淺談互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下大型學(xué)術(shù)會議的組織與管理

孫靜

中圖分類號：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674—1145（2018）3—163—02

摘要隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)融入社會生活的方方面面，正深刻改變著我們的生產(chǎn)和生活方式，也對大型學(xué)術(shù)會議的組織與管理產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。本文從“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下學(xué)術(shù)交流出現(xiàn)的新特征研究入手，重點(diǎn)闡述了在大型學(xué)術(shù)會議的組織管理中，主辦方如何抓住互聯(lián)網(wǎng)+的本質(zhì)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來拓展學(xué)術(shù)會議宣傳推廣渠道、提升學(xué)術(shù)會議會務(wù)服務(wù)水平，改善參會代表體驗進(jìn)而促進(jìn)學(xué)術(shù)交流的工作經(jīng)驗與心得。

關(guān)鍵詞 互聯(lián)網(wǎng)+學(xué)術(shù)會議組織管理學(xué)術(shù)交流

中華醫(yī)學(xué)會是中國醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)工作者自愿組成并依法登記成立的學(xué)術(shù)性、公益性、非營利性科技法人社團(tuán)。其宗旨和任務(wù)是通過開展多種形式的學(xué)術(shù)活動，促進(jìn)本學(xué)科的發(fā)展與先進(jìn)技術(shù)的交流、普及和成果的轉(zhuǎn)化，為科技進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)振興和社會發(fā)展服務(wù)?？梢哉f學(xué)術(shù)交流是中華醫(yī)學(xué)會這樣的學(xué)術(shù)性社會團(tuán)體的基本任務(wù)，是社會團(tuán)體服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要方式。通過開展學(xué)術(shù)交流活動，中華醫(yī)學(xué)會為廣大醫(yī)學(xué)科技工作者搭建了一個交流平臺，總結(jié)了工作經(jīng)驗，發(fā)布了新技術(shù)、新觀點(diǎn)，不斷拓寬了參會者的思路、充分發(fā)揮了醫(yī)學(xué)專家的作用，加強(qiáng)了科研和臨床的聯(lián)系，為推進(jìn)我國整個醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的迅猛發(fā)展做出了巨大的貢獻(xiàn)。

2017年，中華醫(yī)學(xué)會共組織舉辦學(xué)術(shù)會議156個，其中超過5000人的會議15個，3000-5000人的會議104個，1000-3000人的會議32個。全年會議共有255742名參會代表，共收到論文181937篇。

中華醫(yī)學(xué)會作為百年學(xué)會，在大型學(xué)術(shù)會議的組織與管理上可以說積累了相當(dāng)豐富的經(jīng)驗。在“互聯(lián)網(wǎng)+”風(fēng)起云涌的大背景下，中華醫(yī)學(xué)會很早就深刻認(rèn)識并抓住了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展給學(xué)術(shù)會議交流帶來的重大發(fā)展機(jī)遇，在學(xué)術(shù)會議管理中轉(zhuǎn)變思維，不斷引入先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和管理模式，徹底告別學(xué)術(shù)會議傳統(tǒng)管理方式，進(jìn)入以移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為核心的學(xué)術(shù)會議智慧時代，從而打造出中華醫(yī)學(xué)會一個又一個規(guī)模大、影響廣、權(quán)威性高的系列大型學(xué)術(shù)品牌會議。

一、以學(xué)術(shù)內(nèi)容為核心，全面擁抱“互聯(lián)網(wǎng)+”

“互聯(lián)網(wǎng)+”概念提出的時間并不長。它是從“互聯(lián)網(wǎng)”、“互聯(lián)網(wǎng)思維”一路演化而來，早已在實(shí)踐中逐步進(jìn)行探索。簡單的說，所謂“互聯(lián)網(wǎng)+”就是以互聯(lián)網(wǎng)平臺為基礎(chǔ)，利用信息通信技術(shù)與各行業(yè)的跨界融合，推動產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級，并不斷創(chuàng)造出新產(chǎn)品、新業(yè)務(wù)與新模式，構(gòu)建鏈接一切的新經(jīng)濟(jì)生態(tài)。如今在“互聯(lián)網(wǎng)+”的大背景下，作為學(xué)術(shù)交流重要形式的學(xué)術(shù)會議，其組織管理全程數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化已不再是發(fā)展趨勢，而是現(xiàn)實(shí)。

學(xué)術(shù)貴在交流，醫(yī)學(xué)科技工作者們在科學(xué)研究過程中經(jīng)過研究和思索產(chǎn)生的智慧結(jié)晶，只有進(jìn)入交流渠道，才能更有價值、更有力量。學(xué)術(shù)交流模式歷史悠久，我們最常見的學(xué)術(shù)交流模式就是學(xué)術(shù)期刊和學(xué)術(shù)會議。而隨著時代的發(fā)展，學(xué)術(shù)交流模式也有了新變化。尤其是最近幾年，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在社會各個層面迅速普及，更是改變了很多業(yè)態(tài)模式，也改變了人們很多行為模式，這其中就包括學(xué)術(shù)交流模式的變化。

但無論學(xué)術(shù)交流模式如何變化，學(xué)術(shù)會議的學(xué)術(shù)交流本質(zhì)沒有變化。在大型學(xué)術(shù)會議的組織管理中，我們需要緊緊抓住的是會議學(xué)術(shù)內(nèi)容核心，擁抱互聯(lián)網(wǎng)+，實(shí)質(zhì)是在會議組織管理中廣泛采用微信社群、HTML5、網(wǎng)絡(luò)直播、虛擬會議等互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，利用互聯(lián)網(wǎng)+的優(yōu)勢來實(shí)現(xiàn)對大型學(xué)術(shù)會議會前、會中和會后的組織管理服務(wù)。

二、利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立會議一站式服務(wù)平臺，提升與會代表的參會過程體驗

從征文投稿到參會注冊繳費(fèi)，從預(yù)訂酒店到查詢自己的學(xué)術(shù)日程安排，這是每個代表參與學(xué)術(shù)會議過程中或多或少都要涉及的內(nèi)容，也是組委會組織和管理大型學(xué)術(shù)會議中最繁重的工作。十年前，學(xué)術(shù)會議的管理工作還處于人工時代，參會人數(shù)在1000人左右的學(xué)術(shù)會議便可稱為大型學(xué)術(shù)會議。當(dāng)時的學(xué)術(shù)會議管理工具還是excel，access和word這些基本的辦公軟件。十年后，2017年中華醫(yī)學(xué)會舉辦的15個超過5000人的學(xué)術(shù)會議中，共收到參會稿件74998篇，參會人數(shù)達(dá)到119080人。如何利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為所有參會代表提供一站式服務(wù)平臺，提升與會代表參會過程體驗，便成為組委會迫切需要解決的問題。

因此，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，針對與會代表的參會需求，中華醫(yī)學(xué)會于2008年便著手開發(fā)出集論文提交、論文狀態(tài)查詢、評審結(jié)果通知、注冊報名、酒店預(yù)訂、在線支付、學(xué)術(shù)日程任務(wù)查詢功能于一體的一站式會議服務(wù)平臺。經(jīng)過10年的不斷改進(jìn)完善，目前該平臺為與會代表提供的功能見下圖：

在線投稿（稿件投遞，隨時修改、刪除，郵件自動通知）

論文稿件論文狀態(tài)（評審狀態(tài)顯示，評審結(jié)果，論文錄取通知下載打?。?/p>

學(xué)術(shù)任務(wù)（具體日程安排，上傳發(fā)言PPT）

在線注冊參會（修改，刪除參會注冊，郵件自動通知）

參會注冊參會注冊繳費(fèi)（在線網(wǎng)銀支付，支付寶，微信，帶條碼注冊確認(rèn)函）

打印參會通知（可自動插入代表姓名，生成帶紅章通知PDF）

酒店房間預(yù)訂（修改，刪除參會注冊，郵件自動通知）

酒店預(yù)訂酒店預(yù)訂繳費(fèi)（在線網(wǎng)銀支付，支付寶，微信，帶條碼住宿確認(rèn)函）

個人中心修改個人信息，自動顯示代表投稿，注冊和酒店預(yù)訂狀態(tài)

這些措施不僅極大提高了參會代表參會體驗，而且大大提高組委會組織和管理大型學(xué)術(shù)會議的工作效率和服務(wù)水平。

三、利用“互聯(lián)網(wǎng)+”社交網(wǎng)絡(luò)手段，做好會前的宣傳推廣

針對會議的宣傳推廣是在學(xué)術(shù)會議組織管理準(zhǔn)備過程中非常重要的一部分。讓更多的人知曉、參與會議，不僅是樹立和打造會議品牌形象、擴(kuò)大會議影響力的手段之一，更因為參會人數(shù)的多少、專家層次是決定會議成功與否的關(guān)鍵因素。中華醫(yī)學(xué)會組織舉辦的學(xué)術(shù)會議僅通知類型就有從征文通知、參會通知、展覽招商通知到論文錄取通知、注冊繳費(fèi)確認(rèn)通知、參會邀請函、專家學(xué)術(shù)任務(wù)通知等幾十種，且內(nèi)容龐雜，更新速度快，傳統(tǒng)的會議推廣方式顯然不能滿足大型學(xué)術(shù)會議宣傳推廣的需要，基于互聯(lián)網(wǎng)+的線上社交網(wǎng)絡(luò)推廣則成為大型學(xué)術(shù)會議是目前最有效的推廣方式。

目前，在中華醫(yī)學(xué)會組織的學(xué)術(shù)會議中，在前期宣傳推廣上，針對不同大會不同的階段和內(nèi)容，幾乎采用了目前所有流行的社交媒體推廣方式，包括大會微信公眾號，大會APP，定期面向微信公眾號關(guān)注粉絲發(fā)送征文通知、參會通知和會議熱點(diǎn)預(yù)覽內(nèi)容，同時建立會議微網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)微信公眾號和微網(wǎng)站的無縫連接，方便特邀專家和參會代表通過手機(jī)、iPAD等移動設(shè)備，隨時隨地登陸大會官網(wǎng)，了解大會最新動態(tài)，查詢自己學(xué)術(shù)任務(wù)和參會狀態(tài)。同時，由微信衍生出來的多種宣傳模式更是為學(xué)術(shù)會議的宣傳推廣錦上添花。微信刮刮卡、基于HTML5技術(shù)的微信邀請函，這些形式新穎，畫面絢麗，音樂唯美的宣傳模式全面展現(xiàn)了大會豐富的學(xué)術(shù)內(nèi)容，從而使會議獲得超高人氣的關(guān)注。以中華醫(yī)學(xué)會規(guī)模最大的骨科會為例，每年會議召開前通過微信獲得的點(diǎn)贊和轉(zhuǎn)發(fā)量近10萬人次。充分應(yīng)用社交媒體手段對大會進(jìn)行宣傳推廣，不僅大大節(jié)省傳統(tǒng)印刷郵寄成本，更大幅度地提高了學(xué)術(shù)會議的知名度，吸引了更多的潛在參會代表和廠家，為大會的成功舉辦奠定了基礎(chǔ)。

四、全面采用網(wǎng)絡(luò)視頻直播等方式，開展多形式立體學(xué)術(shù)交流

近年來，參會人數(shù)迅猛增長，前沿醫(yī)療新知識與新技術(shù)大量涌現(xiàn)，因而目前的學(xué)術(shù)會議一直在向參會人數(shù)增多，會場數(shù)量增多的趨勢發(fā)展。在2017年舉辦的大型學(xué)術(shù)會議中，很多會議同時進(jìn)行了十余個乃至二十余個分會場。這對參會者來說，根本無法同時參加并學(xué)習(xí)這么多會場的內(nèi)容；而且能夠到現(xiàn)場參加會議的醫(yī)生，相對于全國幾十萬同領(lǐng)域的醫(yī)生來說，仍是少數(shù)。如何利用互聯(lián)網(wǎng)為載體，打破傳統(tǒng)學(xué)術(shù)交流時空限制，讓與會代表和更多的非與會代表能廣泛深入地進(jìn)行學(xué)術(shù)交流？為此，會議除了秉承傳統(tǒng)通過大會報告、專題演講、視頻解析、病例探討、現(xiàn)場問答、專家點(diǎn)評等多種多樣的現(xiàn)場交流形式外，大膽打破了學(xué)術(shù)會議活動交流僅僅局限于現(xiàn)場的傳統(tǒng)圍墻，通過網(wǎng)絡(luò)視頻直播這一新興“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，實(shí)現(xiàn)大會各個會場的全程網(wǎng)絡(luò)視頻直播，真正開啟了學(xué)術(shù)交流的立體化模式，達(dá)到極好的學(xué)術(shù)交流效果。

根據(jù)統(tǒng)計，2017年僅中華醫(yī)學(xué)會第十九屆骨科學(xué)術(shù)會議網(wǎng)絡(luò)視頻直播就吸引了全國近9萬名醫(yī)生的同步在線觀看，這些醫(yī)生足不出戶就可在當(dāng)?shù)赝ㄟ^手機(jī)微信端，身臨其境般隨時隨地聆聽專家講座，了解大會現(xiàn)場最新的學(xué)術(shù)熱點(diǎn)和學(xué)術(shù)動態(tài)。同時通過會議微信公眾號平臺，還可實(shí)現(xiàn)與講課專家及現(xiàn)場或非現(xiàn)場其他在線代表的互動交流，不僅開辟了學(xué)術(shù)交流的新途徑和新視野，還大大提高了學(xué)術(shù)交流的實(shí)效。更重要的是，通過網(wǎng)絡(luò)視頻直播技術(shù)錄制了大會的所有專家講座視頻，這些視頻會后放到網(wǎng)上，參會代表隨時可通過網(wǎng)絡(luò)點(diǎn)播來再次觀看自己所感興趣的視頻講座，使每一次學(xué)術(shù)會議成為永不落幕學(xué)術(shù)交流平臺。

五、結(jié)語

如今互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)融入社會生活的方方面面，深刻改變了人們的生產(chǎn)和生活方式。互聯(lián)網(wǎng)好比是推動前兩次革命的蒸汽機(jī)和電力，是解放生產(chǎn)力的工具。我們可以用它來改善業(yè)務(wù)模式，提高效率。正是抓住了學(xué)術(shù)會議學(xué)術(shù)交流的核心，充分利用互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下各種先進(jìn)技術(shù)工具，中華醫(yī)學(xué)會所組織的學(xué)術(shù)會議取得了一年一個臺階的跨越式發(fā)展。