中職學(xué)校檔案管理工作存在的問題分析

摘 要：檔案是中職學(xué)校在每一項(xiàng)管理工作、教研等相關(guān)活動(dòng)中形成具有借鑒作用的材料、表格等，其中也涵蓋了文書檔案、人事檔案等諸多檔案信息，同時(shí)也是學(xué)校管理以及發(fā)展階段不可或缺的信息資源。因此，本文首先闡述了中職學(xué)校檔案管理工作存在的主要問題，接著筆者依據(jù)這些問題提出了相應(yīng)的解決對(duì)策，希望可以起到一定的借鑒作用。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；檔案管理工作；問題；對(duì)策

我們都知道，檔案管理在學(xué)校管理工作當(dāng)中扮演著重要的角色，同時(shí)也是維護(hù)學(xué)校經(jīng)濟(jì)利益、記載學(xué)校歷史發(fā)展的關(guān)鍵所在。鑒于此，本文圍繞著中職學(xué)校檔案管理工作存在的問題進(jìn)行深入探討具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

1 現(xiàn)階段中職學(xué)校檔案管理工作存在的主要問題

1.1 人員素質(zhì)有待提高

站在中職學(xué)校檔案管理人員的立場來看，大部分人都沒有較高的綜合素養(yǎng)，出現(xiàn)身兼多職的情況比比皆是，這樣他們就不能把所有的精力都投入到該項(xiàng)工作當(dāng)中。不僅如此，這些管理人員也沒有接受過系統(tǒng)性培訓(xùn)，同時(shí)也無法熟練掌握收集、歸檔等相關(guān)流程，顯然這些因素的存在都會(huì)對(duì)檔案管理工作水平帶來不利影響。

1.2 領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡薄

我們都知道，檔案工作屬于一項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作，無法產(chǎn)生相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益，不能提高中職學(xué)校的知名度，也不能為學(xué)校的發(fā)展產(chǎn)生過多的影響力，所以往往得不到應(yīng)有的的重視，久而久之就會(huì)處于“被冷落”的狀態(tài)。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)不夠重視，檔案收集工作在開展的時(shí)候存在較大的難度系數(shù)，進(jìn)而致使檔案工作不規(guī)范、保管環(huán)境差等情況

發(fā)生。

1.3 收集資料不夠健全

檔案管理人員的綜合素質(zhì)呈現(xiàn)出良莠不齊的狀態(tài)，不能按照相關(guān)要求做好檔案收集工作。因?yàn)橄嚓P(guān)管理人員在思想層次上不重視檔案收集工作，所以他們一般將目光放在了重要文件的上面，而沒有對(duì)基礎(chǔ)性文件予以高度重視。除此之外，檔案管理機(jī)制不健全，檔案立卷上也不夠科學(xué)，收集范圍不全面、保管時(shí)間短等。顯然這些因素的存在都會(huì)對(duì)檔案日后查詢和利用帶來較大的阻礙。

1.4 檔案信息化水平有待提高

從當(dāng)前的發(fā)展趨勢來看，中職學(xué)校檔案管理工作依然存在某些不規(guī)范的地方，如立卷、歸檔不及時(shí)等，也沒有依據(jù)相關(guān)要求銷毀已經(jīng)過期的檔案。站在檔案查閱的立場來講，往往都是采取人工的方式完成的，一些重要文件、案卷經(jīng)過多次翻閱以后發(fā)生了局部破損的情況。不僅如此，沒有對(duì)檔案信息化建設(shè)予以高度重視，現(xiàn)代化設(shè)備配備不齊全，這些因素的存在都會(huì)對(duì)檔案的利用帶來不利影響。

2 針對(duì)中職學(xué)校檔案管理工作存在的問題提出的解決對(duì)策

2.1 重視檔案的收集與整理

為了進(jìn)一步提高檔案管理工作水平，應(yīng)當(dāng)采取有效措施做好檔案收集與整理工作，在收集中職學(xué)校主要文件材料的同時(shí)，還要收集某些基礎(chǔ)性的材料。當(dāng)所有材料收集完畢以后，還要依據(jù)不同門類以及類別做好整理工作，為保障檔案資源可以在第一時(shí)間得以保存帶來益處，同時(shí)也為日后使用提供應(yīng)有的便利。

2.2 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

作為一名檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)從自身出發(fā)端正工作態(tài)度，打破以往的管理理念，將時(shí)間和精力投入到檔案管理工作當(dāng)中，熟練運(yùn)用更多信息技術(shù)，只有這樣做才能符合現(xiàn)階段檔案管理工作的實(shí)際需要。不僅如此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在業(yè)務(wù)期間拓寬自身的知識(shí)面，熟練掌握檔案標(biāo)引、檢索等相關(guān)業(yè)務(wù)，并采取有效措施將檔案管理機(jī)制落實(shí)到實(shí)際工作中。而針對(duì)中職學(xué)校來說，應(yīng)當(dāng)在任何時(shí)間都要為相關(guān)管理人員提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，促使他們可以熟知檔案的法律法規(guī)，增強(qiáng)自身的責(zé)任意識(shí)，端正自身的工作態(tài)度，盡可能減少檔案出現(xiàn)丟失、損壞等情況，為中職學(xué)校教學(xué)工作的順利進(jìn)行提供應(yīng)有的保障。

2.3 加快檔案信息化建設(shè)的腳步

中職學(xué)校采取恰當(dāng)?shù)氖侄渭涌鞕n案信息化建設(shè)的腳步有著積極的作用，不但可以為查借閱帶來益處，而且還能從根本上將檔案工作質(zhì)量加以提升。當(dāng)掃描完原件以后，其使用次數(shù)明顯不高，這樣就可以達(dá)到保護(hù)原件的效果。隨著檔案信息化建設(shè)的有效落實(shí)，可以在很大程度上促使檔案信息變得更加直觀、具體，為檔案信息實(shí)現(xiàn)二次開發(fā)創(chuàng)造有利條件，同時(shí)也可以更好的服務(wù)于學(xué)校其他工作。不僅如此，中職學(xué)校應(yīng)當(dāng)全面了解信息化建設(shè)對(duì)學(xué)校開展檔案工作起到的重要作用，并給予足夠的資金支持，在提高檔案工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上促進(jìn)學(xué)校其他工作的順利進(jìn)行，還能夠在某種意義上符合社會(huì)對(duì)中職學(xué)校檔案利用的實(shí)際要求。

2.4 增強(qiáng)檔案意識(shí)

如果想要從根本上解決檔案管理工作中存在的問題，那么就要采取有效措施增強(qiáng)全員檔案意識(shí)。首先，加大宣傳的力度。我們都知道，宣傳屬于一種方式，可以引導(dǎo)所有人員意識(shí)到檔案工作的重要性。在指定的時(shí)間可以邀請(qǐng)檔案專業(yè)人員（檔案機(jī)構(gòu)專業(yè)人員、本校檔案管理人員等）到學(xué)校開展宣講會(huì)，其目的是為了促使大家可以全面了解檔案工作價(jià)值與作用、怎樣高效開展此項(xiàng)工作等。由此可見，通過這種方式可以潛移默化的增強(qiáng)全員檔案意識(shí)。其次，開展組織培訓(xùn)活動(dòng)。有計(jì)劃、有目的的組織相關(guān)管理人員接受系統(tǒng)性的培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)相應(yīng)的理論知識(shí)以及職業(yè)操守。通過這種方式不但可以幫助他們樹立良好的檔案意識(shí)，而且還能從根本上提升他們的綜合素養(yǎng)，進(jìn)而促使中職學(xué)校檔案管理工作可以朝著標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。最后，參觀學(xué)習(xí)。對(duì)于中職學(xué)校來說，應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間內(nèi)組織校領(lǐng)導(dǎo)、干部以及相關(guān)管理人員到從事檔案工作的單位進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)。這樣做的目的是為了熟知其檔案工作的成果、發(fā)展歷程等。顯然通過這種方式，可以深刻的感受到檔案對(duì)中職學(xué)校的發(fā)展有著積極的意義，進(jìn)一步加深對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)。

3 結(jié)語

總之，檔案管理工作在中職學(xué)校管理工作當(dāng)中占有著不可或缺的位置，而檔案管理工作的優(yōu)劣是判斷中職學(xué)校工作效率的參考依據(jù)。我國經(jīng)濟(jì)水平的發(fā)展與進(jìn)步，在某種程度上促使教師和學(xué)生對(duì)檔案信息提出了愈來愈多的要求，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)充分意識(shí)到該工作的重要性，并采取恰當(dāng)?shù)氖侄未偈箤W(xué)校檔案可以發(fā)揮出應(yīng)用的價(jià)值。

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作者簡介

黃震，本科，興山縣職業(yè)教育中心。