淺析檔案信息化建設(shè)發(fā)展趨勢(shì)

王耀平

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，人們進(jìn)入了信息時(shí)代。從政治、經(jīng)濟(jì)、文化到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)不斷展現(xiàn)出其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可或缺的工具。電子文件在同一時(shí)間，管理文件信息數(shù)字化也面臨一些不可避免的問(wèn)題，它是檔案工作的一個(gè)新的生物在初步實(shí)踐，盡管仍存在一些有待解決的問(wèn)題，但我們不得不承認(rèn)，電子檔案的管理檔案管理的現(xiàn)代化，不僅降低了勞動(dòng)強(qiáng)度，大大提高工作效率。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化建設(shè)；發(fā)展趨勢(shì)

1 檔案信息化建設(shè)的重要性

一是可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案作息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二是可用翔實(shí)的檔案信息支持決策和管理。決策及時(shí)正確，管理措施得當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來(lái)保證。對(duì)此，檔案信息有著獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，可以發(fā)揮重要作用。

三是可為科學(xué)研究和知識(shí)普及提供智能化服務(wù)。檔案信息化，可一次投入，多次產(chǎn)出，遠(yuǎn)程服務(wù)，資源共享；可縮短二次文獻(xiàn)信息的編著時(shí)間，提高檔案信息利用的時(shí)效性；可提供豐富的具有地方特色的知識(shí)，進(jìn)行愛(ài)國(guó)主義教育等。

四是可避免出現(xiàn)“時(shí)空黑洞”。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，電子政務(wù)、電子商務(wù)等將日趨普及。檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發(fā)揮最大的效益。

2 檔案信息化的意義

（1）檔案信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著人類社會(huì)不斷向信息社會(huì)邁進(jìn)，信息資源的戰(zhàn)略地位進(jìn)一步提升，處于改革開(kāi)放關(guān)鍵時(shí)期的中國(guó)，社會(huì)與國(guó)民經(jīng)濟(jì)信息化進(jìn)程明顯加快，急需人們真正把信息資源化，把信息作為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要資源來(lái)進(jìn)行管理。隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)當(dāng)今世界計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案管理信息化成為新形勢(shì)下檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。

檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代賦予檔案管理部門(mén)新的任務(wù)和使命，是檔案資料管理向檔案信息的一種轉(zhuǎn)化，是由單一的管理工作向社會(huì)服務(wù)性工作轉(zhuǎn)化的一個(gè)具體過(guò)程。檔案管理信息化，有利于檔案調(diào)取、檔案共享、人才隊(duì)伍建設(shè)等方面的工作開(kāi)展，更符合我國(guó)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求，也是檔案管理工作的最終發(fā)展方向。

（2）檔案信息化建設(shè)也是我國(guó)現(xiàn)階段工作的重要內(nèi)容?！度珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中一項(xiàng)重要任務(wù)就是：“貫徹落實(shí)國(guó)家有關(guān)電子文件管理、數(shù)字檔案館建設(shè)的文件精神，加強(qiáng)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)設(shè)備和數(shù)據(jù)庫(kù)為主要內(nèi)容的檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)；加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件接收、重要數(shù)字信息采集等數(shù)字檔案資源建設(shè)；實(shí)施公共檔案信息資源共享服務(wù)工程項(xiàng)目，打造“一站式”檔案信息資源共享和服務(wù)平臺(tái)，為社會(huì)提供全方位的檔案信息服務(wù)。

檔案數(shù)字化工作的迅速發(fā)展，使檔案數(shù)字化的規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案數(shù)字化對(duì)象也不斷豐富，不僅僅局限在紙質(zhì)檔案方面，已經(jīng)擴(kuò)展到照片、圖像、錄音、錄像、電影膠卷、微縮膠片等各種不同種類載體檔案的數(shù)字化。檔案數(shù)字化作為一項(xiàng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的地位得到了確立。

（3）社會(huì)的發(fā)展促進(jìn)和推動(dòng)了檔案管理業(yè)務(wù)的變革。隨著檔案信息化的逐步推進(jìn)和發(fā)展，以手工操作為主的傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)新的信息環(huán)境，在歸檔、館藏建設(shè)、目錄編制、統(tǒng)計(jì)、編研、檔案信息開(kāi)發(fā)利用等諸多管理環(huán)節(jié)都需要隨之而變。傳統(tǒng)檔案的載體形態(tài)開(kāi)始向數(shù)字化形態(tài)過(guò)度，檔案管理的主要環(huán)境開(kāi)始逐漸向數(shù)字環(huán)境遷移。檔案領(lǐng)域通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)展檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，如利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助立卷、全文的存貯與檢索、自動(dòng)標(biāo)引、編目、統(tǒng)計(jì)、借閱、庫(kù)房管理等，并能使傳統(tǒng)檔案管理的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫銜接，大幅度提高檔案工作的效率和質(zhì)量。

3 檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)

3.1 制定行之有效的規(guī)章制度

制度的保障是檔案信息化建設(shè)順利開(kāi)展的前提，制度管理是法治理念的體現(xiàn)。在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要做到制度先行，利用嚴(yán)格的規(guī)則把管理約束住，把信息化建設(shè)的各個(gè)方面有機(jī)結(jié)合起來(lái)，保證檔案管理行為在任何時(shí)候都有序開(kāi)展。同時(shí)要建立檔案工作人員責(zé)任追究制度，對(duì)于違反文件收集、歸檔和檔案管理相關(guān)條例制度，造成檔案泄露、檔案損毀的工作人員，要嚴(yán)格按照相關(guān)管理規(guī)定進(jìn)行處罰和責(zé)任追究。

3.2 檔案信息化建設(shè)人才培養(yǎng)

高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案信息化管理人員，能夠在加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中起到?jīng)Q定性作用。現(xiàn)代化信息技術(shù)日新月異，先進(jìn)的技術(shù)必須依托于優(yōu)秀的人才，在職檔案工作人員也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，積極主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案學(xué)、管理學(xué)和計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)，讓自己成為綜合型人才，在推動(dòng)檔案信息化建設(shè)中起到更好的作用。

3.3 做好檔案安全保障工作

做好檔案信息資源的安全體系保障，企業(yè)根據(jù)自身檔案建設(shè)情況，從實(shí)際出發(fā)制定合理的檔案信息資源保護(hù)機(jī)制和檔案管理應(yīng)急預(yù)案。對(duì)于突發(fā)情況和自然災(zāi)害，檔案管理人員能夠在第一時(shí)間進(jìn)行組織搶救和轉(zhuǎn)移資源，最大限度的防止突發(fā)情況對(duì)檔案資料造成的損壞，提高應(yīng)對(duì)各種危險(xiǎn)情況的快速反應(yīng)能力，切實(shí)保證檔案資源的安全。

3.4 處理好傳統(tǒng)管理和信息化管理的關(guān)系

只有處理好傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代化檔案管理的關(guān)系，才能更好的實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。這要求我們?cè)诒ＷC傳統(tǒng)檔案管理的特殊性同時(shí)，也要考慮到全面普及檔案信息化建設(shè)之后與其的矛盾。作為檔案的根本屬性，原始記錄性是其重要保存形式，檔案信息化建設(shè)必須要兼顧信息化管理和其原始憑證作用兩方面，才能達(dá)到檔案信息化建設(shè)的科學(xué)和嚴(yán)謹(jǐn)?？傊?，隨著科技不斷進(jìn)步，檔案信息化建設(shè)的全面實(shí)行將不再遙遠(yuǎn)，利用電子計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備并發(fā)揮其作用，可以使檔案信息管理效率得到有效提高；同時(shí)建立檔案管理應(yīng)急預(yù)案，加強(qiáng)檔案信息安全工作，可為檔案信息化建設(shè)提供安全保障；對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息技術(shù)的培訓(xùn)有助于加快檔案信息化現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的建設(shè)步伐。當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)把社會(huì)信息化擺在重要位置，這也為檔案信息化建設(shè)提供了廣闊的發(fā)展前景。

3.5 檔案信息管理的自動(dòng)化

現(xiàn)代化的檔案管理主要包括辦公自動(dòng)化硬件和軟件系統(tǒng)，檔案館室應(yīng)配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印件、照相機(jī)、攝像機(jī)、編輯機(jī)、刻錄機(jī)、服務(wù)器等；辦公自動(dòng)化軟件程序、檔案存儲(chǔ)軟件程序、檔案編排軟件程序、檔案檢索軟件程序等。

檔案工作有著其基本的規(guī)律，同時(shí)對(duì)硬件設(shè)施也有著一定的規(guī)范和要求，只有在符合這些基本規(guī)律和規(guī)范要求的基礎(chǔ)上，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化。市場(chǎng)上的各種硬件設(shè)施多種多樣，因而不可能做到所有的檔案硬件設(shè)施完全一致，但是這種差異必須在檔案工作的基本規(guī)律和規(guī)范要求允許的范圍之內(nèi)。國(guó)家相關(guān)部門(mén)對(duì)于檔案館相關(guān)設(shè)備的選擇和配置制定有一系列的標(biāo)準(zhǔn)和制度，各檔案館在選擇設(shè)備時(shí)必須按照相關(guān)的制度執(zhí)行，才能保證所有的硬件設(shè)施符合統(tǒng)一規(guī)范，更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案信息化建設(shè)不是一天的工作，需要各部門(mén)的長(zhǎng)期努力。此外，檔案信息網(wǎng)絡(luò)還與網(wǎng)絡(luò)、硬件設(shè)置、資金投入等因素有關(guān)。在檔案信息化發(fā)展的過(guò)程中，各檔案管理單位都有充足的時(shí)間根據(jù)檔案信息化的發(fā)展調(diào)整發(fā)展方向，以更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，更好地為社會(huì)服務(wù)。要不斷完善檔案信息技術(shù)，抓住機(jī)遇，探索創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，以積極的態(tài)度和有效的措施，有效開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為國(guó)家檔案事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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