教學(xué)檔案在高等學(xué)校中的地位及管理利用

摘 要：教學(xué)檔案在整個學(xué)校檔案中占有相當(dāng)重要的位置，在教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中的地位和作用都十分重要。管理和利用好教學(xué)檔案，對于高校教育質(zhì)量的提高和教學(xué)改革的深化，具有特別重要的意義。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；地位；管理利用

教學(xué)活動是高等學(xué)校最主要、最基本的活動。教學(xué)檔案是高等學(xué)校檔案的主體、核心和重點，它在整個學(xué)校檔案中占有重要的位置，它既是教學(xué)管理的重要組成部分，又是衡量高等學(xué)校教育教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一。

所謂教學(xué)檔案，是指學(xué)校在教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。高等學(xué)校教學(xué)檔案記述和反映了高等教育傳授知識、培養(yǎng)性格、強(qiáng)健體質(zhì)等方面的內(nèi)容、方法、手段、途徑、效果等，具有保存價值，并且是按照一定的程序，真實歷史地記錄和集中保管起來的文字材料、圖表、照片、影片、錄音帶、錄像帶等等。高校的教學(xué)檔案是從事教學(xué)活動和教學(xué)研究的基本條件，是學(xué)校教學(xué)工作的方針政策、原則、方法、途徑和效果的真實記錄。

1 增強(qiáng)教學(xué)管理人員檔案意識是做好教學(xué)管理檔案工作的必要前提

現(xiàn)代高等學(xué)校是龐大而復(fù)雜的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，其教學(xué)工作具有多層次、多學(xué)科、多課程、多環(huán)節(jié)以及教學(xué)、科研互相滲透等方面的特點，致使教學(xué)管理工作具有特殊的復(fù)雜性。教學(xué)管理人員的工作是使紛繁的教學(xué)結(jié)構(gòu)系列所組成的教學(xué)活動得以有條不紊地進(jìn)行的保障。教學(xué)管理檔案具有形成過程周期長、環(huán)節(jié)多，以及絕大部分是由反映本校特有教學(xué)活動的無號文件所組成等特點。因此，增強(qiáng)教學(xué)管理人員的檔案意識，是保證教學(xué)管理檔案完整、準(zhǔn)確的必要前提。

2 高等學(xué)校的中心工作是教學(xué)，教學(xué)檔案在教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中地位和作用都十分重要

1）教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動過程中形成的各種材料，這些材料對確保和提高教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)學(xué)術(shù)交流、總結(jié)教學(xué)規(guī)律、開展教學(xué)研究、制訂計劃、進(jìn)行決策、開拓創(chuàng)新、進(jìn)行教學(xué)評估、教學(xué)檢查等方面都有著十分重要的參考價值和借鑒、憑證作用。只有這些真實的歷史記載，才能使我們了解過去，預(yù)測未來，才能從中尋求學(xué)校發(fā)展的基本過程和規(guī)律，并做出切實可行的科學(xué)決策，促進(jìn)學(xué)校工作的發(fā)展。

2）教學(xué)檔案能從一個側(cè)面反映管理、教學(xué)實踐的全過程，同時它也是領(lǐng)導(dǎo)者決策教學(xué)改革的方向、變更專業(yè)設(shè)置、提高辦學(xué)層次的有力證明。一所學(xué)校要培養(yǎng)對社會有用的人才，就需要按照新的教學(xué)觀、人才觀、質(zhì)量觀的要求，全方位深化教學(xué)改革，制訂改革方案，進(jìn)行科學(xué)研究。只有掌握檔案這一可靠的資料，才能綜合地去分析、去研究，才能做出科學(xué)的決策。如果離開這些，教學(xué)、科研等工作就無法進(jìn)行。

3）教學(xué)檔案是教學(xué)活動中所形成和積累的信息資源。教學(xué)活動的延續(xù)性、周期性，使教學(xué)檔案具有通用性的特點，成為交流教學(xué)經(jīng)驗和教學(xué)效果的重要工具；成為評價高等學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量和社會效益的重要依據(jù)。一個教師不僅可以通過借鑒自己所積累的教學(xué)檔案，提高工作質(zhì)量，而且還可以通過查閱教學(xué)檔案，吸取其它教師的長處。因此，開發(fā)利用教學(xué)檔案是提高教學(xué)質(zhì)量、發(fā)展教育事業(yè)的重要條件。

教學(xué)檔案的內(nèi)容是十分廣泛的。一般來說，它能準(zhǔn)確地反映教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動的真實歷史面貌，在今后的教學(xué)、科研及管理工作中需要長遠(yuǎn)利用的檔案。如：上級教學(xué)主管部門下達(dá)的指令性、指導(dǎo)性文件、針對本校的有關(guān)專業(yè)和課程設(shè)置、本校制訂的各種教學(xué)制度、辦法規(guī)定、條例和教學(xué)管理及教學(xué)實踐活動中形成的有關(guān)材料、各種重要統(tǒng)計報表等，這些教學(xué)文件材料對當(dāng)前教學(xué)工作具有重要的憑證和依據(jù)作用，在今后學(xué)校教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中同樣具有長遠(yuǎn)的查考價值。另外，高等學(xué)校新生錄取名冊、學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生成績單、補(bǔ)考成績單、考試題試卷、在校學(xué)生花名冊、學(xué)位名冊、畢業(yè)證書號、畢業(yè)生電子檔案登記表等材料，都是學(xué)籍管理工作中形成的原始記錄，具有很強(qiáng)的真實性、可靠性。這些材料為日后了解學(xué)校培養(yǎng)成果、評選優(yōu)秀學(xué)生及補(bǔ)辦畢業(yè)生證書或開具畢業(yè)證明等能提供有價值的憑證和依據(jù)作用。

根據(jù)教學(xué)檔案的廣泛性、直接性、原始性和復(fù)雜性等特點，檔案管理人員必須加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，掌握專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化，用科學(xué)的方法管理教學(xué)檔案。在材料的收集整理中要做到及時、規(guī)范與科學(xué)，應(yīng)本著方便查找，服務(wù)教學(xué)，全面反映教書育人的原則。管理教學(xué)檔案人員應(yīng)做到以下幾點：一要及時收集檔案材料；二要嚴(yán)把材料歸類關(guān)，實行專題立卷歸檔；三要科學(xué)整理檔案材料，案卷裝訂規(guī)范，目錄及索引健全；四要已歸檔的材料，不經(jīng)批準(zhǔn)不得修改；五要建立規(guī)范的借閱制度，防止破損與丟失；六要注意引進(jìn)先進(jìn)的管理手段，利用計算機(jī)，建立教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)教學(xué)檔案管理信息化。

今天，在人們把信息、物質(zhì)、能源并列為三大資源的信息社會里，高等學(xué)校成為培養(yǎng)人才的重要場所，它培養(yǎng)的學(xué)生將是信息社會中信息利用的主要群體，高校檔案信息在高校教育教學(xué)活動中具有重大的作用。

3 高校檔案在學(xué)校教育教學(xué)活動中具有如此重要的地位，反之，高校教育教學(xué)活動也會對高校檔案產(chǎn)生促進(jìn)作用

1）增強(qiáng)了高等學(xué)校教職工的檔案意識。通過高等學(xué)校的教育教學(xué)活動，高校檔案得到了廣泛的利用。檔案在教育教學(xué)活動中發(fā)揮了很重要的作用，得到了高校領(lǐng)導(dǎo)及師生的普遍重視。隨著人們對檔案意識的不斷增強(qiáng)，專（兼）職檔案員歸檔的熱情也日益提高，歸檔的自覺性也越來越強(qiáng)。如：我?；瘜W(xué)學(xué)院和體育學(xué)院在慶祝建院三十周年以后，主動把所有的文件材料送到檔案室歸檔，對檔案室的工作也起到了積極的推動作用。

2）教育教學(xué)活動中產(chǎn)生了大量重要的具有保存價值的檔案。高等學(xué)校是知識的傳授地，重點高校既是教學(xué)中心又是科研中心。因此，在廣大的教學(xué)、科研人員的實踐活動中不斷產(chǎn)生新的教學(xué)科研成果。這些成果形成了大量重要而具有保存價值的檔案，它對高校今后的教學(xué)、黨政管理等各項工作具有很重要的依據(jù)和參考作用，是高校寶貴的財富。教育教學(xué)利用檔案，同時又產(chǎn)生了新的檔案，增加了檔案館（室）的庫藏，促進(jìn)了高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

3）促進(jìn)了高校檔案館（室）軟、硬件的發(fā)展。教育教學(xué)的準(zhǔn)備工作需要高校檔案部門提供大量的原始文件材料，這就要求高校有關(guān)部門努力實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，以適應(yīng)教育教學(xué)的需要。檔案意識的提高會促使高校領(lǐng)導(dǎo)加大對檔案館（室）建設(shè)的投入，配備足夠數(shù)量的檔案柜、微機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等必要的設(shè)備，建立健全利用檔案的各種規(guī)章制度，檔案管理人員也可以通過各種途徑加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，充分發(fā)揮高校檔案應(yīng)有的作用。

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作者簡介

高惠敏（1963-），女，漢族，遼寧錦州，內(nèi)蒙古民族大學(xué)檔案室，副研究館員，大學(xué)本科。