基于精細(xì)化管理模式的企業(yè)檔案管理

史林林

摘 要：精細(xì)化的檔案管理模式就是要將檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)境進(jìn)行分解細(xì)化，為了讓檔案服務(wù)功能最大化的體現(xiàn)出來，現(xiàn)代企業(yè)有必要就當(dāng)下檔案管理中的問題進(jìn)行分析，通過將精細(xì)化管理模式融入到檔案工作中，進(jìn)而在優(yōu)化傳統(tǒng)問題的基礎(chǔ)上歸納總結(jié)出最佳的工作方法。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化；企業(yè)檔案；問題；建議

檔案是保證企業(yè)進(jìn)行合規(guī)經(jīng)營和科學(xué)管理的基礎(chǔ)，尤其是對(duì)于生物科技公司來講，與科研生產(chǎn)有關(guān)的科技檔案是企業(yè)的核心技術(shù)，不僅涉及到企業(yè)的安全，還與企業(yè)發(fā)展的成敗有著密切的關(guān)系。科技檔案是生物制品企業(yè)在產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝等全過程中形成的技術(shù)性文件材料，具有很高的保存價(jià)值，對(duì)這種代表企業(yè)科研生產(chǎn)能力的檔案管理展開探討對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 目前企業(yè)檔案管理中存在的問題

1.1 檔案結(jié)構(gòu)和分類不合理

隨著企業(yè)發(fā)展進(jìn)程的不斷深入，人們逐漸提高了對(duì)檔案管理工作的重視，紛紛開展了檔案編研活動(dòng)，但在編研過程中卻出現(xiàn)了分類和結(jié)構(gòu)重組不合理的問題，比如收集的檔案資料門類少、質(zhì)量差等，進(jìn)而影響檔案的整體結(jié)構(gòu)，這些都成為了阻礙企業(yè)開展檔案編研和整理工作的最大阻礙。加之部分企業(yè)在資金條件的限制下，讓檔案信息的收集工作難以得到足夠的人力以及物力的支持，降低了企業(yè)檔案編研成果的利用價(jià)值，也影響了檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

1.2 檔案信息利用效率不高

在社會(huì)和時(shí)代發(fā)展速度不斷加快的當(dāng)下，企業(yè)檔案管理也要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐才能更好的滿足外界在使用檔案信息方面不一樣的需求。但是當(dāng)前現(xiàn)狀是大部分企業(yè)的檔案管理人員都還處于落后的管理理念和業(yè)務(wù)水平狀態(tài)，主要體現(xiàn)在難以游刃有余的處理檔案信息的機(jī)密性和開放性的關(guān)系，這極大的限制了檔案信息的服務(wù)功能發(fā)揮，加之檔案查閱環(huán)境和管理配套設(shè)施不完善的問題，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息利用率不高。

1.3 檔案管理制度不完善

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的強(qiáng)度隨著檔案管理復(fù)雜化程度的加深也逐漸增大，對(duì)于這種情況，擁有完整合理的檔案管理制度就顯得非常重要。實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化是順利開展企業(yè)檔案管理工作的基礎(chǔ)，從各類檔案的收集、鑒定、分類、統(tǒng)計(jì)、保管到服務(wù)利用，全程都需要合理的管理制度為其提供保障。但實(shí)際上，大部分企業(yè)缺乏完整系統(tǒng)的管理制度，或者制定了制度卻沒有執(zhí)行到位，只是形式化的存在。

1.4 檔案管理缺乏合理的考核機(jī)制

科學(xué)合理的檔案管理工作考核機(jī)制不僅有利于提升工作水平、保證工作質(zhì)量，還能促進(jìn)檔案管理人員提升綜合素質(zhì)?？己藱C(jī)制的合理性主要在于評(píng)價(jià)指標(biāo)的合理性和統(tǒng)一性，當(dāng)前大部分企業(yè)針對(duì)檔案管理工作確立的評(píng)價(jià)指標(biāo)不夠統(tǒng)一，無法客觀、公正的反映出員工的工作業(yè)績，檔案工作的完成情況以及員工在工作中表現(xiàn)出的開發(fā)創(chuàng)新能力。

2 精細(xì)化管理模式在企業(yè)檔案管理中的實(shí)踐與應(yīng)用

2.1 完善管理制度建設(shè)，夯實(shí)精細(xì)化管理基礎(chǔ)

對(duì)現(xiàn)代企業(yè)而言，開展檔案工作精細(xì)化管理的關(guān)鍵以及制定檔案管理行為準(zhǔn)則和依據(jù)都是企業(yè)檔案管理的規(guī)章制度，所以在順應(yīng)檔案管理工作形勢發(fā)展，積極開展檔案工作精細(xì)化管理的過程中，有必要致力于加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，確?，F(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作照著規(guī)范化、制度化的方向發(fā)展。完善管理制度建設(shè)，夯實(shí)精細(xì)化管理基礎(chǔ)需要有關(guān)人員從源頭抓起，以提高制度剛性開展建設(shè)工作，用剛性的制度規(guī)范人的行為，同時(shí)強(qiáng)化責(zé)任的落實(shí)，進(jìn)而形成良好的執(zhí)行文

化[1]。以提升各項(xiàng)規(guī)章制度的實(shí)效性、系統(tǒng)性和操作性對(duì)現(xiàn)有的進(jìn)行修訂，同時(shí)細(xì)化各項(xiàng)管理規(guī)范和工作標(biāo)準(zhǔn)，將各項(xiàng)工作量化，職能目標(biāo)化、考核標(biāo)準(zhǔn)化、評(píng)比公開化，以制度建設(shè)規(guī)范管理，有力地促進(jìn)精細(xì)化管理工作全面開展。在建立與完善企業(yè)檔案管理制度中，做到以清查現(xiàn)有制度為切入點(diǎn)，著力做好制度的“廢、改、立”，重新完善與制定企業(yè)檔案的各項(xiàng)管理制度與辦法，形成較為完整的檔案管理制度體系，理順業(yè)務(wù)管理方面的制度流程，使檔案工作的各項(xiàng)管理制度不斷適應(yīng)本企業(yè)的新形勢、新要求。

2.2 精心設(shè)計(jì)崗位和流程，保護(hù)檔案精細(xì)化管理的核心

由于檔案管理業(yè)務(wù)流程較長，就一份文件的歸檔都需要十多個(gè)工作環(huán)節(jié)，比如將先期文件資料移交到檔案室需要逐一鑒定，對(duì)不同載體的電子檔案要進(jìn)行有效性測試后再復(fù)制，接著是整理、系統(tǒng)分類、著錄、編目、裝訂、上架等，其中的每一個(gè)環(huán)節(jié)還包括了3～5個(gè)工作步驟。先期文件形成檔案后還要經(jīng)過安全處理、增設(shè)查詢利用功能和編研等后續(xù)工作環(huán)節(jié)。由此不難看出，企業(yè)檔案工作精細(xì)化管理的核心就是對(duì)檔案業(yè)務(wù)流程進(jìn)行合理的崗位和流程設(shè)計(jì)。合理的崗位設(shè)計(jì)需要充分考慮檔案工作的需要，對(duì)每個(gè)崗位的工作內(nèi)容、工作權(quán)利與責(zé)任、與其他相關(guān)崗位的關(guān)系等進(jìn)行規(guī)定，判斷崗位設(shè)計(jì)科學(xué)性的關(guān)鍵就在于是否將崗位職責(zé)內(nèi)容、職責(zé)內(nèi)容的履行與績效評(píng)價(jià)考核結(jié)合了起來。流程設(shè)計(jì)的目的在于有機(jī)、協(xié)調(diào)的將各個(gè)不同的崗位聯(lián)系在一起，其主要是通過信息化、制度化的管理方式讓各檔案崗位的運(yùn)作關(guān)系規(guī)范起來，在此過程中恰當(dāng)?shù)倪\(yùn)用流程控制和總結(jié)評(píng)估的手段。精心設(shè)計(jì)檔案管理崗位和流程不僅能進(jìn)一步明確崗位職責(zé)，還能讓每個(gè)流程的運(yùn)作更加規(guī)范，在配套實(shí)施評(píng)估考核機(jī)制后，更能有效的增強(qiáng)員工的滿意度，激發(fā)員工的工作積極性，進(jìn)而促進(jìn)檔案工作績效的提升。

2.3 提高檔案考核機(jī)制的科學(xué)性，檢驗(yàn)檔案精細(xì)化管理成效

以檢驗(yàn)檔案精細(xì)化管理成效為目的，建立科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案監(jiān)督考核機(jī)制。俗話說得好，沒有規(guī)矩，不成方圓。精細(xì)化的檔案管理工作需要一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目己藱C(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)的考核要求，但比建立機(jī)制更重要的是執(zhí)行和落實(shí)，有制度不落實(shí)，就會(huì)讓制度形同虛設(shè)。缺乏考核機(jī)制的傳統(tǒng)檔案管理工作基本以定性為主，沒有細(xì)致化的定量考核，而這往往是檔案工作中的收集、利用環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題的根本原因，該上交的未上交，該歸還的沒有及時(shí)歸還，影響了檔案信息的完整性，甚至造成檔案資源流失[2]。這些現(xiàn)象都與精細(xì)化管理理念不符，所以有必要圍繞檔案管理崗位職責(zé)建立具有公平性、科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性的檔案監(jiān)督考核機(jī)制，讓精細(xì)化的管理理念深入每一個(gè)檔案工作人員的心，并促進(jìn)其將這種理念轉(zhuǎn)化為一種工作習(xí)慣，而且能夠制約企業(yè)職工自覺遵守檔案管理制度，同時(shí)也可以檢驗(yàn)檔案精細(xì)化管理的成效，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作健康發(fā)展，確保企業(yè)檔案管理滿足企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的需要。

2.4 有效整合檔案信息資源，提升檔案信息開發(fā)利用率

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作者可充分利用有關(guān)信息技術(shù)建立企業(yè)局域網(wǎng)，拓寬公開性檔案信息的使用渠道和范圍，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源開發(fā)利用的系統(tǒng)化、信息化和科學(xué)化。信息時(shí)代的發(fā)展雖然讓檔案信息以全新的形式被存儲(chǔ)和利用，但是也讓其變得更加分散和復(fù)雜，進(jìn)而導(dǎo)致很多企業(yè)都出現(xiàn)了不同部門之間各自為政的局面，對(duì)于這種情況需要利用信息技術(shù)將這些檔案信息資源進(jìn)行有效的整合，建立一個(gè)完整的信息系統(tǒng)，并對(duì)其實(shí)行一體化管理[3]。信息系統(tǒng)的建立不僅能提升檔案資源的貢獻(xiàn)率和使用率，還能充分挖掘各部門的檔案資源，通過資源互補(bǔ)有效的避免了不必要的浪費(fèi)和重復(fù)，除此以外還能通過反饋信息對(duì)資源整合與開發(fā)利用的結(jié)果進(jìn)行研究，進(jìn)一步的提升檔案信息開發(fā)利用的合理性。

3 結(jié)語

總而言之，精細(xì)化管理模式在時(shí)代不斷發(fā)展的過程中已經(jīng)成為了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作最主要的應(yīng)用手段。隨著精細(xì)化管理模式的應(yīng)用愈加普遍，從事于企業(yè)檔案管理的人員有必要在實(shí)際工作中積極調(diào)研精細(xì)化檔案管理工作的有關(guān)問題，通過不斷完善檔案管理體系促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作水平和質(zhì)量的提升，為企業(yè)的發(fā)展奠定夯實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]姜利鋒.淺談檔案與過程控制精細(xì)化管理[J].企業(yè)文化旬刊， 2017（8）.

[2]姜晶.務(wù)實(shí)求真，推行檔案精細(xì)化管理[J].現(xiàn)代企業(yè)文化， 2017（17）：108-108.

[3]劉琦.淺析新形勢下檔案工作的精細(xì)化管理[J].現(xiàn)代國企研究， 2017（4）.