技術(shù)，注重檔案管理信息化建設(shè)。與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，不斷尋求檔案管理的改革創(chuàng)新。

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（作者單位：無錫三新供電服務(wù)有限公司）