試談提高企業(yè)行政管理工作效率的方法及建議

摘要：隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及企業(yè)改制的不斷進(jìn)行，我國(guó)的企業(yè)行政管理工作的效率與日俱增，來(lái)更好的適合社會(huì)的快速發(fā)展。不管是國(guó)有企業(yè)還是民營(yíng)企業(yè)，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的浪潮下都要承受著競(jìng)爭(zhēng)帶來(lái)的挑戰(zhàn)，需要通過(guò)不斷改進(jìn)自我的經(jīng)營(yíng)模式，以便在同行業(yè)中脫穎而出。本文通過(guò)對(duì)一些大型企業(yè)中行政管理工作存在的突出問(wèn)題來(lái)分析，提高行政管理工作效率的方法，以供行業(yè)人員參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；行政管理； 工作改革

一. 企業(yè)行政機(jī)構(gòu)中存在的問(wèn)題

1. 行政機(jī)構(gòu)過(guò)于龐大，人員結(jié)構(gòu)臃腫

有些企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，對(duì)于行政機(jī)構(gòu)過(guò)于重視，導(dǎo)致行政機(jī)構(gòu)過(guò)于龐大。在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，生產(chǎn)及銷(xiāo)售人員是企業(yè)盈利的部分，而行政機(jī)構(gòu)屬于純消耗的部分。因此，要想保證企業(yè)利益的最大化，應(yīng)該盡可能的減少行政管理崗位的人員，而增加生產(chǎn)和銷(xiāo)售一線人員。由于行政管理工作的崗位對(duì)于人員的專(zhuān)業(yè)性要求不是很?chē)?yán)格，所以企業(yè)在人員招聘的過(guò)程中相對(duì)來(lái)說(shuō)會(huì)比較順利。其次，企業(yè)的生產(chǎn)和銷(xiāo)售人員流動(dòng)性比較大，同時(shí)企業(yè)也會(huì)隨著生產(chǎn)效益程度做一個(gè)適當(dāng)?shù)娜藛T調(diào)整。而企業(yè)行政管理機(jī)構(gòu)的人員幾乎沒(méi)有什么變動(dòng)，這是因?yàn)槠髽I(yè)行政管理崗位的人員缺乏競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，沒(méi)有建立一個(gè)合適的淘汰制度，導(dǎo)致人員機(jī)構(gòu)臃腫，同時(shí)，行政管理的效率也在降低。

2. 裙帶關(guān)系嚴(yán)重，執(zhí)行力不強(qiáng)

由于行政管理工作接近一個(gè)企業(yè)的核心決策領(lǐng)域，有些企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)總是喜歡將自己的親屬招聘進(jìn)來(lái)參與行政管理工作。這種裙帶關(guān)系嚴(yán)重?cái)_亂了正常的行政管理工作，不僅使行政管理工作的效率下降，而且還助長(zhǎng)了不正之風(fēng)，影響企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)，也會(huì)使企業(yè)管理層拉幫結(jié)派，嚴(yán)重的話(huà)直接引起企業(yè)的管理層的權(quán)力混亂，導(dǎo)致企業(yè)最終走向失敗。因此，對(duì)一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，裙帶關(guān)系是非常嚴(yán)肅的一個(gè)問(wèn)題，也是企業(yè)最忌諱的事情。但是，中國(guó)社會(huì)常常是一個(gè)人情社會(huì)，這些現(xiàn)象不可避免的出現(xiàn)在企業(yè)中。簡(jiǎn)單存在的裙帶關(guān)系會(huì)影響企業(yè)的行政管理的執(zhí)行力，間接的影響企業(yè)的行政管理效率。

3. 行政管理人員素質(zhì)水平低，影響服務(wù)效果

行政管理人員在進(jìn)行崗位選派時(shí)，一部分是通過(guò)其他崗位的人員進(jìn)行調(diào)整，來(lái)進(jìn)入行政管理工作崗位的。還有一部分是直接從學(xué)?；蛘呱鐣?huì)招聘中直接進(jìn)行人員的選拔。其中，在前者的人員安排中，由于之前的崗位與行政管理的工作崗位關(guān)系不大，專(zhuān)業(yè)性不相符，其調(diào)整的原因很可能是因?yàn)楣麊适Я松a(chǎn)一線工作的能力或者是年紀(jì)等原因，這樣就導(dǎo)致了行政管理人員的整體素質(zhì)水平偏低，工作能力和專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，不僅影響了工作的效率，同時(shí)也對(duì)行政管理機(jī)構(gòu)的服務(wù)形象是一個(gè)損壞，增加了企業(yè)與基層員工的隔閡，嚴(yán)重的話(huà)還可能會(huì)引起不必要的矛盾或者是勞資糾紛，降低了企業(yè)的整體信譽(yù)和社會(huì)形象。

4. 企業(yè)的行政管理機(jī)制不夠完善

在目前我國(guó)的大多數(shù)企業(yè)中，尤其是傳統(tǒng)行業(yè)的企業(yè)，行政管理機(jī)制不夠完善。隨著我國(guó)信息化技術(shù)的提高和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)一大批互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)如雨后春筍般撲來(lái)，有許多互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)借著良好的政策和機(jī)遇，發(fā)展迅速，短短的幾年時(shí)間已經(jīng)可以甚至超過(guò)了傳統(tǒng)的大型國(guó)有或者改制企業(yè)。這些互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)的發(fā)展其中很重要的一點(diǎn)，就是在管理模式上引用了國(guó)外先進(jìn)的企業(yè)管理模式，大大提高了企業(yè)的效率。而我國(guó)的傳統(tǒng)企業(yè)在轉(zhuǎn)型階段，大部分都只是在生產(chǎn)和銷(xiāo)售模式上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，或者說(shuō)主要的內(nèi)容放在了市場(chǎng)上，對(duì)于企業(yè)自身的運(yùn)營(yíng)并沒(méi)有多大的改變，因此在后期富人社會(huì)轉(zhuǎn)型中，由于企業(yè)自身的行政管理機(jī)制的不完善，導(dǎo)致了企業(yè)出現(xiàn)了發(fā)展的瓶頸或者困局，影響了進(jìn)一步發(fā)展。

二.提高企業(yè)行政管理工作效率的方法及建議

1. 轉(zhuǎn)變思想，提高對(duì)行政管理工作的認(rèn)識(shí)

有些個(gè)別企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)行政管理工作并沒(méi)有一個(gè)科學(xué)和正確的認(rèn)識(shí)，只是將改革的重點(diǎn)放在生產(chǎn)和銷(xiāo)售的環(huán)節(jié)，對(duì)行政管理工作理解不深。其實(shí)行政管理工作對(duì)一個(gè)企業(yè)的生存和發(fā)展有非常重要的作用，它不僅使一個(gè)企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，而且良好的行政管理對(duì)于企業(yè)的改革和發(fā)展，可以提供一個(gè)源源不斷的動(dòng)力，使企業(yè)始終保持一種旺盛的生命力。因此，企業(yè)的負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該從根本上認(rèn)識(shí)到行政管理工作的重要性，必須在社會(huì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的過(guò)程中，加大企業(yè)行政管理的改革力度，提高行政管理的工作效率，使每一個(gè)員工都能夠?qū)π姓芾砉ぷ魈岣咧匾暎黾有姓芾砣藛T的責(zé)任意識(shí)和工作能力，從而提高企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

2. 精減機(jī)構(gòu)，杜絕裙帶關(guān)系

企業(yè)行政管理的機(jī)構(gòu)過(guò)于復(fù)雜，部門(mén)之間協(xié)調(diào)困難，嚴(yán)重影響行政管理工作的效率，因此，在進(jìn)行行政機(jī)構(gòu)改革的過(guò)程，最重要的是要精減行政機(jī)構(gòu)。首先是人員的調(diào)整，在進(jìn)行人員調(diào)整前要做一下全體人員的思想工作，通過(guò)精神鼓勵(lì)和經(jīng)濟(jì)補(bǔ)貼，動(dòng)員一部分行政機(jī)構(gòu)人員進(jìn)入到一線生產(chǎn)崗位上，或者是銷(xiāo)售的環(huán)節(jié)中。對(duì)于一些年紀(jì)比較大或者有工傷的員工，鼓勵(lì)他們提前退休。要本著人才優(yōu)先的原則，保留行政管理人員主力人員。其次是機(jī)構(gòu)的調(diào)整，將原來(lái)的兩個(gè)或者多個(gè)相似的部門(mén)重組合并成一個(gè)部門(mén)，部門(mén)內(nèi)部指選派一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)進(jìn)行管理，使部門(mén)內(nèi)部的權(quán)力盡可能的集中，這樣才能提高部門(mén)內(nèi)部的工作效率。同時(shí)，兩個(gè)或多個(gè)具有相關(guān)聯(lián)的部門(mén)的辦公場(chǎng)所盡量要離得近一些，或者可以選擇一個(gè)較大的辦公室，將多個(gè)部門(mén)整合在一起辦公，這樣員工日常能夠在一起多多交流，拉近了員工之間的關(guān)系，使員工之間的配合也越來(lái)越默契，同時(shí)也是辦公效率得到提高。在公司內(nèi)部，行政管理工作的各部門(mén)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)，要多多參加其他工作部門(mén)或者公司的會(huì)議，這樣才能了解其他部門(mén)對(duì)行政管理工作的看法和提出的要求，使行政管理工作能夠得到其他員工的認(rèn)可。

3. 提高用人標(biāo)準(zhǔn)和人員培訓(xùn)制度

如今社會(huì)各方面的競(jìng)爭(zhēng)，歸根到底都是人才的競(jìng)爭(zhēng)。行政管理工作對(duì)人才的要求也非常高，很多企業(yè)和領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，導(dǎo)致了企業(yè)的行政管理不僅效率低，而且屢屢出現(xiàn)問(wèn)題。所以，企業(yè)在進(jìn)行行政管理人員的選擇時(shí)，要采取一定的策略。首先，在進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部的崗位調(diào)整時(shí)，要將一些責(zé)任心強(qiáng)、有很強(qiáng)的組織能力和先進(jìn)思想的人員優(yōu)先考慮，通過(guò)一個(gè)合理的人員考核評(píng)比，來(lái)競(jìng)選上崗。行政管理工作崗位不是養(yǎng)老院，不能一味的只是安排一些“老弱病殘”的員工來(lái)進(jìn)入，這樣既降低了行政管理的工作效率，又使企業(yè)有能力的人員沒(méi)有施展的機(jī)會(huì)。其次，在進(jìn)行社會(huì)或者學(xué)校招聘過(guò)程中，要提高應(yīng)聘人員的門(mén)檻，對(duì)學(xué)歷和能力有一個(gè)適當(dāng)?shù)囊?。盡量選擇一些有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的人員，以便能夠以最快的速度投身到工作崗位上來(lái)，省去了畢業(yè)生崗位的培訓(xùn)時(shí)間和精力。另外，公司要建立一個(gè)合理的培訓(xùn)和考核制度，對(duì)行政管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，以此來(lái)提高員工的業(yè)務(wù)能力。對(duì)行政管理人員進(jìn)行定期的考核，來(lái)增加員工學(xué)習(xí)動(dòng)力，提高危機(jī)意識(shí)，使員工能夠不斷堅(jiān)持學(xué)習(xí)，開(kāi)放思路，將更大的精力用在行政管理工作上，才能最大程度的提高行政管理人員的綜合素質(zhì)，改善行政管理工作的形象，提高行政管理工作的效率。

4. 建立健全的行政管理機(jī)制

一些老牌的企業(yè)，在進(jìn)行現(xiàn)代化企業(yè)的轉(zhuǎn)型過(guò)程中，在行政管理方面的轉(zhuǎn)變并不是很大。一方面原因是并沒(méi)有一個(gè)有效的方法和手段對(duì)行政管理制度進(jìn)行改進(jìn)，也沒(méi)有相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)可供選擇和參考，都是在摸著石頭過(guò)河。而在前期的企業(yè)轉(zhuǎn)型過(guò)程中，行政管理機(jī)制對(duì)企業(yè)整體的生產(chǎn)效益影響并不是很大。另一個(gè)原因是行政管理涉及到企業(yè)的管理層，其中不免存在復(fù)雜的個(gè)人利益和裙帶關(guān)系，改革起來(lái)難度較大，而且若是一旦出問(wèn)題，對(duì)整個(gè)企業(yè)都會(huì)產(chǎn)生致命的影響。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和完善，一些新型的企業(yè)隨著完善的市場(chǎng)已建立起來(lái)完善的企業(yè)管理制度，而這時(shí)候一些老牌的企業(yè)由于在轉(zhuǎn)型過(guò)程中留下的問(wèn)題，已經(jīng)嚴(yán)重制約了企業(yè)的發(fā)展，失去了市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)力。因此，在企業(yè)行政管理過(guò)程中，建立和完善行政管理機(jī)制，是當(dāng)下最主要的內(nèi)容。首先對(duì)行政管理人員要加強(qiáng)責(zé)任制的落實(shí)，使每個(gè)員工都要承擔(dān)一定的責(zé)任，擁有一定的權(quán)力，這樣就避免了推諉扯皮，找不到人員處理的現(xiàn)場(chǎng)。同時(shí)，減少了辦事的程序，提高了辦事效率。同時(shí)，實(shí)行科學(xué)化民主化的管理，拒絕出現(xiàn)官僚主義和享樂(lè)主義的不正之風(fēng)出現(xiàn)，使每個(gè)員工的每個(gè)責(zé)任都能有理可查，有據(jù)可依。這樣對(duì)員工的工作成果是一個(gè)保障，同時(shí)對(duì)員工的表現(xiàn)也能夠很清晰真實(shí)的掌握。

三.結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)在行政管理工作中，要善于學(xué)習(xí)和把握現(xiàn)代化的管理模式，與企業(yè)自身的特點(diǎn)相結(jié)合。同時(shí)要解放思想，敢于創(chuàng)新，有勇氣有能力解決企業(yè)在行政管理中存在的問(wèn)題，使企業(yè)在行政管理中能夠與先進(jìn)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)模式相吻合，使企業(yè)始終保持一個(gè)良好的發(fā)展和穩(wěn)固增長(zhǎng)的競(jìng)爭(zhēng)力。將以人為本、尊重人才的原則深入貫徹到企業(yè)的管理模式中，才能使企業(yè)更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：姓名：劉曉霞，對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)公共管理學(xué)院在職人員高級(jí)課程研修班；單位：中國(guó)城市建設(shè)研究院有限公司，職稱(chēng)：無(wú)，職務(wù)：綜合管理辦公室主管，學(xué)歷：本科，研究方向：行政管理方向