提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析

文/裴杰

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提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析

文/裴杰

福建省寧德市蕉城區(qū)三都澳經(jīng)濟開發(fā)區(qū)管委會

轉(zhuǎn)眼間一年時間已然過去，回首過去一年的工作，在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)懷和領(lǐng)導(dǎo)之下，企業(yè)內(nèi)部管理工作取得了巨大的工作成績。作為辦公室文秘工作的我，更深刻感覺到文秘工作的工作質(zhì)量和水平，對于企業(yè)內(nèi)部管理工作水平的巨大影響作用。文秘工作不僅需要具備處理各種繁冗事物的處理能力，還需要具備良好的溝通能力和協(xié)調(diào)能力，只有將自身具備的綜合技能進行全面展現(xiàn)，才能夠通過自身工作的有序開展，為企業(yè)內(nèi)部綜合工作水平的提升奠定基礎(chǔ)。通過自身對于既往工作經(jīng)驗的總結(jié)，認識到提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的重要意義，并分析提升其工作質(zhì)量和工作水平的有效策略。

1 提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的重要性

在企業(yè)管理工作中，辦公室是開展企業(yè)管理工作行為、各部門開展行政工作的主要場所，同時也承擔(dān)者企業(yè)生產(chǎn)運營環(huán)節(jié)的各項處理行政工作，工作內(nèi)容繁雜、工作量也相對較大。文秘崗位工作人員需要及時將自身的工作情況向主管領(lǐng)導(dǎo)進行傳達，匯報各項工作的進展，有需要將上級主管領(lǐng)導(dǎo)的管理決策、工作任務(wù)向下級工作人員進行傳達，重視細節(jié)工作問題的落實。辦公是工作不僅需要處理各部門工作內(nèi)容之間的協(xié)調(diào)關(guān)系，也需要實現(xiàn)對于不同工作人員之間的溝通和協(xié)調(diào)，為企業(yè)的對外運營活動奠定工作基礎(chǔ)。文秘崗位工作人員的工作質(zhì)量和工作水平對于促進企業(yè)內(nèi)部管理工作的開展具有重要意義，因而企業(yè)需要重視文秘工作崗位，重視提升相關(guān)工作人員的工作質(zhì)量和水平，以促進企業(yè)內(nèi)部管理工作水平的提高，有助于促進企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

2 辦公室文秘工作的基本工作原則

文秘工作崗位是企業(yè)內(nèi)部崗位中的關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)，文秘工作人員開展相關(guān)工作也需要嚴格遵循崗位的基本工作原則。辦公室文秘工作的基本工作原則包括以下方面：其一，嚴格執(zhí)行上級主管部門的命令、保證企業(yè)上下級之間的良好溝通關(guān)系，企業(yè)管理工作行為的開展需要其管理決策以及命令的下達為基礎(chǔ)，文秘工作的首要工作職責(zé)便是對領(lǐng)導(dǎo)的命令進行傳達，保證企業(yè)內(nèi)部上下級之間有效的信息溝通，協(xié)調(diào)上下層之間的組織凌達關(guān)系，促進企業(yè)運營活動的有序開展；其二，努力提升自身的崗位工作能力和職業(yè)素質(zhì)，結(jié)合企業(yè)實際的生產(chǎn)運行活動，對于崗位工作內(nèi)容進行合理安排，能夠體現(xiàn)出文秘工作崗位所需要的職業(yè)素質(zhì)，促進自身辦公質(zhì)量和工作效率的提升；其三，恪守職業(yè)道德和崗位規(guī)范，文秘工作能夠直接接觸到企業(yè)管理層，對于企業(yè)的未來發(fā)展規(guī)劃以及重大經(jīng)濟行為等工作內(nèi)容都能夠有所了解，而這些內(nèi)容都直接關(guān)乎企業(yè)經(jīng)濟利益的實現(xiàn)以及未來發(fā)展，文秘便需要恪守職業(yè)道德和崗位規(guī)范，約束自身的言行，能夠?qū)⑵髽I(yè)利益置于首位，面對繁雜的工作內(nèi)容，也能夠秉持認真嚴謹、耐心負責(zé)的工作態(tài)度，根據(jù)企業(yè)的相關(guān)規(guī)范和崗位工作制度開展崗位工作。

3 辦公室文秘需要提升的專業(yè)素養(yǎng)

3.1嚴格遵守企業(yè)的管理工作制度

身為企業(yè)辦公室的一名文秘工作人員，所需要具備的最基本職業(yè)道德便是能夠嚴格按照企業(yè)管理工作制度行事。由于文秘崗位的工作內(nèi)容相對較多，因而需要工作人員能夠盡量早到辦公室開展工作，避免出現(xiàn)遲到、早退等現(xiàn)象的發(fā)生。文秘工作能夠提前到崗，能夠結(jié)合工作內(nèi)容進行系統(tǒng)性的工作規(guī)劃，對工作時間、工作內(nèi)容進行全面掌控，同時也可以以自己良好的工作準備為基礎(chǔ)，為領(lǐng)導(dǎo)營造良好的辦公環(huán)境，對領(lǐng)導(dǎo)的工作進行合理的安排，避免由于時間急促而導(dǎo)致工作失誤的現(xiàn)象發(fā)生，影響辦公室的工作效率和工作質(zhì)量。文秘對工作內(nèi)容和工作時間進行科學(xué)合理的安排，能夠為自身全天的工作狀態(tài)奠定良好的基礎(chǔ)。

3.2具有大局利益為重的價值觀念

作為一名辦公室文秘工作人員，難免會在工作環(huán)節(jié)中遇到諸多工作壓力和阻力，當(dāng)自身在工作中感覺受到委屈時，文秘工作人員需要敢于接受考驗、面對挫折，將大局利益作為自身工作的工作理念，凡是以企業(yè)利益為出發(fā)點，能夠個人對于工作的不滿和委屈都置之度外，踏踏實實的投入到本職工作中，在工作中尋找自身的個人價值體現(xiàn)，體現(xiàn)自己勞動付出所收獲的豐厚工作成果。

3.3提升自身的辦事效能

工作效能是衡量自身文秘工作價值和工作能力的重要標準，如果文秘工作人員每天進行大量的辦公室工作，但是卻忽視工作質(zhì)量，那只能夠?qū)⑵涔ぷ饕曌鳛闊o意義的工作，工作效能直觀反應(yīng)工作質(zhì)量。文秘工作人員提升自身工作效能的方式體現(xiàn)在以下方面：其一，時刻保持自身飽滿的工作熱情、提升崗位工作積極性，文秘工作工作內(nèi)容較為枯燥，因而需要崗位工作人員能夠具備極高的工作熱情，提升自身崗位工作的主觀能動性，通過思維意識帶動行為意識的發(fā)展，促進其工作效能的提升，如文秘工作人員為上級領(lǐng)導(dǎo)撰寫發(fā)言稿的工作任務(wù)，文秘工作人員具備良好的文字功底，但也需要其能夠?qū)⒎e極的工作態(tài)度應(yīng)用于工作中，將自身的思維充分調(diào)動起來，以提升自身的發(fā)言稿寫作質(zhì)量，而如果工作人員在還未開始寫作便已經(jīng)存在厭煩情緒和心理，則會嚴重影響其撰稿質(zhì)量；其二，文秘工作人員需要對自身的專業(yè)技能進行持續(xù)更新，文秘工作人員需要在崗位工作中解決各種問題，因而文秘工作的自身專業(yè)技能也需要持續(xù)滿足其工作的發(fā)展要求，積極進行自身專業(yè)技能的更新，及時了解企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的外部政策環(huán)境變化，適應(yīng)文秘工作方式的轉(zhuǎn)變，應(yīng)用各種互聯(lián)網(wǎng)工具和軟件輔助自身工作的開展，以實現(xiàn)自身解決問題能力的提高。

3.4重視自身的辦事效率

文秘工作人員在崗位工作中還需要重視提升自身的辦事效率，能夠更好的為領(lǐng)導(dǎo)者分擔(dān)工作壓力。其一，文秘工作人員要積極與上級主管領(lǐng)導(dǎo)進行信息溝通，文秘工作的重要工作任務(wù)使幫助主管領(lǐng)導(dǎo)下達工作任務(wù)，文秘工作人員需要針對工作任務(wù)的內(nèi)容向領(lǐng)導(dǎo)進行確認，詢問其落實相關(guān)任務(wù)的意見，在任務(wù)的傳達過程中可以結(jié)合任務(wù)的執(zhí)行發(fā)表參考性意見，但僅限于參考，對于自身崗位職責(zé)范疇內(nèi)的事情嚴格落實，通過良好的溝通避免工作中出現(xiàn)失誤；其二，有計劃的開展相關(guān)工作，文秘工作任務(wù)量巨大，其中不乏工作內(nèi)容具有時效性要求，因而文秘工作需要對自身的工作內(nèi)容進行合理編制，制訂較為全面的工作計劃，避免工作中出現(xiàn)疏漏或者重復(fù)性工作的發(fā)生；其三，文秘工作人員需要具有一定的前瞻意識，結(jié)合自身的工作經(jīng)驗，能夠?qū)赡墚a(chǎn)生的工作任務(wù)量進行預(yù)估，有計劃、有步驟的進行組織安排，通過工作時間和工作內(nèi)容的組織優(yōu)化，提升辦事效率。

4 提升辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略

4.1建立完善的獎懲工作制度

企業(yè)為實現(xiàn)理想的內(nèi)部管理工作效率，需要結(jié)合文秘工作的特殊性，以及其他崗位工作內(nèi)容的復(fù)雜性，建立切實可行且行之有效的獎懲工作制度，通過賞罰分明的工作制度的落實，提升辦公室文秘工作人員的積極性。特別對于文秘工作崗位而言，通過獎懲工作制度的落實，能夠調(diào)動和提高其崗位競爭工作意識，可以與自身的既往工作業(yè)績競爭，也可以與其他同崗位工作人員進行競爭，競爭意識的確立能夠有效調(diào)動文秘工作的主動性。獎懲工作制度的落實還能夠發(fā)揮一定的警示作用，在懲罰機制中，使文秘工作人員能夠積極反思自身在工作中存在的不足之處，并積極進行自我完善。獎懲工作制度的制訂需要保證其科學(xué)性和合理性，進而保證獎勵以及懲罰等工作決策的制訂能夠發(fā)揮其應(yīng)用價值。

4.2提升文秘工作人員的創(chuàng)新意識

不斷的創(chuàng)新是促進工作獲得持續(xù)發(fā)展的源動力，文秘工作人員也需要重視自身在工作理念、工作內(nèi)容以及工作形式上的創(chuàng)新，只有持續(xù)性的創(chuàng)新和革新才能夠?qū)⒙浜蟮墓ぷ髂Ｊ胶凸ぷ鞣椒ㄌ蕴?，基于滯后工作方法中體現(xiàn)的弊端，積極尋求工作方法的完善策略，以促進工作效率和工作質(zhì)量的提升。

4.3組織文秘工作人員進行職業(yè)技能培訓(xùn)

企業(yè)需要定期組織文秘工作人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其綜合職業(yè)技能能夠得到提高。文秘工作對于其工作技能具有較高的要求，通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)能夠使其對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理工作中需要重視的經(jīng)濟、文化、政治等內(nèi)容有所了解，提升自身的解決問題能力和辦事效率，通過專業(yè)理論知識的發(fā)展帶動行為能力的提升，為文秘工作質(zhì)量的提升提供保證。

4.4進行合理的人力資源配置

企業(yè)的人力資源管理工作也是企業(yè)管理工作的重點，合理的人力資源配置更是提升企業(yè)文秘工作效率的基本保證。企業(yè)需要結(jié)合自身工作量進行合理的文秘人數(shù)配置，使文秘工作人員能夠在本職崗位中有條不紊的開展崗位工作，人員配置較小，導(dǎo)致文秘的工作量過大、工作任務(wù)過于集中，很容易導(dǎo)致其在工作中出現(xiàn)疏漏、錯誤等不良問題，而過多的人員配置則又容易導(dǎo)致文秘工作人員在崗位工作中出現(xiàn)懈怠心理，影響其工作效率和質(zhì)量，因而合理的人力資源配置使提升文秘工作質(zhì)量的保證。

辦公室文秘工作肩負繁冗的工作任務(wù)和巨大的工作壓力，文秘工作人員要提升對自身的職業(yè)素養(yǎng)要求，通過個人能力的提高提升文秘崗位工作的適應(yīng)能力。同時企業(yè)也需要結(jié)合文秘工作的實際崗位工作情況，建立完善的獎懲制度、提升文秘工作人員的創(chuàng)新意識、重視對文秘工作人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、進行合理的人資源配置，以促進辦公室文秘工作水平的提高。

[1]裴杰（1966—），男，福建省寧德市人。大專，現(xiàn)有職稱：技師。