檔案管理信息化建設(shè)的分析

王凱華

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的工作單位將信息技術(shù)納入到管理工作的范圍當(dāng)中，檔案信息化建設(shè)是提高檔案管理水平的一個(gè)重要的方法，在信息化日益得到發(fā)展的今天，這種方法同時(shí)也是有效的提升檔案服務(wù)效率，促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展和前進(jìn)的可行方法。本文通過對(duì)檔案管理的意義，內(nèi)容等方面的分析和考察，提出一些可以促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際意義，為的是可以推動(dòng)傳統(tǒng)的檔案管理方式的變化，對(duì)社會(huì)的服務(wù)能力不斷增強(qiáng)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；實(shí)施策略

檔案的信息化管理就是依托現(xiàn)代技術(shù)和大數(shù)據(jù)等技術(shù)對(duì)檔案的資源進(jìn)行處理、管理和開放等，以達(dá)到服務(wù)社會(huì)、服務(wù)人民的目的，檔案的信息化的建設(shè)是在檔案管理領(lǐng)域的一個(gè)信息化數(shù)字建設(shè)的過程，同時(shí)檔案的信息化管理也是一種集儲(chǔ)存、檢索以及管理的系統(tǒng)。在當(dāng)今信息化快速發(fā)展的社會(huì)中，很多載體都通過信息化來實(shí)現(xiàn)管理，其中檔案信息化的管理推動(dòng)著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，這篇文章通過對(duì)我國檔案的管理工作存在的一些問題進(jìn)行分析研究，并提出一些可行的解決措施。

1 檔案信息化建設(shè)的涵義

檔案的信息化建設(shè)是指在我國檔案管理部門的統(tǒng)一安排和組織下，綜合現(xiàn)代的信息技術(shù)，對(duì)我國傳統(tǒng)的檔案的管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新的一種管理模式，同時(shí)在這個(gè)過程中，可以在很大的程度上提高檔案信息資源的收集、整理和利用。在信息化技術(shù)發(fā)展的支持下，我們的相關(guān)的管理工作者可以通過全新的角度來思考檔案管理的新形勢、新理論和新原則，可以在發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)空間中建立檔案管理與檔案服務(wù)的基礎(chǔ)框架和基本的工作方法，來實(shí)現(xiàn)檔案管理為人民服務(wù)。

2 檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

檔案管理最基礎(chǔ)的要求是軟件和硬件設(shè)備的齊全，這也是我們檔案信息化管理和信息資源開發(fā)的技術(shù)支持。軟件和硬件的基礎(chǔ)建設(shè)的重要項(xiàng)目就是要建成一個(gè)完善并安全的檔案信息網(wǎng)絡(luò)。檔案信息網(wǎng)絡(luò)對(duì)我們來說最重要的作用就是在于實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳輸、交換和信息的共享。所以，在信息化發(fā)展的大時(shí)代的背景下，我們一定要提高信息化檔案管理的普及率，所以我們首先要建立一個(gè)安全的、可靠的檔案管理的局域網(wǎng)，這一任務(wù)已經(jīng)成為目前的主要任務(wù)。

2.2 檔案信息資源的建設(shè)

信息資源是檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化管理的一個(gè)重要的步驟，首先我們要建立和完善檔案目錄的數(shù)據(jù)庫，使其覆蓋重要的目錄和重要的數(shù)據(jù)。我們通過建立這個(gè)數(shù)據(jù)庫，可以有效的對(duì)文件的歸檔整理和實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)檔案的信息化管理，豐富檔案管理信息資源類型有著重要的作用，同時(shí)在檔案信息資源的整理和應(yīng)用的過程中可以提高對(duì)檔案信息資源利用的效率。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案管理信息化需要相關(guān)的法律法規(guī)以及各種的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系來支持，法律法規(guī)由我國相關(guān)的管理部門進(jìn)行制定，我們可以通過對(duì)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的制定使檔案信息資源的描述、存貯、查詢、使用等工作和應(yīng)用的流程有著相關(guān)規(guī)范體系的制約，通過不斷的歸檔和電子檔案的管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

3 我國對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的主要模式

當(dāng)今，我國的檔案信息化管理一般是通過建設(shè)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)硬件平臺(tái)的同時(shí)，我們要兼顧各項(xiàng)的內(nèi)容，來逐步的實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化和現(xiàn)代化的管理。但是檔案的規(guī)范化和現(xiàn)代化的使用的主要還是通過硬件和軟件的共同作用來實(shí)現(xiàn)的，所以我們來分析一下子檔案的管理中使用計(jì)算機(jī)軟件具有一下的特點(diǎn)。

3.1 較少強(qiáng)度，提高效率

檔案管理信息化通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)路的系統(tǒng)管理之后，就可以將大量的信息資源轉(zhuǎn)化為信息量較小的檔案，并且存檔管理。這樣，我們的檔案管理者可以將集中的工作量就變?yōu)榉稚⒌?，而且最大的?yōu)點(diǎn)在于可以及時(shí)并且準(zhǔn)確的進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，從而是檔案的管理工作者減少勞動(dòng)的強(qiáng)度，提高檔案信息化的效率。

4 檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施策略

4.1 完善工作體系

完善的工作體系可以在很大的程度上為檔案管理的信息化提供強(qiáng)有力的保障。所以我們應(yīng)該建立和完善相關(guān)的工作體系。一方面，要明確管理體制，并且在日常的工作中要不斷的完善，不斷的補(bǔ)充新的規(guī)則和條例。另一方面，要盡可能的完善相關(guān)的法規(guī)制度，對(duì)工作加以規(guī)范。同時(shí)，我們還需要建立完善的績效評(píng)估體系，通過激勵(lì)的方式促進(jìn)檔案信息化工作的開展。

4.2 健全技術(shù)的支持以及資金的保障

在檔案管理信息化的過程當(dāng)中，技術(shù)的支持是一個(gè)重要的指標(biāo)，同時(shí)是一個(gè)重要的項(xiàng)目。但是在技術(shù)支持的背后需要大量的資金支持，這兩者缺一不可，這樣才能保證檔案信息化系統(tǒng)的運(yùn)行穩(wěn)定和檔案信息的安全、可靠。

4.3 創(chuàng)新檔案管理信息化的服務(wù)手段

檔案管理信息化的主要目的是為了服務(wù)大眾，所以，應(yīng)當(dāng)對(duì)其服務(wù)的手段進(jìn)行創(chuàng)新。第一，提高檔案信息遠(yuǎn)程查詢的服務(wù)能力；第二，進(jìn)一步提升大難信息館內(nèi)查詢服務(wù)能力，對(duì)不能公開的檔案依法保密，在確認(rèn)查閱者身份后提供其服務(wù)。

5 總結(jié)

檔案管理信息化是社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的必然的選擇，對(duì)于服務(wù)和管理起到著重要的作用，同時(shí)我們要大力發(fā)展該功能，也要積極進(jìn)取的探索新的管理方法，來不斷提高工作水平和服務(wù)水平。

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