淺議電子文件檔案化管理的重要性

孟杰

摘 要：電子文件檔案化管理不僅提高了電子文件管理的有效性和可靠性，而且滿(mǎn)足了電子文件管理工作的現(xiàn)實(shí)需求，解決了傳統(tǒng)電子文件管理的實(shí)際問(wèn)題，達(dá)到高效、科學(xué)、全面與合理運(yùn)行電子文件的管理目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：電子文件；檔案管理；信息化

信息社會(huì)使得電子文件廣泛增加，電子文件日益成為記錄信息的主流方式。當(dāng)前電子文件的應(yīng)用頻率越來(lái)越高，如何有效的對(duì)過(guò)往電子文件進(jìn)行管理成為重要議題。加強(qiáng)電子文件的檔案化管理水平，可以提高電子文件管理效率，解決電子文件管理分類(lèi)、存儲(chǔ)、真實(shí)與可靠性的問(wèn)題。

1 電子文件檔案化管理的意義

1.1 保證檔案真實(shí)性

電子文件是重要信息存在方式，電子文件的檔案化管理可以更好的保證檔案真實(shí)性，有助于保證數(shù)據(jù)信息不丟失、不被篡改，檔案化的電子文件可以作為原始的法律憑證，從而使其實(shí)際表達(dá)內(nèi)容有一定的法律意義。電子文件檔案化進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了對(duì)原始檔案的保存，通過(guò)歸檔的方式可以有效的保存檔案數(shù)據(jù)信息，可以進(jìn)一步減少電子文檔的易變性，同時(shí)也減和了電子檔案易于流逝的風(fēng)險(xiǎn)，這對(duì)于實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)信息的安全存儲(chǔ)有重要的價(jià)值。通過(guò)電子文件的檔案化可以使元數(shù)據(jù)信息有效的保存下來(lái)，構(gòu)建了完善的數(shù)據(jù)檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，從而達(dá)到對(duì)所有數(shù)據(jù)信息的過(guò)程性管理目標(biāo)，對(duì)于實(shí)時(shí)掌握電子文件的狀態(tài)有重要價(jià)值。通過(guò)電子文件的檔案化進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了對(duì)電子檔案的前端化控制，可以更好的避免后端控制的風(fēng)險(xiǎn)，有助于在保證檔案完整性的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)真實(shí)性的構(gòu)建?？梢栽谌找鎻?fù)雜的信息流通環(huán)境下實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的主動(dòng)管理，從而規(guī)范地保證檔案數(shù)據(jù)信息在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下得到有效應(yīng)用。

1.2 提高文件管理效率

使用檔案化的管理方式可以為電子文件的管理注入有效的標(biāo)準(zhǔn)和系統(tǒng)化的方法，這對(duì)于保證高效的進(jìn)行電子檔案管理有重要的實(shí)用價(jià)值。電子文件檔案化管理是科學(xué)有效的歸檔方式，按照一定原則與分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的電子文件的檔案管理方法，進(jìn)一步對(duì)所有電子文件進(jìn)行了整理，形成了有效、科學(xué)、規(guī)范的檔案錄入機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了對(duì)電子文件的分門(mén)別類(lèi)的處理，在專(zhuān)門(mén)部門(mén)的管理下對(duì)電子文件檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行了全面的核實(shí)，從而更好的保證數(shù)據(jù)的真實(shí)有效性。在歸檔管理機(jī)制下實(shí)現(xiàn)了電子文件運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)的有效評(píng)估，基于全過(guò)程的管理可以更好的預(yù)見(jiàn)性分析電子文件的狀態(tài)，從而采用針對(duì)性的手段提前預(yù)防檔案可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，并且可以有效的約束電子檔案應(yīng)用者行為，達(dá)到全面檔案管理目標(biāo)。在電子文件檔案化管理以有，有助于推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)信息的共享應(yīng)用，拓展了檔案信息的運(yùn)行機(jī)制，保證在安全環(huán)境下更好使用檔案。

1.3 檔案事業(yè)必然要求

提高電子文件的檔案化管理水平是現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。特別是在我國(guó)進(jìn)入信息化社會(huì)以后，檔案管理事業(yè)的核心任務(wù)就是對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的存儲(chǔ)、管理和挖掘。推動(dòng)電子文件的檔案化管理，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了基本的素材，這不僅有利于提高電子文件的質(zhì)量，而且有利于建立針對(duì)電子文件的開(kāi)發(fā)機(jī)制，達(dá)到對(duì)檔案管理的全面有效延伸。首先，形成了全面控制的電子文件的檔案管理監(jiān)督機(jī)制，在保證電子文件質(zhì)量的前提下，進(jìn)一步提高了檔案管理工作的水平。其次，有助于在大數(shù)據(jù)與云計(jì)算的背景下實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件數(shù)據(jù)信息的深入挖掘，對(duì)于發(fā)揮檔案事業(yè)的輔助決策與促進(jìn)事業(yè)發(fā)展方面有重要的價(jià)值。第三，通過(guò)檔案管理部門(mén)對(duì)電子文件的有效管理，進(jìn)一步優(yōu)化了自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了辦公系統(tǒng)中檔案數(shù)據(jù)的有效收集存儲(chǔ)，這對(duì)于提高檔案管理效率，解決傳統(tǒng)檔案管理的問(wèn)題有重要價(jià)值。

2 促進(jìn)電子文件檔案化管理措施

2.1 改進(jìn)電子檔案管理理念

提高電子文件的檔案化處理水平，需要建立完善的電子文件的檔案管理機(jī)制，應(yīng)當(dāng)在充分的利用互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件處理信息的有效存儲(chǔ)與高質(zhì)量管理目標(biāo)。首先，加大信息化的電子文件的處理力度，在全面推廣普及電子辦公的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步開(kāi)拓豐富的電子文件檔案資源。其次，在國(guó)家實(shí)施數(shù)字化建設(shè)的背景下，不斷提高檔案部門(mén)處理電子文件的能力，重點(diǎn)建設(shè)數(shù)字檔案館，加強(qiáng)數(shù)據(jù)檢索工具的建設(shè)，提高電子文件管理方法的建設(shè)，全面提高檔案管理的信息化建設(shè)水平。第三，提高檔案信息資源建設(shè)力度，重點(diǎn)加強(qiáng)電子文件的信息處理技術(shù)水平，著力在數(shù)字化的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)電子文件館藏體系的建設(shè)。第四，進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)工作，在優(yōu)化結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)能力的基礎(chǔ)上，形成電子文件的存儲(chǔ)與應(yīng)用中心，實(shí)現(xiàn)電子文件的有效共享。只有在開(kāi)發(fā)有效檢索工具的基礎(chǔ)上，才能提高電子文件檔案化管理的積極懷，促進(jìn)各部門(mén)與相關(guān)人員參與到電子文件的檔案化管理過(guò)程中。第四，在硬件提升的基礎(chǔ)上還要提高對(duì)電子文件進(jìn)行錄入、鑒定、著錄等工作的水平，形成完善的電子文件的接收與保管工作機(jī)制，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的計(jì)算機(jī)化處理，解決信息存儲(chǔ)方面的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

2.2 提高檔案管理人才水平

加強(qiáng)檔案管理人才建設(shè)，對(duì)于提高電子文件檔案化管理水平有重要的價(jià)值。當(dāng)前只有從引進(jìn)信息化人才的角度改進(jìn)電子文件的檔案管理水平，才能保證電子文件檔案化的快速發(fā)展。首先，引進(jìn)電子文件檔案化管理工作的技術(shù)人才，著力在提高電子文件利用率的角度下實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件檔案數(shù)據(jù)信息的有效挖掘，能夠在大數(shù)據(jù)與云計(jì)算的視角下建立起專(zhuān)業(yè)化的電子文件檔案管理團(tuán)隊(duì)。重點(diǎn)引進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)人才和數(shù)據(jù)分析人才，著力優(yōu)化智能化電子文件服務(wù)水平。其次，加強(qiáng)現(xiàn)有干部的管理，提高現(xiàn)有檔案管理人才的技術(shù)水平，引導(dǎo)檔案管理人員向著信息化與專(zhuān)業(yè)化的方向發(fā)展，從而提高檔案管理人員操作電子文件的能力水平。第三，不斷創(chuàng)建有效的檔案管理人員培訓(xùn)方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的有針對(duì)性的培訓(xùn)，著力運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)慕課渠道對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，從而培養(yǎng)專(zhuān)家型的電子文件管理技術(shù)人員。

2.3 開(kāi)發(fā)功能性檔案管理平臺(tái)

提高電子文件的檔案化管理水平，應(yīng)當(dāng)開(kāi)發(fā)出實(shí)用性較強(qiáng)的檔案管理平臺(tái)。首先，加強(qiáng)特色網(wǎng)站的建設(shè)工作，注重利用檔案管理資源優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)特色電子文件檔案平臺(tái)的有效開(kāi)發(fā)，著力加強(qiáng)智能化電子文件的服務(wù)能力。著力在圖片、文字、視頻與語(yǔ)音資源載體下發(fā)揮現(xiàn)有電子文件的價(jià)值。其次，建立有效資源共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)資源的共享平臺(tái)的建設(shè)，滿(mǎn)足用戶(hù)的智能化檢索需要，同時(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案檢索方式的優(yōu)化，滿(mǎn)足廣泛的利用需要。第三，進(jìn)一步提供有效的查詢(xún)服務(wù)機(jī)制，注重提供應(yīng)用服務(wù)，依靠專(zhuān)業(yè)技能人員對(duì)電子文件使用者進(jìn)行有效指導(dǎo)，從而滿(mǎn)足電子檔案應(yīng)用講求，發(fā)揮電子文件檔案化管理價(jià)值。

2.4 實(shí)現(xiàn)電子文件創(chuàng)新發(fā)展

現(xiàn)代電子文件檔案管理工作應(yīng)當(dāng)滿(mǎn)足科研、教學(xué)、交流等方面的實(shí)際需求，只有完整的進(jìn)行檔案管理，形成科學(xué)的管理機(jī)制，才能滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)電子文件的需要，才能發(fā)揮檔案管理的保證、利用與開(kāi)發(fā)的實(shí)際價(jià)值。首先，推動(dòng)形成完善的電子文件檔案化管理機(jī)制，形成有效的協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)體系，著力取得各部門(mén)的有效配合，從根本上保證電子文件的檔案質(zhì)量。其次，形成良好的電子文件檔案化管理工作的宣傳氛圍，著力加強(qiáng)對(duì)社會(huì)的引導(dǎo)性，使全社會(huì)廣泛的參與到電子文件檔案化管理過(guò)程中當(dāng)中。第三，加強(qiáng)電子文件檔案化管理技術(shù)的有效推廣，應(yīng)當(dāng)良好的應(yīng)用開(kāi)發(fā)機(jī)制，著力提高電子文件檔案管理工作的開(kāi)放性和參與性，從而滿(mǎn)足全社會(huì)參與電子文件檔案化管理需求，解決電子文件管理問(wèn)題。

3 結(jié)論

電子文件檔案化管理成為當(dāng)前電子文件優(yōu)質(zhì)有效開(kāi)發(fā)的重要途徑，電子文件的檔案化管理不僅提高了電子文件的管理水平和安全性，而且可以提高電子文件的應(yīng)用效率，從根本上更好的體現(xiàn)電子文件的應(yīng)用價(jià)值，滿(mǎn)足了全社會(huì)的共享應(yīng)用需求，同時(shí)有保證電子文件的真實(shí)可靠性。