關于集團公司會計檔案數(shù)字化的幾點思考

徐嘉彤

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674—1145（2018）3—235—01

摘要 會計檔案不同于其他種類的檔案材料，會計檔案是集團公司證明其合法經(jīng)營活動的依據(jù)。基于此，集團公司必須要做好對會計檔案的管理工作，才能從根本上保障公司的利益，而隨著信息技術的迅猛發(fā)展，集團公司會計檔案的數(shù)字化管理手段也應運而生。本文從三個角度對數(shù)字化管理集團公司會計檔案的方法進行了介紹，并做了相應的闡釋和說明。

關鍵詞 集團公司 會計檔案 數(shù)字化

隨著信息科技的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的集團公司會計檔案管理方法已經(jīng)很難跟得上時代的腳步。集團公司若想在新時期市場競爭中占有一席之地，運用數(shù)字化技術手段對公司會計檔案進行管理是必不可少的。但現(xiàn)在很多集團公司會計檔案數(shù)字化管理手段還不發(fā)達，存在許多需要改進之處。

一、集團公司會計檔案數(shù)字化的基礎建設

想要使集團公司會計檔案達到數(shù)字化目標就必須要做好相關的基礎建設，具體來講包括以下兩個方面：

1.完善集團公司會計檔案數(shù)字化法律體系，保護會計檔案的安全。當前我國檔案安全管理的法條分散在《保密法》、《國家安全法》、《檔案法》等文件中，沒有專門的會計檔案安全管理制度，這就要求必須對我國集團公司數(shù)字化會計檔案安全管理制度進行完善，以保障數(shù)字化會計檔案的安全。同時現(xiàn)行的數(shù)字化會計檔案基本法如《會計法》、《會計電算化管理辦法》及《會計電算化管理規(guī)范》等已不能適應時代需求，必須要做好相關法律法規(guī)的修訂工作。還要加強對數(shù)字化會計檔案的管理，通過調查相關法律問題制定好會計檔案數(shù)字化管理的條例與規(guī)則，健全檔案管理制度。同時制定好操作流程和保障措施，加強業(yè)務引導，改變目前數(shù)字化會計檔案管理的混亂局面。完善監(jiān)督機制，確保政策法規(guī)可以有效執(zhí)行。還要做好《數(shù)字化會計檔案法》的修訂和配套工作，達到經(jīng)濟、實用和有序的目的，從根源上保證數(shù)字化會計檔案的安全性和可靠性。同時要在總結國內經(jīng)驗的基礎上，借鑒國際先進經(jīng)驗，形成一套科學合理的中國特色集團公司會計檔案數(shù)字化法律體系。

2.培養(yǎng)集團公司會計檔案管理人員的數(shù)字化意識，公司領導層要對會計檔案數(shù)字化建設加強重視，建立實施會計檔案管理工作責任制，明確相關人員管理職責，嚴格遵守《會計法》中的相關內容。還要提高會計管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，分層次、分階段并結合業(yè)務需要對其開展培訓，培養(yǎng)其管理數(shù)字化會計檔案的職業(yè)能力。還要推進發(fā)票電子化，建立好會計原始單據(jù)管理系統(tǒng)，讓會計原始憑證可以數(shù)字化的開展收集和處理工作，真正告別紙質貨幣交易時代。

二、集團公司會計檔案數(shù)字化的技術手段

要實現(xiàn)集團公司會計檔案的數(shù)字化目標必須要運用好相應的技術手段，主要包括以下兩點：

1.提高會計檔案的數(shù)字化信息檢索技術，做好會計檔案的跨地域管理工作。這就要求公司對現(xiàn)有檔案做好歸檔，規(guī)范好檔案的管理，實行紙質檔案與電子檔案同時歸檔制。同時在局域網(wǎng)內建立相關的檔案查詢系統(tǒng)，方便檢索查詢。這樣可以使數(shù)字化的會計檔案具備操作簡單，傳遞方便和存儲空間小等優(yōu)點。不僅一份檔案可以同時讓所有需要的人員共享查閱，還可以在異地利用被授權過的計算機在客戶端登錄來對檔案進行異地管理，這樣不僅可以讓更多的人看到檔案、查閱檔案、擴大檔案的使用范圍，還可以讓檔案使用者不再受地域限制，可以隨時隨地使用到自己需要的文件，極大的提高了工作效率。

2.做好對集團公司會計檔案數(shù)字化的審計監(jiān)督工作，建立健全會計原始單據(jù)網(wǎng)上審計系統(tǒng)。這種手段可以建立起一個系統(tǒng)化的網(wǎng)絡審計監(jiān)督模式，方便開展數(shù)據(jù)統(tǒng)計和計算，從而極大的簡化了會計審計流程，節(jié)省了報銷人和審計部門的工作時間，大大提高了工作效率。網(wǎng)上審計系統(tǒng)還有利于審計人員對相關單據(jù)開展查詢，了解各單位各類資金的使用情況，從而保證會計檔案數(shù)據(jù)的正確性，并可以將已通過審計的會計檔案數(shù)據(jù)導入到財務處理板塊，實現(xiàn)和主要財務管理系統(tǒng)的緊密對接，為檔案審計監(jiān)督工作提供了很大的便利。

三、集團公司會計檔案數(shù)字化的共享管理

集團公司會計檔案共享管理模式按照其利用人員的不同可以分為內部共享管理模式和外部共享管理模式。

1.內部共享管理模式主要為滿足集團公司內部使用者對會計檔案的使用需求，在會計檔案數(shù)字化管理模式下，檔案主要保存在財務檔案管理系統(tǒng)中，其共享方式分為兩種：一種是將公司經(jīng)營狀況信息（這些是各部門都需要的且不用保密的信息例如公司盈利等）通過公司計算機系統(tǒng)傳輸?shù)焦镜墓矓?shù)據(jù)平臺之中，以供需要人員查閱。還有一種是將公司專業(yè)部門需要且不方便公布的相關數(shù)據(jù)如部門應收付款項等，通過公司計算機系統(tǒng)傳輸?shù)綄ｉT的系統(tǒng)模塊之中，以供經(jīng)過管理系統(tǒng)授權的部門人員查閱。

2.外部共享管理模式主要為滿足集團公司外部人員如上級機關、外部審計單位或公司股東等對會計檔案的使用需求。一般情況下上級機關或外部審計部門與集團公司所使用的檔案管理系統(tǒng)或財務系統(tǒng)是不一樣的，這時可以采用B/S系統(tǒng)，通過先訪問公司的應用服務器，接著鏈接到公司的數(shù)據(jù)服務器，就可以對公司會計檔案檢索查詢了。而公司股東雖然可能與集團公司使用相同的檔案管理系統(tǒng)或財務系統(tǒng)，但其IP所在位置通常與公司會有所不同，這時可以采用C/S系統(tǒng)，直接將應用程序鏈接到公司的數(shù)據(jù)服務器上，從而實現(xiàn)對公司會計檔案的檢索查詢。

四、結語

在集團公司會計檔案中運用數(shù)字化技術手段可以起到方便檔案檢索、保障檔案安全、提升會計工作效率的良好效果，希望本文的研究可以讓更多的集團公司做好會計檔案數(shù)字化建設，為我國市場經(jīng)濟可以更好發(fā)展做出貢獻。